Proces windykacji w 4 krokach z praktycznymi wskazówkami

Przeczytasz w 11 minut

Jeżeli sprzedajesz klientom z odroczonym terminem płatności, to zapewne nie muszę Cię przekonywać, że skuteczny proces windykacji jest w Twojej firmie niezbędny. Jak powinna wyglądać procedura windykacji w małej firmie? W tym artykule przedstawiam najważniejsze wskazówki, jak taki proces możesz zorganizować nawet w małej firmie. Podpowiadam też praktyczne rozwiązania, które możesz zastosować i podaję przykłady konkretnych działań.

Wielu małych przedsiębiorców nie podejmuje wysiłku zorganizowania spójnego systemu windykacyjnego, bo myślą, że to zbyt skomplikowane. Albo uważają, że nie jest im potrzebne. Niektórzy przedsiębiorcy wychodzą z założenia, że ich marże pokryją ewentualne straty z tytułu kilku nieuregulowanych płatności. Inni zmieniają model biznesowy. Jeszcze inni – zamykają oczy na ten problem i czekają, aż zniknie.

Taka sytuacja trwa zwykle do czasu pierwszego większego kłopotu z płatnością od klienta. Kiedy problem już powstanie i eskaluje, jego rozwiązanie bywa trudne, a do tego kosztuje sporo stresu.

Dlatego warto zawczasu zadbać o sprawny i skuteczny proces windykacji, który w małej firmie może być nawet bardzo prosty. Ważne jest, żeby był dopasowany do potrzeb i możliwości Twojej firmy oraz był skuteczny.

Dobry system windykacji należności ma na celu nie tylko zapobieganie niezapłaconym fakturom, ale także przyspieszenie obiegu gotówki i poprawę płynności. Wpływa więc bezpośrednio na bezpieczeństwo finansowe Twojej firmy i jej sprawne funkcjonowanie. Pisałam o tym więcej w artykule Jak poprawić cash flow w małej firmie?

Nie mam dla Ciebie złotych recept. Ale jest kilka podstawowych kroków, które możesz wykonać, żeby zabezpieczyć spływ należności. Poniżej przedstawiam konkretne elementy, na które warto zwrócić uwagę, podaję katalog przykładowych działań i przykład procesu windykacji. Do tego daję praktyczne wskazówki jak podzielić dłużników i jak podchodzić do rezultatów działań windykacyjnych oraz jak monitorować płatności.

We wszystkich działaniach windykacyjnych, poza dobrym zaprojektowaniem procedur ważna jest konsekwencja i regularność. Jeżeli chcesz pogłębić temat, to polecam artykuł o systemie windykacyjnym, w którym szczegółowo omawiam, co powinien zawierać taki system oraz omawiam różne rozwiązania techniczne, które mogą Ci w tym pomóc.

Proces windykacji należności w małej (i średniej) firmie

Kiedy myślisz o windykacji, to w pierwszym odruchu kojarzy się ona z firmami windykacyjnymi lub kierowaniem sprawy do sądu z pomocą prawnika. Prawda jest jednak taka, że te działania to ostateczność. Powinieneś o niej myśleć dopiero, kiedy działania wewnętrzne zawiodły. Powiem nawet więcej: Prowadzone wewnętrznie działania mają znacznie większą skuteczność niż te zlecane na zewnątrz.

Nie twierdzę, że współpraca z firmami windykacyjnymi lub kierowanie spraw do sądu jest nieodpowiednie lub niekorzystne. Wręcz przeciwnie – mają one swoje miejsce w procesie windykacji. Jednak nie zwalniają Cię z odpowiedzialności za działania, które możesz podjąć wewnętrznie. Te wstępne działania powinny być regularnie wykonywane, żeby potrzeba kierowania sprawy dalej zdarzała się jak najrzadziej. Skierowanie sprawy do prawnika, firmy windykacyjnej, sądu i wreszcie – komornika, to dopiero kolejne etapy procesu windykacji należności. Jednak w tym artykule chcę przede wszystkim wytłumaczyć Ci co możesz zrobić na wcześniejszych etapach, znacznie niższym kosztem i z większą skutecznością.

