Plan finansowy to podstawa

Plan finansowy firmy – praktyczne wskazówki i realne korzyści dla małego biznesu

Przeczytasz w 12 minut

Plan finansowy Twojej firmy to podstawa. Rozwoju i jakiejkolwiek kontroli nad kierunkiem, w którym zmierza Twój biznes. Bez planu finansowego trudno osiągnąć jakiekolwiek cele. Czy wiesz jak go zrobić? Jak wykorzystać w codziennym zarządzaniu?

Myślę, że spora część z tych, którzy nie robią planów finansowych dla swoich biznesów, zwyczajnie nie wie, JAK je zrobić. Nie wie nawet od czego zacząć. A jeszcze mniej przedsiębiorców wie PO CO?

Prawdziwe zarządzanie polega na kierowaniu firmy i jej rozwoju w określonym, wyznaczonym przez Ciebie, kierunku. Zarządzanie to rozpoczęcie od wizji przyszłości, wyznaczenie kierunku i planu, aby do niej dotrzeć oraz codzienne pilnowanie azymutu, żeby nie zabłądzić po drodze. Niezbędnym narzędziem, którego użyjesz w tej drodze są bieżące plany i prognozy finansowe.

Tymczasem codzienność wygląda bardzo często tak, że Twój statek, dryfuje we mgle, albo zbacza z kursu w pogoni za drobnymi codziennymi bieżączkami.

Albo, jak Titanic, pędzi całą naprzód pomiędzy górami lodowymi, licząc tylko, że człowiek odpowiedzialny za ich wypatrywanie (gołym okiem) w porę taką górę zobaczy i ostrzeże kapitana. A jeśli nie dostrzeże? Albo będzie za późno na manewr? Albo radiotelegrafista zignoruje ostrzeżenie innego statku, który przepływał w pobliżu i widział to zagrożenie?

Kiedy kapitan Titanica dowiedział się o górze lodowej, pędził wprost na nią cała naprzód. Zdążył jeszcze wykonać skręt, ale, mimo wyjątkowo dużej zwrotności tego ogromnego statku, było już na tyle późno, że góra lodowa rozorała jego bok.

Potrzeba dobrego zarządzania biznesem jest bezsprzeczna. Bez tego żaden biznes nie przetrwa. Zarządzanie to jednak nie tylko reagowanie na codzienne kryzysy, rozwiązywanie tysiąca codziennych drobnych bolączek i problemików. To przede wszystkim umiejętność wyznaczenia i pilnowania kursu, a jednocześnie wypatrywania przeszkód po drodze. W odróżnieniu od Titanica, dzisiaj masz dostęp do nowoczesnych systemów, które wspomagają nawigację i badanie drogi przed Tobą.

W tym artykule krok po kroku przedstawiam jedno z nich – plan finansowy firmy. Nie tylko wyjaśniam, jak go przygotować, ale też jak z niego korzystać, żeby Twój biznes odniósł maksymalną korzyść i dlaczego to takie ważne narzędzie dla Ciebie.

Co to jest plan finansowy?

Plan finansowy to wyznaczenie kierunku, w jakim mają rozwijać się finanse Twojej firmy. W najprostszym rozumieniu jest to zestawienie przyszłych przychodów i kosztów firmy. Ale nie jest to pełne ujęcie. Profesjonalnie przygotowany i całościowy plan finansowy powinien zawierać także plan inwestycji w majątek trwały oraz co najmniej plan przepływów pieniężnych.

W praktyce małej firmy nie potrzebujesz aż tak rozbudowanego planu finansowego. Na co dzień wystarczy Ci jego wersja okrojona do planu przychodów, kosztów i zysków. Tego rodzaju plan warto przygotować na okres co najmniej najbliższych 12 miesięcy. Ale z punktu widzenia rozwoju Twojego biznesu warto mieć ogólny plan na kilka lat (wieloletni plan finansowy) i bardziej szczegółowy plan na najbliższy rok.

W dalszej części tego artykułu wytłumaczę krok po kroku jak taki szczegółowy plan finansowy Twojej firmy przygotować.

Elementy planu finansowego

Zanim przejdziemy dalej chcę wytłumaczyć z jakich podstawowych elementów składa się plan finansowy i do czego służy każdy z nich.

Elementy planowania finansowego - infografika

Planowanie finansowe składa się z kilku elementów. W praktyce małej firmy wystarczą dwa pierwsze.

