Jak odzyskać należności?

Windykacja należności w praktyce, czyli jak odzyskać pieniądze od klientów

Przeczytasz w 7 minut

Wielu przedsiębiorców zadaje sobie pytanie: Jak odzyskać pieniądze od klientów? Co zrobić, żeby dostać w terminie zapłatę za wykonane usługi? Albo wysłane towary? Jak unikać narastania zaległości? Co zrobić, kiedy klient unika telefonów i nie chce płacić? Jak windykacja należności w praktyce powinna wyglądać w małej firmie?

Odzyskiwanie Twoich własnych pieniędzy staje się szczególnie ważne i potrzebne w czasach trudniejszych, w czasie kryzysu, spadku obrotów lub jakichkolwiek innych zawirowań. Czasem dopiero wtedy zaczynasz zadawać sobie takie pytania.

Jak powinna wyglądać windykacja należności w praktyce piszę dokładnie w kilku artykułach na blogu (poniżej znajdziesz linki). Tutaj koncentruję się na pragmatycznych, życiowych wskazówkach. Na moich rekomendacjach wynikających z wieloletniego doświadczenia. Na co warto zwrócić uwagę, żeby realnie podejść do odzyskania pieniędzy od klientów, nie tracić zbędnych nerwów i odzyskać jak najwięcej (jak najmniej stracić)?

Windykacja należności polega nie tylko na reagowaniu, ale bardziej na zapobieganiu, żeby problem z odzyskaniem pieniędzy był jak najmniejszy

Zapewne nie zaskoczę Cię stwierdzeniem, że lepiej zajmować się tematem należności w czasie pokoju. To znaczy wtedy, kiedy nie masz jeszcze noża na gardle i tylko szukasz sposobów na usprawnienie działania Twojej firmy, a szczególnie na przyspieszenie obiegu gotówki w niej. Uczę o tym i zwracam uwagę na ten temat szczególnie w kontekście zarządzania przepływami pieniężnymi w firmie. Polecam artykuł-poradnik Co to są przepływy pieniężne i dlaczego są tak ważne?

Możesz też skorzystać z gotowego pakietu narzędzi, lekcji i poradników Kontroluj GOTÓWKĘ!

Jeżeli chodzi o zapobieganie problemom z należnościami, to temat jest bardzo obszerny. Ale tutaj chcę zasygnalizować najważniejsze punkty, w których możesz proaktywnie działać, aby takie trudności Cię nie dotykały.

1. Przemyśl swój model finansowy

Zaczęłabym od tego, jak odzyskać pieniądze od Twoich klientów powstaje tylko, jeśli akceptujesz odroczone płatności. A to nie jest jedyny możliwy model. Szczególnie w małych firmach tak zwana „sprzedaż na przelew” nie jest korzystana. I wcale nie jest obowiązkowa. Możesz stosować płatność z góry, przedpłaty, płatność w ratach, płatność zaliczek. Każda z tych opcji jest bardziej korzystna niż dostarczenie towaru, produktu lub usługi, wystawienie faktury, odczekanie 7 / 14/ 60 / 90 / 120 dni i dopiero wtedy proszenie o wpłatę.

Zdaję sobie sprawę, że w tej chwili wyświetla Ci się w głowie myśl: „Ale to nie możliwe. W mojej branży wszyscy tak robią. Klient tego nie zaakceptuje.” Prawda jest taka, że to tylko Twoje przekonania. Nic więcej.

Mogę Ci odpowiedzieć krótko: Jeśli wszyscy w Twojej branży / na rynku będą skakali z mostu, Ty też skoczysz? Jeśli klient oczekuje, że odetniesz sobie palec, to odetniesz? A jeśli chodzi o Twoje pieniądze, to zgadzasz się na rozwiązania skrajnie niekorzystne dla Ciebie i Twojej firmy?

Z mojego doświadczenia wynika, że jest naprawdę niewiele rynków, gdzie faktycznie nie masz innego wyjścia. Ale wtedy tym bardziej Twój model finansowy powinien być dobrze przemyślany. Bo działać w takich warunkach trzeba umieć.

  • Ile % zaliczki?
  • Ile dni odroczenia płatności (terminu płatności)?

