Jak poprawić cash flow w małej firmie?

Odpowiedź na pytanie „jak poprawić cash flow?” jest kluczowa nie tylko dla sprawnego działania Twojej firmy, ale przede wszystkim dla przetrwania każdego biznesowego niepokoju i kryzysu. Czy to okresowy spadek obrotów, czy większe zawirowania na rynku.

W tym artykule przedstawię Ci 3 kroki do poprawy cash flow w Twojej firmie. Każdy z nich jest równie ważny i konieczny, żeby naprawdę długofalowo rozwiązać problem, z którym być może dzisiaj się zmagasz. Niestety bardzo często przedsiębiorcy koncentrują się na szybkim uruchomieniu rezerw gotówki, a później w pędzie i stresie zapominają o pozostałych krokach, co powoduje, że te same problemy powracają jak bumerang.

Jeżeli chcesz sprawdzić tylko doraźne sposoby, bo potrzebujesz efektów na już, to polecam artykuł o tym, jak szybko poprawić płynność finansową. Jeżeli jednak chcesz nie tylko rozwiązania dzisiejszych trudności, ale też zabezpieczenia przed nimi na przyszłość, to czytaj dalej.

Skąd potrzeba, żeby poprawić cash flow w Twojej firmie?

Na początek małe wyjaśnienie: W różnych miejscach możesz zamiennie spotkać się z określeniami przepływy pieniężne, płynność, cash flow. Przepływy pieniężne i cash flow to dokładnie to samo (chociaż niektórzy używają hasła „cash flow” na określenie dostępnego salda gotówki – niedokładnie). Płynność dotyczy zdolności firmy do regulowania zobowiązań, czyli jest powiązana i z przepływami pieniężnymi i z ilością posiadanej gotówki (ale nie tylko). O tych zależnościach, definicjach i sposobach dbania o przepływy pieniężne pisałam w przekrojowym i obszernym artykule Co to są przepływy pieniężne i dlaczego są tak ważne? Zajrzyj do niego, jeśli potrzebujesz poukładać lub uzupełnić swoją wiedzę.

Chcę podkreślić, że jeżeli odczuwasz dzisiaj w swojej firmie jakiekolwiek problemy z płynnością (ilością gotówki), to są one tak naprawdę jedynie skutkiem sytuacji, które miały miejsce w przeszłości i decyzji, które były wtedy podjęte, świadomie lub nie.

3 kroki, do których Cię namawiam w takiej sytuacji mają na celu nie tylko korektę tych dzisiejszych konsekwencji przeszłych działań, ale przede wszystkim przygotowanie Twojej firmy w taki sposób, żeby była bezpieczna w przyszłości i żeby podobne problemy się nie powtarzały (albo były jak najmniejsze).

Co możesz zrobić?

Jeżeli prowadzisz swoją firmę już jakiś czas albo przeczytałeś artykuły na ten temat na moim blogu, prawdopodobnie wiesz mniej więcej, gdzie teoretycznie Twoje pieniądze mogą być zablokowane. Mogą spokojnie sobie leżeć u Twoich klientów i pracować na ich zyski. Mogą leżeć na półkach w Twoim magazynie lub sklepie. A może ugrzęzły w samochodach, biurach i maszynach, które kupowałeś wtedy, kiedy gotówki było więcej. I chyba już wiesz, że z drugiej strony – Ty sam gospodarujesz pieniędzmi Twoich dostawców – większymi lub mniejszymi kwotami.

Tyle teoria. Ale w życiu potrzebujesz praktycznej odpowiedzi jak tę teorię wykorzystać W PRAKTYCE??? W praktyce, jak zwykle, nie jest łatwo. Tutaj zaczyna się cała lista wyjątków i ale. Każda firma i branża są inne. Twój model biznesowy też ma wpływ na wskazówki, które mogę Ci dać. Dlatego niżej znajdziesz pewne ogólne prawidłowości i rady oraz przykładowe pomysły rozwiązań.

