Outsourcing – co to jest i 4 korzyści dla Twojego biznesu

Jeżeli zastanawiałeś się, co to jest outsourcing kosztów i w jaki sposób może wspierać Twój biznes, to tutaj znajdziesz odpowiedź na te pytania. Pokażę Ci nie tylko dlaczego outsourcing jest dla Ciebie korzystny, ale też w jakich konkretnych obszarach możesz zastosować go w małej firmie (jeśli jeszcze nie stosujesz). Jeżeli myślisz o bardziej sprawnym zarządzaniu, bezpieczeństwie Twojej firmy i efektywnym działaniu (a więc i większych zyskach), to warto się przyjrzeć czym jest outsourcing.

Co to jest outsourcing kosztów (lub inaczej funkcji)?

Outsourcing (z języka angielskiego) to, ogólnie mówiąc, zlecanie różnych usług na zewnątrz. Dokładnie rzecz biorąc, chodzi o to, żeby w całym funkcjonowaniu Twojej firmy znaleźć te obszary, które nie są kluczowe, a które można łatwo wystandaryzować i oddać do obsługi komuś innemu. (O tym, które obszary uznać za kluczowe i dlaczego piszę dokładnie poniżej.)

Dlaczego outsourcing jest tak modny ostatnio? Czy płacenie komuś za coś, co można zrobić samemu ma sens? Duże międzynarodowe koncerny od lat budują własne centra outsourcingowe. Oprócz korzyści, które wymieniłam poniżej takie koncerny starają się dodatkowo zyskać na różnicy w kosztach pracy w różnych krajach (najczęściej). Ale gdyby to była jedyna korzyść, to prawdopodobnie cały wysiłek związany z reorganizacją procesów i przenoszeniem funkcji do takiego międzynarodowego centrum w tak dużej firmie byłby nieopłacalny.

Czy outsourcing jest opłacalny również w małej firmie? Czy, jeśli Twoja firma nie ma dziesiątek oddziałów i wielkiej skali, to warto tracić czas na myślenie o outsourcingu? Moim zdaniem jak najbardziej tak.

Czy outsourcing kosztów może pomóc w małej firmie?

Kiedy zarządzasz małą firmą i nie masz zabezpieczonego sporego kapitału, to jednym z Twoich codziennych zmartwień jest maksymalizacja zysku. Chciałbyś, żeby Twoja firma była jak najbardziej dochodowa. Szukasz sposobów na zwiększenie sprzedaży i na obniżenie kosztów. Szukasz sposobów na dostarczanie produktów, towarów i usług swoim klientom sprawniej i taniej. To jasne.

Bardzo często, rozmawiając z przedsiębiorcami słyszę, że chcieliby obniżyć koszty. Wydaje się, że outsourcing, czyli zlecanie pracy na zewnątrz nie jest krokiem w tym kierunku. Nie obniżasz kosztów, tylko zmieniasz ich charakter. Na przykład zamiast zatrudniać pracownika płacisz za fakturę podwykonawcy.

Jednak chcę zwrócić Twoją uwagę na to, że outsourcing może być dla Ciebie doskonałym sposobem na OPTYMALIZACJĘ KOSZTÓW. Wydasz być może tyle samo, być może nieco mniej lub trochę więcej, ale osiągniesz wiele innych korzyści dla swojej firmy. Optymalizacja polega na tym, że za te same pieniądze możesz otrzymać więcej. Specyfika outsourcingu może też sprawić, że wyższa jakość będzie Cię kosztowała mniej niż gdybyś dane działania zatrzymał w firmie.

O tym, jak optymalizować koszty w Twojej firmie pisałam kompleksowo w artykule Optymalizacja kosztów w małej firmie – 5 konkretnych wskazówek

Tutaj koncentruję się tylko na outsourcingu. Zanim jednak zacznę wymieniać jego zalety i pokażę Ci, co konkretnie możesz outsourcować, chciałabym podpowiedzieć, jak zacząć przymierzenie się do outsourcingu w Twojej firmie.

Outsourcing kosztów czy outsourcing funkcji?

