Analiza wyników firmy

Jak sprawdzić kondycję finansową firmy? Podstawowa analiza wyników biznesu

Przeczytasz w 10 minut

W tym artykule wytłumaczę Ci na czym polega podstawowa analiza wyników biznesu i w jaki sposób kontrolować czy kondycja finansowa Twojej firmy jest dobra. Poznasz najprostsze zasady analizowania wyników finansowych w sposób, który da Ci maksimum użytecznej wiedzy. Bez zanurzania się w teoretyzowanie i specjalistyczny slang, bo wiem, że analiza finansowa dla większości ludzi brzmi egzotycznie i przerażająco. Nie będziemy się w nią zagłębiać bardziej niż to konieczne, żebyś spał spokojny o zdrowe finanse Twojego biznesu. To, co Ci pokażę to minimum skrojone na każdą, nawet najmniejszą firmę.

Dlaczego analiza wyników finansowych jest niezbędna Twojej firmie?

Czy jesteś pewien, że naprawdę wiesz, co dzieje się w Twojej firmie? Jest dobrze, czy źle? Coś wymaga szybkiej interwencji? A może wszystko idzie wspaniale, jak powinno?

Czy Twoja firma działa sprawnie? A, jeżeli coś dzieje się nie tak, to co to jest?

Jaka jest dzisiaj szansa na osiągnięcie celów, które stawiałeś sobie (i firmie) przed rokiem?

Zrób teraz chwilę przerwy i odpowiedz sam sobie na te pytania. Uczciwie.

…..

Zwykle, na takie pytania odpowiadasz bez namysłu, intuicyjnie. Jesteś przecież w tej firmie codziennie! Obserwujesz problemy, wyzwania i codzienne sukcesy. Żyjesz tym biznesem! Wiesz, jak jest!

Ale czy na pewno wiesz???

Czy Twoja pierwsza, odruchowa odpowiedź jest trafna? Czy Twój ogląd sytuacji jest obiektywny?

Zupełnie naturalnie, jeżeli jesteśmy w coś zaangażowani, to nie potrafimy obiektywnie tego ocenić. Bardzo trudno w takiej sytuacji o odpowiedni dystans. A całościowy stan biznesu oceniamy przez pryzmat ostatnich wydarzeń (tzw. efekt świeżości), sytuacji, które wywołały duże emocje (kłopotów lub sukcesów) albo naszych ugruntowanych przekonań (nie zawsze trafnych).

Oceniając swój biznes możesz być albo nadmiernie optymistyczny, lekceważąc lub nie dostrzegając zagrożeń. Albo – zamartwiać się na zapas, kiedy nie ma takiej potrzeby, a chwilowe trudności są przejściowe albo spowodowane czynnikami, na które nie masz wpływu.

Właśnie dlatego potrzebujesz czegoś, co nie tylko da Ci obiektywne odpowiedzi na podstawowe pytania, pomoże podjąć codzienne decyzje, ale też upewni, że wszystko jest w porządku lub ostrzeże w porę, kiedy sytuacja staje się trudna.

Tym działaniem jest regularne analizowanie wyników Twojej firmy. Pytanie – jak to zrobić. W większości przypadków obserwuję u osób, które jeszcze nie współpracowały ze mną, dwie tendencje – albo wcale nie analizują wyników albo próbują analizować wszystko i nadmiernie komplikują (co daje dokładnie odwrotny efekt do zamierzonego).

Sytuacja w pewnej firmie – celowa analiza efektów zmian

W pewnej firmie, z którą współpracowałam, pod koniec roku opracowaliśmy nowy system wynagrodzeń pracowników, zgodnie z którym ich wynagrodzenia są ściśle powiązane z generowanymi wynikami. Koniec pierwszego kwartału to najlepszy moment, nie tylko żeby sprawdzić, jak działa cała firma, ale też, żeby sprawdzić, jak działa zaprojektowany system wynagrodzeń.

