Jak delegować zadania - na przykładzie właściciela sklepu z narzędziami

Historia pewnego przedsiębiorcy. Czyli jak nie delegować zadań?

Dzisiaj opowiem o Pawle, który ponad rok temu zaczął realizować swój pomysł na biznes. Dowiesz się, jak nie delegować zadań i dlaczego sposób, w jaki robi to większość właścicieli małych biznesów przynosi opłakane skutki.

Paweł otworzył sklep z narzędziami budowlanymi na północy Poznania. W okolicach ulicy Obornickiej jest całe mnóstwo sklepów z tej branży, ale żaden nie oferował wtedy takiego asortymentu, jak ten Pawła. Dzięki temu nasz bohater nie musiał walczyć z konkurencją, a zainteresowani tematem klienci i tak krążyli w tej okolicy, dlatego reklamy Pawła szybko zostały zauważone, a klienci zaczęli napływać.

Jak zwykle w takich przypadkach, Paweł zaczynał skromnie. Urządzenie i zatowarowanie sklepu pochłonęło olbrzymią część funduszy przeznaczonych na jego otwarcie. Dlatego na początku Paweł spróbował nie zatrudniać pracownika. Z oczywistych względów.

Dzień jak co dzień…

Rano Paweł otwierał sklep, przyjmował klientów, porządkował towar na półkach, dbał o czystość w sklepie, kasował gotówkę i wystawiał faktury. W wolnych chwilach przeglądał stan towarów, zamówienia od klientów, przygotowywał i wysyłał zamówienia do dostawców. Kiedy kończyły się godziny otwarcia sklepu zamykał kasę, drukował raporty z kasy fiskalnej, podsumowywał rachunki. Wieczorami przeglądał i sprawdzał jeszcze zamówienia do dostawców, czy nic nie umknęło, a później sprawdzał stan finansów i przygotowywał papiery dla biura księgowego. Codzienna gonitwa małego przedsiębiorcy…

Gdzieś w międzyczasie zajmował się reklamą i szukaniem nowych hurtowych odbiorców. Klienci zaczęli sami polecać jego sklep, bo zawsze był solidny, oferował dobre ceny, pilnował obiecanych dostaw.

I udało się! Czyli drugi etap w życiu firmy

Nawiązał kontakt z kilkoma przedsiębiorstwami budowlanymi, które zamawiały większe ilości narzędzi. To było to! Teraz jedno zamówienie miewało wartość równą temu, co wcześniej Paweł sprzedawał przez cały tydzień!

Ale doszły też nowe obowiązki. Każdy z nowych „większych“ klientów wynegocjował oczywiście jakiś rabat. Teraz Paweł, po otrzymaniu takiego zamówienia, przygotowywał ofertę, uwzględniając uzgodnione rabaty, swoje aktualne ceny zakupu, minimalne marże itd. Wysyłał ofertę do klienta i dopiero po jej akceptacji, opracowywał zamówienie do dostawcy. Oczywiście wszystko w standardzie ekspres! No, ale przecież większy klient ma swoje prawa i trzeba o niego zadbać!

Jak nie delegować zadań?

Pierwszy pracownik

Jak delegować zadania - na przykładzie właściciela sklepu z narzędziamiPo roku takiej szarpaniny miał już dość. Przyszedł czas na zatrudnienie kogoś. Nie miał czasu ani ochoty na żadną REKRUTACJĘ. A tym bardziej nie chciał płacić za nią pośrednikowi. Po prostu popytał wśród znajomych i poprosił, żeby ci zapytali swoich znajomych. I w ten sposób trafił do niego Michał – sympatyczny młody i chętny do nauki kolega kolegi Pawła. To była ulga!!!

Paweł mógł teraz zostawić dbanie o sklep Michałowi, a sam zająć się opieką nad większymi klientami i szukaniem nowych. Jakoś naturalnie pozostawił też Michałowi najmniej wdzięczne zajęcia związane z prowadzeniem kasy fiskalnej, rachunkami od dostawców i przygotowywaniem kwitów dla księgowej.

Kolejny pracownik… i kłopoty

Michał radził sobie coraz sprawniej. Paweł, po roku pracy po 12-14 godzin na dobę, z ulgą przekazywał Michałowi kolejne swoje zadania, oddał mu też przygotowywanie ofert i obsługę firm budowlanych. Pracy było coraz więcej, więc niedługo zatrudnił kolejnego pracownika – Roberta, też kolegę kolegi. Teraz już naprawdę będzie mógł zastanowić się spokojnie nad strategią, marketingiem, rozwojem swojej małej firmy.

I wtedy, po kolejnych sześciu miesiącach, zaczęły dziać się dziwne rzeczy.

Najpierw zadzwonił do Pawła wściekły właściciel jednej z obsługiwanych firm budowlanych. Od tygodnia czeka na realizację swojego zamówienia i nadal nie dostał infomacji, kiedy może się go spodziewać. Paweł oczywiście natychmiast zajął się sprawą, sprawdził zamówienie, potwierdził termin, oddzwonił do klienta, uspokoił go i zaproponował jako rekompensatę dodatkowy jednorazowy rabat.

