Zastanawiasz się jak delegować zadania pracownikom? Umiejętność powierzania niektórych zadań pracownikom i uwolnienia Twojego czasu, może być tym, co zdecyduje o Twoim sukcesie lub porażce. Jeżeli nie zatrudnisz zespołu i nie powierzysz części swoich obowiązków innym, to bardzo szybko staniesz się ogniwem, które blokuje rozwój Twojej firmy. Wąskim gardłem. Dlatego w tym artykule znajdziesz kilka wskazówek jak delegować zadania.
Kiedy delegowanie zadań jest absolutnie niezbędne?
Problem z delegowaniem zadań często polega jednak nie tyle na tym, że nie wiesz jak delegować zadania, ale kiedy zacząć. Jeśli zaczniesz uczyć się tej umiejętności w ostatniej chwili, to po prostu nie zostawisz sobie czasu na stopniowe dochodzenie do biegłości w tej sztuce.
Czy zdarza Ci się, że niezałatwione pisma spadają z biurka, telefony wciąż dzwonią, spóźniasz się na kolejne spotkanie, bo w biegu próbowałeś jeszcze załatwić jakąś pilną i skomplikowaną sprawę, terminy gonią, a nowe pilne zadania wciąż zalewają Twój terminarz? Czy marzyłeś, żeby ktoś zdjął Ci z głowy przynajmniej połowę tych zadań i problemów i zmniejszył rosnącą w Tobie frustrację?
Na pewno tak!
Jakie rozwiązanie wpada Ci do głowy w pierwszej sekundzie? Zlecić część zadań komuś innemu?
Zapewne już w drugiej sekundzie wpada do Twojej głowy następna myśl:
To się nie da!
Już kilka razy próbowałem. Nikt inny nie potrafi tego zrobić dostatecznie dobrze.
Pracownicy są za mało odpowiedzialni i nie chce im się zrobić tego tak porządnie jak ja bym zrobił.
Nie umiem delegować zadań. To mi nigdy nie wychodzi.
Pracownicy są za głupi, żeby sobie z tym poradzić.
Tak, tak, winy szukamy w nieumiejętności pracowników albo swojej „niemożności”. A tymczasem winny jest PROCES DELEGOWANIA.
Jeżeli już jest ten moment, że codziennie atakuje Cię zbyt długa lista zadań, telefon się urywa a doba jest zawsze zbyt krótka, to znak, że moment, kiedy należało zapewnić sobie wsparcie już dawno minął. Niestety w takiej sytuacji często zabierasz się za rekrutację pracownika i delegowanie mu zadań w pośpiechu, bez zastanowienia. Efekty takiego działania bywają opłakane.
Najlepszy moment na przygotowanie i naukę delegowania zadań jest jednak wtedy, kiedy widzisz pierwsze oznaki przyspieszenia i rozwoju firmy, ale jeszcze masz czas, żeby w miarę spokojnie wdrożyć nową osobę do pomocy. I masz też czas nauczyć się dobrze powierzać jej zadania, kontrolować i rozliczać ich wykonanie.
Procedura delegowania zadań
Delegowanie zadań to nie taka trudna umiejętność. Wystarczy wiedzieć jak się do niego zabrać, żeby efekty były zadowalające. Nie szukaj przyczyn niepowodzeń przy delegowaniu zadań w swoim charakterze, ani w inteligencji czy motywacji pracowników. Naucz się PROCESU! Dzięki temu będziesz wiedział jak delegować zadania i skutecznie odciążysz własny kalendarz.
Prawidłowe powierzanie zadań składa się z 5 etapów:
- Uzgodnij jaki ma być rezultat wykonanego działania (REZULTAT, a nie metody jego osiągnięcia).
- Ustal z pracownikiem, jakie są zasady działania, co wolno, a czego nie, realizując cel.
- Określ z jakich zasobów może korzystać. Czy dostanie do pomocy zespół, czy może decydować o niezbędnych wydatkach i w ramach jakiego budżetu, na czyją pomoc może liczyć i w jakim zakresie.