Chcę podkreślić, że pomimo, że powszechnie spotkasz się z określeniem i nawet w tym artykule posługuję się pojęciem „outsourcing kosztów”, jednak jest ono z gruntu nieprawidłowe.

To nie koszty przerzucasz na zewnątrz. I dopóki będzie na tym patrzeć i na tym się koncentrować, to jedynym kryterium oceny czy outsourcing ma sens dla Twojej firmy, czy nie ma, będzie porównanie kwot, jakie wydajesz w obu przypadkach. A takie wąskie spojrzenie w biznesie zwykle nie przynosi pożytku, tylko szkody.

Kiedy podejmujesz tak ważną decyzję zwykle warto spojrzeć kompleksowo na sprawę. I sprawdzić, jakie będą jej konsekwencje pod różnymi względami (kilka z tych konsekwencji wymieniam poniżej).

Dlatego, jeżeli chodzi o outsourcing, to warto spojrzeć na niego jako na wydzielanie na zewnątrz Twojej firmy pewnych obszarów działania (funkcji), które nie są absolutnie kluczowe i unikatowe dla tego, w jaki sposób prowadzisz biznes. Nie są Twoją strategiczną przewagą rynkową i nie decydują o najważniejszych aspektach (np. o relacjach z klientami).

Popatrz na różne działania, które wykonujesz w firmie i zweryfikuj, które z nich są absolutnie kluczowe i nie może ich wykonać nikt inny, a które można łatwo delegować. W dalszej części będę jeszcze do tego wracała i podam Ci konkretne przykłady.

Korzyść #1: Zamień stałe koszty na zmienne i ogranicz swoje ryzyko

Podstawowa zaleta outsourcingu to zmiana charakteru niektórych kosztów firmy.

Największym obciążeniem i ryzykiem dla firmy jest wysoki poziom stałych kosztów. Te stałe koszty to m. in.: czynsze, wynagrodzenia, opłaty za media, raty leasingowe, amortyzacja środków trwałych.

Stałe koszty firma musi ponosić zawsze, niezależnie od tego, czy cokolwiek sprzedała czy też nie. Można powiedzieć, że umowa na obsługę zewnętrzną też jest stałym obciążeniem dla firmy. W rzeczywistości jednak, nie jest to jednoznaczne, bo zależy od warunków podpisanej umowy.

Outsourcing jest wygodnym sposobem na zmianę kosztów stałych na koszty zmienne, np.:

1. Przedstawiciele handlowi wynagradzani wg systemu prowizyjnego generują koszty tylko, kiedy coś sprzedadzą. Gdy zatrudniamy na etat handlowca to co miesiąc musimy płacić mu stałą minimalną pensję, musimy zapewnić mu stanowisko pracy, zwykle komputer i samochód, a w razie nieobecności – również ponosić koszty (np. wynagrodzenie za czas urlopu, choroby).
2. Kiedy zlecamy działania marketingowe i PR wyspecjalizowanej agencji, to płacimy tylko za konkretne wykonane zlecenie. Zatrudnienie na etacie pracownika generuje stałe koszty co miesiąc.
3. Gdy sprzedajemy jakiś produkt, to możemy sami zająć się jego produkcją, zakupić maszyny, zatrudnić pracowników, przeszkolić ich, zadbać o zapas materiałów, pomieszczenia itd. Jednak stałe koszty z tym związane będziemy wtedy musieli ponosić niezależnie od koniunktury sprzedaży. Możemy też zlecić innej firmie wykonanie dla nas produktów lub podzespołów tylko wtedy, gdy jest na nie zapotrzebowanie.

Przykłady można mnożyć. Jednak warto zwrócić uwagę na podstawową zależność: Zatrudnienie pracownika przez firmę oznacza ponoszenie kosztów jego wynagrodzenia i ZUS przez cały czas, niezależnie od obciążenia pracą. Również opłacanie jego narzędzi pracy, stanowiska, miejsca w biurze. Ponoszenie kosztów urlopów, zwolnień chorobowych i kosztów socjalnych. A w razie konieczności zwolnienia – firma jest obciążana co najmniej kosztami wynagrodzenia za czas wypowiedzenia, a czasem również odpraw – kiedy zwalniamy większą ilość pracowników.

