Co to są przepływy pieniężne i dlaczego są tak ważne?

Przeczytasz w 9 minut

Gdybym miała wskazać jedną finansową wielkość, która wywiera zasadniczy wpływ na rozwój i sukces przedsiębiorstw – byłaby to płynność, czyli popularne cash flow. W tym artykule wyjaśnię czym są przepływy pieniężne i dlaczego są ważne dla Twojego biznesu. Podpowiem też co zrobić, żeby nie tylko odzyskać gotówkę, która już została zamrożona, ale zabezpieczyć płynność Twojego biznesu na przyszłość.

Dwie najważniejsze wielkości finansowe

O dwóch wielkościach, które są podstawą zarządzania finansami w małej firmie pisałam (i opowiadałam) w artykule 2 rzeczy, które MUSISZ wiedzieć o swoim biznesie, żeby spać spokojnie Tutaj wyjaśnię pokrótce, dlaczego płynność jest tą, której brak najbardziej Ci doskwiera.

Czy zysk jest w firmie najważniejszy?

Większość zaniedbań w zarządzaniu finansami prędzej czy później odbija się na płynności. Dlatego problemy z płynnością są często pierwszym wyraźnym symptomem pogarszającej się kondycji firmy.

Czy zysk jest najważniejszy? Odpowiedź brzmi: i tak, i nie. Tak, bo bez zysku trudno mówić o trwaniu firmy. Ponoszenie strat przez firmę można zaakceptować tylko w uzasadnionych sytuacjach i tylko przez określony czas. Na dłuższą metę celem istnienia przedsiębiorstwa jest generowanie zysku.

Pytanie jednak, czy sam zysk wystarczy, aby mówić o sukcesie?

Zysk jest w rzeczywistości tylko pewnym zapisem rachunkowym. W uproszczeniu mówi o tym, że firma zrealizowała dostawy dla swoich klientów za określoną sumę X, i otrzymała dostawy i usługi od swoich dostawców (i pracowników) o wartości Y. Różnica między X a Y jest zyskiem firmy.

W praktyce, finansiści często określają tę wielkość jako „zysk papierowy”, bo występuje on tylko „na papierze”. A dodatkowo wpływają na niego różne zapisy księgowe, które nie mają odzwierciedlenia w rzeczywistych przepływach gotówki (np. amortyzacja). Istotna dla funkcjonowania firmy jest także różnica w czasie między „zapisaniem” np. przychodów ze sprzedaży, a ich rzeczywistym otrzymaniem od klientów.

Cash is king, czyli gotówka górą!

Równie popularne jak określenie „zysk papierowy” jest powiedzenie dyrektorów finansowych, kontrolerów i innych finansistów CASH IS KING!

Revenue is vanity. Margin is sanity. Cash is king - powiedzenie finansistów

Obrót to próżność. Marża (lub Zysk) to rozsądek. Gotówka jest królem.

Dbanie wyłącznie o przychody ze sprzedaży to próżność, która nic nie wnosi do powodzenia biznesu. Przyzwoity zysk (i marża) jest zaledwie warunkiem koniecznym, aby finanse biznesu były zdrowe. Ale dopiero to, czy firma posiada wystarczającą ilość gotówki decyduje o tym, jak dobrze funkcjonuje.

Wielkością, która w bardziej bezpośredni sposób niż zysk wpływa na bieżące funkcjonowanie przedsiębiorstwa jest tzw. płynność.

PŁYNNOŚĆ jest określana jako zdolność firmy do regulowania swoich zobowiązań. W praktyce – jest to ilość gotówki jaką posiada przedsiębiorstwo. Wielkość ta zmienia się wraz z każdą operacją na rachunku bankowym firmy. Dlatego najczęściej analizując stopień płynności firmy uwzględnia się też należności od klientów (bo można je stosunkowo szybko zamienić na gotówkę), a niekiedy również zapasy (bo można je wykorzystać do sprzedaży lub spieniężyć). W praktyce wykorzystanie należności od klientów i zapasów do „polepszania” płynności nie zawsze jest jednak możliwe.

