jak kontrolować finanse

Jak kontrolować finanse w firmie? 2 rzeczy, które musisz wiedzieć, żeby spać spokojnie

Przeczytasz w 4 minut

Jak kontrolować finanse w małej firmie? Czy jest jakiś prosty sposób, żeby sprawdzić, czy Twoja firma jest bezpieczna? Jeśli miałbym pilnować tylko kilku liczb, to jakie to byłyby wielkości?

Zastanawiałeś się ostatnio, czy Twój biznes jest bezpieczny? Czy przynosi zysk? W jakiej jest kondycji?  Czy nie przesadziłeś z niedawnymi inwestycjami? Czy stać cię na A, B, C…? Jak to sprawdzać?

Jeżeli wolisz słuchać, niż czytać, to na końcu wpisu znajdziesz wideo, w którym odpowiadam na to pytanie.

W jednej z niedawnych dyskusji na Facebooku, przedsiębiorcy wskazywali, jako rzeczy, które ich najbardziej wkurzają w prowadzeniu własnego biznesu – między innymi brak stabilizacji finansowej, konieczność ogarniania „biurokracji“ i „rzeczy księgowych“, nieterminowe opłacanie faktur przez klientów…

Przyglądając się temu z dystansu, widzę, że kwestie finansowe często są największą zmorą przedsiębiorców. Mnóstwo papierów i danych do opanowania, ciągły brak wystarczającej ilości gotówki, a na końcu – bardzo trudno określić, czy Twoja firma działa dobrze czy nie? W jakim jest stanie? Na ile możesz sobie pozwolić? Jeżeli coś nie działa jak należy, to co to jest? Jak to zlokalizować i naprawić?

Kiedy dla moich klientów oceniam kompleksowo kondycję ich biznesu (zwykle jest to pierwszy niezbędny krok stałej współpracy), przyglądam się dokładnie trzem głównym obszarom: SPRZEDAŻY, ORGANIZACJI i FINANSOM. W każdym z nich – oceniam różne aspekty działania, sprawdzam, co działa, a co wymaga korekty. To raczej szczegółowa analiza i bez szerokiego doświadczenia trudno to przeprowadzić samemu.

Jak kontrolować finanse w firmie, jeśli nie masz specjalistycznej wiedzy ani umiejętności?

Co TY możesz zrobić, aby szybko i na bieżąco kontrolować swój biznes?

Odpowiedź na to pytanie jest prosta:

Zysk + przepływy pieniężneZysk i przepływy to najważniejsze wskaźniki czy firma jest bezpieczna

Po pierwsze – biznes musi przynosić zysk!

I nie ma od tego wyjątków.

Wielokrotnie słyszałam tłumaczenia, że drożej sprzedawać się nie da, bo konkurencja, bo klienci… Kosztów ograniczyć też nie można, bo… Takie sytuacje ZAWSZE są wstępem do katastrofy!

Biznes jest po to, żeby przynosić dochód. Kropka.

Powiem nawet więcej – jeżeli sam prowadzisz swój biznes i pracujesz w nim od rana do wieczora, to biznes powinien przynosić dochód PO ODJĘCIU KOSZTÓW TWOJEJ PRACY. To oznacza, że z „dochodu“ pięknie wyliczonego przez księgowość odejmujesz koszty „wynagrodzenia“ za swoją ciężką pracę.  Po tej operacji nadal powinien pozostawać dochód (choćby minimalny).

Jeżeli nie ma dochodu, a Ty nie masz jasnego planu wyjścia z tej sytuacji i dużych zapasów finansowych – natychmiast coś z tym zrób. To konieczne. W ostateczności lepiej zamknąć firmę wcześniej, niż liczyć na cud.

Jeżeli jednak Twoja firma wykazuje dochód, to dobry znak! To pierwszy i najważniejszy wskaźnik, że dobrze się dzieje w jej finansach.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o dochodach i o tym, jak mierzyć rentowność, to zapraszam do tych archiwalnych artykułów na blogu:

Po drugie – potrzebujesz pilnować płynności finansowej!

Nie możesz poprzestać na zysku. Jest druga wielkość finansowa, bez której biznes nie będzie się rozwijał i nie będzie bezpieczny.

Niestety wiele firm upada nie z powodu braku zysku, ale z powodu braku gotówki! I to jest drugi obszar, na który musisz zwrócić uwagę:

Jak zapanować nad krążącą gotówką i kontrolować, czy jej nie zabraknie?

