Jak obliczyć dochód i kontrolować czy Twój biznes jest dochodowy?

Przeczytasz w 9 minut

Jak obliczyć dochód Twojej firmy? Co oznacza, że biznes jest dochodowy? Czy Twoja firma jest dochodowa? I co to znaczy, że firma jest rentowna? Czy to to samo? Czy zysk i dochód to to samo?

Takie pytania zadają sobie przedsiębiorcy – zaczynający prowadzić firmę albo ci, których biznes przechodzi jakieś turbulencje. W tym artykule krok po kroku odpowiem na te pytania i pokażę, jak w prosty sposób możesz kontrolować, czy Twój biznes jest dochodowy i w jakiej jest kondycji.

Co oznacza, że biznes jest dochodowy?

Na wielu forach internetowych i w wielu dyskusjach można usłyszeć pytanie o to, jaki biznes jest obecnie dochodowy, w co warto zainwestować, co przynosi dochód. Potocznie rozumiemy, że dochodowy biznes jest jak kura znosząca złote jaja. Jednak w biznesie trzeba być precyzyjnym, a pytanie o to, czy dany biznes jest dochodowy nie jest proste.

Dlaczego to pytanie nie jest proste?

Bo nie jest dokładne ani precyzyjne. Kiedy zaczynasz prowadzić własną firmę, to dostrzegasz, że szczegóły i precyzja, szczególnie jeśli chodzi o finanse są kluczem do sukcesu.

Pytający o dochodowy biznes zwykle mają na myśli zespół różnych zjawisk. Dopiero wszystkie łącznie sprawiają, że przedsiębiorstwo działa efektywnie i jego istnienie nie jest zagrożone. Dochód (w sensie dosłownym i w wartościach bezwzględnych) to tylko jedno z tych zjawisk.

Wyróżniłabym przynajmniej trzy najważniejsze obszary, które decydują o tym, że biznes jest dochodowy w potocznym rozumieniu (i finansowym także). Innymi słowy takie elementy, które definiują, że jego finanse są zdrowe.

3 obszary, które składają się na zdrowe finanse i dochodowy biznes

W odniesieniu do wyników finansowych firmy można wyróżnić trzy obszary, których wzajemna interakcja i względna wielkość decyduje o potencjale lub ryzyku związanym z dalszym istnieniem biznesu. Oraz o tym, że postrzegamy daną firmę jako dochodową lub nie.

Te obszary to:

  • rentowność kapitału,
  • rentowność sprzedaży,
  • wielkość wolnych przepływów pieniężnych.

Należy ujmować je raczej jako obszary, a nie izolowane wielkości, bo na każdy z nich wpływa cała gama czynników.

Dochód z kapitału i rentowność kapitału określają to, czy inwestor (inwestor zewnętrzny lub właściciel), który zainwestuje środki w dany biznes ma szansę na czerpanie z tego zysków i w jakiej wysokości. Nie mam na myśli samego zwrotu włożonej sumy kapitału, ale czerpanie dodatkowych zysków (dywidend).

Dochód ze sprzedaży i rentowność sprzedaży określają, czy firma generuje bieżące zyski i w jakiej wysokości. To podstawowa miara dochodowości biznesu, najczęściej używana. Trzeba jednak pamiętać, że bez uwzględnienia pozostałych obszarów, o których tu wspominam, sam bieżący zysk nie jest wystarczającym wskaźnikiem zdrowych finansów biznesu.

Przepływy pieniężne (cash flow) mówią o tym, jaką nadwyżkę (niedobór) gotówki generuje przedsiębiorstwo przy danym dochodzie. Uwzględniają średnie terminy płatności dla dostawców i odbiorców, podatki (których nie ma w kalkulacji dochodu), wyłączają niektóre koszty „nie gotówkowe”, jak amortyzacja lub statystyczne odpisy (rezerwy, różnice kursowe).  Znajomość przeszłych i obecnych oraz prognoza przyszłych przepływów pieniężnych są niezbędne w zarządzaniu firmą.

Niektórzy przedsiębiorcy wykazują złudne przekonanie, że jeśli firma jest rentowna (porównaj dwa rodzaje rentowności opisane powyżej), to nic nie zagraża jej działalności. Niektórych zaskakuje brak pieniędzy na zapłatę rachunków (lub, co gorsza, podatków), podczas gdy firma odnotowuje zyski (czyli teoretycznie przynosi dochód). Właśnie dlatego ocena dochodowości firmy, jeśli ma też rozstrzygać o szansach na powodzenie tej firmy w przyszłości, musi uwzględniać perspektywę przepływów pieniężnych.