Jak zwykle, analiza wyników doprowadziła nas do ciekawych wniosków. I, jak zwykle, im głębiej sięgaliśmy, tym ciekawsze warstwy nowych informacji odkrywaliśmy. Na początku zwróciliśmy uwagę, że mimo bardzo słabej sprzedaży w styczniu, cały kwartał przyniósł obroty ponad dwukrotnie wyższe niż w analogicznym okresie rok wcześniej. I to na obu rynkach, na których działa ta firma! Można byłoby powiedzieć – fantastycznie!

Ale już na drugi rzut oka zwrócił naszą uwagę ogromny spadek marży. Czyli to, co wydawało się takie różowe, może być alarmujące!

W dalszej kolejności zaczęliśmy analizować szczegółowo strukturę sprzedaży i przyczyny niższych marż. Jeden duży kontrakt, kilka mniejszych z upustami cenowymi i wszystko zaczęło się wyjaśniać.

Po co takie analizy? Bo dzięki nim kierownictwo może ocenić, czy przyjęta strategia przetrwania trudnego sezonu zadziałała, na ile dobrze i do jakich ustępstw w marży można dopuścić, a jaki jest jej nieprzekraczalny poziom. Czy wdrożony system wynagrodzeń sprawdza się w praktyce? Jak działać w najbliższych miesiącach, co skorygować, a co zostawić?

Właśnie dlatego rozsądnie przeprowadzona analiza wyników jest niezbędna.

Częsty błąd i złota zasada, dzięki której go unikniesz

Wydaje się, że przedsiębiorcy zdają sobie sprawę z tego, jak ważna jest obiektywna ocena sytuacji. Szczególnie, kiedy chcesz na tej podstawie podjąć jakąś ważną dla firmy decyzję. Ale można też przesadzić z nadmierną analizą.

Analizowanie WSZYSTKIEGO – przypadek z życia

W pewnej firmie, wiele lat temu, pewien prezes postanowił wdrożyć „kontroling”. W tym celu polecił asystentce wziąć jakiś podręcznik analizy finansowej i liczyć WSZYSTKIE podane w nim wskaźniki! Było tego około 40. Asystentka liczyła, prezes oglądał wyniki…

Co miesiąc kilkadziesiąt najróżniejszych wskaźników. Niektóre powielały informacje, inne badały kwestie nieistotne w tej firmie.

Czy ich wiedza o firmie w jakikolwiek sposób wzrosła? Czy rozumieli to, co czytają? Czy mogli wyciągnąć z tego wnioski?

Analizowanie wszystkiego nie ma najmniejszego sensu. Tak samo, jak kontrolowanie wszystkiego. Może sparaliżować firmę. Analizowanie wybranych wskaźników finansowych ma sens w określonych przypadkach, ale nie wystarcza do zarządzania małą firmą.

W opisanym przypadku (niestety prawdziwym) wystarczyłyby maksymalnie 2-3 wskaźniki uzupełnione o dobrą analizę wyników. O tym, czy analiza jest dobra przesądza nie jej szczegółowość, ale to, czy zwraca uwagę na obszary kluczowe dla kondycji finansowej firmy. I to wymaga głębszego namysłu.

Aby ustrzec się przed błędem nadmiernej szczegółowości i analizowania wszystkiego podpowiadam złotą zasadę:

Od ogółu do szczegółu

Przestrzeganie tej zasady uchroni cię przed marnowaniem czasu i przed przeoczeniem czegoś naprawdę ważnego.

Jak ocenić kondycję finansową biznesu? 2 kluczowe kierunki analizy

Regularna analiza wyników firmy to wbrew pozorom działanie, które może przyspieszać jej rozwój. Mimo, że wymaga zatrzymania się na chwilę. Warto co jakiś czas zatrzymać się i znaleźć czas na ocenę, gdzie jesteś i dokąd zmierzasz.

Czy znasz to powiedzenie, że w biznesie, jeśli nie idziesz naprzód to cofasz się? A czy Ty idziesz naprzód? Czy Twój biznes się rozwija? Czy jest w lepszej kondycji niż rok temu? Gorszej? Takiej samej? Skąd to wiesz?

A może warto przystanąć, właśnie po to, żeby spojrzeć wstecz i ocenić, czy idziesz naprzód czy tylko chaotycznie dryfujesz od roku w tym samym miejscu?