1.     Plan ramowy – wieloletni plan finansowy

Planowanie dobrze jest rozpocząć od określenia ramowych wielkości finansowych, do których będzie dążyć firma. Warto odpowiedzieć sobie na pytania:

  • ile ma wzrosnąć sprzedaż w perspektywie kilku lat?
  • Jak chcemy, żeby kształtowały się zyski i rentowność?
  • Czy spodziewamy się, że rentowność będzie rosła czy malała?
  • Jakie przewidujemy inwestycje?
  • Jakie przewidujemy inwestycje?
  • Jakich zmian na rynku się spodziewamy?

Taki ogólny plan finansowy sporządzony w perspektywie kilku lat jest skonkretyzowaniem celów stawianych przed firmą.

2.     Plan przychodów, kosztów i zysku na najbliższy rok

Część planu finansowego jest najczęściej opracowywana w małych firmach. Często terminem plan finansowy określa się tylko ten element. Zawiera uszczegółowienie i rozbicie na 12 miesięcy przychodów ze sprzedaży, kosztów zmiennych sprzedaży, dokładniejszego planu kosztów stałych. Dzięki temu jesteśmy w stanie policzyć planowany na każdy miesiąc zysk brutto firmy. Jeżeli potrzebujesz szczegółowych instrukcji, jak policzyć zysk firmy, to pisałam o tym dokładnie w artykule Jak obliczyć dochód i kontrolować czy Twój biznes jest dochodowy?

3.     Plan inwestycji i ewentualne ich finansowanie

Planujesz finanse swojej firmy w perspektywie kilku lat, to dobrze jest zastanowić się jakie inwestycje trzeba będzie poczynić i w jakim czasie. Przyszłe zakupy majątku trwałego są istotnymi wydatkami. Dlatego warto chociaż w przybliżeniu wiedzieć, jaka jest ich planowana wartość oraz mieć pomysł w jaki sposób chcemy je sfinansować. Czy to będą środki własne? Czy będzie potrzeba wzięcia kredytu?

4.     Plan przepływów pieniężnych

Planowane zyski Twojej firmy są bardzo ważne, ale o powodzeniu planu finansowego mogą decydować przepływy pieniężne. Szczególnie kiedy planujesz większe inwestycje, wypłaty kapitału, kredyty, dotacje, to są to operacje, które nie znajdą się w planie wyniku finansowego. Dlatego w takiej sytuacji warto dodatkowo zaplanować jak będą wyglądały przepływy pieniężne w perspektywie najbliższych lat lub miesięcy. Więcej dokładnych informacji i wskazówek na temat przepływów pieniężnych znajdziesz w artykule Co to są przepływy pieniężne i dlaczego są tak ważne?

Czy plan finansowy i biznes plan to to samo?

Chcę też wyjaśnić, że plan finansowy jest tylko częścią biznes planu. Kiedy Twój biznes działa już od jakiegoś czasu, niewiele w nim zmieniasz i nie potrzebujesz biznes planu dla zewnętrznych (na przykład dla banku), to wystarczy Ci sporządzanie co roku nowego planu finansowego. Ale kiedy planujesz nowe przedsięwzięcie, chcesz pozyskać kredyt lub inwestora, to najpierw potrzebujesz zaplanować cały ten biznes, a plan finansowy będzie tylko zebraniem Twoich założeń w konkretne ramy finansowe. Głównym dokumentem pozostanie jednak biznes plan, o którym możesz poczytać więcej w artykule Jak napisać dobry biznes plan?

Etapy przygotowania i korzystania z planu finansowego

W tej części chcę przede wszystkim pokazać Ci jak zrobić plan finansowy Twojej firmy, rozumiany jako plan przychodów i wydatków (czyli element wymieniany powyżej jako 2.) Jak mówiłam wcześniej – to jest ta najważniejsza część planu finansowego, niezbędna nawet w małych firmach. Często poprzestaniesz tylko na niej.

Dlatego warto wiedzieć, jak podejść do takiego planowania. Podpowiem też jak w trakcie roku z niego korzystać i z jakimi wątpliwościami przedsiębiorców (moich klientów) najczęściej się spotykam.