Chociaż przepływy pieniężne nie określają wprost, czy firma jest dochodowa, jednak w potocznym rozumieniu i odczuciu to właśnie kondycja przepływów gotówki w firmie jest utożsamiana z tym, co określamy jako „dochodowy biznes”.

Jeśli chcesz poczytać więcej na ten temat, to polecam artykuł Co to są przepływy pieniężne i dlaczego są tak ważne?

3 filary zdrowych finansów firmy - infografika

Zdrowe finanse firmy to nie tylko zysk i rentowność

Jak obliczyć i kontrolować dochód firmy?

Dochód biznesu to najbardziej syntetyczny, podstawowy i bezwzględnie obowiązkowy parametr, który powinien być kontrolowany regularnie przez zarząd. Nawet w małych firmach jest on kalkulowany przez księgowość, bo stanowi podstawę do naliczania podatków (poza nielicznymi wyjątkami naprawdę najmniejszych firm). Jego obliczenie jest bardzo proste.

Czy zysk i dochód to to samo?

Na początek wyjaśnię, że w odniesieniu do biznesu nie ma różnicy między słowem „zysk” a słowem „dochód”. Mówiąc o biznesie częściej używa się określenia „zysk”, bo tak jest określana ta wielkość w sprawozdaniach księgowych (i ustawie o rachunkowości). W odniesieniu do podatków, ustawy posługują się raczej określeniem „dochód” (chociaż precyzyjniej używają też określenia „podstawa opodatkowania”).

Ewentualnie można wprowadzić rozróżnienie, że dochód może pochodzić z różnych źródeł (np. z pracy na etacie, z dywidend, z nieruchomości), a zysk dotyczy konkretnie działalności gospodarczej.

Zasadniczo, kiedy zarządzasz firmą, zysk i dochód oznaczają dla Ciebie dokładnie to samo. Dlatego w dalszej części i innych artykułach używam tych pojęć zamiennie.

Wzór jak obliczyć zysk

Jak powiedziałam dochód można obliczyć bardzo prosto:

Wzór jak obliczyć zysk (dochód) firmy

Przychód – są to wpływy ze sprzedaży, a dochód to różnica między przychodem a sumą wszystkich kosztów (uwzględniającą koszt zakupu sprzedanych towarów, różne koszty sprzedaży i koszty stałe).

To obliczenie jest naprawdę aż tak proste. Oczywiście zdaję sobie sprawę, że w praktyce nastręcza kilka trudności. I o nich piszę poniżej.

Dokładne wskazówki jak obliczyć dochód w małej firmie

W małej firmie najprościej jest przeprowadzić na podstawie dokumentacji podatkowej – księgi przychodów i rozchodów albo rachunku wyników sporządzonego przez księgową. Takie rozwiązanie jest najlepsze z kilku względów: jest szybkie, gotowe bez dodatkowej pracy, wyliczenie uwzględnia tylko rzeczywiste koszty, bez różnych „dodatków”, które często przedsiębiorcom wydają się kosztami, choć nimi nie są (o tym piszę dalej).

Jednak, jeśli z jakiegoś powodu dokumentacja podatkowa jest nierzetelna, nie zawiera całej sprzedaży lub wszystkich kosztów, to, niezależnie od powodu takiego stanu rzeczy, nie można na jej podstawie oceniać działalności. Musisz wtedy wziąć wynik od księgowej i korygować go nieuwzględnione w nim koszty, przychody, podatek dochodowy i ZUS.

Odpowiednie obliczenia możesz też przeprowadzić na podstawie np. zestawienia sprzedaży i jej kosztu z odpowiedniego programu magazynowego. A od przychodu odjąć również znane koszty stałe: czynsz za biuro, media, płace pracowników, amortyzację, utrzymanie strony internetowej, obsługę prawną, księgową itd.

Istotne jest, aby uwzględnić w kosztach tylko rzeczywiste koszty, a nie każdy wydatek. A więc:

  • odsetki od kredytu, ale nie całą ratę kredytową;
  • amortyzację środków trwałych, a nie cały koszt ich zakupu;
  • odpowiednio ująć koszty leasingu, w zależności od jego rodzaju – operacyjny czy finansowy;
  • wydatki związane z dłuższymi okresami, np. roczny abonament, prenumerata, ubezpieczenie, ująć proporcjonalnie.