Każda nawet drobna zmiana może poprawiać sytuację finansową Twojej firmy.

Najczęściej jest tak, że być może nie jest możliwa drastyczna zmiana warunków, ale możesz zrobić przynajmniej jeden mały krok w kierunku poprawienia sytuacji. Zamiast całej płatności z dołu, wprowadzić zaliczki. Sprawdzić, czy plan płatności zaliczek pokrywa przynajmniej Twoje koszty. Rozważyć wprowadzenie faktoringu. I tak dalej.

Windykacja należności w praktyce zaczyna się znacznie wcześniej niż w momencie stwierdzenia braku zapłaty za fakturę - model zarządzania należnościami od klientów - infografika

Windykacja należności w praktyce zaczyna się znacznie wcześniej niż w momencie stwierdzenia braku zapłaty za fakturę – model zarządzania należnościami od klientów

2. Kontroluj kredyt dla klienta

Za każdym razem, kiedy dostarczasz produkt lub usługę bez płatności, to de facto kredytujesz klienta. I tak traktuj tę sytuację. Jakbyś był bankiem udzielającym kredytu.

  • Zadaj sobie pytanie „Jaką mam szansę, że odzyskam moje pieniądze?”
  • Jeśli możesz – sprawdź wiarygodność kontrahenta.
  • Postaw dodatkowe warunki.
  • Zażądaj zapłaty za poprzednią fakturę (nawet, jeśli jest przed terminem płatności) zanim wyślesz kolejny towar.
  • Skorzystaj z faktoringu, wtedy bank sprawdzi kontrahenta.

Większość małych firm tego nie robi i później gorzko żałuje.

Podstawowe zadanie dla Ciebie to ustalanie maksymalnego limitu kredytu dla każdego klienta. Nie grzesz naiwnością. Nie oddawaj wszystkiego, co klient zażąda.

Pamiętaj:

Lepiej nie sprzedać niż oddać towar za darmo.

Kwestia świadomego udzielania kredytu kupieckiego jest tak ważna i tak często zaniedbywana w małych firmach, że potraktowałabym ją jako odrębny krok procesu windykacji. To nie przesada! Pisałam o tym dokładniej (i o innych elementach tego procesu, dlatego gorąco polecam) w artykule Proces windykacji w 4 krokach z praktycznymi wskazówkami

Jeżeli wydaje Ci się, że w Twojej sytuacji takie podejście nie jest możliwe, że działając w ten sposób zepsujesz relacje z klientami i masz mnóstwo innych obaw, to rozprawiałam się z takimi przekonaniami w artykule Kredyt kupiecki – fakty i mity, czyli dlaczego rozdajesz pieniądze za darmo Zajrzyj do niego koniecznie!

3. Staraj się odzyskać pieniądze jak najszybciej

Generalna zasada, jeśli chodzi o odzyskiwanie należności brzmi:

Im szybciej, tym lepiej.

Oczywiście, żeby tak było, potrzebujesz mieć w swojej firmie wdrożony SYSTEM WINDYKACJI. Czyli choćby najprostszy mechanizm monitorowania:

  • kiedy zbliża się termin płatności,
  • która faktura nie jest zapłacona w terminie,
  • cały przemyślany ciąg działań: Kiedy jest wysyłane przypomnienie, kiedy telefon, kiedy wezwanie do zapłaty. Kiedy zapala się czerwony alarm? Kto odpowiada za poszczególne kroki? Kto odpowiada za regularne monitorowanie poziomu należności? A kto za podjęcie decyzji o przekazaniu sprawy do firmy windykacyjnej lub prawnika? I kiedy?

O tym, jak taki system windykacji zbudować napisałam artykuł System windykacyjny, czyli jak odzyskać należności w małej firmie, w którym omawiam temat bardzo szczegółowo.

Zdaję sobie sprawę, że nie sposób opisać wszystkich niuansów dobrego systemu windykacji, na dodatek taki system musi być bardzo mocno dopasowany do specyfiki Twojej firmy, branży, w której działasz, Twoich docelowych klientów i Twoich możliwości technicznych. Dlatego, jeżeli potrzebujesz wsparcia, to napisz do mnie, bo prawdopodobnie jedna konsultacja ze mną może być wystarczająca, żeby taki system wstępnie zaprojektować.