Czym są przepływy pieniężne?

PRZEPŁYWY PIENIĘŻNE (ang. cash flows) to różnica między wpływami gotówki a wydatkami w danym okresie. Przepływy gotówki bezpośrednio wpływają na płynność firmy. W zależności od tego, jaką ilość gotówki firma posiadała na początku okresu, ile wpłynęło, a ile wydała – takie będzie saldo gotówki na koniec tego okresu.

Mówiąc prościej, przepływy pieniężne określają o ile wzrosło lub spadło saldo gotówki w firmie i z jakich tytułów.

Jak wiesz, zysk, który zarobiłeś i od którego płacisz podatek wcale nie oznacza pieniędzy w Twoim portfelu na opłacenie tego podatku. To podstawowa różnica między zarządzaniem gotówką w biznesie, a zarządzaniem pieniędzmi prywatnymi – odroczenie przychodu w czasie. Najpierw ponosisz koszty, realizujesz zlecenie, wystawiasz fakturę i czekasz na zapłatę. Przepływy pieniężne są więc przesunięte w stosunku do przychodów i kosztów, które Twoja księgowa liczy w zysku.

Dlaczego przepływy pieniężne mogą być większe lub mniejsze od zysku?

Jak wiesz, zysk, który zarobiłeś i od którego płacisz podatek wcale nie oznacza pieniędzy w Twoim portfelu na opłacenie tego podatku. To podstawowa różnica między zarządzaniem gotówką w biznesie, a zarządzaniem pieniędzmi prywatnymi – odroczenie przychodu w czasie. Najpierw ponosisz koszty, realizujesz zlecenie, wystawiasz fakturę i czekasz na zapłatę. Przepływy pieniężne są więc przesunięte w stosunku do przychodów i kosztów, które Twoja księgowa liczy w zysku.

Na pewno intuicyjnie rozumiesz różnicę między przepływami gotówki a zyskiem księgowym. Tutaj tylko wymienię najczęstsze przyczyny różnic między tymi wielkościami (i dwoma różnymi rachunkami finansowymi):

  • Odroczone terminy płatności dla klientów, dostawców, podatków, wynagrodzeń i innych zobowiązań.
  • Zaliczki wpłacane przez klientów i płacone dostawcom.
  • Zapasy towarów, materiałów, produktów i inne.
  • Zakup aktywów trwałych i ich amortyzacja.
  • Uzyskanie oraz spłata kredytów, pożyczek, leasingów finansowych i inne operacje finansowe.
  • Wpłaty od i wypłaty na rzecz właścicieli, udziałowców itp.
  • Otrzymane dofinansowania, subwencje, dotacje.

Jak obliczyć przepływy pieniężne?

Nie chcę robić tutaj wykładu z teorii rachunkowości i szczegółowo omawiać różnic między pośrednim a bezpośrednim rachunkiem przepływów pieniężnych. Powiem tylko, że Twoja księgowa najprawdopodobniej, jeśli sporządza taki rachunek, to wykorzystuje wariant pośredni. To samo robi bank czy doradca przygotowujący biznes plan dla Twojego biznesu. Metoda pośrednia jest najprostsza w takiej sytuacji.

Intuicyjnie jednak prostsza i bardziej użyteczna do zarządzania firmą jest metoda bezpośrednia. Tę metodę opisuję w poradniku, do którego zaproszenie znajdziesz pod koniec tego artykułu oraz według tej metody przygotowane są gotowe arkusze Excel, które możesz kupić w moim sklepie.

Metoda bezpośrednia obliczania przepływów pieniężnych polega na odpowiednim zliczaniu rzeczywistych wpływów oraz wydatków, podzielonych na użyteczne kategorie. Zyskujesz więc jasny obraz, ile pieniędzy wpłynęło, wpływa zwykle co miesiąc albo spodziewasz się, że wpłynie i z jakich tytułów. I analogicznie z wydatkami.

Dlaczego przepływy pieniężne są tak ważne dla Twojego biznesu?