Wady obliczania zysku samodzielnie w Excelu

Pewną wadą liczenia samodzielnie dochodu (zamiast posiłkowania się wyłącznie zestawieniami z księgowości) jest ryzyko, że nie uwzględnisz w kalkulacji wszystkich kosztów. Z doświadczenia wiem, że przedsiębiorcy często bagatelizują to ryzyko, a w efekcie posługują się życzeniowym wyobrażeniem o tym, czy ich firma jest dochodowa czy nie jest.

Dlatego, jeśli podejmujesz się sam obliczać dochód swojej firmy (poniżej piszę o dobrych narzędziach, które możesz do tego wykorzystać), to musisz pamiętać o dokładności. Nie o to chodzi, żeby koniecznie ująć każdy kwitek za autostradę na 10 zł, ale o to, żeby nie umykały Ci większe kwoty albo sterta takich kwitków, warta w sumie 1.000 zł.

Osobiście, żeby nie umknęły mi żadne koszty zwykle robiąc takie kalkulacje bazuję na zestawieniach z księgowości i porównuję swoje wyniki z tymi, podanymi przez księgową. Tak, żeby wykluczyć większe błędy.

Zalety obliczania dochodu samodzielnie w Excelu

Niestety, szczególnie w małych firmach, jeśli księgowość prowadzi Twoją ewidencję podatkową w formie książki przychodów i rozchodów, to nie jest to zbyt użyteczne źródło informacji. Co prawda zobaczysz w nim sumę przychodów za dany miesiąc oraz kosztów w danym miesiącu, a na tej podstawie możesz obliczyć dochód.

Ale, jeśli analizowałeś kiedykolwiek dokładniej te liczby, to wiesz, że:

  • koszty zakupu materiałów i towarów w tym ujęciu są przesunięte w czasie, to znaczy ujmowane przez księgową w momencie zakupu, a nie wtedy, kiedy jest rejestrowana ich sprzedaż,
  • koszty niepodatkowe (co może być znaczną częścią kosztów) nie są wcale ujmowane w takiej księdze przez księgową (takie są przepisy),
  • sumy przychodów i kosztów z księgi nie są podzielone na bardziej szczegółowe kategorie, więc nie ułatwiają Ci analizy co sprawia, że zysk jest tak niski lub tak wysoki.

Jak widzisz, jeśli chcesz zacząć zarządzać finansami i zacząć pracować nad poprawieniem dochodowości firmy, to potrzebujesz dokładniejszych informacji. Dlatego właśnie w takich sytuacjach prawdopodobnie najlepszym rozwiązaniem dla Ciebie będzie prosty arkusz Excel, w którym będziesz te wielkości szybko liczył i mógł analizować, jak poprawić zysk.

Bez zysku biznes nie istnieje - infografika

Dbanie o to, żeby biznes był dochodowy w długim okresie to podstawowe zadanie przedsiębiorcy

Trudności z obliczaniem dochodu w firmie i najczęstsze pytania

Wiem, że to wszystko, co brzmi tak prosto, kiedy tutaj o tym piszę, w praktyce nastręcza przedsiębiorcom nieco trudności. Dlatego poniżej wyjaśniam najczęściej pojawiające się wątpliwości.

Kiedy masz kilka rodzajów działalności

Możliwa jest sytuacja, że w podstawowej ewidencji podatkowej znajdują się wszystkie operacje firmy, a my chcemy ocenić tylko jakiś wycinek działalności, np. dochody ze sprzedaży towarów, bez uwzględniania sprzedaży usług.

Wtedy, w zależności od sytuacji można spróbować wydzielić przychody i koszty związane z tym wybranym obszarem. Nie powinno to być problemem w odniesieniu do kosztów związanych ze sprzedawanym towarem. Jednak, jeśli koszty stałe, które ponosimy dotyczą różnych obszarów (np. linii biznesowych) to najlepiej wydzielić proporcjonalnie odpowiednią część tych kosztów, przypadającą na analizowany obszar i uwzględnić w obliczeniach.

Sposobów podziału kosztów stałych jest wiele, w zależności od struktury działalności i stopnia skomplikowania procesów wewnątrz firmy. Dla najprostszego obliczenia, można jednak wstępnie przyjąć podział proporcjonalny na podstawie wielkości sprzedaży w poszczególnych obszarach.

A co z podatkami i innymi „nietypowymi” pozycjami?

To częste pytanie, stawiane przez przedsiębiorców.

Podatek VAT: Jeżeli jesteś VAT-owcem to nie uwzględniamy go w obliczeniach, bo jest neutralny dla Twojego zysku. Nieliczne wyjątki nie mają wpływu na całość obliczeń (chyba, że działalność jest nietypowa, sprzedaż zwolniona od VAT itd.). Oznacza to, że w takiej sytuacji w obliczeniach zawsze bierzemy wartości netto faktur.