- Uzgodnijcie w jaki sposób, kiedy i kto będzie oceniał rezultat tej pracy. Według jakich kryteriów?
- Jakie będą konsekwencje osiągnięcia lub nieosiągnięcia oczekiwanych rezultatów? Jakie konsekwencje wynikną naturalnie (np. utrata klienta), a jakie będą logicznym następstwem Twojego zadowolenia z wykonanej pracy (np. wypłata premii).
Teraz zapewne stwierdzasz, że przecież wszystko właśnie w taki sposób robisz!!!
Codziennie tysiące, albo setki tysięcy menedżerów na całym świecie próbują delegować jakieś zadania. Nieliczni robią to z sukcesem. Co ich różni od całej reszty?
Poza znajomością niezbędnego PROCESU, muszą przestrzegać zasad dobrej KOMUNIKACJI, o której pisałam w tym artykule.
Umiejętność dobrej komunikacji jest kluczem do sukcesu w wielu obszarach zarządzania. Również przy delegowaniu zadań.
Jak delegować zadania pracownikom w skuteczny sposób?
Wyobraź sobie, że komunikujesz pracownikowi, jakiego rezultatu od niego oczekujesz. Czy na pewno zrozumiał to, co Ty miałeś na myśli? Wyraziłeś dostatecznie jasno, co ma zostać osiągnięte? Czy potrafisz określić jednoznacznie kryteria, według których będziesz oceniać wykonanie?
Sprawdź, czy pracownik potrafi swoimi słowami powiedzieć, czego od niego oczekujesz. Poproś go o to i posłuchaj, czy to jest rzeczywiście to samo, co miałeś na myśli.
Jeśli chcesz nauczyć się jak delegować zadania skutecznie, to koniecznie zwróć uwagę na te 3 kluczowe obszary, które często bywają przyczyną niepowodzeń.
1. Określ co uważasz za rozwiązanie problemu, który delegujesz
Uważaj na sformułowania takie jak „dobrze wykonane”. „zadowolony klient”, „załatwiona sprawa” itd. One nic nie znaczą. Każdy może je odebrać inaczej. I zamiast załatwionego zadania, będziesz miał frustrację i żal po obu stronach.
Określ jasno: oczekujesz analizy sytuacji, zreferowania problemu, czy jego rozwiązania?
Czy wyrwanie ze ściany kabla od telefonu uważasz za właściwe „rozwiązanie problemu” dzwoniących ze skargami klientów?
Zwróć uwagę na pkt 2 procesu delegowania zadań. Bardzo często wydaje nam się, że pewne rzeczy i zasady są „oczywiste”. Więc po co o nich mówić? A tymczasem one są OCZYWISTE, ale…tylko dla nas. Każdy z nas ma swój własny zestaw takich OCZYWISTOŚCI. Nikt nie siedzi w Twojej głowie i nie wie „co masz na myśli”. Dlatego nie przechodź do następnych etapów procesu powierzania zadań, zanim nie upewnisz się, że macie jasność i jednakowe zrozumienie celu i zasad działania.
Myślę, że 80% niepowodzeń w delegowaniu zadań wynika właśnie z nieporozumień, co do oczekiwanego rezultatu i zasad działania! Komunikacja, komunikacja i jeszcze raz komunikacja…
Delegowanie zadań – 3 przyczyny niepowodzeń
2. Zaplanuj i zapewnij zasoby niezbędne do wykonania delegowanego zadania
Drugą przyczyną porażek bywa niejasne określenie dostępnych dla pracownika zasobów. Co z tego, że mógłby on załatwić sprawę podejmując decyzję A, B lub C, jeśli nie określisz zawczasu, czy takie decyzje ma prawo podejmować? Czy może skorzystać z pomocy innych (i kogo)? Na jaki budżet może liczyć?
