Delegowanie zadań a schemat ekosystemu biznesu

Delegowanie zadań, czyli jak zapewnić sobie wsparcie

Jeśli ten wpis może być wartościowy dla Twoich znajomych, to śmiało! Podziel się z nimi :-)

Delegowanie zadań pracownikom to temat rzeka. Jego skuteczność zależy od bardzo wielu czynników i umiejętności. Dzisiaj chcę skupić się na tym, co moim zdaniem najważniejsze: Co możesz delegować, a czego absolutnie nie? Jak delegować? Od czego zacząć to całe delegowanie i dlaczego?

Zwykle pierwsza myśl o oddaniu komuś części swoich zadań przychodzi do Ciebie dopiero, kiedy już naprawdę nic, absolutnie nic więcej, nie możesz wcisnąć do swojego planu dnia. I niestety to jest najgorszy możliwy moment. I to jest też najczęstsza przyczyna porażek w tym działaniu i powód, dla którego tak wielu przedsiębiorców zniechęca się do delegowania.

„Bo delegowanie zadań nie działa”.

Owszem, działa. Ale tak, jak nie oczekujesz, że Twój samochód pojedzie i dowiezie Cię do celu bez benzyny, tak nie oczekuj, że cokolwiek zadziała, jeśli tego wcześniej nie przygotujesz. Jeśli zapomnisz zatankować samochodu i staniesz w polu, to do kogo kierujesz pretensje? Kopiesz w przednie koło, żeby wreszcie ruszył? Wyzywasz, jaki jest beznadziejny i złośliwy, że nie chce Cię słuchać? No właśnie 🙂

Druga sytuacja, z którą często się stykam (i drugi przepis na porażkę), to taka, że nie masz pojęcia w jaki sposób zabrać się za jakiś obszar w Twojej firmie, na przykład sprzedaż albo marketing. I szukasz człowieka, który „ogarnie całość”. Nie wiesz co to znaczy, nie wiesz kogo szukasz, nie znasz swoich oczekiwań. Chcesz, żeby były rezultaty, ale nie bardzo wiesz jakie.

W tych dwóch sytuacjach tkwi odpowiedź na pytanie jak zorganizować sobie wsparcie, żeby było skuteczne i żeby Twoja firma rozwijała się dzięki niemu.

Co delegować, a czego absolutnie nie?

Najważniejsze pytanie w temacie delegowania dotyczy tego, co możesz i powinnaś delegować. A co bezwzględnie musi pozostać przy Tobie.

W schemacie ekosystemu biznesu, do którego odnoszę się wielokrotnie wyróżniono 7 obszarów zarządzania firmą:

  • Leadership (przywództwo),
  • Management (zarządzanie ludźmi, systemami, procesami itd.),
  • Finance (finanse),
  • Brand (marka i wyróżnik firmy),
  • Marketing (pozyskanie potencjalnych klientów, zaznajomienie rynku z marką),
  • Sales (proces sprzedaży),
  • Delivery (proces dostarczenia towarów i usług klientom, obsługa posprzedażowa).

(Jeżeli nie znasz tego schematu, to obejrzyj poniższe nagranie, w którym tłumaczę na czym polega ekosystem i jakie ma znaczenie dla zarządzania mała firmą.)

Kiedy zarządzasz swoją firmą, to w Twojej ręce powinny skupiać się nitki, którymi sterujesz każdym z tych 7 obszarów.

Spójrz na to w ten sposób, jesteś liderem swojej firmy i wyznaczasz standardy działania w każdej z tych dziedzin.

  1. W zależności od tego, jak duża jest Twoja firma i na jakim etapie rozwoju jest, Twoja kontrola może polegać na tym, że wszystko w danym obszarze robisz samodzielnie.
  2. Z czasem może być tak, że do technicznych zadań, np. w obsłudze marketingu wynajmiesz pracownika, ale nadal Ty będziesz decydować o tym, jak wygląda całość marketingu, planować projekty, koordynować działania, pisać teksty. A asystent będzie wykonywać prace takie jak wrzucanie postów, wysyłka newslettera (przygotowanego i zatwierdzonego przez Ciebie), kontakt z prasą lub drukarnią.
  3. Później być może zdołasz oddelegować całe projekty, bo zatrudnisz bardziej wykwalifikowanych pomocników. Na przykład zatrudnisz agencję do prowadzenia kampanii reklamowych w internecie. Ale, aby marketing był spójny z całą resztą działań Twojej firmy (i nie marnował Twojego czasu ani pieniędzy), to plan tych projektów musi być zatwierdzany z Tobą i rezultaty tego, co robi wynajęty zespół muszą być kontrolowane przez Ciebie.
  4. Być może wreszcie Twoja firma rozwinie się do tego momentu, że zatrudnisz menedżera marketingu, który przejmie na siebie bezpośrednie planowanie działań, projektów, koordynowanie ich, nadzorowanie tego, co robią pracownicy i kontrolowanie efektów. Nadal jednak to Ty pozostaniesz szefem wszystkich szefów i to Ty będziesz wyznaczać menedżerowi marketingu kierunki działań i oczekiwane efekty. Ty będziesz dbać o spójność tego, co robi marketing z tym, czego wymagają finanse i sprzedaż, z uwzględnieniem możliwości produkcyjnych itd. To Ty będziesz rozliczać z efektów, ale już nie szeregowych pracowników, a menedżera danego obszaru.
Etapy pozbywania się zadań (delegowania), które opisałam powyżej, mogą przebiegać trochę inaczej, może będą jeszcze jakieś pośrednie.