Jeden ogólny schemat działania, który na pewno sprawdzi się w każdej sytuacji, składa się z 3 kroków:

1. Diagnoza
2. Doraźne rezerwy
3. Mechanizmy systemowe

Celem jest nie tylko znalezienie doraźnych rezerw gotówki, ale też przyspieszenie jej obiegu w przyszłości.

Jak poprawić cash flow w 3 krokach?

1.    Aby poprawić cash flow, najpierw musisz wiedzieć dokładnie jak wygląda sytuacja

Każda naprawa, leczenie i każdy proces zaczynają się audytu i diagnozy.  Zawsze na początku najważniejsza jest wiedza – JAK jest?

Nawet, jeśli wydaje Ci się, że firma już bankrutuje – nie uwierzę, dopóki nie pokażesz mi konkretnych liczb. Nawet jeśli wydaje Ci się, że wszystko jest w porządku, a trudności tylko przejściowe – nie zaufam, dopóki nie pokażesz konkretnych danych finansowych. Nie da się odpowiedzialnie zarządzać firmą na podstawie „wydaje mi się”.

Dlatego, niezależnie od tego, jak mała jest Twoja firma albo jakie masz zamieszanie w pozyskiwaniu danych finansowych, nie ma odwołania – potrzebujesz bardzo precyzyjnie wiedzieć, jak wygląda sytuacja. Musisz zacząć od dokładnego zbadania, gdzie są Twoje pieniądze – ile, gdzie i na jakich warunkach jest zamrożonych.

• Jakie dokładnie masz należności na konkretny dzień?
• Od kogo?
• Jak bardzo są przeterminowane?
• Dlaczego nie są spłacane?
• Czy jakieś przyczyny są powtarzalne? Masz wpływ na te przyczyny? Czy możesz mieć taki wpływ?
• Co tkwi w zapasach?
• Czy te zapasy rotują?
• Które grupy zapasów szybciej, a które wolniej?
• Dlaczego niektóre zapasy, których sprzedaż praktycznie jest zerowa nadal tkwią na magazynie? Skąd się tam wzięły? Z jakiego powodu były zamówione?

Tak, tak. To jest solidne zadanie domowe.

Jeżeli nie masz w firmie działu finansowego, to to zadanie należy do Ciebie. Jeżeli masz kogoś takiego, jak dyrektor finansowy albo dział ekonomiczno-finansowy – poproś o takie informacje. Nie poprzestawaj na ogólnikach, wypytaj o szczegóły, drąż przyczyny.

I pamiętaj! Tym, czego szukasz, nie są winni. 

Szukaj przyczyn i prawidłowości

Bo nie o to chodzi, aby „ukarać winnych“ i pozostać w przekonaniu o tym, że jesteś w firmie niezastąpiony, że musisz kontrolować i sprawdzać, bo nikt z nieudolnych pracowników nie zainteresuje się dobrem firmy tak, jak Ty sam. Można i tak, ale wtedy nigdy się od tej firmy nie uwolnisz. A ręczne zarządzanie zablokuje jej możliwość rozwoju!

Jeżeli chcesz poprawić cash flow w firmie, to przede wszystkim potrzebujesz ZROZUMIEĆ, co spowodowało, że dzisiaj masz z nim problemy.

• Czy są to problemy wynikające z braku sprzedaży i zysku? Wtedy ten artykuł Ci nie pomoże, zainteresuj się raczej tym, jak sprawić, żeby Twoja firma była rentowna.
• Czy problemy wynikają z błędów i pomyłek albo zaniedbań? Jakie to są błędy i pomyłki? Co jest ich przyczyną?
• Czy wszystko wydaje się działać sprawnie, ale model biznesowy jest taki, że powoduje przetrzymywanie pieniędzy przez kontrahentów albo nadmierne zapasy?

Takich przyczyn może być wiele, tutaj podaję najbardziej oczywiste kierunki poszukiwań. Zachęcam do dociekliwości i otwartego myślenia, bo tylko wtedy zdołasz znaleźć nowe sposoby działania, które zabezpieczą Twoją firmę na przyszłość.