Pomyśl o tym, że zasobem są także wiedza, umiejętności i doświadczenie. Czy pracownik ma kompetencje do wykonania zadania? Może potrzebuje przeszkolenia? Wskazówek?
Tak naprawdę, to jest w dużej mierze również problem komunikacyjny. Czasem delegując zadania, nie przewidujemy udostępnienia żadnych zasobów. Ale znacznie częściej – po prostu nie komunikujemy ich dostatecznie jasno.
3. Jak ocenisz efekty działania pracownika?
I wreszcie ostatnia przyczyna niepowodzeń – brak oceny wyników. Skoro powierzasz jakieś działania, ale nie sprawdzasz ich wyników, to tak, jakbyś nie dbał o rezultaty. Jeśli nie dbasz o rezultaty to znaczy, że nie są to ważne zadania.
Automatycznie spada motywacja Twoich pracowników i ich poczucie odpowiedzialności. Co więcej, w ten sposób sam sobie blokujesz możliwość powierzenia czegoś poważniejszego. Przecież nie powierzysz ważnej sprawy, jeśli nie wiesz jakich rezultatów możesz się spodziewać. A skąd masz wiedzieć, że pracownik upora się z trudnym zadaniem, skoro wcześniej delegowałeś tej osobie różne zadania, ale nigdy nie sprawdziłeś jak sobie z nimi poradziła?
Jak widzisz, większość problemów z delegowaniem zadań, to tak naprawdę problemy z komunikacją. Owszem skuteczne delegowanie wymaga też Twojej samodyscypliny, oceny rezultatów i nie wtrącania się z metody działania. Ale efekt końcowy w dużo większym stopniu zależy od tego, czy Ty i Twój pracownik dokładnie się zrozumiecie.
Te zasady są tak uniwersalne, że z powodzeniem możesz je zastosować w rodzinie lub innej sytuacji.
Pamiętaj! Najpierw jasno określ rezultat i to, co uważasz za OCZYWISTE.
I może się okazać, że całe to powierzanie zadań pracownikom nie jest takie straszne. Wręcz przeciwnie – jest jednym z podstawowych czynników wspierających rozwój Twojej małej firmy.
Pułapki delegowania zadań
O częstych pułapkach myślenia, które utrudniają Ci delegowanie zadań mówię w nagraniu:
Jak delegować zadania, ale też całe projekty i obszary?
Sama techniczna umiejętność delegowania zadań, to nie wszystko. Kiedy już nauczysz się delegować pojedyncze zadania, to kolejnym krokiem jest oddelegowanie (lub outsourcing) całych obszarów działania Twojej firmy. Na przykład marketingu lub PR. To doskonałe podejście do rozwoju Twojej firmy. Jednak wymaga odpowiedzi na szereg dodatkowych pytań: Co delegować najpierw? Czego nigdy nie możesz delegować?
Jak podejść do takiego outsourcingu / zarządzania przez delegowanie odpowiedzialności? Na te pytania odpowiadam dokładniej w artykule Delegowanie zadań, czyli jak zapewnić sobie wsparcie.
A o najczęstszych pułapkach delegowania zadań (i nie tylko) pisałam w mini-serii:
Dlaczego delegowanie zadań nie działa? ♯1
Dlaczego Twój pracownik nie pracuje tak jak Ty? ♯2
Jak rozwinąć potencjał pracownika, czyli koleiny w Twojej głowie ♯3
Jeśli chcesz zmienić swoje podejście do zarządzania pracownikami (albo nauczyć się go na nowo), to zapraszam na wyjątkowy kurs online Być SZEFEM. Pok prostu, w którym zapakowałam całe moje ponad 20-letnie doświadczenie, dostajesz konkretne wskazówki, praktyczne rozwiązania i mnóstwo materiałów dodatkowych.
/Proces powierzania zadań został opracowany na podstawie S.Covey „7 nawyków skutecznego działania”/
Fot.: © Vectorvstocker / Fotolia