Podatek dochodowy i ZUS właściciela: Uwzględniamy zależnie od decyzji. Najlepiej wyliczyć dochód brutto, tj. bez odliczania podatku dochodowego. Następnie od otrzymanej wielkości dochodu brutto odjąć podatek dochodowy i ZUS właściciela (o ile nie był już wcześniej ujęty w kosztach). Tak otrzymany dochód będzie podstawą do wyliczenia dochodu netto (więcej o tych różnicach piszę poniżej). Porównanie tych dwóch wielkości daje wiele informacji o dochodowości firmy i ewentualnych możliwościach poprawy sytuacji. Ale też na tej podstawie można prognozować, jak wpłynie na rentowność netto firmy ewentualne zwiększenie sprzedaży.

Koszt pracy właściciela: Co do zasady nie stanowi on kosztu podatkowego w przypadku działalności gospodarczej osoby fizycznej. Jednak w ujęciu ekonomicznym zasadne jest uwzględnianie tej wielkości (często niemałej) w analizie. Najlepiej oszacować ten koszt według wartości rynkowej (np. średnia płaca na podobnym stanowisku albo średnia krajowa) i uwzględnić w wyliczeniach dochodu netto.

Jeżeli jesteś najbardziej zapracowanym pracownikiem swojej firmy, to dochód firmy powinien uwzględniać Twoje wynagrodzenie za pracę (nie mówię tu o dodatkowym zysku, który należy Ci się, jako właścicielowi).

Zysk operacyjny, zysk brutto, zysk netto – czym się różnią i jak je obliczyć?

Kiedy potrzebujesz obliczyć dochód, możesz się spotkać w różnych materiałach z wieloma rodzajami zysku. Dlatego na koniec wyjaśnię krótko, czym się różnią i co oznaczają. Wymieniam tu tylko najczęściej spotykane w biznesowych publikacjach poziomy zysku.

Spójrz na to, jak na kolejne poziomy odejmowania kosztów i różnych obciążeń od kwoty przychodów, które wpłynęły do firmy. Ogólny wzór jak obliczyć dochód jest taki, jak podałam wcześniej, ale różnią się szczegóły.

Zysk ze sprzedaży, zysk operacyjny, zysk brutto i netto, zysk EBITDA - różnice

ZYSK nie zawsze znaczy to samo

Zysk ze sprzedaży

To pierwszy poziom, na którym liczysz dochodowość biznesu. Określany często jako „marża”. Zysk ze sprzedaży to przychody ze sprzedaży minus koszt wytworzenia produktów, koszty zakupu sprzedanych materiałów i towarów. Jest to więc czysta marża wygenerowana na sprzedaży.

Zysk operacyjny

Zysk operacyjny to zysk ze sprzedaży pomniejszony o koszty sprzedaży i koszty stałe. Mówiąc potocznie – wszystkie koszty związane z typowym, standardowym funkcjonowaniem Twojej firmy. Grupę kosztów odejmowanych na tym poziomie często można określić jako koszty stałe. (Chociaż nie jest to precyzyjne, ale umownie możemy tak przyjąć.)

Zysk brutto

Twoja firma generuje jednak także inne rodzaje kosztów, które księgowo są traktowane odrębnie. Są to między innymi koszty odsetek, operacji finansowych, różnice kursowe, koszty rezerw, przychody z dotacji i wiele innych mniej bieżących rodzajów przychodów i kosztów.

Zysk brutto to przychody ze sprzedaży powiększone o wszystkie pozostałe przychody i pomniejszone o wszystkie ponoszone przez firmę koszty.

Można więc umownie powiedzieć, że dochód brutto to najbardziej „prawdziwy” dochód firmy. W małej firmie to właśnie ten dochód możesz wyliczyć z podatkowej książki przychodów i rozchodów (z wyłączeniem różnic podatkowych).

Zysk netto

Ale zysk brutto nadal nie oznacza kwoty pieniędzy, którą możesz swobodnie dysponować. Dlatego konieczne i wskazane jest spojrzenie na kolejny poziom zysku.

Zysk netto to zysk brutto pomniejszony o bieżący podatek dochodowy i odroczony podatek dochodowy (tak zwane rezerwy na podatek, jeśli Twoja firma ma obowiązek je naliczać).