Jak zrobić plan finansowy firmy krok po kroku? – etap 1

Zwykle, kiedy po raz pierwszy namawiam właściciela małej firmy do zrobienia planu finansowego, zaczyna się od:

Po co mi planowanie i ustalanie celów? Co za różnica, co sobie zaplanuję, skoro i tak nie wiem jak będzie reagował rynek? Nie mam na to czasu, ważniejsze jest rozwiązanie bieżących problemów, zorganizowanie codziennego działania. Po co nam plan, skoro codziennie zadania same się pojawiają i na bieżąco je rozwiązujemy? Już wiele razy planowałem różne rzeczy i nic nigdy z tego nie wychodzi.

Niestety nie mam czarodziejskiej różdżki. Nie potrafię sprawić, że Ty lub ktokolwiek inny uwierzy, że to konieczne. To tak jak z nauką chodzenia albo jazdy na rowerze: nie nauczysz się tego z żadnej książki. Możesz sporo czytać, ale jeśli w końcu nie podejmiesz wysiłku, żeby spróbować nic z tego nie będzie.

Ale pamiętaj:

„Nawet pomyślny wiatr nie sprzyja temu, kto nie wie do jakiego portu chce dopłynąć“ /autor nieznany/

Warto wyznaczać cele, planować, tworzyć wizje przyszłości. To nieważne, że na początku te plany nie sprawdzą się wcale, albo w minimalnym stopniu. Proces planowania i ustalania celów to też coś, czego trzeba się nauczyć. Metodą prób i błędów.

Opracowujesz plan finansowy, pierwszy, który zwykle jest najbardziej podobny do wróżenia z fusów. To tym bardziej zniechęca Cię do wysiłku. Ale… jest niezbędnym etapem. Przy pierwszym planie tak musi być. Planowanie przyszłości zawsze jest obarczone niepewnością. A jeśli robisz to pierwszy raz w danej organizacji – tym bardziej.

Samo przygotowanie planu finansowego jest technicznie proste. Wystarczy, że w poszczególnych kolumnach wpiszesz kolejne miesiące, a w wierszach przychody ze sprzedaży, koszty zmienne sprzedaży, koszty stałe i na samym dole zysk. Trudność może Ci sprawić ewentualnie podział przychodów i kosztów na odpowiednią strukturę, właściwą dla Twojej firmy.

Z praktycznych wskazówek, mogę podpowiedzieć, że na tym początkowym etapie warto maksymalnie upraszczać sposób kalkulacji swoich prognoz. Wiele pozycji kosztów zaplanujesz w skali roku, a kwota miesięczna będzie wynikała z podzielenia tej wartości na 12 miesięcy. Przychody ze sprzedaży i koszty zmienne sprzedaży czasem wystarczy zaplanować jako procent wzrostu w stosunku do poprzedniego roku. Szczególnie na początku taki poziom dokładności jest wystarczający.

Etapy pracy z planem finansowym w firmie - infografika

Etapy pracy z planem finansowym w firmie

Droga na skróty, czyli jak uprościć sobie przygotowanie planu finansowego

Wiem, że na początku przygotowanie planu finansowego może się wydawać skomplikowane. Nie wiesz od czego zacząć. A na dodatek masz wątpliwość, czy warto inwestować w planowanie Twój czas i wysiłek. Dlatego podpowiem, jak to zrobić w najprostszy sposób.

  1. Poproś swoją księgową o aktualne wyniki Twojego przedsiębiorstwa za ostatnie 12 miesięcy. Zwróć uwagę, żeby przychody i koszty były podane jak najbardziej szczegółowo, najlepiej zgodnie ze strukturą przychodów i kosztów, o której pisałam wcześniej.
    Zapisz ten rachunek wyników w taki sposób, żeby w kolejnych kolumnach mieć przychody i koszty za poszczególne (kolejne) miesiące, a na dole – wynik każdego miesiąca.
W zasadzie, w pewnym uproszczeniu, można powiedzieć, że masz przed sobą plan finansowy Twojego biznesu na najbliższy rok.

Oczywiście! Wiem, że to tylko dane historyczne!

Ale przecież właśnie tak, wyglądałyby wyniki Twojego przedsiębiorstwa, gdyby wszystko toczyło się tym samym rytmem, co w ostatnich 12 miesiącach.