W tym obszarze jest już znacznie trudniej zdać się na intuicję. O ile budżet domowy jest prosty, a i tak wielu nawet nie próbuje go kontrolować, o tyle, w biznesie cała sprawa znacznie się komplikuje.

Zysk, który występuje w firmie, jest w pewnym sensie „papierowy“ dopóki nie zrealizuje się w postaci gotówki na Twoim koncie. Aby utrzymać firmę na powierzchni, musisz „zapanować“ nad wodą. Musisz nauczyć się kontrolować przepływy gotówki (wpływy i wydatki), które rządzą się zupełnie innymi prawami niż faktury i dokumenty.

Najkrócej i najprościej porównać to właśnie do przepływającej wody. Z jednej strony wlewasz do basenu wiadrami wodę (to są Twoje wpływy). Jednocześnie w dnie basenu jest odpływ, którym część tej wody wypływa (Twoje wydatki). Sztuką jest tak zarządzać swoją firmą, żeby nigdy nie zabrakło wody w basenie, a nawet – żeby jej stan się podnosił.

Brak wody w basenie to katastrofa! Brakuje Ci wtedy pieniędzy na zapłatę czynszu, wynagrodzeń, podatków…

Tym, co utrudnia zadanie, jest konieczność poniesienia wydatków NAJPIERW! Czyli na samym początku musisz już mieć jakiś minimalny zapas wody w basenie, aby pokryć pierwsze wydatki. Później musisz dopilnować, żeby nowa woda, którą dolewasz wiadrami starczyła na kolejne wydatki… itd.

Musisz jednocześnie pilnować, aby jak najwięcej wody dolewać i jak najmniej wypływało. I tym, co jest najtrudniejsze – musisz to planować w czasie. KIEDY będzie dostawa nowej wody (gotówki), a kiedy i ile musisz z basenu wypuścić?

Na tym właśnie polega planowanie przepływów pieniężnych. Jeżeli masz plan przepływów i potrafisz planować kiedy i ile gotówki masz w zapasie – to wiesz, że Twoja firma jest bezpieczna.

O tym, jak podejść do tego zadania pisałam w kilku artykułach na blogu. Szczególnie polecam:

Jak kontrolować finanse w małej firmie?

Kiedy chcesz wiedzieć, czy Twój biznes zmierza w dobrym kierunku, sprawdź jego finanse. To soczewka, w której skupią się wszystkie ewentualne problemy.

Zdaję sobie sprawę, że zarządzając małą firmą możesz nie mieć ani zbyt wiele czasu, ani specjalistycznej wiedzy. Dlatego tutaj podałam Ci absolutne minimum. Dwie wielkości – zysk finansowy i przepływy pieniężne.

Jeśli nie dostrzeżesz problemów w żadnym z tych dwóch podstawowych obszarów,  to z dużą pewnością możesz zakładać, że w krótkoterminowej perspektywie wszystko jest w porządku. W długim okresie, to znacznie bardziej skomplikowana sprawa.

Jeżeli masz zysk, ale z planu przepływów pieniężnych wynika, że zabraknie gotówki – to masz problem i trzeba go rozwiązać bardzo szybko.

Jeżeli masz gotówkę, ale nie masz zysków – to eldorado szybko się skończy, bo zabraknie gotówki, a nie wpłynie nowa.

Nawet, jeżeli nie lubisz finansów i cyferek, te dwie rzeczy o swoim biznesie MUSISZ WIEDZIEĆ! Dla własnego spokoju. Dla bezpieczeństwa Twojego biznesu. I po to, żeby mógł się rozwijać bez niespodziewanych zatorów finansowych. Sprawdź już dzisiaj, jak to u Ciebie wygląda.

W sklepie przygotowałam dla Ciebie 2 pakiety narzędzi (gotowe arkusze Excel z instrukcjami i lekcjami), które mogą Ci w tym pomóc:

Możesz też kupić je oba w wygodnym komplecie i oszczędzić.

Kilka dodatkowych wskazówek na temat obu najważniejszych wielkości finansowych, znajdziesz w nagraniu:

O innych elementach zarządzania finansami w małej firmie i jak kontrolować finanse na wyższym poziomie dokładności napisałam w artykule Jak zarządzać finansami w małej firmie?

 

Fot. © Autor: TK99/ Fotolia

Posted in Zarządzanie finansami, Organizacja i zarządzanie and tagged , , .