Dopiero ten poziom zysku to pieniądze, które Twoja firma faktycznie zarobiła, i które może przeznaczyć na inwestycje, spłatę kredytów, dywidendy dla właścicieli. Oczywiście takie decyzje muszą też uwzględniać dostępne wolne przepływy pieniężne, o których pisałam na samym początku.

Zysk EBITDA

Chcę wspomnieć też o często spotykanym określeniu „EBITDA”. Nie jest to kolejny poziom zysku w ujęciu, o jakim mówiłam przed chwilą. Jest to określenie anglosaskie, ale jest często wykorzystywane i warto wiedzieć, co oznacza.

Zysk EBITDA oznacza zysk netto skorygowany o podatek, odsetki oraz amortyzację i odpisy aktualizujące wartość aktywów. W praktyce możesz to porównać do zysku brutto liczonego z wyłączeniem amortyzacji oraz odsetek. Określa, ile czystej nadwyżki pieniężnej wygenerowała firma w danym okresie. Wyłącza z tych obliczeń amortyzację, która nie jest bieżącym wydatkiem oraz odsetki, które wynikają bardziej z operacji finansowych i kapitałowych niż z bieżącej działalności.

Określenie EBITDA to skrót od angielskiego Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization.

Jak obliczyć dochód i kontrolować czy Twój biznes jest dochodowy?

Chociaż wszystkie podane tu terminy mogą brzmieć skomplikowanie, przedsiębiorca, który chce odpowiedzialnie zarządzać biznesem, powinien je ogólnie rozumieć i wiedzieć o czym informują. Powinieneś wiedzieć czy Twój biznes jest dochodowy, jaki jest poziom zysku i jak obliczyć dochód. Powinieneś mieć świadomość, że zysk netto to zupełnie inna wielkość niż EBITDA.

Jeżeli zarządzasz większą firmą, to możesz zlecić regularne liczenie i analizę zysków do działu księgowości i działu kontrolingu. Oni wtedy wykonają całą techniczną pracę. Jednak nawet wtedy, musisz umieć czytać raporty księgowe i kontrolingowe oraz samodzielnie oceniać jaka jest kondycja Twojej firmy. Czy jest dochodowa, w jakim obszarze potrzebne są korekty. Musisz znać przynajmniej podstawowe pojęcia, o których napisałam powyżej, żeby wiedzieć, czego oczekiwać od swoich pracowników i doradców.

Kiedy prowadzisz małą jednoosobową firmę, to możesz posiłkować się zestawieniami od księgowej. Ale prawdopodobnie na pewnym etapie będziesz potrzebować własnych, nieco dokładniejszych, zestawień w Excelu. Możesz je przygotowywać samodzielnie lub z pomocą asystentki. Ale musisz wprowadzić w swojej firmie etap pośredni: Pomiędzy zarządzaniem w totalnej niewiedzy o stanie finansów a pełną księgowością i kontrolingiem, które są osiągalne (opłacalne) dla większych firm.

Jeżeli nie wiesz od czego zacząć kontrolowanie czy Twój biznes jest dochodowy, to polecam gorąco bogaty pakiet materiałów, w którym znajdziesz szczegółowe instrukcje, wyjaśnienia i gotowe arkusze Excel, przygotowane dla Ciebie:

Pakiet LICZ ZYSKI JAK PRO!

Jeśli chcesz zadbać, żeby Twój biznes był dochodowy, to najważniejszym warunkiem jest regularne kontrolowanie przychodów, kosztów i zysków. Chodzi nie tylko o to, żeby je liczyć. Ale przede wszystkim przeanalizować przyczyny, wyciągać wnioski, zaplanować efekt finansowy dzisiejszych decyzji w przyszłości i przewidzieć ryzyko. Jeżeli potrzebujesz wsparcia w tym zakresie, to napisz do mnie, możemy się umówić na jedną lub kilka konsultacji. (PS. w pakiecie, który proponowałam wyżej znajdziesz m. in. kod rabatowy na taką konsultację).

Pochodną obliczenia, kontrolowania i planowania zysku Twojego biznesu jest kontrola jego opłacalności. Jeżeli chcesz przyjrzeć się, czy Twój biznes jest opłacalny, to polecam artykuł, w którym szczegółowo piszę, na czym polega rentowność firmy.

 

Artykuł pierwotnie opublikowany 17 stycznia 2012 r. W marcu 2021 został przeze mnie znacznie rozbudowany i uzupełniony, żeby dać Ci jeszcze więcej praktycznych wskazówek.

Fot: © ioannis kounadeas / Fotolia

 

Twoi znajomi też powinni to przeczytać? Śmiało, daj im znać!
Posted in Zarządzanie finansami and tagged , .