Jak zła / dobra jest sytuacja?

To co prawda nie jest przedmiotem tego artykułu, ale nie mogę o tym nie wspomnieć. Badając przyczyny obecnej sytuacji koniecznie musisz sam dla siebie określić też, na ile poważna jest obecna sytuacja z cash flow. Możesz skorzystać ze wskaźników płynności, które opisałam w linkowanym już wcześniej artykule o przepływach pieniężnych.

Ale, jeśli chcesz porządnie i przyszłościowo zająć się cash flow w swojej firmie, to namawiam do przygotowania i przejrzenia prognozy przepływów pieniężnych. Taka prognoza da i odpowiedź na podstawowe pytania: na co Cię stać, na jaki czas wystarczy zapasów gotówki, jak będzie wyglądała sytuacja za kilka tygodni. Dokładne wskazówki, jak przygotować taką prognozę znajdziesz w artykule Bezpieczny cash flow, czyli plan przepływów pieniężnych dla małej firmy

2.    Uruchom szybkie rezerwy gotówki, żeby ugasić najpilniejsze pożary

Przede wszystkim zwracam uwagę, że większość przedsiębiorców w trudnej sytuacji płynnościowej zaczyna i kończy na tym drugim kroku. Nie zajmują się dokładną analizą, dlaczego znaleźli się w kłopotach, szukają szybkich sposobów zaradzenia (pozbycia się problemu), a kiedy sytuacja odrobinę się unormuje nie wyciągają wniosków na przyszłość. Tym sposobem problemy wracają wciąż i wciąż, a firma tkwi w miejscu, zamiast się rozwijać.

Uruchomienie rezerw gotówki, które nagromadziły się w Twojej firmie jest bardzo ważne. Nie ma żadnego powodu, żeby pieniądze leżały gdzieś zamrożone, zamiast pracować na Twój zysk. Ale poprzestanie na tym działaniu jest jak chwilowe przygaszenie pożaru, który za chwilę wybuchnie z nową siłą.

Jak już pisałam wcześniej, sposoby na szybkie odzyskanie gotówki opisałam w bardziej szczegółowo w artykule 4 sposoby jak szybko poprawić płynność finansową i zwiększyć ilość gotówki

Dlatego tutaj nie będę powtarzać szczegółowych sposobów, które tam znajdziesz. Ale mam kilka uwag, które mogą Ci się przydać na tym etapie.

Odzyskuj pieniądze krok po kroku

Jest jedna ważna zasada: „Nie od razu Kraków zbudowano“.

Często zdarza się, że kiedy menedżer zaczyna myśleć o takiej zmianie podejścia, o diagnozie i systematycznym działaniu, to zaczyna paraliżować go świadomość jak wiele jest do zmiany. Jak zasadnicza to jest zmiana. Jak wiele pracy wymaga. I nie wiadomo od czego zacząć i… Nie robi nic!

Zacznij od jednego obszaru, tego, w którym dzisiaj masz największe problemy. Jeżeli to jest brak pieniędzy, które są zamrożone w należnościach lub zapasach – zajmij się tym i tylko tym obszarem.

Przeanalizuj to, gdzie znalazła się Twoja firma dzisiaj. Jakie są przyczyny tego stanu rzeczy w jednym wąskim obszarze? Czy jakieś przyczyny powtarzają się?

Najczęściej koncentrujemy się na: „bo oni nie mają pieniędzy“, „bo oni nie chcą płacić“ itd. Wszystkie możliwe przyczyny, które przychodzą nam do głowy w pierwszej kolejności dotyczą jakichś „onych“, na których nie mamy żadnego wpływu. A bardzo często są po prostu mitami na temat windykacji należności. Jeżeli chcesz być skutecznym przedsiębiorcą, to musisz przekroczyć tę, bardzo ludzką, tendencję i poszukać tego, co TY możesz zmienić. Bądź otwarty na nowe rozwiązania, na spojrzenie z innej strony. Szukaj tego, co możesz zrobić dzisiaj, a jutro zrób kolejny krok.