1.     Polityka kredytu kupieckiego

Chociaż ustalenie jasnych zasad kredytu kupieckiego nie jest samo w sobie elementem procesu windykacji, ale jest z nim nieodłącznie związane. W niektórych branżach zwykło się przyjmować, że normą jest sprzedawanie z odroczonym terminem płatności. Warto jednak pamiętać, że kwestia płatności zawsze wynika z indywidualnych ustaleń z klientem.

Zanim zaczniesz usprawniać system windykacji w firmie warto więc rzucić okiem po pierwsze na stosowany w Twojej firmie model płatności (zaliczki, przedpłaty, raty, faktoring, płatność odroczona). Po drugie – na politykę kredytu kupieckiego.

Kiedy pozwalasz klientom na płatność odroczoną, to de facto dajesz im nieoprocentowany kredyt. Mogą oni korzystać z towaru / usługi przez określony czas nie płacąc za niego. Warto w tej sytuacji przemyśleć, szczególnie w odniesieniu do stałych klientów lub dostaw ciągłych na jakich zasadach takie wysyłki / usługi chcesz realizować.

Możesz ustalić określone limity zadłużenia, powyżej których przestaniesz realizować dostawy. Możesz wprowadzić limity wartości jednostkowych dostaw, powyżej których dokonasz sprawdzenia kondycji dłużnika albo poprosisz o dodatkowe zabezpieczenie płatności.

Zdaję sobie sprawę, że bardzo nieliczne małe firmy wprowadzają jakiekolwiek zasady w tym obszarze. Jednak jest to spory błąd. To oczywiste, że mała firma nie ma odpowiedniej siły negocjacyjnej, żeby narzucać warunki dużemu graczowi. Ale po pierwsze nie zawsze sprzedajesz wyłącznie do wielkich firm. Po drugie, nawet w takiej sytuacji powinieneś szacować ryzyko i podejmować je świadomie. Ustalać na jakie działania Twoja firma może sobie pozwolić, a na jakie nie i co możesz zrobić, żeby ryzyko w konkretnej sytuacji ograniczyć.

Klarowne ustalenia odnośnie kredytu kupieckiego dają Ci także argument, kiedy dojdzie do windykacji, o czym piszę poniżej.

O mitach i faktach związanych z kredytem kupiecki pisałam w artykule Kredyt kupiecki – fakty i mity, czyli dlaczego rozdajesz pieniądze za darmo

2.     Bieżące monitorowanie nierozliczonych należności

Monitorowanie nierozliczonych płatności zaczyna się wtedy, kiedy jesteś w stanie wydobyć ze swojego systemu listę niezapłaconych faktur sprzedaży na dany moment. Wystarczy ustalić jak często taką listę przeglądasz, jakie konkretnie akcje podejmujesz, w jaki sposób notujesz działania podjęte w odniesieniu do konkretnej należności (tak, żeby np. za tydzień wiedzieć, że w danej sprawie dłużnik obiecał zapłatę i przypomnieć mu o tym). Nie wydaje się więc to skomplikowane. Jednak najważniejsze jest, czy mamy i jakie mamy narzędzia pomocne w tej pracy. W skrócie ten proces wygląda tak:

  1. Wyciągasz z systemu aktualną listę niezapłaconych należności.
  2. Przeglądasz pod kątem wcześniejszych ustaleń z dłużnikami, czy wywiązali się z nich. Jeśli nie, podejmujesz kolejny krok windykacji (np. wysyłasz wezwanie, kierujesz sprawę do prawnika itd.)
  3. Przeglądasz pod kątem nowych pozycji, którym minął lub właśnie mija termin płatności – podejmujesz działania zgodnie ze swoją wewnętrzną procedurą windykacji.
    Oczywiście najlepiej byłoby, gdyby kolejne podjęte działania i uzgodnienia z dłużnikiem można było w systemie odnotowywać bezpośrednio w odniesieniu do danej faktury.
Zarządzanie należnościami od klientów zaczyna się znacznie wcześniej niż na etapie windykacji - infografika