Kierunek pierwszy: Zatrzymaj się i spójrz wstecz

Jak są dotychczasowe wyniki Twojej firmy? Czy ostatni kwartał / miesiąc dobrze się skończył? Jak zapowiada się kolejny kwartał? Jakie masz plany na najbliższe 12 miesięcy? Czy zmierzasz w dobrym kierunku?

Jeżeli od jakiegoś czasu czytasz moje artykuły i wziąłeś sobie do serca moje rady, to domyślam się, że odpowiedź na te pytania masz pod ręką. Wiesz, dokąd zmierzasz i wiesz, jak daleko dotarłeś. Wiesz, co przyniosą najbliższe tygodnie, jak spływają zamówienia, jak krążą pieniądze i co dzieje się w firmie.

Nawet jednak w takim wypadku, krótki postój jest niezbędny. A nawet więcej – brak postoju może być ryzykowny! Zatrzymaj się, spójrz na swój biznes w perspektywie rynku, konkurencji, tego, co dzieje się w gospodarce. Czy wszystko zmierza w dobrym kierunku? Czy są jakieś zagrożenia, na które warto zwrócić uwagę? A może pojawiły się nowe możliwości, które warto wykorzystać?

Spójrz też na swoje życie. Czy masz satysfakcję z tego, co robisz? Jesteś pewny, że chcesz, aby właśnie tak wyglądało Twoje życie? Czy Twoja praca pomaga Ci, czy utrudnia osiągnąć Twoje osobiste cele? Jeżeli nie, to co musiałoby się zmienić, żeby było lepiej?

Kierunek drugi: Dokąd zmierzasz?

Jeżeli jeszcze nie zacząłeś budować planów i nie zdążyłeś całościowo spojrzeć na swój biznes, to być może właśnie teraz jest na to najlepszy moment. Zatrzymaj się. Nabierz dystansu. Spójrz, dokąd chcesz dotrzeć? Co jest Ci potrzebne w tej drodze? Czego może zabraknąć?

Drugim kierunkiem analizy jest zawsze stopień realizacji założonych planów. Odchylenia. Ustalenie możliwych poprawek i korekt.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak robić (i później analizować) plan wyników finansowych, to polecam artykuł, w którym dokładnie to wytłumaczyłam: Plan finansowy firmy – praktyczne wskazówki i realne korzyści dla małego biznesu

Nie zapomnij też, że patrząc w przyszłość warto też zadbać o prognozę przepływów pieniężnych.

Kondycja finansowa Twojego biznesu – 4 pytania

„… Mój bogaty ojciec często mawiał „Mój bankowiec nigdy nie pyta mnie o świadectwo. On nigdy nie zapytał, czy miałem dobre stopnie w szkole.”

Robert Kiyosaki

Tym, o co ZAPYTA Twój bankowiec jest Twoje SPRAWOZDANIE FINANSOWE. Twoje sprawozdanie finansowe jest Twoim świadectwem w realnym biznesowym świecie. Patrząc na nie bankier może stwierdzić, czy jesteś finansowym geniuszem… czy finansowym nieukiem.

A w jakiej kondycji jest Twoje sprawozdanie finansowe?

Zanim odpowiesz, pamiętaj, że:

  • sprawozdanie finansowe możesz mieć niezależnie od tego, czy jesteś właścicielem spółki, małego biznesu, czy pracownikiem na etacie. Sprawozdanie finansowe odnosi się tutaj do Twoich osobistych finansów,
  • aktywa dla Roberta Kiyosaki, to nie jest zgromadzony majątek, ale tylko taki majątek, który generuje dla Ciebie dodatnie przepływy pieniężne, a pasywa, to to, co je obciąża.

Jak sprawdzić kondycję finansową firmy?

Kondycja finansowa firmy to inaczej mówiąc określenie jak zdrowe są finanse Twojego biznesu. Czy nic im nie zagraża. Czy Twoja firma może bezpiecznie się rozwijać. Czy ma odpowiednie zasoby, a maszyneria generująca zyski działa sprawnie i na najwyższych możliwych obrotach.