3.    Zabezpiecz firmę (i siebie) przed problemami z cash flow na przyszłość

Jeżeli chcesz, żeby Twoja firma poszła do przodu, to przede wszystkim musisz zbudować SYSTEMY w różnych obszarach jej działania. Systemy, które będą działały niezależnie od tego, czy danego dnia osobiście to sprawdzisz, czy nie. Niezależnie od tego, czy pracownik, który odpowiada za dane zadanie jest bardziej, czy mniej samodzielny.

To nie jest łatwe zadanie. Ale właśnie dlatego, jeśli pokusisz się i oprzesz rozwój Twojej firmy na SYSTEMACH, masz szansę być zawsze o krok przed konkurencją.

Systemowe mechanizmy jak poprawić cash flow i przyspieszyć obieg gotówki

Przykładowe rozwiązania systemowe, które pomogą poprawić cash flow w przyszłości

Nie jestem w stanie przewidzieć wszystkich sytuacji i modeli biznesowych, ale poniżej podaję Ci kilka przykładów praktycznych rozwiązań z różnych firm i z mojego osobistego doświadczenia.

Należności

1. Może byłoby pomocne, gdyby Twoje faktury były wysyłane do konkretnego pracownika odbiorcy, który będzie procedował je dalej? Może faktury są wysyłane na ogólny adres, a później krążą po firmie odbiorcy tygodniami, zanim trafią do odpowiedniej osoby, ta je zaakceptuje albo wprowadzi do systemu i spowoduje płatność?
2. Jeżeli Twój odbiorca jest dużym przedsiębiorstwem, to może pomocne byłoby, gdyby ktoś z Twoich pracowników dzwonił 3 dni przed terminem płatności i ustalał kto u odbiorcy aktualnie proceduje płatność dla Ciebie, na jakim to jest etapie, czy ma komplet dokumentów (ewentualnie dosłał brakujące), czy są jakieś przeszkody, aby zapłacić fakturę na czas?
3. Czy wysyłanie faktur wraz z potwierdzeniem dostawy towaru mogłoby przyspieszyć jej zatwierdzanie do płatności po stronie odbiorcy?
4. Jak myślisz, czy możliwe jest, że odbiorcy nie płacą Twoich faktur, bo nie upominasz się o nie regularnie, a jedynie – jak sobie przypomnisz? Czy byłoby pomocne wprowadzenie stałych zasad, np. e-mail z przypomnieniem o płatności dwa dni przed terminem, wezwanie e-mailowe 7 dni po terminie, telefon po kolejnych 7 dniach, jeżeli ktoś obieca płatność do dnia X, to kolejny telefon w dniu X+1?
5. Zastanów się czy Twój system kredytu kupieckiego (który przyjąłeś zapewne nieświadomie, albo dlatego, że „wszyscy tak robią“) jest faktycznie najbardziej właściwym DLA CIEBIE? Pomyśl o tym w ten sposób, że ty KREDYTUJESZ swoich odbiorców. Czy świadomie decydujesz, że chcesz kredytować każdego, kto wejdzie z ulicy na nieokreślonych warunkach? Może zdecydujesz się jakoś weryfikować swoich odbiorców ZANIM dostaną od Ciebie kredyt? Może wprowadzisz zaliczki dla nowych klientów? Albo płatność przed odbiorem? Wszystko zależy od konkretnej sytuacji – branży, Twojej i odbiorców. Ale ważne czy ta decyzja została podjęta świadomie i przemyślana.
6. Czy możesz wprowadzić limity zadłużenia dla poszczególnych grup odbiorców? Owszem, sprzedawać na kredyt z odroczonym terminem płatności, ale tylko do określonego limitu. Powyżej limitu musieliby uregulować część należności ZANIM dostaną kolejny towar lub usługę.