Zarządzanie należnościami od klientów zaczyna się znacznie wcześniej niż na etapie windykacji

3.     Gradacja nacisków, czyli wewnętrzna procedura windykacji

Warto zastanowić się jakie działania windykacyjne standardowo podejmujesz, jakie jeszcze możesz podjąć i zastanowić się nad ich gradacją. To znaczy uporządkowaniem planowanych działań od najłagodniejszych do najbardziej zdecydowanych i dotkliwych dla klienta.

Prawdopodobnie na początku tej skali działań znajdą się wszelkiego rodzaju zachęty dla klientów do wcześniejszej zapłaty. Skonta, promocje, przedsprzedaż w obniżonej cenie. Można klientom zaproponować faktoring. Każda z tych propozycji obniża marżę lub wynik Twojej firmy, dlatego należy je stosować z rozwagą i odpowiednio przekalkulować. Są to jednak sposoby, które eliminują potrzebę późniejszej windykacji (i koszty z nią związane).

Kiedy została wystawiona faktura z odroczonym terminem płatności, to w ramach procesu windykacji możesz dobierać różne działania, które mają już bardziej charakter nacisków niż zachęt. Zapłata za dostarczone towary i usługi to Twoje prawo i cały system windykacyjny ma na celu to prawo jak najskuteczniej wyegzekwować.

Katalog przykładowych działań windykacyjnych

  • Telefon z przypomnieniem,
  • Wiadomość SMS z przypomnieniem,
  • Wiadomość e-mail z różną treścią (stopniowe zwiększanie nacisków),
  • Wezwanie do zapłaty,
  • Zablokowanie kolejnych dostaw / wykonywania usług,
  • Rozłożenie na raty (podpisanie porozumienie o rozłożeniu na raty i uznaniu długu),
  • Wezwanie do zapłaty wysłane przez prawnika,
  • Umieszczenie informacji o zadłużeniu w KRD lub innym publicznym rejestrze długów (należy uważać na wymogi prawne),
  • Skierowanie sprawy do kancelarii windykacyjnej,
  • Skierowanie sprawy do sądu, następnie do komornika.

Każde z tych działań ma swoje uwarunkowania i może mieć ograniczenia prawne, których tutaj nie będę szczegółowo omawiać. Powinieneś je skonsultować ze swoim prawnikiem.

Od strony praktycznej warto dodać kilka uwag:

Zablokowanie kolejnych dostaw – w zależności od specyfiki Twojej działalności może być równie prostym, co skutecznym sposobem na wyegzekwowanie spłaty zaległości. Oczywiście musisz upewnić się, że zawarta przez Ciebie umowa z klientem przewiduje taka możliwość.

Podpisanie porozumienia o rozłożeniu na raty – może nawet nie zostać zrealizowane, ale uznanie długu podpisane przez dłużnika przy tej okazji przerywa bieg przedawnienia. Dlatego warto ten krok skonsultować z prawnikiem.

Wezwanie do zapłaty wysłane przez prawnika – samo w sobie nie ma większej mocy prawnej niż wezwanie wysłane przez Twoją firmę, ale bardzo często (poza tym, że może zawierać odpowiednie dla dalszego procesu windykacji sformułowania) ma działanie psychologiczne.

Umieszczenie informacji o zadłużeniu w KRD – może być bardziej skuteczne wobec dłużnika, który ma kredyty bankowe. Banki zwykle kontrolują kondycję kredytobiorców i zapis w KRD lub innym publicznym rejestrze może utrudnić mu kontynuację kredytu.