  1. Zastanów się teraz czy spodziewasz się znaczących zmian w przychodach? Zamierzasz zmienić kanały zbytu? Wprowadzić nowy produkt? Zainwestować w promocję i reklamę? A może zatrudnić handlowców? Może ostatnio pojawiła się konkurencja, która agresywnie zabiera Ci klientów? Czy te czynniki będą miały wpływ na Twoje przychody ze sprzedaży? Jakiego wpływu się spodziewasz? Nanieś odpowiednie zmiany w wierszach planowanych przychodów.
  2. A w jaki sposób zmiany na rynku albo w organizacji Twojej firmy wpłyną na osiągane marże? Spodziewasz się spadku czy wzrostu marż? Będziesz obniżał ceny czy zdobędziesz nowego tańszego dostawcę? Sprawdź, czy te spodziewane zmiany w poziomie marż są ujęte w przygotowywanej tabeli planu finansowego.
  3. A teraz zajmij się w podobny sposób kosztami stałymi funkcjonowania. Nanieś poprawki…
Plan finansowy na najbliższy rok jest prawie gotowy. Jeszcze tylko…

Rzut oka na wynik finansowy. W poszczególnych miesiącach i wynik narastająco za rok.

(Przypominam, że jeśli prowadzisz działalność w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, to od wyniku, który otrzymałeś powinieneś odjąć równowartość wynagrodzenia za swoją pracę i dopiero wtedy otrzymasz rzeczywistą kwotę wyniku firmy.)

  1. Czy w takim razie planowany wynik jest zadowalający?
    Teraz jest dobry moment na uruchomienie kreatywności. Jakie rozwiązania mógłbyś zastosować, jak zmienić organizację, żeby wynik był lepszy? Jaki byłby wpływ tych zmian na wynik?

Kiedy naniesiesz te, ostatnie już, poprawki, Twój plan finansowy jest gotowy. Zapewniam, że jest to całkiem dobrze przygotowany plan finansowy.

Jak wykorzystać plan finansowy w trakcie roku? – etap 2

Nawet najlepiej przygotowany plan finansowy będzie bezużyteczne, jeżeli w trakcie roku nie będziesz analizować wyników ani porównywać ich tym z planem.

Na tym etapie od przedsiębiorców, z którymi pracuję, często słyszę:

Po co to całe zajmowanie się historią? Co było, a nie jest… Ważne są dzisiejsze problemy, ewentualnie to, na co mamy wpływ, czyli cele na przyszłość. Ale nie ma sensu analizowanie starych wyników, omawianie historycznych przypadków.

To jest etap, który następuje po tym, kiedy już zaakceptujesz, że tworzenie planów jest niezbędne, przemyślisz swoją wizję, wyznaczysz cele, ułożysz plan.

Zwykle wtedy proponuję menedżerowi, żeby spojrzał też na to, co już się wydarzyło w jego organizacji:

  • Jak zadziałało?
  • Co nie zadziałało?
  • Jak można usprawnić system, żeby działał wydajniej?
  • Jak poprawić jakość?
  • Czy organizacja jest sprawna?
  • Jakie osiąga wyniki i jak można je poprawić?

„Znajomość siły armii to początek zwycięstwa” /Tzu Sun „Sztuka wojny”/

Jeśli chcesz myśleć o biznesowym zwycięstwie swojej firmy, to najpierw potrzebne są analiza i diagnoza tego co już się wydarzyło i samej organizacji.

Kiedy zaczynasz badać bieżące wyniki, porównywać je z planem, badać zależności między różnymi zjawiskami zachodzącymi w Twoim biznesie i analizować je, to moment, kiedy, jak Archimedes wykrzykujesz „Heureka! Heureka!“.

Zrozumienie, jak działa Twoja firma, odkrycie, w których obszarach są problemy i jak wpływają na wyniki to duży krok naprzód.

Ale wtedy zwykle przychodzi zniechęcenie. Cała ta analiza, fachowo nazywana „ex post“, oznacza nic innego, jak badanie HISTORII. Zdarzeń, które już się wydarzyły, ale na które nie masz już wpływu. A biznes i pieniądze leżą przecież W PRZYSZŁOŚCI. I typowe analizy finansowe w tym nie pomagają. Dlatego namawiać Cię do kolejnych etapów, żeby plany finansowe, które przygotowałeś dla swojej firmy dały prawdziwą korzyść.