Możesz sięgnąć do artykułu, w którym pisałam o 2 wielkościach finansowych, które musisz znać, żeby spać spokojnie. Ale poniżej wymieniam pełniejszą listę pytań, na które potrzebujesz znać odpowiedzi.

  1. Jakie masz rzeczywiste aktywa w firmie?
    Przyjrzyj się nie tylko wymiernym pozycjom, wykazywanym w bilansie księgowym, ale także wszystkiemu, co decyduje o generowaniu przez nią zysków. TO może być uznana na rynku marka, grono lojalnych klientów albo blog wysoko pozycjonowany w wyszukiwarkach. Co powoduje, że Twoja firma ma zdolność powtarzalnego generowania zysków? Czy dbasz o te zasoby odpowiednio? Czy ich wartość (w kontekście generowania zysków) maleje czy spada w ostatnim czasie?
  2. Jakie zyski generuje Twoja firma? Jaka jest jej rentowność?
    Poziom rentowności to wielkość, która pokazuje jak efektywne są działania Twojego biznesu. Możesz mieć ogromną sprzedaż, ale mało efektywnie zamieniać tę sprzedaż w zysk. A to powoduje spore ryzyko w razie nawet minimalnych wahań obrotów.
    Dlatego warto przeanalizować co wpływa na taki poziom rentowności i poszukać sposobów na obniżenie progu rentowności.
  3. Jaki jest poziom gotówki i prognoza przepływów pieniężnych?
    Czy masz rezerwy gotówki? Ile Twoich pieniędzy jest nadal w rękach Twoich klientów? A ile pieniędzy Twoich dostawców trzymasz na swoim koncie (nie płacisz im)?
    Jak wyglądają perspektywy wpływów i wydatków w najbliższych tygodniach i miesiącach? Czy nie grozi CI brak gotówki?
  4. Z czego finansujesz swój biznes (życie)?
    Czy bieżące działania są finansowane w większości z własnych środków (właściciela albo zysków firmy)? Czy firma jest zadłużona po uszy? Czy masz plan wyjścia z nadmiernego zadłużenia?

Warto raz na jakiś czas zrobić mały przystanek i dokonać takiego przeglądu. Bez niego możesz kręcić się w kółko i nigdy nie wyjść z tego zaklętego kręgu. Twoja firma być może zmierza w dobrym kierunku, być może nie. Ale dopóki nie ocenisz tego obiektywnie – nie wiesz. Okresowe sprawdzenie kondycji firmy pomaga też ustalić cele do poprawy i zacząć sukcesywnie nad nimi pracować.

Analiza wyników finansowych to punkt wyjścia do bezpieczeństwa i rozwoju biznesu

Możesz zajrzeć tylko w jedno miejsce, gdzie jak w soczewce skupia się wszystko. Gdzie zbiegają się wszystkie ścieżki i gdzie dostrzeżesz ślady każdego sukcesu i każdej nieprawidłowości w Twojej firmie.

Tym kluczowym obszarem są FINANSE!

Jeżeli kontrolujesz stan finansów Twojego przedsiębiorstwa to jest to połowa sukcesu!

Większość sukcesów, ale też nieprawidłowości i pomyłek, nietrafionych decyzji i bogactwo potencjału do wykorzystania – wszystko to można wyczytać ze sprawozdań finansowych i dalszych analiz (wartościowych i ilościowych).

Najważniejsze, że taka informacja będzie nie tylko obiektywna, ale też kompleksowa. Możesz jednym rzutem oka obejrzeć CAŁOŚĆ biznesu, a w razie potrzeby szukać bardziej szczegółowych informacji o wybranych fragmentach.

Jeżeli chcesz szybkiej oceny, to zacznij właśnie od finansów. Zacznij od najbardziej ogólnego obrazu, a dopiero później pochyl się nad szczegółami. Właśnie dzięki temu Twój ogląd sytuacji będzie kompletny. Będzie obiektywny i całościowy. (Jak pisałam wcześniej: „od ogółu do szczegółu”.)

W odróżnieniu od oceny na podstawie Twoich codziennych doświadczeń, które skupiają się na szczegółach. Które są naznaczone emocjami chwili.