Jak widzisz, nie umieściłam na tej liście groźby naliczenia odsetek za zwłokę lub kosztów windykacji. Masz prawo obciążyć dłużnika tymi dodatkowymi kosztami. Ale z mojego doświadczenia wynika, że ich wysokość jest zwykle niewspółmierna do samej kwoty długu i stanowią słaby argument przetargowy w rozmowach windykacyjnych.

Korzyści z wdrożenia konkretnych stałych procedur windykacji

Pośrednią korzyścią ze stworzenia jednolitej procedury jest to, że opracowane sposoby postępowania, wiadomości i pisma wystarczy raz skonsultować z prawnikiem, a później można już stosować je wielokrotnie.

Bardzo ważne w procesie windykacji jest też niedopuszczanie do powstawania zaległości, którymi przez jakiś czas nikt się nie interesuje. W tym czasie Twojej zwłoki wiele może się wydarzyć i im później zostaną przez Ciebie podjęte działania, tym trudniejsza windykacja. Konkretny stale działający proces windykacji nie dopuszcza do takich sytuacji. Konkretna procedura powoduje, że działania i decyzje o skierowaniu danej sprawy na kolejny etap są podejmowane regularnie i konsekwentnie.

Nie ma też pokusy robienia wyjątków albo zaniedbywania niektórych działań. Procedury i zasady powinny być jasne i spójne. Konkretny arsenał środków musi być dostosowany do specyfiki działania Twojej firmy i wewnętrznych ustaleń.

Bardzo ważne jest też, że dobrze zdefiniowany proces windykacji pozwala Ci to zadanie w pełni delegować i zająć się wyłącznie okresowym kontrolowaniem wyników oraz podejmowanie decyzji w kluczowych sprawach.

W części „praktyczne rozwiązania” poniżej opisuję, jak może wyglądać taki przykładowy proces windykacji.

4.     Podział dłużników, zbieranie informacji i decyzja o eskalacji działań

Cały proces windykacji wewnętrznej ma na celu odzyskanie maksymalnie dużej części należności i szybkie wyodrębnienie tych, z którymi mogą być kłopoty. W nowoczesnych firmach, które obsługują wielu kontrahentów, ten proces może być wielowątkowy, zależny od kategorii kontrahenta, i maksymalnie dopasowany od indywidualnej sytuacji (a jednak bazujący na standardach, a nie wyjątkach od zasad).

Warto spojrzeć na ten proces także jak na proces zbierania informacji o dłużniku, które będą przydatne na późniejszych etapach.

Jeżeli klienci nie płacą, to mogą to robić z wielu różnych powodów. Skuteczny system windykacyjny powinien adresować różne postawy, przyczyny i działać na różne rodzaje dłużników. Wyobraź sobie najprostszy podział możliwych sytuacji:

  • Roztargnieni,
  • Płacący niechętnie,
  • Dłużnicy, którzy nie mają pieniędzy.

Dłużnicy roztargnieni

Wielu z Twoich klientów może nie płacić w terminach, bo są roztargnieni, zapominają albo są niezorganizowani. Do tej kategorii możesz też zaliczyć duże firmy, w których faktury nie są płacone w terminach ze względu na przewlekły proces ich akceptowania, księgowania, kierowania do płatności itd.

W takich sytuacjach wystarczającym działaniem z Twojej strony może być wiadomość SMS lub telefon przed terminem płatności, drobne przypomnienie, które spowoduje zapłatę. W pewnym sensie Twój dział windykacji wyręcza wtedy dłużnika, ale dzieje się to z obopólną korzyścią.

Prawdopodobnie wielu z Twoich klientów mieści się w tej kategorii, dlatego warto w Twoim systemie windykacyjnym przewidzieć działania skierowane na przyspieszenie spływu należności z tej grupy. Na pewno nie warto w takich sytuacjach wytaczać ciężkich dział windykacyjnych. Z drugiej strony – zaniedbanie przez Twoją firmę kontaktu może prowadzić do niepotrzebnego narastania problemu.

