Jak odzyskać należności?

Jak odzyskać należności? Krótko o windykacji, należnościach i unikaniu problemów

Jeśli ten wpis może być wartościowy dla Twoich znajomych, to śmiało! Podziel się z nimi :-)

Wielu przedsiębiorców zadaje sobie pytanie: Jak odzyskać należności od klientów? Co zrobić, żeby dostać w terminie zapłatę za wykonane usługi? Albo wysłane towary? Jak unikać narastania zaległości? Jak dać sobie radę, kiedy klient unika telefonów i nie chce płacić?

Odzyskiwanie Twoich własnych pieniędzy staje się szczególnie ważne i potrzebne w czasach trudniejszych, w czasie kryzysu, spadku obrotów lub jakichkolwiek innych zawirowań. Czasem dopiero wtedy zaczynasz zadawać sobie takie pytania.

Lepiej zapobiegać niż leczyć, czyli zadbaj zawczasu, żeby nie mieć problemów z należnościami

Zapewne nie zaskoczę Cię stwierdzeniem, że lepiej zajmować się tematem należności w czasie pokoju. To znaczy wtedy, kiedy nie masz jeszcze noża na gardle i tylko szukasz sposobów na usprawnienie działania Twojej firmy, a szczególnie na przyspieszenie obiegu gotówki w niej. Uczę o tym i zwracam uwagę na ten temat szczególnie w kontekście zarządzania przepływami pieniężnymi w firmie. Możesz kupić cały tematyczny pakiet Kontroluj GOTÓWKĘ! (lekcję, gotowe arkusze, instrukcję wideo i poradnik).

Jeżeli chodzi o zapobieganie problemom z należnościami, to temat jest bardzo obszerny. Ale chcę zasygnalizować tutaj najważniejsze punkty, w których możesz proaktywnie działać, aby takie trudności Cię nie dotykały.

Przemyśl swój model finansowy

Zaczęłabym od tego, że kwestia należności powstaje tylko, jeśli akceptujesz odroczone płatności klientów. A to nie jest jedyny możliwy model. Szczególnie w małych firmach sprzedaż tak zwana „na przelew” nie jest korzystana. I wcale nie jest obowiązkowa. Możesz stosować płatność z góry, przedpłaty, płatność w ratach, płatność zaliczek. Każda z tych opcji jest bardziej korzystna niż dostarczenie towaru, produktu lub usługi, wystawienie faktury, odczekanie 7 / 14/ 60 / 90 / 120 dni i dopiero wtedy proszenie o wpłatę.

Zdaję sobie sprawę, że w tej chwili wyświetla Ci się w głowie myśl: „Ale to nie możliwe. W mojej branży wszyscy tak robią. Klient tego nie zaakceptuje.” Prawda jest taka, że to tylko Twoje przekonania. Nic więcej.

Mogę Ci odpowiedzieć krótko: Jeśli wszyscy w Twojej branży / na rynku będą skakali z mostu, Ty też skoczysz? Jeśli klient oczekuje, że odetniesz sobie palec, to odetniesz? A jeśli chodzi o Twoje pieniądze, to zgadzasz się na rozwiązania skrajnie niekorzystne dla Ciebie i Twojej firmy?

Z mojego doświadczenia wynika, że jest naprawdę niewiele rynków, gdzie faktycznie nie masz innego wyjścia. Ale wtedy tym bardziej Twój model finansowy powinien być dobrze przemyślany. Bo działać w takich warunkach trzeba umieć.

Najczęściej jest tak, że być może nie jest możliwa drastyczna zmiana warunków, ale możesz zrobić przynajmniej jeden mały krok w kierunku poprawienia sytuacji. Zamiast całej płatności z dołu, wprowadzić zaliczki. Sprawdzić, czy plan płatności zaliczek pokrywa przynajmniej Twoje koszty. I tak dalej.