Windykacja należności w praktyce, czyli jak odzyskać pieniądze od klientów, kiedy problem już powstał?

Kiedy mleko już się rozlało, dłużnik nie zapłacił i nie reaguje na monity albo wymyśla tysiące uników, to niestety Twój wpływ na sytuację jest znacznie mniejszy. Dlatego zawsze zalecam działać jak najszybciej. Im sprawniej funkcjonuje Twój system windykacji należności w praktyce i szybciej podejmiesz działanie, tym większe masz szanse na odzyskanie pieniędzy.

Dlatego tak rekomenduję zawczasu pomyśleć o konkretnym procesie windykacji, dzięki któremu nie tylko regularnie i konsekwentnie monitorujesz sytuację, ale też szybko podejmujesz działania i decyzje o ich ewentualnej eskalacji.

W artykule Proces windykacji w 4 krokach z praktycznymi wskazówkami podaję Ci szczegółowe instrukcje, praktyczne wskazówki i przykłady, jak możesz zorganizować w praktyce windykację należności w swojej firmie. Cały ten proces powinien działać automatycznie. Oznacza to, że raczej powinieneś monitorowanie należności i wstępną windykację delegować swoim pracownikom. Na Twoje biurko powinny trafiać wyłącznie sprawy, które wymagają decyzji o skierowaniu dalej albo dotyczą znaczących kwot.

Z mojego osobistego doświadczenia, jeżeli sytuacja eskaluje, to zanim zaczniesz myśleć o zaangażowaniu prawnika i skierowaniu sprawy do sądu, proponowałabym jednak przemyślenie kilku rzeczy.

1. Polubownie skuteczniej odzyskasz pieniądze

Zaskakująco często, kiedy dłużnik nie płaci, wzbudza to ogromną złość u właścicieli małych firm. Poczucie krzywdy, niesprawiedliwości, żalu. Emocje aż się kotłują, a jednocześnie nie bardzo wiadomo co zrobić. Wtedy najwłaściwsze wydaje się skierowanie sprawy do prawnika i do sądu.

Emocje jednak nie są dobrym doradcą. I kierując się nimi nie widzisz ryzyka strat, na jakie narażasz swoją firmę.

Nie znam Twojej sytuacji, ale podpowiadam, że znacznie szybciej, łatwiej i taniej jest odzyskać należności polubownie. I warto o tym pamiętać. Niezależnie od Twoich osobistych uczuć, emocji i przekonań, cele biznesu jest generowanie zysku. Celem Twojego działania jest odzyskanie pieniędzy. A nie udowodnienie komukolwiek jak niegodziwie się zachował.

Dlatego, jeśli tylko jesteś w stanie postaraj się uspokoić swoje emocje zanim zaczniesz podejmować jakiekolwiek decyzje. A następnie poszukać możliwości polubownego załatwienia sprawy. Nie musisz nawet osobiście rozmawiać z dłużnikiem, możesz delegować to zadanie prawnikowi lub kancelarii windykacyjnej.

Umiejętność panowania nad swoimi przekonaniami i emocjami to bardzo ważny element rozwoju każdego menedżera i zarządzania sobą.

2. Pogódź się ze stratami i dopiero wtedy negocjuj

Przede wszystkim pomyśl o tym, że lepiej dostać 20 tysięcy w ratach po 500 zł niż nie odzyskać nic. Lepiej odzyskać 80% długu niż nie odzyskać go wcale.

Kiedy Tak do tego podejdziesz, będzie Ci łatwiej negocjować z dłużnikiem. Oczywiście, że powinien Ci zapłacić całość, nawet z odsetkami za zwłokę!

Ale jednak, oceń realnie, jakie są szanse, że zapłaci tak, jak Ty chcesz? Kiedy pogodzisz się z tym, że być może jest taka ewentualność, że nie odzyskasz swoich pieniędzy, będziesz w stanie odsunąć na bok emocje, a wtedy trzeźwo i spokojnie rozmawiać z dłużnikiem o możliwych wyjściach z sytuacji.