Dłużnicy płacący niechętnie

Jest pewna grupa ludzi, którzy z różnych powodów płacą niechętnie. Czasem wynika to z faktu, że mają mało pieniędzy do dyspozycji, z przekonań, a czasem z indywidualnych nawyków. Na tej samej zasadzie niektórzy zawsze próbują negocjować cenę albo nigdy nie płacą napiwków.

Potrzebujesz wziąć pod uwagę, że tacy klienci występują (niezależnie od ich wewnętrznych motywacji) i zaprojektować odpowiednie skuteczne w ich przypadku działania windykacyjne. Najważniejsze w tej grupie dłużników jest pokazanie, że nie odpuścisz, że pilnujesz swoich należności i że jesteś konsekwentny w działaniach windykacyjnych.

Przypomnienia przed terminem płatności mogą być pomocne. Ale najważniejsze będą szybkie i konsekwentne działania po upływie terminu płatności faktury:

  • Grzeczny kontakt i stanowcza prośba o zapłatę.
  • Monitorowanie ustaleń.
  • Weryfikowanie otrzymanych obietnic.

Być może dłużnik faktycznie ma niewystarczające środki na spłatę wszystkich swoich zobowiązań. Ale w takiej sytuacji będzie musiał podjąć jakąś decyzję, które z nich zapłacić. I Twoja asertywna, stanowcza i konsekwentna komunikacja może w takiej sytuacji sprawić, że będzie to właśnie Twoja faktura.

Dłużnicy, którzy nie mają pieniędzy i mogą zbankrutować

Zakładając, że dłużnicy z grupy pierwszej i drugiej stanowią ogromną większość Twoich klientów, dobry proces windykacji powinien uwzględniać także tych, którzy nie mają pieniędzy i są bliscy bankructwa. W takiej sytuacji Twoje powodzenie zależy od tego jak szybko podejmiesz działania i jak dobrze będziesz do nich przygotowany.

W systemie windykacyjnym, który tu opisuję zaproponowałam Ci kilka narzędzi, które powinny pomóc w takiej sytuacji:

    • Polityka kredytu kupieckiego powinna minimalizować skalę podejmowanego ryzyka. To oznacza, że jednorazowe transakcje o wartości, która mogłaby być zagrożeniem dla Twojej firmy powinny być specjalnie zabezpieczane. Tak samo jak dłużnicy, którzy w wyniku kilku kolejnych dostaw zadłużają się nadmiernie.
    • Konkretna procedura windykacji powinna pozwolić szybko zidentyfikować klientów z poważnymi problemami płatniczymi. Dzięki temu będziesz mógł szybko eskalować działania, czyli przekazać sprawę do prawników, zewnętrznej windykacji lub od razu do sądu.
    • Działania podejmowane w całym procesie windykacji powinny być odpowiednio dokumentowane.Skrupulatność w dokumentach daje Ci większe pole manewru w razie sporu prawnego i sądowego.
  • Informacje zebrane w czasie windykacji wstępnej mogą znacznie zwiększyć skuteczność późniejszych działań.Dzięki wcześniejszym rozmowom z dłużnikiem i wiedzy o sytuacji jego biznesu, posiadanym majątku, powiązaniach, działaniach, możesz podejmować lepsze decyzje co do sposobów windykacji. Niejednokrotnie takie informacje pozwalają przyspieszyć decyzję o eskalacji działań, ale też są ważnymi wskazówkami na etapie egzekucji ewentualnego wyroku sądowego. W najgorszym razie – pomogą podjąć decyzję o rezygnacji z windykacji w sytuacji, gdyby była ona zupełnie nieopłacalna (czyli unikasz ponoszenia dalszych strat).
3 typy dłużników - infografika

3 typy dłużników i różne podejście do każdego z nich

Praktyczne rozwiązania w procesie windykacji i przykładowe działania

Chociaż podałam Ci już mnóstwo szczegółowych wskazówek na temat tego, jak zorganizować proces windykacji i system windykacyjny w małej firmie, wiem, że najbardziej pomocne są zawsze praktyczne przykłady. Dlatego na koniec jeszcze kilka wskazówek i praktycznych rozwiązań.