Z reguły rozstanie z podwykonawcą (firmą świadczącą usługi) nie jest obciążone żadnymi dodatkowymi kosztami i jest znacznie łatwiejsze.

Podobnie ryzykownym kosztem są w przypadku firmy własne środki trwałe, szczególnie te o dużej wartości – własne budynki, biura, maszyny, samochody. Oczywiście każdorazowa decyzja inwestycyjna – wynajem czy zakup powinna być odrębnie przeanalizowana. Warto jednak pamiętać, że każda zmiana struktury organizacyjnej, sposobu działania lub wielkości obrotów, może spowodować, że pozostaniemy z naszym majątkiem, który nadal będzie generował koszty, ale nie będzie generował przychodu.

Patrząc z punktu widzenia ryzyka gospodarczego oraz finansowego i chociażby zabezpieczenia firmy przez ryzykiem fluktuacji koniunktury koszty i zobowiązania, z których szybko możesz zrezygnować są bardziej korzystne niż stałe obciążenia.

Korzyść #2: Synergia (czyli oszczędności) dzięki skali

Zacznijmy od pytania: Dlaczego centra outsourcingowe są opłacalne również dla dużych firm? Teoretycznie takie centrum jest jednym z oddziałów firmy. Usługi najczęściej nie są więc zlecane zupełnie na zewnątrz, ale pewne działania są „przesuwane” z lokalnych oddziałów do jednego centrum.

Podstawowa korzyść w takich firmach to oczywiście niższe koszty wynagrodzeń w rejonach, gdzie takie centra są lokowane (np. Europa Wschodnia lub Azja).

Ale jest też dodatkowa znacząca korzyść wynikająca z efektu synergii. Dużo łatwiej zarządzać pracą w zespole kilkunastu – kilkudziesięciu księgowych niż zarządzać taką samą ilością ludzi rozproszonych w różnych oddziałach / firmach. Samo zgrupowanie działań powoduje powstanie dodatkowej wartości – i to jest właśnie efekt synergii.

W takim zespole usprawnienie wprowadzone na jednym stanowisku lub w odniesieniu do jednej firmy, bardzo łatwo jest kopiowane do innych. Pracownicy mają możliwość dzielenia się doświadczeniami i poszukiwania rozwiązań problemów w szerszym gronie. Możliwe jest zastosowanie mądrej automatyzacji i jeszcze większe przyspieszenie procesów.

Można również elastycznie zarządzać czasem pracy i obciążeniem poszczególnych osób, bo w razie absencji albo zwiększonej ilości pracy u jednej osoby można ją łatwo zastąpić lub wspomóc. Standaryzacja zadań umożliwia też szybkie wdrożenie nowych pracowników w razie rotacji kadr i tańsze koszty szkoleń.

Wszystkie te zjawiska wymiernie wpływają na oszczędności związane z takim sposobem organizowania pracy. Oczywiście, efekt synergii wymaga odpowiedniej skali działania, ale korzyści z niego są znaczne.

Małe przedsiębiorstwo nie założy swojego własnego centrum, ale z pewnością może skorzystać ze skali działania np. centrów logistyczno-magazynowych, call centers czy dużych firm księgowych, których usługi mogą być znacząco tańsze niż prowadzenie tych samych działań samodzielnie.

Synergia w praktyce, czyli outsourcing księgowości

Jako bardzo dobry przykład chciałabym podać usługi księgowe. Większość małych firm zleca księgowość na zewnątrz, bo utrzymywanie etatu księgowej nie ma sensu ekonomicznego. Jednak możesz zlecić obsługę księgową do lokalnego biura księgowego, a możesz wybrać dużą ogólnopolską firmę.

Na czym polega różnica? Właśnie na efekcie skali. Związanych z tym usprawnieniach i oszczędnościach.

Z jednej strony często słyszę, że przedsiębiorcy wolą pracować z konkretną księgową, najlepiej taką, do której można osobiście zawieźć „papiery”, czyli zlokalizowaną blisko. Z drugiej, równie często zdarza się słyszeć narzekania, że księgowa nie taka, że czegoś nie powiedziała, nie dopilnowała, nie wytłumaczyła.