Oczywiście, aby ocenić poszczególne obszary działania trzeba będzie sięgnąć do dokładniejszych danych. Prawdopodobnie sięgniesz też do danych niefinansowych. Ale ważne jest, aby analizować liczby: ilości klientów, zamówień, wizyt, zapytań, % skuteczność ofert, kampanii reklamowych, % pomyłek itd.

Bardzo często, to właśnie analiza finansów firmy pokaże dużo wcześniej, co działa nie tak, jak powinno i pozwoli zaradzić pogorszeniu się kondycji firmy lub jej upadkowi. Z drugiej strony – uważna analiza wyników może wskazać potencjał rozwoju, którego nie wykorzystujesz.

Praktyczne wskazówki jak analizować wyniki finansowe

Jak zaznaczałam wcześniej, nie sztuką jest analizować wszystko i kontrolować każdy najmniejszy szczegół. Kluczową umiejętnością jest analizować wyniki w taki sposób, żeby najważniejsze informacje były przedstawione czytelnie i dawały jak największą wartość zarządczą. Jak to zrobić?

1.     Analiza wyników historycznych

Przede wszystkim zdecyduj, jakie wielkości finansowe chcesz analizować. Podstawowy zestaw to obroty (przychody ze sprzedaży) i zysk.

Tak, w najmniejszych firmach wystarczy, że będziesz kontrolować tylko te 2 wielkości wyniku i to już będzie dobry start. Jeśli potrzebujesz więcej, to w pierwszej kolejności rekomenduję dodatkowo: marże, koszty stałe, koszty zmienne. Przy większym poziomie skomplikowania biznesu możesz zejść na większy poziom szczegółowości i analizować każdą z tych wielkości w podziale na kategorie, linie biznesowe itp.

Zauważ, że nie ma tu mowy o analizowaniu pojedynczych pozycji kosztowych czy faktur. To jedna z najczęstszych pomyłek małych przedsiębiorców.

Zakładając, że analizujesz najprostsze 3 wielkości, przychody, marżę i zysk za dany miesiąc, co oznacza „analizować je”?

Najczęściej rekomenduję porównanie tych wielkości do tego, jak wyglądały rok temu o tej samej porze. To najbardziej miarodajne porównanie. A następnie – jak planowaliśmy, że będą wyglądały? (To oczywiście wykonalne tylko, jeśli przygotowałeś wcześniej jakikolwiek plan finansowy.)

Mamy więc 3 wartości: rok temu, planowane na dzisiaj i zrealizowane na dzisiaj.

  • Sprawdź jakie masz obroty, marże i zyski? Jak zmieniły się w stosunku do poprzedniego roku?
  • Z czego wynika spadek obrotów / wzrost kosztów? Jeśli nie wiesz, spróbuj przeanalizować liczby.
  • Ile pieniędzy masz zamrożone w należnościach, zapasach i robotach w toku? Dużo czy mało? Jak możesz zmniejszyć te kwoty?
  • Ile wynosi zapas gotówki?

2.     Analiza perspektyw na przyszłość

Kiedy już ocenisz w jakim miejscu jesteś dzisiaj, możesz spojrzeć na kilka miesięcy do przodu. Nie mówię tutaj o przygotowaniu planu finansowego na najbliższy rok lub kilka lat, bo to odrębny temat, o którym pisałam w innym artykule. Teraz proponuję Ci zrobienie krótkoterminowej prognozy.

Na przykład:

Planowałam, że obroty firmy na koniec sierpnia wyniosą 2 mln zł (narastająco od początku roku), plan na cały bieżący rok to 4 mln zł obrotu. Ale analizując bieżące wyniki widzę, że do tej pory zrealizowaliśmy tylko 1,8 mln zł obrotów, to jaki to będzie miało wpływ na wyniki na koniec roku? Czy zdołamy nadrobić i zrealizować plan? Czy biorąc pod uwagę toczące się obecnie rozmowy z klientami jest nawet szansa, że przekroczymy plan?