Skąd wziąć dane do monitorowania i windykacji należności?

Monitorowanie należności za wystawione faktury najłatwiej zacząć od programu, w którym te faktury wystawiasz. Organizacja tego procesu bardzo zależy od wielkości Twojej firmy i od tego, jak masz zorganizowaną księgowość. Dlatego tutaj na wszelki wypadek w skrócie wymienię różne możliwości i opcje, zaczynając od najwygodniejszego wariantu.

Jeżeli masz trochę większą firmę lub spółkę i prowadzisz pełną księgowość, to oznacza, że Twoja księgowa regularnie księguje na kontach rozrachunkowych zarówno faktury sprzedaży, jak i zapłaty za nie (wyciągi bankowe i raporty kasowe). Co prawda robi to z pewnym opóźnieniem, ale przy odrobinie organizacji i dobrej woli można postarać się wspólnie z nią usprawnić ten proces tak, że niemal w czasie rzeczywistym będziesz znać salda należności poszczególnych klientów.

W swojej ewidencji księgowość rozlicza też zapłaty z fakturami i uzgadnia te rozliczenia z odbiorcami. Co oznacza, że teoretycznie w każdej chwili księgowa powinna być w stanie podać Ci nie tylko saldo rozrachunków z danym kontrahentem, ale także listę faktur, które składają się na to saldo.

Brzmi pięknie, prawda? Zaznaczam jednak, że jest to sytuacja idealna, która wymaga:

  1. prowadzenia księgowości w formie pełnych ksiąg rachunkowych (co jest bardziej skomplikowane i droższe, dlatego rzadko stosowane w najmniejszych firmach, jeśli nie ma takiego obowiązku),
  2. porządku w księgach, utrzymywanego przez rzetelną i dobrą księgową (chodzi o to, żeby rozliczała na bieżąco zapłaty z fakturami),
  3. przemyślanego procesu i współpracy całej firmy z księgowością, żeby dostarczać dokumenty do księgowości na tyle szybko, żeby możliwe było księgowanie niemal na bieżąco.

Wiele zależy od wielkości Twojej firmy i stosowanej ewidencji księgowej

W większych firmach często spotyka się też systemy informatyczne, które usprawniają cały proces. To znaczy, w tym samy systemie wystawiane są faktury, które automatycznie ładują się do księgowości. A po zaksięgowaniu i rozliczeniu płatności dział windykacji (lub wyznaczona do tych zadań osoba) może podglądać ewidencję niezapłaconych faktur w oddzielnym module windykacji (lub czymś na jego kształt). Moduł windykacji zwykle umożliwia też dodawanie swoich oznaczeń, notatek, statusów i wystawianie wezwań do zapłaty. Tyle o dużych firmach i zaawansowanych systemach informatycznych.

W małych firmach, gdzie księgowość jest uproszczona, księgowa nie pomoże w tym zadaniu. Ale bardzo możliwe, że program, w którym wystawiasz faktury ma funkcjonalność zaznaczania, która faktura została opłacona, a która nie. W tej sytuacji kluczowe jest, żeby kompletnie i terminowo wprowadzać do tego programu odpowiednie informacje. Warto wyznaczyć osobę odpowiedzialną za to i terminarz aktualizacji. W takiej sytuacji wystarczy, po zaktualizowaniu informacji o zapłatach, wydrukować z programu listę niezapłaconych faktur i dalej procedury wygląda podobnie. Jest mniej zautomatyzowana, więcej jest ręcznych kroków i możliwości pomyłki, ale przy ograniczonej ilości wystawianych faktur jest to całkiem dobre rozwiązanie.