Postęp tego, jak dużo zlecasz innym będzie dotyczył każdego obszaru działania Twojej firmy. Chociaż nie w każdym obszarze będzie przebiegał jednakowo. Niektóre rzeczy delegujesz szybciej, a inne później. Być może niektóre zechcesz na dłużej zatrzymać i nie delegować wcale.

Są takie obszary zarządzania firmą, które bezwzględnie pozostaną przy Tobie. (Co nie oznacza, że wszystkie zadania w nich musisz wykonywać samodzielnie.) To oznacza, że nie możesz całkowicie delegować kontroli nad finansami Twojej firmy. Nie możesz zdelegować tworzenia wizji, wyznaczania celów czy nakreślania ogólnych planów dla firmy (obszar Leadership). To Ty wyznaczasz standardy, według których działa firma i kierunek, w którym zmierza.

Nie oddasz nikomu kontroli i ogólnego nadzoru nad każdym z obszarów. Tak, żebyś wiedziała, że po pierwsze wszystkie działy wiosłują w tym samym kierunku (mają zbieżne cele), po drugie, że wykonują swoją pracę właściwie (osiągają wyznaczone efekty). Tylko wtedy Twoja firma będzie się rozwijać.

Dlaczego właśnie w taki sposób delegować zadania w Twojej firmie?

Kiedy zrozumiesz ten całościowy obraz, w jaki sposób będzie się rozwijać Twoja firma i kolejność, w jakiej możesz delegować kolejne poziomy swoich zadań, powinno stać się jasne, dlaczego to jedyna możliwa droga.

Przede wszystkim najważniejszą rzeczą dla Ciebie jest utrzymanie kontroli nad swoją firmą. To Twoja firma, Twoje zasady, Twoje standardy. Ty ją stworzyłaś i masz wizję, jak powinna działać. Ty za nią odpowiadasz i najwięcej ryzykujesz, jeśli coś się nie powiedzie.

Dlatego ZAWSZE potrzebujesz trzymać w ręce nitki kontroli nad tym, co się dzieje.

I nie chodzi o to, aby popadać w obsesję i kontrolować każdy papier, każdy szczegół i każdą czynność. Absolutnie nie! Chodzi właśnie o zbudowanie takich mechanizmów, żeby kontrolować Twoją firmę na poziomie ogólnym i wiedzieć, że na poziomie detali wszystko też działa tak, jak Ty chcesz.

I dlatego nie oddajesz nigdy zadań, związanych z ogólną kontrolą każdego z działów, wyznaczania kierunków czy kontroli nad wynikami finansowymi. Ale też, tej kontroli musisz się nauczyć. Dlatego zaproponowałam tutaj ewolucyjną drogę. Krok po kroku.

Drugim bardzo ważną przyczyną są względy ekonomiczne. Kiedy prowadzisz malutką firmę, to raczej nie zatrudnisz wykwalifikowanego dyrektora sprzedaży, żeby stworzył sobie zespół handlowców i zdjął z Twojej głowy WSZYSTKIE zadania związane z pozyskiwaniem klientów. On wiedziałby jak to wszystko zrobić, ale byłby też bardzo drogi. (A Ty powinnaś kontrolować efekty jego działań, ale w tej sytuacji nie miałabyś pojęcia w jaki sposób.)

Na początku rozwoju firmy stać Cię prawdopodobnie na zatrudnienie pomocnika do pojedynczych zadań. Handlowca. Być może takiego z potencjałem na stanie się kierownikiem w niedalekiej przyszłości. Ale na początku na pewno będzie wymagał Twojego kierownictwa, wskazówek, nadzoru. I to jest właściwa droga.