Mam nadzieję, że rozumiesz już czym są przepływy pieniężne oraz wiesz, że są ważne. Chciałabym jednak sięgnąć głębiej i powiedzieć Ci o trzech ważnych powodach, dla których powinieneś zacząć uważniej się im przyglądać i dbać o nie.

Mimo, że prawdopodobnie Twoja księgowa nie liczy przepływów pieniężnych albo robi to bardzo rzadko, a ich kontrola wymaga od Ciebie dodatkowego czasu, dbanie o ten ważny element finansów jest kluczowe dla przetrwania i rozwoju Twojej firmy.

Co jest dla Ciebie największym wyzwaniem w codziennym zarządzaniu?

Niestety bardzo często tym, co najbardziej Ci doskwiera, kiedy zarządzasz małą firmą, jest nieustanny brak gotówki albo zmartwienia, że jej zabraknie.

Co jest Twoim największym problemem? Jak brzmi pytanie, na które szukasz odpowiedzi codziennie? Zdaję sobie sprawę, że prawdopodobnie powtarzają się u Ciebie pytania w rodzaju:

  • Czy stać mnie na zatrudnienie jeszcze jednego pracownika? Albo na rozwój sieci sprzedaży? Na nową stronę internetową?
  • Czy mogę rozpocząć jakąś inwestycję? Czy mnie nie zablokuje w sensie finansowym?
  • Czy starczy gotówki na zapłacenie rachunku za czynsz, który dostaję zwykle pod koniec miesiąca?
  • Czy najbliższa płatność podatków i ZUS nie zrujnuje mojego budżetu?
  • Czy pożyczka, którą wzięliśmy zeszłej jesieni wystarczy do następnego sezonu, który zaczyna się dopiero w lipcu? Czy zdołamy ją spłacić?

Jak widzisz, większość tych pytań dotyczy gotówki. Ale najczęściej – ile tej gotówki będzie do dyspozycji w przyszłościjakie będą „gotówkowe“ konsekwencje różnych decyzji biznesowych.

Nie dziwi mnie to.

Gotówka w firmie jest jak wiatr dla żaglowca.

Może być piękny, sprawny, mieć wspaniałą załogę, dobrze wyznaczony kurs i morze przed sobą, ale brak wiatru uniemożliwi żeglowanie. Biznesy są jak różnego rodzaju statki. Są różne, małe i duże, przemierzają różne morza i rzeki. Ale każdy potrzebuje wody pod kilem, nawigatora, załogi i paliwa. Dla biznesu paliwem jest gotówka.

Mamy więc dwie odsłony tego samego pytania:

  1. Ile mamy gotówki dzisiaj i dlaczego tak mało (gdzie się podziała reszta)?
  2. Jaki będzie wpływ dzisiejszych decyzji na stan gotówki w przyszłości i czy stać nas na A, B, C…?

Warunek przetrwania w czasie kryzysu – stabilne cash flow i zachowanie płynności

Fluktuacje rynku są nieuchronne. I tak, jak doświadczamy okresów prosperity, tak co jakiś czas zdarzają się też okresy kryzysu. Pisałam o tej prawidłowości w artykule o tym, jak przetrwać kryzys w biznesie.

Każdy kryzys gospodarczy powoduje bardzo trudną sytuację dla wielu firm. Spada ilość zamówień, klienci zaczynają mniej kupować, często pojawiają się także trudności z uzyskaniem terminowej zapłaty od nich.

Tymczasem możesz usłyszeć, że kryzys to najlepszy czas na kupowanie, inwestowanie i rozwijanie swojego biznesu! Jak to możliwe? Jak sobie poradzić z trudną sytuacją? Które firmy mają szansę na wyjście z kryzysu wmocnione, a nie osłabione? A które upadną?

Podstawowa odpowiedź, to ponownie – gotówka i płynność (czyli właśnie cash flow).