Mam ogromne doświadczenie księgowe i powiem Ci dodatkowo coś, czego być może nie wiesz: Od kompetencji księgowej zależy Twoje bezpieczeństwo podatkowe (i nie tylko). A zatrudniając księgową tak naprawdę nie masz pojęcia o jej kwalifikacjach, bo nie jesteś przecież specjalistą, prawda? Wiele razy zdarzało mi się trafić w mojej pracy na małe niekompetentne biura księgowe, które wpędziły swoich klientów w kłopoty. (Co nie oznacza, że nie znam jeszcze więcej bardzo dobrych, rzetelnych i kompetentnych lokalnych biur księgowych.)

Co to wszystko oznacza dla Ciebie? Kiedy decydujesz się na pracę z większym biurem księgowym to, mimo że nadal nie jesteś w stanie fachowo ocenić poprawności ich pracy, ale jest większa szansa, że w tak dużym zespole są wykwalifikowani specjaliści z różnych dziedzin oraz że firma nie oszczędza na podstawowe szkolenia. Większa firma nie będzie też ryzykowała utratą reputacji i nawet jeśli fizycznie Twoje dokumenty będzie księgował ktoś z mniejszym doświadczeniem, ale będzie miał przełożonego, który czuwa nad poprawnością ostatecznych rozliczeń.

Ale to jeszcze nie wszystko. Ogromną synergię (i korzyść dla Twojej firmy) możesz osiągnąć dzięki stosowanym w większych biurach rozwiązaniach organizacyjnych i technologicznych. W większej skali staje się opłacalne wypracowanie rozwiązań, które Tobie dadzą wygodę a dla biura oznaczają uproszczenie pracy. Po prostu takie rozwiązanie raz opracowane i wdrożone znajduje zastosowanie u setek (lub tysięcy) ich klientów. Jako przykład opisuję poniżej moje doświadczenia w tym obszarze.

Moje doświadczenia z outsourcingiem księgowości w mikrofirmie

Wracając do outsourcingu usług księgowych, od kilku lat korzystam z usług iFirma. Wiesz, za co ich cenię?

1. Dzięki efektowi skali oferują stosunkowo niskie przystępne ceny.
2. Z tego samego powodu mogą pozwolić sobie na rozwiązania techniczne, które nie tylko ułatwiają mi życie, ale zmniejszają też ilość pracy księgowej.
   Mówię o mądrych automatyzacjach: automatycznych przypomnieniach, prostym sposobie komunikacji, aplikacji na komórkę do skanowania faktur zakupu, czy automatycznym księgowaniu faktur sprzedaży. Takich miły i wygodnych funkcji jest więcej. A wszystkie są przemyślane i użyteczne, bo wytestowane na tysiącach klientów.
3. Mimo, że jest to ogromna firma, ale mam od początku jedną dedykowaną księgową, która dzięki tym automatyzacjom ma czas na odpowiadanie na moje pytania, a w razie potrzeby – ma zespół ludzi, z którym może przedyskutować bardziej skomplikowane kwestie. Nadal więc mam osobisty kontakt z człowiekiem i nie jestem anonimowa.
4. Dzięki temu, że jest to księgowość internetowa, nie ma dla mnie znaczenia, że mają biura we Wrocławiu. A ja też mogę prowadzić moją firmę i przesyłać dokumenty z dowolnego miejsca na Ziemi.

Wiem, że to, co napisałam brzmi entuzjastycznie. Dlatego wyjaśniam, że nie jest to tekst reklamowy i nikt mi za niego nie płaci. Na tym blogu doradzam Ci tylko i wyłącznie rozwiązania, co do których jestem na 100% przekonana, że są po prostu dobre.

Ale jako klient iFirma, mogę dać Ci specjalny kod rabatowy na 50 zł, jeżeli zdecydujesz się skorzystać z ich usług. Przynajmniej tak jest na moment pisania tego artykułu. Jeśli chcesz skorzystać z outsourcingu księgowości (a ja jako była księgowa i fanatyk dobrej organizacji sprawdziłam ich jakość działania), to po prostu napisz do mnie. Wyślę Ci kod i sam zobaczysz.