Jak nie zginąć pod natłokiem danych finansowych i analiz? – etap 3

Kiedy już masz przygotowany plan finansowy firmy i zaczynasz regularnie analizować jej wyniki, to mogą pojawić się kolejne wyzwania i wątpliwości:

Zbieranie danych jest tak skomplikowane, że nie starcza czasu ani chęci na ich analizę, a co dopiero na codzienne zarządzanie. Po co to wszystko? Czy te dane są rzeczywiście aż tak ważne? Czy muszą być aż tak dokładne i szczegółowe? Nie mamy czasu na sprzedaż i klienta, bo przecież trzeba zrobić ewidencję…

Zbytnia szczegółowość i pracochłonność prowadzonych ewidencji utrudnia codzienną pracę

Zdarza się czasem taki etap, kiedy kierownictwo firmy przyjęło do wiadomości potrzebę planowania i wyznaczania celów, zaakceptowało potrzebę analizowania wyników i zaczęło te nowe umiejętności stosować tak dobrze, że dochodzi do paraliżu codziennej pracy w firmie.

Moim zdaniem firma powinna się skupić na sprzedaży i obsłudze klienta, a nie na tworzeniu ewidencji i tabelek finansowych. Jak to pogodzić?

Nie ma czego „godzić”. Zamiast dychotomii snucie planów „na za 5 lat” versus zajmowanie się historią, trzeba nie tracąc z oczu dalekosiężnego celu zająć się dniem dzisiejszym. Zamiast godzenia sprzeczności sprzedawać czy ewidencjonować telefony od klientów, trzeba znaleźć sposób na to, żeby sprzedawać i jednocześnie gromadzić niezbędne minimum danych.

Niestety często w tym etapie mnóstwo czasu i energii zespół pracowników traci na porządkowanie papierów, tworzenie ewidencji i ich ustawiczne uzgadnianie, na analizy i tabele. Ale mimo straconego czasu nadal nie rozwiązuje to problemu zarządzania w warunkach niepewności.

Niekiedy można wręcz spotkać się z sytuacją „zarządzania w warunkach niewiedzy”. Czyli wszyscy pracownicy są ogromnie obciążeni gromadzeniem danych i informacji do analiz, ale zarządzający nadal nie ma i nie wykorzystuje całościowych danych do podejmowania decyzji zarządczych i sterowania firmą. Bazą decyzji staje się intuicja i „wydaje mi się”.

Uproszczenie i automatyzacja systemu zbierania danych

W takiej sytuacji jedyne rozsądne rozwiązanie to stworzenie spójnego systemu zbierania danych i informacji finansowych. Jak najmniej przepisywania danych, jak najwięcej automatyzacji. Wykorzystanie narzędzi informatycznych maksymalnie, jak to tylko możliwe. Narzędzia są po to, żeby ich używać, a chałupnicze zbieranie informacji o firmie wystarcza tylko do pewnego momentu.

Nie namawiam od razu, do prowadzenia pełnej księgowości albo wdrażania systemu klasy ERP. Ale między zupełnym brakiem mierzenia wyników albo zapiskami w zeszycie, a systemem ERP istnieje wiele możliwości pośrednich. Każdemu na jego miarę i według potrzeb.

Wprowadzenie zdecydowanych uproszczeń w Twoim sposobie zbierania informacji o wynikach finansowych firmy to postawienie tamy, zalewającej niektóre firmy na tym etapie, fali coraz to nowych ewidencji i analiz.

Rezygnacja z dodatkowych elementów, kiedy Twoja firma jest zbyt mała

Zachwyceni informacjami i wnioskami, które ułatwiają zarządzanie, niektórzy menedżerowie próbują badać coraz to nowe obszary działania przedsiębiorstwa. To dobrze. To ważna wiedza. Ale coraz więcej analiz w połączeniu z rosnącą firmą oznacza lawinowo rosnącą ilość danych do zaewidencjonowania, uzgodnienia, przeanalizowania. Nowi pracownicy oznaczają także, że nie wszystkie informacje są w głowie szefa.

Kiedy Twoja firma rozwija się i rośnie, to najwyższy czas na przymiarkę do jakiegoś systemu zarządzania tym wszystkim. Odręczne zapiski w zeszycie mogą nie wystarczyć. Może Excel, może bardziej zaawansowane narzędzia informatyczne. Rynek tego typu rozwiązań ciągle się rozwija, jest w czym wybierać. Bez usprawnienia pracy związanej ze zbieraniem danych finansowych, stopniowo cała praca związana z planowaniem finansowych, analizowaniem wyników i kontrolą wykonania planu stopniowo zostanie zaniechana. Z braku czasu nie będzie wykonywana regularnie i do końca. Zabraknie czasu na analizę i wyciąganie wniosków. W efekcie – cały ten wysiłek pozostanie bezużyteczny dla bieżącego działania firmy i jej rozwoju.