W najlepszej sytuacji wobec kryzysu znajdują się firmy, które już wcześniej miały zdrowe podstawy finansowe swojego działania:

  • przyzwoite zyski (przede wszystkim rentowność),
  • kontrolę nad kosztami, bez marnotrawstwa i przerostów zatrudnienia,
  • efektywne gospodarowanie należnościami i zapasami (czyli płynnością),
  • odpowiedni poziom gotówki,
  • planowanie finansowe i bieżące monitorowanie sytuacji finansowej.

Kryzys jest wyzwaniem dla płynności z podstawowego powodu – spadku zamówień, więc także wpływów. Ale każdy kryzys stawia też nowe wyzwanie – przy wydłużających się terminach płatności, należy wdrożyć sprawnie działający system zarządzania zadłużeniem klientów. Rzecz nie tylko w sprawnej windykacji, ale też w nie dopuszczaniu do narastania zadłużenia. Zgodnie ze starą prawdą „lepiej zapobiegać niż leczyć”.

Firmy, które w trudnych czasach skupiają się na sprawnym działaniu, szybkim i elastycznym dopasowaniu poziomu wydatków do obniżonych przychodów, i które koncentrują się na szybkim odzyskiwaniu swojej gotówki – mają możliwość zainwestowania w rozwój, reklamę, zdobycie nowych rynków i przejęcie klientów od konkurencji.

O innych sposobach radzenia sobie z kryzysem pisałam w artykule 5 wskazówek jak wykorzystać kryzys, żeby rozwinąć biznes

Bezpośrednia przyczyna upadłości firm to zablokowane przepływy pieniężne

Pisząc o tym, jak ważna jest płynność i przepływy pieniężne nie mogę nie wspomnieć o aspekcie prawnym.

Nie bez powodu zgodnie z polskim prawem podstawą do ogłoszenia upadłości jest właśnie niezdolność przedsiębiorstwa do regulowania swoich zobowiązań, czyli brak płynności. Osoby zarządzające przedsiębiorstwem mają obowiązek ogłosić upadłość, kiedy firma przestała płacić swoje zobowiązania. W przeciwnym wypadku – mogą podlegać sankcjom prawnym.

Możesz spotkać się niekiedy z ogłoszeniem w prasie:

„Zarząd Spółki z przykrością informuje, że wskutek utraty płynności finansowej wynikającej m.in. z trudności w ściągnięciu należności na rzecz XXX, z dniem XXX podjął decyzję o ogłoszeniu upadłości spółki i zaprzestaniu działalności operacyjnej”

To krótkie zdanie wskazuje na podstawowy fakt – trudności z płynnością są bezpośrednią przyczyną upadłości firm.

Jak widać, problemy wynikające z zachwiania płynności, mogą skutkować nie tylko trudnościami w prowadzeniu bieżącej działalności, nieprzyjemnymi telefonami od kontrahentów i przeciąganiem przez firmę płatności dostawcom. Takie trudności mogą mieć również konsekwencje prawne, aż do upadłości firmy.

Jak możesz zadbać o przepływy pieniężne w swojej firmie?

Brak troski o przepływy pieniężne oznacza, że z Twojej firmy wyciekają ciężko zarobione przez nią pieniądze. Czasem oznacza to, że są gdzieś zamrożone i nie możesz z nich korzystać, czasem – że wkrótce ich zabraknie na bieżące płatności. Te zamrożone w różnych miejscach pieniądze tracą na wartości, a czasem przepadają bezpowrotnie. To oznacza, że zaniedbanie tego obszaru finansów oznacza konkretne wymierne straty dla Twojej firmy!

Nie zaniedbuj najważniejszej kwestii, którą są przepływy gotówki! Sprawdź, gdzie wypływają Twoje pieniądze i na co Cię stać dzisiaj, a które wydatki musisz odłożyć.

Oczywiście dzisiejsze problemy z gotówką to tylko skutek innych procesów i błędów. Ale jednak ten skutek może trwać przez pewien czas niedostrzegany przez kierownictwo. Dlaczego? Bo nikt nie kontroluje płynności i przepływów pieniężnych. Szczególnie w małej firmie.