Warto spokojnie podejść do tematu i przedyskutować dostępne opcje rozwiązania sprawy:

  • odroczenie terminu,
  • rozłożenie na raty,
  • odsetki.

W każdej z takich sytuacji warto korzystać z porad prawnika, bo nawet sposób w jaki sformułujesz pisma podpisywane przez dłużnika może dawać Ci dodatkowe korzyści. Mówię o przerwaniu biegu przedawnienia, które dokładniej omawiałam w artykule o procesie windykacji.

3. Skierowanie sprawy do windykacji, do prawnika i do sądu

Oczywiście jako ostateczne rozwiązania możesz rozważyć:

  • Skierowanie sprawy do firmy windykacyjnej, która będzie nękała dłużnika telefonami i wiadomościami.
  • Skierowanie sprawy do prawnika, żeby ten przygotował ją do skierowania do sądu (i prowadził dalej sprawę).

Oba te rozwiązania są stosowane i warto z nich korzystać. Zanim jednak podejmiesz taką decyzję warto spokojnie rozważyć, czy takie działanie ma sens.

  1. Przede wszystkim, na podstawie informacji od prawnika lub firmy windykacyjnej policz koszty tego działania.
  2. Następnie oszacuj szanse na odzyskanie pieniędzy.

Jeżeli nie masz żadnej wiedzy o majątku dłużnika, nie wiesz, czy ma z czego spłacić dług, albo, co gorsza, wiesz, że nie ma pieniędzy, ma wielu wierzycieli i nie ma pieniędzy… W takiej sytuacji często okazuje się, że windykacja nie ma żadnego sensu.

Skoro od początku wiadomo, że szanse odzyskania pieniędzy są małe, bo dłużnik po prostu nie zarabia i nie ma majątku, to Ty poniesiesz konkretne koszty, a pieniędzy możesz nie odzyskać nigdy. Oczywiście nawet w takiej sytuacji, może być korzystne dla Ciebie postępowanie sądowe po to, żeby mieć prawomocny wyrok i odzyskać te pieniądze kiedyś, kiedy dłużnik stanie się wypłacalny.

Ostateczna decyzja bardzo mocno zależy od kwoty pieniędzy, którą chcesz odzyskać. Przy pewnych małych kwotach może to być po prostu nieopłacalne.

Jak widzisz, decyzja iść czy nie iść do firmy windykacyjnej, do prawnika, czy do sądu nie jest prosta i oczywista. Warto w takiej sytuacji na spokojnie rozważyć wszystkie za i przeciw, szanse odzyskania należności, ewentualne koszty i ryzyko.

Moje uwagi powyżej nie mają na celu Cię zniechęcać do tej drogi, tylko pokazać Ci, że warto tę decyzję przekalkulować i nie wierzyć w bajkę, że oddanie sprawy ekspertom automatycznie spowoduje wpływ pieniędzy na Twoje konto. Być może spowoduje, a być może nie. To sprawa niezmiernie indywidualna.

Windykacja należności w praktyce to znacznie więcej niż próby odzyskania pieniędzy drogą sądową

Wbrew powszechnemu postrzeganiu, racjonalne i odpowiedzialne podejście do windykacji należności oznacza w praktyce, że robisz wszystko, żeby nie musieć kierować sprawy do sądu. Znacznie łatwiej, szybciej i taniej odzyskasz pieniądze na wcześniejszych etapach procesu windykacji. A najlepiej, zamiast zastanawiać się jak odzyskać należności, unikać ich powstawania. Trzymać rękę na pulsie i monitorować na bieżąco. Pilnować swoich pieniędzy zanim będziesz musiał je odzyskiwać od dłużników.

Jeżeli nie wiesz, z której strony zabrać się za temat wdrożenia systemu windykacji albo chcesz przedyskutować sytuację Twojej firmy w tym obszarze, to zapraszam na indywidualną konsultację:

Konsultacja zarządcza Get Direction Express

 

 

Twoi znajomi też powinni to przeczytać? Śmiało, daj im znać!
Posted in Organizacja i zarządzanie, Zarządzanie finansami and tagged , .