A jak to wygląd w kontekście wyników ubiegłego roku, kiedy na koniec sierpnia mieliśmy już 2,4 mln zł obrotu? Co wtedy pomogło osiągnąć wyższe kwoty i co możemy jeszcze zrobić, żeby wykorzystać tamto doświadczenie?

Analizując wyniki i bieżące perspektywy możesz nie tylko prognozować jakie wyniki (np. obroty, marżę i zyski) spodziewasz się osiągnąć na koniec roku. Możesz też zdecydować, że podejmiesz jakieś działania, jeśli te prognozy nie są zadowalające.

Drugim elementem prognozy jest prognoza przepływów pieniężnych. Czyli zestawienie w jednej tabeli prognozowanych wpływów i wydatków na najbliższe tygodnie lub miesiące i oszacowanie jakiego salda gotówki możesz się spodziewać.

  • Sprawdź, czy jest realna szansa na zrealizowanie planowanego poziomu zysków na koniec roku? Jakie działania możesz podjąć już teraz, żeby poprawić te zyski? Czy konieczne są jakieś korekty? Może nowy sposób działania?
  • Sprawdź / policz na ile dni / tygodni wystarczy Ci gotówki, którą masz w kasie i na rachunkach? Czy wiesz, czy wystarczy Ci na najbliższe płatności podatków / wynagrodzeń. opłacenie dostaw?

Problemy z gotówką i zyskiem oraz brak kontroli nad finansami to powszechne problemy wśród właścicieli małych biznesów. Ale dopóki nie zaczniesz analizować przynajmniej podstawowych wielkości i nie wiesz jaka jest kondycja finansowa firmy, to nie masz żadnych szans na jej poprawę.

 Analiza wyników i kondycji finansowej firmy – podsumowanie

Jak widzisz analizowanie wyników Twojego biznesu to nie jest fanaberia, na którą pozwalają sobie tylko duże firmy. Jeśli chcesz, żeby Twoja firma rozwijała się, to potrzebujesz zacząć to robić. Choćby w najmniejszym zakresie, o którym pisałam wyżej.

Analiza wyników firmy to jedno z działań, których nie możesz zaniedbać. Bo pozwala Ci nie tylko zorientować się w jakim miejscu jesteś, ale też wyciągnąć wnioski co działało, co nie i zaplanować skuteczniejsze działania na przyszłość. Od tego zależy bezpieczeństwo i rozwój Twojej firmy. Od tego zależą Twój spokój i Twoje zarobki.

Jeżeli nie wiesz od czego zacząć, ani jak uporządkować i analizować wyniki Twojej firmy, to polecam dwa pakiety gotowych narzędzi, które dla Ciebie przygotowałam. Znajdziesz w nich czytelne wzory arkuszy Excel, z instrukcjami, dodatkowymi wskazówkami, a w każdym – także dodatkową lekcję wideo:

Do planowania i analizowania zysków i rentowności oraz opłacalności pojedynczego kontraktu / zlecenia (lub klienta / projektu):

Pakiet LICZ ZYSKI JAK PRO!

Do prognozowania przepływów pieniężnych (cash flow) i kapitału pracującego:

Pakiet Kontroluj GOTÓWKĘ!

Możesz też kupić oba, oszczędzić i zająć się kondycją finansową Twojej firmy kompleksowo.

Kolejnym krokiem, który pomoże Ci znacznie usystematyzować zarządzanie Twoim biznesem jest przygotowanie raportu zarządczego. Najpierw potrzebujesz ustalić wzór i zakres informacji, które będziesz przeglądać co miesiąc (lub co kwartał), a później systematycznie w tej samej formie podsumowywać wyniki firmy w raporcie, analizować je i podejmować decyzje. O tym, jak działa i jak przygotować taki raport pisałam obszernie w artykule Jak przygotować raport do zarządzania firmą? Tego rodzaju raport przygotowuję nawet w mojej jednoosobowej firmie. Mimo, że wymaga to dodatkowej pracy, ale podsumowanie wszystkich informacji w krótkiej czytelnej formie daje niesamowite korzyści.

 

Fot.: © ST22Studio / Fotolia

Posted in Zarządzanie finansami, Organizacja i zarządzanie and tagged , , , .