Chodzi o to, żebyś jak najmniejszym nakładem pracy, zyskał lepszą kontrolę nad tym, co się w Twojej firmie dzieje. I umiał zabezpieczyć jej bezpieczeństwo w przyszłości.

Jak zadbać o przepływy pieniężne? - infografika

Jak zadbać o przepływy pieniężne?

Po pierwsze – diagnoza i naprawa tego, co już negatywnie wpłynęło na przepływy pieniężne

Jeżeli dzisiaj brakuje gotówki w kasie Twojej firmy, to znak mogą być dwie przyczyny takiej sytuacji:

  • firma nie jest rentowna, nie przynosi zysków i wtedy to jest najważniejsza rzecz, którą należy się zająć,
  • firma ma zyski, ale pieniądze są źle gospodarowane (zostały gdzieś zamrożone).

Tutaj zajmiemy się tą drugą przyczyną. Jeżeli gotówka w firmie nie przepływa płynnie, to przede wszystkim potrzebujesz zbadać, gdzie i ile tej gotówki masz oraz co i jak szybko możesz uruchomić.

W małych przedsiębiorstwach najlepiej sprawdzają się najprostsze rozwiązania: listy należności od klientów (ile klienci muszą Ci jeszcze zapłacić), listy zobowiązań (ile Ty musisz zapłacić dostawcom, pracownikom i urzędom), wykaz pozycji w magazynie. Niemal każdy przedsiębiorca takie zestawienia prowadzi w bardziej lub mniej zaawansowanej formie.

Pierwsza lista to Twoje NALEŻNOŚCI.

Druga to ZOBOWIĄZANIA.

Trzecia to ZAPASY.

Nie zapomnij tylko do tych list wpisać Twoich rozliczeń z urzędem skarbowym (również należności, np. z tytułu zwrotu VAT), ZUS i z pracownikami.

Kiedy już zrobiłeś podstawową diagnozę, to czas krok po kroku uruchamiać rezerwy gotówki. Masz do dyspozycji dwa rodzaje działań:

  1. Systemowe, polegające na poszukaniu i wdrożeniu mechanizmów, które zabezpieczą sprawne przepływy gotówki teraz i w przyszłości. O 3 niezbędnych krokach w tym kierunku pisałam w artykule Jak poprawić cash flow w małej firmie?
  2. Doraźne, polegające na szybkim upłynnieniu tego, co można i realnym zwiększeniu ilości gotówki w kasie. Rozwinęłam ten temat w artykule 4 sposoby na szybki wzrost gotówki w Twojej kasie

Po drugie – bieżąca kontrola płynności

Czy Twoja firma jest bezpieczna? Czy jej płynność (=wypłacalność) nie jest zagrożona?

Kiedy zastanawiasz się, czy Twoja firma jest bezpieczna gotówkowo, to jednym z najprostszych sposobów na szybką i regularną kontrole tego są dwa wskaźniki finansowe.

Sumę należności, więc znasz, sumę zobowiązań też. Ile masz gotówki w kasie i na rachunkach bankowych zapewne wiesz. Te informacje ma na swoim biurku każdy przedsiębiorca. Możesz więc łatwo i szybko policzyć dwa wskaźniki płynności.

WSKAŹNIK PŁYNNOŚCI BIEŻĄCEJ to suma Twoich należności i gotówki (w kasie i na rachunkach) podzielone przez sumę bieżących zobowiązań. Proste, prawda?

Ten wskaźnik zwykle kształtuje się między 1,0 a 2,0 i taką jego wartość przyjmuje się za bezpieczną i prawidłową

WSKAŹNIK PŁYNNOŚCI GOTÓWKOWEJ to cała gotówka firmy na dany dzień podzielona przez bieżące zobowiązania.

Ten wskaźnik jest niższy i zwykle ma wartość od 0,5 do 1,0.

W zasadzie te dwa wskaźniki wystarczą w większości firm do określenia czy przedsiębiorstwo ma płynność, czy jej nie ma.