Ręczny system, czyli zero automatyzacji. Nie mogę nie wspomnieć o sytuacjach, z którymi wcale nie tak rzadko się spotykam, kiedy nie ma jednego systemu, w którym wystawiane są faktury albo co gorsza faktury są wystawiane ręcznie na papierze, w Excelu, w Word. To zupełnie ręczny system. W takiej sytuacji niestety wymaga od Ciebie zupełnie ręcznego prowadzenia ewidencji niezapłaconych faktur.

Podsumowując, niezależnie od tego, jak duża jest Twoja firma i z jakich systemów informatycznych w niej korzystasz, absolutnie najważniejszym narzędziem do monitorowania niezapłaconych faktur jest dla Ciebie EWIDENCJA. Jest to stale aktualizowana lista tych faktur, które nie zostały zapłacone, najlepiej z odnotowanymi w niej uwagami odnośnie wcześniejszych ustaleń i podjętych działań. W optymalnym układzie taka ewidencja będzie prowadzona w systemie informatycznym do zarządzania firmą. W najmniej wyrafinowanym – będzie to prosta tabela w Excelu z listą faktur, datami i uwagami, uzupełniane i aktualizowana.

Procedura windykacji należności – przykład działań podejmowanych wewnętrznie

Warto podkreślić, że nie ma jednego uniwersalnego wzoru procesu windykacji. Jego kształt zależy od wybranych przez Ciebie typów podejmowanych działań, specyfiki branży / projektów prowadzonych dla klientów, rodzaju Twoich klientów, stosowanych terminów płatności i mnóstwa innych czynników.

Gdybym miała zaproponować przykładową procedurę windykacji, mogłaby ona wyglądać następująco:

  • 3 dni przed terminem płatności – wysyłka przypomnienia z prośbą o terminową wpłatę,
  • 7 dni po terminie płatności – wysyłka przypomnienia z ostrzeżeniem o możliwym wstrzymaniu dostaw,
  • 14 dni po terminie płatności – wstrzymanie dostaw i wysłanie wezwania do zapłaty,
  • 21 dni po terminie płatności – umieszczenie informacji o zadłużeniu w internetowej giełdzie długów (o ile możesz to zrobić),
  • 23 dni po terminie płatności – prośba o podpisanie przez kontrahenta uznania długu lub porozumienie o rozłożeniu na raty, itp.,
  • 28 dni po terminie płatności – przedsądowe wezwanie do zapłaty i skierowanie sprawy do kancelarii prawnej.

Oczywiście, czas realizacji poszczególnych działań, ich rodzaj i odstępstwa od reguły zależą od Ciebie i specyfiki Twojej firmy.

Sprawny proces windykacji to szybszy obieg gotówki i mniejsze straty

Jak już zaznaczałam celem sprawnie działającego systemu windykacji jest przede wszystkim przyspieszenie spłaty należności przez kontrahentów. Większość działań podejmowanych przez Twoją firmę w tym zakresie zaowocuje szybką zapłatą przez kontrahenta (najlepiej w terminie płatności). To, co najczęściej kojarzy nam się z windykacją, czyli dochodzenie należności trudnych i przeterminowanych to zaledwie ułamek, ważny, ale nie najważniejszy całego procesu windykacji. Im mniej należności, które musisz kierować do windykacji zewnętrznej, tym mniejsze ryzyko strat.

W tym artykule starałam się przekazać Ci maksymalnie dużo praktycznych wskazówek. Zdaję sobie jednak sprawę, że sama wiedza to za mało. Jeżeli potrzebujesz wsparcia w zaprojektowaniu skutecznego procesu windykacji dla Twojej firmy, to możesz skorzystać z jednorazowej konsultacji, w czasie której poszukamy najlepszych sposobów i metod dopasowanych do Twojej firmy.

Polecam też artykuł, w którym dzielę się moimi rekomendacjami, wynikającymi z wieloletniego doświadczenia, jak windykacja należności w praktyce wygląda.

 

Twoi znajomi też powinni to przeczytać? Śmiało, daj im znać!
Posted in Zarządzanie finansami and tagged , .