Korzyść #3: Korzystasz z ekspertów, na których zatrudnienie nie miałbyś szans

Przejdźmy do kolejnej korzyści z outsourcingu. Bardzo ważnej, kiedy prowadzisz małą firmę.

Którą z małych firm stać na zatrudnienie doświadczonego prawnika, informatyka, doradcy podatkowego lub dobrego dyrektora finansowego? Niewiele.

Niewątpliwą zaletą outsourcingu jest możliwość wynajęcia tych specjalistów. Mała firma może zlecić stałą obsługę, ale może też posiłkować się pojedynczymi konsultacjami w miarę potrzeby.

Bezsprzecznie jest to znacznie bardziej elastyczna forma współpracy niż zatrudnianie takich osób. I bez wątpienia wykonalna finansowo, w przeciwieństwie do opłacenia pełnego etatu dobrego specjalisty.

Oczywiście, że stawka godzinowa specjalisty może wydawać Ci się wysoka. Ale pomyśl, co jest lepszą decyzją z punktu widzenia rozwoju Twojej firmy:

• Próbować samodzielnie wdrożyć RODO na bazie bezpłatnych wzorów pobranych z internetu. Poświęcić razem z asystentką kilkadziesiąt (lub więcej) godzin na ślęczenie nad skomplikowanymi dokumentami. Męczyć się próbując zrozumieć prawniczy język i wymogi prawa. A na dodatek zrobić to wszystko bez pewności, czy jest zrobione dobrze i czy nie ryzykujesz stwierdzeniem nieprawidłowości w razie kontroli.
• Czy zlecić to zadanie prawnikowi, który specjalizuje się w zagadnieniach RODO, przygotował już setki dokumentacji dla różnych firm i wgryzł się w każdy szczegół przepisów.

Dokładnie tak samo możesz spojrzeć na usługi specjalisty od BHP, ochrony środowiska, księgowego, informatyka, agencji SEO i wielu innych.

Korzyść #4: Zaoszczędzony czas możesz poświęcić na kluczowe zadania

Nie muszę chyba Cię przekonywać, że kiedy prowadzisz własną firmę, to zasobem, którego najczęściej i najbardziej Ci brakuje jest czas, prawda?

Pomijając to, jak wiele możesz zrobić lepiej organizując swoją pracę, jednak niewątpliwie najważniejszą z umiejętności jest w tej sytuacji selekcja tego, co ważne i odpowiednia koncentracja na wybranych najważniejszych aspektach działania.

Outsourcing pomoże Ci delegować na zewnątrz firmy te zadania, które nie są kluczowe dla Twojej firmy. A dzięki temu odzyskasz czas na zarządzanie, kontrolę całości oraz rozwijanie kluczowych obszarów. Tych, które generują najwięcej wartości dla klienta albo dają firmie przewagę nad konkurencją.

Outsourcing kosztów w małej firmie – jakie prace warto zlecić na zewnątrz?

Najważniejsze pytanie, które warto sobie zadać, to:

• Co jest kluczowym obszarem działania w mojej firmie? Bez czego ona nie może istnieć albo straci swoją wartość konkurencyjną?

Warto spojrzeć z punktu widzenia wartości dla Twoich klientów oraz przewagi konkurencyjnej. Jeśli Twoją przewagą konkurencyjną jest unikalna technologia wytwarzania, to oczywiście nie będziesz tej technologii ani zadań z nią związanych outsourcował (chodzi przecież o zachowanie tajemnicy przedsiębiorstwa).

Praktyczne przykłady, co możesz outsourcować

Jeżeli największą postrzeganą przez klientów wartością współpracy z Twoją firmą jest doskonała obsługa klienta i sprawny zespół seriwsowy, to pięć razy się zastanowisz, zanim zaczniesz cokolwiek zmieniać w tych obszarach. A już oddanie tych zadań na zewnątrz, gdzie nie do końca możesz kontrolować jakość relacji z klientem może być sporym ryzykiem.