Bieżące prognozy finansowe, czyli jak wykorzystać plan finansowy w codziennej pracy

Kiedy już przemyślałeś cele i zaplanowałeś działania, przygotowałeś plan finansowy firmy, kiedy zacząłeś analizować bieżące rezultaty, rozumiesz, jak działa Twoja firma, masz system, który ułatwia Ci śledzenie i analizę historycznych wyników, wtedy przychodzi moment na…

Etap czwarty, czyli moment, kiedy chciałbyś, mimo wszystko, poza rocznym i kilkuletnim planem, poza rzeczywistymi wynikami z wczoraj, z poprzedniego miesiąca, lub z poprzedniego kwartału, powiedzieć rzeczywistości: „SPRAWDZAM“.

To moment niemal metafizyczny, wyjątkowy. Jeden z moich klientów wykrzyknął w takim momencie:

Rany! NARESZCIE zaczęliśmy rozmawiać konkretnie o przyszłości! A nie tylko analizować przeszłość!

Kiedy już rozumiesz, jak działa Twoja firma i wiesz, dokąd chcesz ją doprowadzić, pozostaje tylko krok do opracowania krótkoterminowej prognozy (po angielsku nazywam ją „forecast“).

To nie to samo, co plan finansowy! Plan finansowy to Twoje życzenie, jak mają wyglądać wyniki, opracowane zwykle z wyprzedzeniem co najmniej 12 miesięcy. To długi okres i wiele może się w takim czasie zmienić. To również nie to samo, co analiza rzeczywistych wyników, bo te odnoszą się do historii.

Krótkoterminowe prognozy finansowe

Krótkoterminowe prognozy łączą w sobie plan finansowy na dany rok, rzeczywiste wyniki z przeszłości i informacje o bieżących zamówieniach, umowach, zleceniach, albo przewidywaną na innej podstawie wartość sprzedaży i kosztów obecnego i przyszłych okresów. Krótko mówiąc, taka prognoza, to odpowiedź na pytanie: Jak będą wyglądały przyszłe wyniki firmy, jeśli weźmiemy pod uwagę wszystko, co wiemy o niej do tej pory i jeśli nic w jej funkcjonowaniu nie zmienimy?

To jedna z tych informacji, które w dobrze zarządzanej firmie menedżer powinien otrzymywać regularnie, co najmniej raz na miesiąc:

  1. taki był plan na koniec poprzedniego miesiąca, a tyle zrealizowaliśmy,
  2. taki jest plan na koniec najbliższego kwartału, a tyle spodziewamy się zrealizować,
  3. taki jest plan na koniec bieżącego roku, a tyle spodziewamy się zrealizować.

Oczywiście w każdej firmie zakres i sposób uzyskiwania tych przewidywań jest różny. Musisz znaleźć właściwy dla Twojego biznesu. I nie sposób zacząć go szukać, jeśli nie zacząłeś od planu finansowego i analizowania bieżących wyników, jeśli nie masz sprawnego systemu dostarczania informacji zarządczych.

Dopiero taka informacja pozwala Ci z wyprzedzeniem reagować, intensyfikować sprzedaż, szukać oszczędności i realnie zarządzać, aby osiągnąć zakładane cele roczne i kilkuletnie.

Taka krótkoterminowa prognoza, działa jak System Wczesnego Ostrzegania Przed Górami Lodowymi i pozwala uniknąć losu Titanica.

Jak zrobić prognozę wyniku finansowego? - infografika

Jak zrobić prognozę wyniku finansowego w 3 prostych krokach?

Dlaczego plan finansowy wspiera wzrost zysków Twojej firmy?

Bez ustanku powtarzam małym przedsiębiorcom (i nie tylko), że przynajmniej prosty plan finansowy to podstawa. Jedni reagują aprobująco kiwając głowami, ale nadal nie znajdując czasu i motywacji, żeby go zrobić. Inni pomijają milczeniem, a za moimi plecami być może pukają się w czoło. Nieliczni – tworzą swoje plany, a jeszcze mniejsza grupa z nich – kontroluje na bieżąco czy rzeczywistość spełnia ich plan, analizuje odchylenia i wyciąga wnioski.

Do której grupy należysz?

