Co „piszczy” w Twojej firmie? Jak sprawdzić kondycję firmy?

Przeczytasz w 4 minut

Czy wiesz, jak szybko sprawdzić kondycję firmy? Czy jesteś pewien, że naprawdę wiesz, co w niej się dzieje? Dobrze, czy źle? Coś wymaga szybkiej interwencji? 

Co u Ciebie słychać? Co słychać w Twoim biznesie?

Czy wszystko idzie wspaniale, jak powinno?

Czy Twoja firma działa sprawnie? A, jeżeli coś dzieje się nie tak, to co to jest?

Zrób teraz chwilę przerwy i odpowiedz sam sobie na te pytania. Uczciwie.

Zwykle, na takie pytania odpowiadasz bez namysłu, intuicyjnie. Jesteś przecież w tej firmie codziennie! Obserwujesz problemy, wyzwania i codzienne sukcesy. Żyjesz tym biznesem! Wiesz, JAK JEST!

Czy na pewno wiesz???

Czy Twoja pierwsza, odruchowa odpowiedź jest trafna? Czy Twój ogląd sytuacji jest obiektywny?
Zupełnie naturalnie, jeżeli jesteśmy w coś zaangażowani, to nie potrafimy obiektywnie tego ocenić. Bardzo trudno w takiej sytuacji o odpowiedni dystans. A całościowy stan biznesu oceniamy przez pryzmat ostatnich wydarzeń (tzw. efekt świeżości), sytuacji, które wywołały duże emocje (kłopotów lub sukcesów) albo naszych ugruntowanych przekonań (nie zawsze trafnych).

Oceniając swój biznes możesz być albo nadmiernie optymistyczny, lekceważąc lub nie dostrzegając zagrożeń. Albo – zamartwiać się na zapas, kiedy nie ma takiej potrzeby, a chwilowe trudności są przejściowe albo spowodowane czynnikami, na które nie masz wpływu.

W jakim stanie jest Twój biznes?

jak sprawdzić kondycję firmy

Kompleksowa ocena biznesu to oczywiście zadanie niełatwe. I wymaga poświęcenia więcej czasu, wymaga sięgnięcia do różnych obszarów działania firmy. Być może – wymaga zewnętrznego specjalisty.

Ale możesz zajrzeć tylko w jedno miejsce, gdzie jak w soczewce skupia się wszystko. Gdzie zbiegają się wszystkie ścieżki i gdzie dostrzeżesz ślady każdego sukcesu i każdej nieprawidłowości.

Tym kluczowym obszarem są FINANSE!

Jeżeli kontrolujesz stan finansów Twojego przedsiębiorstwa to jest to połowa sukcesu!

Większość sukcesów, ale też nieprawidłowości i pomyłek, nietrafionych decyzji i bogactwo potencjału do wykorzystania – wszystko to można wyczytać ze sprawozdań finansowych i dalszych analiz (wartościowych i ilościowych).

Najważniejsze, że taka informacja będzie nie tylko obiektywna, ale też kompleksowa. Możesz jednym rzutem oka obejrzeć CAŁOŚĆ biznesu, a w razie potrzeby szukać bardziej szczegółowych informacji o wybranych fragmentach.

Jeżeli chcesz SZYBKIEJ OCENY, to zacznij właśnie od finansów. Zacznij od najbardziej ogólnego obrazu, a dopiero później pochyl się nad szczegółami. Właśnie dzięki temu Twój ogląd sytuacji będzie kompletny. Będzie obiektywny i CAŁOŚCIOWY.

W odróżnieniu od oceny na podstawie Twoich codziennych doświadczeń, które skupiają się na szczegółach. Które są naznaczone emocjami chwili.

Oczywiście, aby ocenić poszczególne obszary działania trzeba będzie sięgnąć do dokładniejszych danych. Prawdopodobnie sięgniesz też do danych niefinansowych. Ale ważne jest, aby analizować liczby: ilości klientów, zamówień, wizyt, zapytań, % skuteczność ofert, kampanii reklamowych, % pomyłek itd.

Jak sprawdzić kondycję firmy, żeby nie tracić czasu?

Najważniejsze i najprostsze, co możesz zrobić, to obejrzeć podstawowe bieżące sprawozdania finansowe i porównać je z tymi, z poprzednich okresów (miesięcy, kwartałów, lat).