Zapasy

1. Wprowadziłeś poziomy minimalne i maksymalne poszczególnych grup zapasów? Sprawdź, czy system umożliwia blokadę nadmiarowych zamówień?
2. Czy zamówienia, szczególnie dla zapasów wolno rotujących, są kontrolowane w jakiś sposób np. przez drugiego pracownika?
3. Czy podejmując decyzję o zakupie nowej maszyny, samochodu lub nieruchomości przeprowadzasz wcześniej wariantową analizę przepływów pieniężnych? Sprawdzasz wcześniej – czy Cię na nią stać i czy ten zakup jest opłacalny? Może wynajem lub leasing byłby bardziej odpowiednią i mniej ryzykowną decyzją?

Takie pomysły można mnożyć. Wybór konkretnego zależy od specyfiki Twojej sytuacji. Nie mogę powiedzieć, który zadziała u Ciebie. To zależy i czasem trzeba wypróbować różne, żeby znaleźć najlepszy sposób.

Wprowadź konkretne zasady i procedury, które zabezpieczają Twoją firmę

Jest jedna cecha, która łączy zaproponowane wyżej pomysły. To są rozwiązania SYSTEMOWE.

To są ZASADY, które obowiązują w Twoim przedsiębiorstwie.

To Ty ustalasz zasady, według których działa Twoja firma.

Ustal, jakie są te zasady, ułóż je w spójnie działający system (zarządzania poziomem zapasów, albo windykacji, albo zarządzania kredytem kupieckim), a wtedy każdy w firmie będzie dokładnie wiedział, jak postępować.

Niezależnie od tego, czy wymienione wyżej i przyjęte przez Ciebie zasady będziesz wykonywał Ty (przy najmniejszych firmach), czy delegujesz jednemu lub kilku pracownikom – zawsze będzie jasne, jak należy postąpić, kiedy, jaki jest schemat. Niezależnie od osoby. To rodzaj klarownej instrukcji postępowania dla Twojego zespołu.

Zachęcam do zapisania takich zasad – choćby w najprostszej formie. To znacznie ułatwi szkolenie nowych pracowników, delegowanie i również rozliczanie z wykonania. Przede wszystkim zaś ułatwi Wam odzyskiwanie pieniędzy i zabezpieczy firmę przed problemami z cash flow na przyszłość.

Jak poprawić cash flow, żeby Twoja firma była bezpieczna?

Zagadnienia, o których tutaj napisałam, odzyskanie gotówki zamrożonej w Twojej firmie, zaprojektowanie i wprowadzenie systemowych rozwiązań, to nie są proste zadania. Łatwo powiedzieć „chcę poprawić cash flow”. Ale tak naprawdę, jeśli chcesz to zrobić raz a dobrze, żeby procentowało w Twojej firmie na kilka lat, to może być konieczne przemodelowanie niektórych procesów, obiegu informacji albo procedur działających w Twojej firmie. Być może będzie wymagało renegocjacji niektórych kontraktów.

Myślę, że właśnie dlatego wielu przedsiębiorców poprzestaje na doraźnych działaniach i nie podejmuje wysiłku przeglądu i korekty całego systemu. Robią to kosztem wiecznych problemów, stresu, frustracji i ogromnego ryzyka dla firmy. Problemy z płynnością są bezpośrednią przyczyną upadłości.

Zwykle jest tak, że przyjrzenie się systemowo temu, co dzieje się w Twojej firmie i jak można poprawić cash flow na przyszłość, wymaga sporego doświadczenia i umiejętności. Do tego potrzebujesz czasu, żeby zobaczyć pierwsze efekty, a wtedy ewentualnie skorygować i ponownie testować nowe rozwiązania.

Polecam pakiet gotowych narzędzi i wskazówek do planowania przepływów pieniężnych (cash flow), aby nie tylko przetrwać trudny okres, ale też nie dopuścić do problemów w przyszłości: Pakiet Kontroluj GOTÓWKĘ!

Więcej informacji o przepływach pieniężnych i ich wpływie na działanie Twojej firmy znajdziesz w prezentacji (warto oglądać na pełnym ekranie):

Fot. © fotomek / Fotolia

Aktualizacja 8.02.2021