Kontroluj kredyt dla klienta

Za każdym razem, kiedy dostarczasz produkt lub usługę bez płatności, to de facto kredytujesz klienta. I tak traktuj tę sytuację. Jakbyś był bankiem udzielającym kredytu. Zadaj pytanie „Jaką mam szansę, że oddasz mi moje pieniądze?” Jeśli możesz – sprawdź wiarygodność kontrahenta. Postaw dodatkowe warunki. Skorzystaj z faktoringu, wtedy bank sprawdzi kontrahenta.

Większość małych firm tego nie robi i później gorzko żałuje.

Podstawowe zadanie dla Ciebie to ustalanie maksymalnego limitu kredytu dla każdego klienta. Nie wariuj. Nie oddawaj wszystkiego, co klient zażąda. Zażądaj zapłaty za poprzednią fakturę (nawet, jeśli jest przed terminem płatności) zanim wyślesz kolejny towar.

Pamiętaj:

Lepiej nie sprzedać niż oddać towar za darmo.

Napisałam cały artykuł o faktach i mitach związanych ze sprzedawaniem na kredyt: „Bank, który daje kredyty za darmo – czyli finansowanie klientów w faktach i w mitach”. Sprawdź, czy nie ulegasz tym błędnym przekonaniom.

Staraj się odzyskać należności jak najszybciej

Generalna zasada, jeśli chodzi o odzyskiwanie należności brzmi:

Im szybciej, tym lepiej.

Oczywiście, żeby tak było, potrezbujesz mieć w swojej firmie wdrożony SYSTEM WINDYKACJI. Czyli, choćby najprostszy mechanizm, monitorowanie, kiedy zbliża się termin płatności, która faktura nie jest zapłacona w terminie, cały przemyślany ciąg reakcji. Kiedy jest wysyłane przypomnienie, kiedy telefon, kiedy wezwanie do zapłaty. Kiedy zapala się czerwony alarm? Kto odpowiada za poszczególne kroki? Kto odpowiada za regularne monitorowanie poziomu należności? Kto odpowiada za podjęcie decyzji o przekazaniu sprawy do firmy windykacyjnej lub prawnika? I kiedy?

O tym, jak taki system windykacji zbudować napisałam cały artykuł: „Jak odzyskać gotówkę? Zbuduj system windykacji”, w którym omawiam temat bardziej szczegółowo.

Zdaję sobie sprawę, że nie sposób opisać wszystkich niuansów dobrego systemu windykacji, na dodatek taki system musi być bardzo mocno dopasowany do specyfiki Twojej firmy, branży, w której działasz, Twoich docelowych klientów i Twoich możliwości technicznych. Dlatego, jeżeli potrzebujesz wsparcia, to napisz do mnie, bo prawdopodobnie jedna konsultacja ze mną może być wystarczająca, żeby taki system wstępnie zaprojektować.

Jak odzyskać należności, kiedy problem już powstał?

Kiedy mleko już się rozlało, dłużnik nie zapłacił i nie reaguje na monity albo wymyśla tysiące uników, to niestety Twój wpływ na sytuację jest znacznie mniejszy. Dlatego zawsze zalecam działać jak najszybciej. Im szybciej podejmiesz działanie i zaczniesz działać, tym większe szanse na odzyskanie pieniędzy.

Zanim zaczniesz jednak myśleć o zaangażowaniu prawnika, przemyśl kilka rzeczy.

Lepiej odzyskać należności polubownie

Zaskakująco często, kiedy dłużnik nie płaci, wzbudza to ogromną złość u właścicieli małych firm. Poczucie krzywdy, niesprawiedliwości, żalu. Emocje aż się kotłują, a jednocześnie nie bardzo wiadomo co zrobić. Wtedy najwłaściwsze wydaje się skierowanie sprawy do prawnika i do sądu.

Nie znam Twojej sytuacji, ale podpowiadam, że znacznie szybciej, łatwiej i taniej jest odzyskać należności polubownie. I warto o tym pamiętać.