Kiedy projektujesz ubrania, to klienci oczekują Twoich autorskich projektów, a nie, że kupisz gotowy wzór od kogoś. Nie będziesz więc outsourcować projektowania. Ale już konstrukcję wzorów i szycie jak najbardziej możesz.

Podaję Ci te przykłady, żeby pokazać, które obszary działania należy uznać za kluczowe dla Twojej firmy. Tych nie warto outsourcować. Ryzyko utraty przewagi konkurencyjnej i zadowolenia klientów jest zbyt duże.

Natomiast doskonale nadają się do outsourcowania wszelkie procesy poboczne – prace administracyjne, księgowe, obsługa informatyczna, serwis, windykacja. Jeśli podwykonawstwo, to w wybranych zakresach. Jeśli obsługa klienta – podobnie.

Nawet największe światowe firmy wybierają często strategię koncentracji na kluczowych dla biznesu działaniach i upraszczają, standaryzują, a często nawet outsourcują wszystko pozostałe. Kiedy prowadzisz małą firmę, to masz jeszcze mniej zasobów, żeby zajmować się wszystkim i doskonalić każdy obszar. Znacznie lepiej skorzystać w mniej newralgicznych dla biznesu obszarach ze wsparcia firm specjalizujących się w nich. A odzyskany czas poświęcić na zajęcie się tym, co jest źródłem największej wartości dla klientów.

Nie zlecisz na zewnątrz zarządzania Twoją firmą

Muszę jednak podkreślić jeden ważny aspekt. Nie możesz outsourcować nadzoru nad każdym z tych obszarów ani nad całością firmy.

O ile możesz zlecić wykonywanie zadań księgowych księgowej, ale to Ty ostatecznie musisz panować nad tym czy sprawozdania finansowe są sporządzane prawidłowo, rzetelnie i na czas oraz czy podatki są płacone do odpowiednich urzędów. Możesz wynająć call center do obsługi telefonicznej, ale to Twoim zadaniem jest kontrolować, czy przez ich działania nie tracisz klientów i zaradzić ewentualnym problemom. O ile możesz zlecić na zewnątrz analizowanie wyników Twojej firmy, ale nikt nie zwolni Cię z obowiązku przeglądania ich i korzystania z wniosków przy podejmowaniu Twoich decyzji rozwojowych oraz bieżących.

Chodzi o to, że to Ty jesteś centrum, w którym skupiają się wszystkie funkcje kontrolne i zarządcze Twojej firmy. A na zewnątrz możesz przesunąć wykonywanie uciążliwych, czasochłonnych, specjalistycznych, ale mniej kluczowych zadań. Jednak nadzór nad całością zawsze należy do Ciebie.

Podsumowanie: Czy outsourcing to dobre rozwiązanie dla małej firmy?

Jak widzisz, outsourcing ma wiele zalet i oznacza uwolnienie Ciebie i Twojego zespołu od wielu mniej kluczowych zadań. Odpowiednio przemyślany może dać firmie więcej elastyczności w kosztach, zwiększyć jej bezpieczeństwo finansowe, ale też przyczynić się do lepszej jakości działania i oszczędności kosztów. Może dać Ci dostęp do specjalistów w poszczególnych dziedzinach oraz umożliwić korzystanie z ich efektu skali.

Jak zwykle bywa, odpowiedź na pytanie Outsourcować czy nie? zależy od różnych okoliczności: co, komu i na jakich warunkach. Każdy menedżer musi rozważyć i podjąć decyzję sam.

Zachęcam jednak, żeby szukając obszarów, które możesz outsourcować, zastanowić się nad tym, co stanowi przewagę konkurencyjną Twojej firmy i kluczową wartość dla Twoich klientów. Tych obszarów nie powinieneś zlecać na zewnątrz, albo robić to z ogromną ostrożnością. Największą korzyść osiągniesz korzystając z outsourcingu działań pomocniczych, administracyjnych i pobocznych.

Gorąco polecam wyjątkowy program mentoringowy Business To Freedom Quest. To program dla przedsiębiorców, którzy chcą w życiu sięgać po więcej. W tym programie uporządkujesz fundamenty swojego biznesu i rozwiniesz się jako przedsiębiorca.

Fot.: © David Carillet / Fotolia