Poziom wskaźników zależy od rodzaju prowadzonego przez Ciebie biznesu. Dlatego najważniejsze dla Ciebie są jego zmiany w czasie, a wielkości podane przeze mnie traktuj tylko orientacyjnie.

Jeżeli wskaźnik płynności bieżącej jest znacząco wyższy od płynności gotówkowej, to oznacza, że spora część gotówki jest zamrożona w należnościach – Twoi klienci zatrzymali TWOJE pieniądze.

Jeżeli wskaźniki są niższe niż podane wyżej wartości, to zapewne Twoja firma ma już trudności płatnicze. I jeśli szybko czegoś z tym nie zrobisz, może się to skończyć niedobrze.

Jeśli Twoja płynność jest słaba, to również banki niechętnie będą udzielały kredytu. A, jak widzisz, są w stanie szybko się tego dowiedzieć z tych trzech prostych informacji i dwóch wskaźników.

Po trzecie planowanie przepływów pieniężnych, żeby Twoja firma była bezpieczna na przyszłość

Jak wiadomo, lepiej zapobiegać niż leczyć. Jeżeli więc nie chcesz wyłącznie reagować na to, co się już zadziało, ale proaktywnie działać i podejmować decyzje, to potrzebujesz planu przepływów pieniężnych.

Drugi sposób wykorzystania tych trzech podstawowych informacji: listy należności, listy zobowiązań i stanu gotówki, jeszcze bardziej przydatny niż liczenie wskaźników, to zbudowanie najprostszego planu cash flow (planu przepływów pieniężnych).

Taki plan, to po prostu ułożenie tych list spodziewanych wpływów i wydatków w kolejności chronologii wpływu / wydatku. Od razu zobaczysz, że niepewne i sporne należności odsuną się dalej, a pilne wydatki będą na początku. Należności, które wpłyną „prawie na pewno” wpiszesz do swojego planu, a te wątpliwe – prawdopodobnie wcale.

Taka najprostsza prognoza przepływów pieniężnych w małej firmie może być zrobiona na kartce papieru. Ale oczywiście znacznie wygodniej i poręczniej byłoby wykorzystać do tego odpowiedni arkusz kalkulacyjny.

Możesz zacząć prognozować przepływy pieniężne na podstawie moich wskazówek w bezpłatnym poradniku Jak zrobić plan cash flow?

Ale jeśli chcesz znacznie szybciej i prościej, to skorzystaj z gotowego pakietu narzędzi do kontrolowania płynności, który przygotowałam specjalnie dla małych przedsiębiorców. Pakiet zawiera gotowe arkusze Excel, instrukcje, dodatkową lekcję wideo i poradniki, które poprowadzą Cię krok po kroku.

Pakiet Kontroluj GOTÓWKĘ!

Dlaczego przepływy pieniężne są tak ważne dla rozwoju Twojego biznesu?

Podsumowując to wszystko, co napisałam, chcę podkreślić, że rozwój Twojego biznesu NIE JEST MOŻLIWY, jeśli nie zadbasz o przepływy pieniężne. W tym artykule podałam Ci najważniejsze informacje i minimum działań, które możesz wdrożyć nawet w najmniejszej firmie, żeby nie pracować za darmo! Jeżeli zarządzasz większą firma, to szczególnie ważne będą dla Ciebie rozwiązania systemowe, włącznie z przyjrzeniem się modelowi biznesowemu.

Jeśli potrzebujesz mojego wsparcia w poprawieniu przepływów pieniężnych w firmie, to zapraszam na konsultację.

Nie zaniedbuj kontroli nad najważniejszym paliwem Twojej firmy – gotówką. Zacznij planować przepływy gotówki, żebyś wiedział na co Cię stać. Kontroluj, jak przepływa gotówka i gdzie jest zablokowana. To nie jest takie trudne jak myślisz.

 

Fot. © Marta Łazar CAMINA

Aktualizacja 2021.01.26

Twoi znajomi też powinni to przeczytać? Śmiało, daj im znać!
Posted in Zarządzanie finansami and tagged .