Trudna prawda

Niestety dla Ciebie, taka ewolucja Twojej firmy wymaga od Ciebie zrozumienia przynajmniej podstaw zarządzania marketingiem, sprzedażą, produkcją, dostawami, finansami, ludźmi itd. Piszę „niestety”, bo to jest główny powód, dla którego najczęściej przedsiębiorcy tego nie robią. Próbują na skróty. Próbują szukać magicznych sposobów. Stwierdzają, że delegowanie nie działa, a pracownicy są niesamodzielni i leniwi (tu zwykle następuje dużo dłuższa lista epitetów).

Prawda jest taka, że jakkolwiek to byłoby trudne, jeżeli chcesz, żeby Twoja firma się rozwijała, to musisz poznać przynajmniej podstawy zarządzania biznesem, wiedzieć czego oczekujesz od poszczególnych ludzi i działów, mieć swoją wizję i plan.

Od czego zacząć delegowanie zadań?

I w ten sposób powracamy do podstawowego pytania, na które chciałam dzisiaj odpowiedzieć. Jak delegować? Od czego zacząć?

1. Lista zadań do delegowania

Moim zdaniem, zacznij od wypisania listy zadań, którymi zajmujesz się obecnie, a które są techniczne, czasochłonne, których nie lubisz. Najlepiej, jeśli to zadania stosunkowo proste albo takie, do których można kogoś szybko przeszkolić lub przygotować mu prostą instrukcję (procedurę / wzornik).

Być może to nie będzie osławiony „marketing” albo „pozyskiwanie klientów”, ale spokojnie. Uzbrój się w cierpliwość.

To początkowy etap, w którym chodzi przede wszystkim o to, żeby uwolnić jak najwięcej Twojego czasu. Czasu, który potrzebujesz na zajęcie się zarządzaniem Twoją firmą. Na przemyślenie celów, planów, strategii. Jeśli trzeba – na doszkolenie się w obszarze, w którym nie masz wystarczającego doświadczenia.

2. Przygotowanie przekazania zadań i szkolenia

Kiedy przygotujesz już pierwszą listę zadań do delegowania i określisz jakie masz minimalne wymagania wobec osoby, która miałaby to robić, czas przygotować wdrożenie tej osoby. Dokładne instrukcje, procedury, szkolenie – cokolwiek może pomóc jej pomóc Tobie.

3. Rekrutacja / znalezienie odpowiedniej osoby

Wtedy kolejny ważny etap – dobrze przygotowana rekrutacja. Nie zatrudniaj pierwszego z brzegu. Określ kogo chcesz. W jaki sposób sprawdzisz, że to jest ta osoba, o którą Ci chodzi? Poszukaj i nie pospieszaj.

Kiedy już zatrudnisz nowego pracownika (albo asystentkę, albo podwykonawcę, forma rozliczeń nie ma znaczenia), to pamiętaj, że bardzo ważne jest przeszkolenie, wdrożenie, a później kontrola i nadzór nad tym, co robi.

Tak, na to wszystko potrzebujesz czasu. Na początku prawdopodobnie sporo. Ale wszystko to robisz po to, żeby ułatwić sobie w przyszłości. Dlatego nie warto oszczędzać czasu i energii na dobrą rekrutację, przygotowanie i wdrożenie pracownika, który ma Ci pomóc.

Procedurę delegowania zadań i naczęstsze pułapki czyhające po drodze opisałam w artykule Jak delegować zadania pracownikom?

A jeśli chcesz poczytać o niechlubnym przykładzie delegowania przez abdykację, czyli jak nie delegować zadań, to zajrzyj do tego artykułu.

Delegowanie zadań to inwestycja!

Spójrz na wsparcie dla siebie jak na inwestycję, a nie wydatek. Bez wsparcia nie pójdziesz do przodu. I nigdy nie będziesz mieć czasu na zarządzanie i rozwój swojej firmy.

Jeżeli chcesz posłuchać jeszcze kilka wskazówek o tym, jak delegować zadania, to zapraszam do tego nagrania:

A o najczęstszych pułapkach delegowania zadań (i nie tylko) pisałam w mini-serii:

Dlaczego delegowanie zadań nie działa? ♯1

Dlaczego Twój pracownik nie pracuje tak jak Ty? ♯2

Jak rozwinąć potencjał pracownika, czyli koleiny w Twojej głowie ♯3

Oczywiście, jeśli to nadal niewystarczające i chcesz dokładnie zaplanować co i jak delegować, aby rozwijać swoją firmę, to zapraszam na indywidualną konsultację:

Konsultacja zarządcza Get Direction Express

 

Wykres i koncepcja ekosystemu zarządzania: © EMyth Inc.


Jeśli ten wpis może być wartościowy dla Twoich znajomych, to śmiało! Podziel się z nimi :-)