Pogódź się ze stratami i negocjuj

Przede wszystkim pomyśl o tym, że lepiej dostać 20 tysięcy w ratach po 500 zł niż nie odzyskać nic. Lepiej odzyskać 80% długu niż nie odzyskać wcale.

Kiedy Tak do tego podejdziesz, będzie Ci łatwiej negocjować z dłużnikiem. Oczywiście, że powinien Ci zapłacić całość, nawet z odsetkami za zwłokę!

Ale jednak, oceń realnie, jakie są szanse, że zapłaci tak, jak Ty chcesz? Kiedy pogodzisz się z tym, że być może jest taka ewentualność, że nie odzyskasz swoich pieniędzy, będziesz w stanie odsunąć na bok emocje, a wtedy trzeźwo i spokojnie rozmawiać z dłużnikiem o możliwych wyjściach z sytuacji.

Warto spokojnie podejść do tematu i przedyskutować dostępne opcje: odroczenie terminu, rozłożenie na raty, odsetki…

Skierowanie sprawy do windykacji, do prawnika i do sądu

Oczywiście jako ostateczne rozwiązania możesz rozważyć:

  • Skierowanie sprawy do firmy windykacyjnej, która będzie nękała dłużnika telefonami i wiadomościami.
  • Skierowanie sprawy do prawnika, żeby ten przygotował ją do skierowania do sądu (i prowadził dalej sprawę).

Oba te rozwiązania są stosowane i warto z nich korzystać. Zanim jednak podejmiesz taką decyzję warto spokojnie rozważyć, czy to ma sens. Przede wszystkim, na podstawie informacji od prawnika lub firmy windykacyjnej policzyć koszty tego działania. Następnie oszacować szanse na odzyskanie należności.

Jeżeli nie masz żadnej wiedzy o majątku dłużnika, nie wiesz, czy ma z czego spłacić dług, albo, co gorsza, wiesz, że nie ma pieniędzy, ma wielu wierzycieli i nie ma pieniędzy… W takiej sytuacji często okazuje się, że windykacja nie ma żadnego sensu. Skoro od początku wiadomo, że szanse odzyskania pieniędzy są małe, bo dłużnik po prostu nie zarabia i nie ma majątku, to Ty poniesiesz konkretne koszty, a pieniędzy możesz nie odzyskać nigdy. Oczywiście nawet w takiej sytuacji, może być korzystne dla Ciebie postępowanie sądowe po to, żeby mieć prawomocny wyrok i odzyskać te pieniądze kiedyś, kiedy dłużnik stanie się wypłacalny. Bardzo mocno zależy to od kwoty, którą chcesz odzyskać. Przy pewnych małych kwotach może to być po prostu nieopłacalne.

Jak widzisz, decyzja iść czy nie iść do firmy windykacyjnej, do prawnika, czy do sądu nie jest prosta i oczywista. Warto w takiej sytuacji na spokojnie rozważyć wszystkie za i przeciw, szanse odzyskania należności, ewentualne koszty i ryzyko.

Moje uwagi powyżej nie mają na celu Cię zniechęcać do tej drogi, tylko pokazać Ci, że warto tę decyzję przekalkulować i nie wierzyć w bajkę, że oddanie sprawy „specom” automatycznie spowoduje wpływ pieniędzy na Twoje konto. Być może spowoduje, a być może nie. To sprawa niezmiernie indywidualna.

A najlepiej, zamiast zastanawiać się jak odzyskać należności, unikać ich powstawania. Albo przynajmniej unikać powstawania zaległości. Trzymać rękę na pulsie. Pilnować swoich pieniędzy zanim będziesz musiał je odzyskiwać od dłużników.

Jeżeli nie wiesz, z której strony zabrać się za temat wdrożenia systemu windykacji albo chcesz przedyskutować sytuację Twojej firmy w tym obszarze, to zapraszam na indywidualna konsultację:

Konsultacja zarządcza Get Direction Express


Jeśli ten wpis może być wartościowy dla Twoich znajomych, to śmiało! Podziel się z nimi :-)