Pamiętaj tylko o jednej złotej zasadzie:

Od ogółu do szczegółu

Przestrzeganie tej zasady uchroni cię przed marnowaniem czasu i przed przeoczeniem czegoś ważnego.

W pewnej firmie, wiele lat temu, pewien prezes postanowił wdrożyć „kontroling”. W tym celu polecił asystentce wziąć jakiś podręcznik analizy finansowej i liczyć WSZYSTKIE podane w nim wskaźniki! Asystentka liczyła, prezes oglądał wyniki…

Co miesiąc kilkadziesiąt najróżniejszych wskaźników. Niektóre powielały informacje, inne badały kwestie nieistotne w tej firmie…

Czy ich wiedza o firmie w jakikolwiek sposób wzrosła? Czy rozumieli to, co czytają? Czy mogli wyciągnąć z tego wnioski?

Analizowanie WSZYSTKIEGO nie ma najmniejszego sensu. Tak samo, jak kontrolowanie wszystkiego. Może sparaliżować firmę.

Zamiast tego, zacznij od ustalenia minimum informacji (lub wskaźników), które będziesz sprawdzał oraz czasu, kiedy będziesz to robił. W tym przypadku ważna jest regularność.

Na początek sprawdzaj i porównuj z wynikami z poprzedniego miesiąca / kwartału / roku kilka najważniejszych kwestii:

  • Sprawdź jakie masz obroty, marże i zyski? Jak zmieniły się w stosunku do poprzedniego roku?
  • Sprawdź / policz na ile dni / tygodni wystarczy Ci gotówki, którą masz w kasie i na rachunkach? Czy wiesz, czy wystarczy Ci na najbliższe płatności podatków / wynagrodzeń. opłacenie dostaw?
  • Z czego wynika spadek obrotów / wzrost kosztów? Jeśli nie wiesz, spróbuj przeanalizować liczby.
  • Ile pieniędzy masz zamrożone w należnościach, zapasach i robotach w toku? Dużo czy mało? Jak możesz zmniejszyć te kwoty?

Dopiero, kiedy spojrzysz na każdy z tych obszarów ogólnie, sprawdź, czy konieczne jest sięgnięcie głębiej. Po dalsze informacje. Poszukanie przyczyn.

Jeśli nie wiesz, jak ocenić kondycję swojej firmy, to zapraszam na konsultację. Na pewno nie tylko ustalimy jak jest, ale też, co możesz zrobić i które działania są najpilniejsze 🙂

Analiza. A co dalej?

Kiedy już włączysz do rutyny swojego zarządzania analizowanie historycznych wyników i tego, co już się wydarzyło… nadchodzi czas na PLANOWANIE PRZYSZŁOŚCI.

Nie o to chodzi, że ktokolwiek z nas ma władzę, aby zakląć rzeczywistość, a po spisaniu „planów” na papierze, one automatycznie się zrealizują. Tak nie jest i nie będę próbowała tego Tobie wmówić.

Ale istotą przedsiębiorczości i prowadzenia własnego biznesu jest proaktywność.

Jeżeli Ty sam nie wiesz, dokąd zmierzasz, to żaden pomyślny wiatr nie doprowadzi Cię do celu!

Twój plan finansowy (i każdy inny), choćby najbardziej ogólny, jest takim celem. Musi tylko być wystarczająco konkretny.

Jeżeli masz plan, możesz na bieżąco śledzić, jak idzie jego realizacja i dlaczego kuleje. Możesz wdrożyć korekty, jeśli zmienią się okoliczności lub coś nie zadziała… Jeżeli masz plan, zawsze będziesz wiedział, czy zmierzasz we właściwym kierunku.

Z czasem, kiedy zaczniesz lepiej kontrolować swój biznes, być może zaczniesz też tworzyć krótkoterminowe prognozy, aby z wyprzedzeniem wiedzieć, czy Twój plan na koniec roku jest zagrożony, czy nie… Ale to temat na odrębny artykuł.

Problemy z gotówką i zyskiem oraz brak kontroli nad finansami to powszechne problemy wśród właścicieli małych biznesów. Dlatego będę wracać do tego tematu w kolejnych artykułach.

 

Fot.:© GieZetStudio / Fotolia

Twoi znajomi też powinni to przeczytać? Śmiało, daj im znać!
Posted in Zarządzanie finansami.