Być może stwierdzasz, że te całe plany, to bzdura, bo nikt i tak nie jest w stanie przewidzieć przyszłości? Jeśli jesteś perfekcjonistą i czujesz niedosyt, bo spodziewasz się, że rzeczywistość może się z tym planem znacznie rozminąć – mogę Cię tylko zapewnić, że tak jest ZAWSZE.

Ale nauka tworzenia planów finansowych to długoletni proces. Każdy kolejny plan będzie lepszy. Jeśli nie zaniedbasz porównywania wyników z planem i analizowania rozbieżności, z każdym rokiem Twoje plany będą lepsze i coraz lepiej będziesz rozumieć, jak funkcjonują finanse Twojego przedsiębiorstwa.

Jest takie powiedzenie w języku angielskim:

Brak planowania finansów może mieć przykre konsekwencje - powiedzenie

Co Ci daje planowanie finansowe w firmie?

  1. Najpierw pomaga zweryfikować, czy wstępne założenia odnośnie przychodów, kosztów i zysków są realne. Czy matematycznie (i faktycznie) są możliwe do zrealizowania.
  2. Pomaga Ci zweryfikować założenia i lepiej podejmować decyzje odnośnie inwestycji. Plan finansowy pokaże czarno na białym czy planowana inwestycja ma szansę być opłacalna.
  3. Plan finansowy jest jak wyznaczenie azymutu – pokazuje cel, do którego zmierza firma i cały zespół. Możesz łatwo podporządkować wszystkie decyzje organizacyjne, kadrowe, kontrolę wyników i na przykład wynagrodzenia planowanym celom finansowym.
  4. Plan finansowy pomaga Ci w trakcie roku na bieżąco analizować, czy firma zmierza w dobrym kierunku. Szczególnie odczujesz to, kiedy są jakieś wahania sprzedaży lub zysku. Czy są powodem do niepokoju? Czy idzie nam lepiej czy gorzej niż planowaliśmy?
    Szybkie porównanie z planem i z wynikami z analogicznego okresu poprzedniego roku od razu dadzą odpowiedź. Kiedy nie ma planu, to nie masz do czego porównać.
  5. Porównanie wstępnego planu finansowego z późniejszą realizacją i przeanalizowanie największych odchyleń od razu wskazują Ci kierunki, gdzie trzeba interweniować.
    Spada marża? Być może możesz już dziś podjąć jakieś działania, żeby ją poprawić? Nie musisz czekać do końca roku i ubolewać nad stratą.
    Rosną koszty stałe? Możesz interweniować od razu, w tym kwartale, a nie czekać, aż będzie za późno.
Dlaczego plan finansowy w firmie jest ważny? - infografika

Dlaczego plan finansowy w firmie jest ważny? Jakie konkretne korzyści daje?

Plan finansowy w Excelu – przykład i gotowe narzędzia

Zdaję sobie sprawę, że ten ogrom wiedzy na temat planu finansowego, który Ci właśnie przekazałam może być przytłaczający. Być może wydaje Ci się, że przygotowanie takiego planu jest bardzo trudne. Nie wiesz od czego zacząć.

Właśnie dlatego przygotowałam dla Ciebie kompletny pakiet gotowych narzędzi. To gotowe arkusze i tabele w Excelu, które możesz wykorzystać w swojej firmie na wiele sposobów, wielokrotnie. To model planu finansowego i tabeli liczenia zysków, który wykorzystuje od lat w mojej pracy. Przetestowane wielokrotnie firmach moich klientów. Pakiet jest uzupełniony o praktyczne poradniki, dodatkowe wskazówki i wideo instrukcje.

Jeżeli szukasz gotowego narzędzia (w Excelu) i wzoru jak plan finansowy dla małej firmy może wyglądać, to ten pakiet jest dla Ciebie.

Pakiet LICZ ZYSKI JAK PRO!

Więcej wskazówek na temat innych elementów finansów, o które warto zadbać, żeby Twoja firma była bezpieczna i dynamicznie się rozwijała znajdziesz w artykule Jak zarządzać finansami w firmie? 8 kluczowych elementów

 

Artykuł pierwotnie opublikowany 8 października 2014 r. W maju 2021 został przeze mnie znacznie rozbudowany i uzupełniony, żeby dać Ci jeszcze więcej praktycznych wskazówek.

Fot.: © miw45kg / Fotolia

Posted in Zarządzanie finansami, Organizacja i zarządzanie and tagged , .