Przy okazji, sprawdzając to zamówienie, Paweł spojrzał na stan zapasów w magazynie. Zaniepokoił go wysoki zapas wiertarek. Dlatego spojrzał teraz na to dokładniej. I rzeczywiście! Na kilku pozycjach asortymentowych zapas był tak wysoki, że będą go teraz sprzedawać przez rok! Zupełnie niepotrzebnie zamrożone pieniądze! I wszystko przez Michała! Gdzie on miał głowę, kiedy to zamawiał?!

Kolejnego dnia zadzwoniła księgowa, że już od tygodnia upomina się o dokumenty za poprzedni miesiąc i jeśli nie dostanie ich dzisiaj, to nie zdąży z naliczeniem podatków. Wściekły Paweł postanowił osobiście się tym zająć, bo podatki to poważna sprawa i nie mógł sobie pozwolić na zaniedbanie tego. Zaczął przeglądać rachunki i kwity. Takiego bałaganu nigdy w nich nie było! Wszystko pomieszane.

Po godzinie walki ze stertą papierów Paweł zaczął widzieć światełko w tunelu. Większość papierów dla księgowej leżała przygotowana, ale przed ich oddaniem chciał jeszcze przejrzeć „duże“ zamówienia. Pierwsze, które chwycił było nietypowo nisko wycenione. Postanowił porównać je z cenami zakupu. Wymagało to trochę śledztwa, ale kiedy wreszcie udało mu się porównać ceny sprzedaży większej partii narzędzi z cenami, po których je zakupili… zamarł!!! Dopłacił do tego!!! I to sporo!

Tego już było za wiele! Co oni obaj sobie myślą? Michał z Robertem! Czy oni w ogóle szanują jego pieniądze, jego czas, jego wysiłek? Dlaczego im się nie chce najprostszych rzeczy dopilnować? Jak można być tak bezmyślnym i niechlujnym?!!!

Dosyć tego! Pozwalnia obu. Lepiej już nie mieć pracowników i robić wszystko samemu. Przynajmniej będzie zrobione dobrze!!!

Co poszło nie tak? Jak nie delegować zadań?

W jednej z książek, którą czytałam, spotkałam się z bardzo trafnym określeniem na to zjawisko: DELEGOWANIE PRZEZ ABDYKACJĘ.

I niestety jest ono całkiem częste. Wszystko jest na Twojej głowie, pracujesz ponad siły, gonisz w piętkę, wreszcie dojrzewasz do zatrudnienia pracownika i „delegujesz“.

W potocznym rozumieniu (a nikt nas przecież nie uczy jak delegować zadania) delegowanie to przekazywanie zadań. No to PRZEKAZUJESZ. Przekazujesz i przekazujesz, a sam wycofujesz się.

W końcu po to zatrudniłeś ludzi, żeby móc wreszcie trochę odetchnąć i zająć się najważniejszymi sprawami. Niestety zwykle już po kilku miesiącach okazuje się, że pracownicy pracują NIE TAK!

Nie tak, jak byś chciał. Inaczej niż oczekujesz. Nie tak, jak powinni.

Gdyby przerwać Ci tę litanię i zapytać „A jak powinni?“, to zapewne spojrzałbyś na mnie z politowaniem i powiedział, że „przecież to oczywiste“.

A życie pokazuje, że nie jest to takie oczywiste.

Życie pokazuje, że delegowanie nie polega na przekazywaniu zadań.

I że takie „delegowanie przez abdykację“ zawsze kończy się jakąś katastrofą. Jeśli chcesz, żeby Twoi pracownicy byli dla Ciebie wsparciem, potrzebujesz naprawdę nauczyć się, jak delegować zadania skutecznie.

O tym, jak podejść do delegowania zadań bardziej profesjonalnie przeczytaj w artykule Delegowanie zadań, czyli jak zapewnić sobie wsparcie.

A o najczęstszych pułapkach delegowania zadań (i nie tylko) pisałam w mini-serii:

Dlaczego delegowanie zadań nie działa? ♯1

Dlaczego Twój pracownik nie pracuje tak jak Ty? ♯2

Jak rozwinąć potencjał pracownika, czyli koleiny w Twojej głowie ♯3

Jeśli na chwilę zatrzymasz się przy tym temacie, to sam zobaczysz, że istnieje cała obszerna dziedzina zarządzania nazywana „zarządzaniem ludźmi“. I, że składa się on nie tylko z podpisywania ich umów o pracę, „przekazywania“ zadań i wysyłania przelewu raz w miesiącu. Trochę więcej o tym zarządzaniu piszę w przekrojowym artykule:

Jak zarządzać pracownikami? Czy naprawdę potrafisz być szefem?

P.S. Historia Pawła i jego sklepu nie jest prawdziwa. Albo raczej – jest jak najbardziej prawdziwa, z tym, że nie chodziło o sklep z narzędziami, nie w Poznaniu, a właściciel nie miał na imię Paweł. Cała reszta tej historii wydarza się tysiące razy każdego tygodnia w całej Polsce i na całym świecie w najróżniejszych małych biznesach. Tysiące właścicieli małych firm boleśnie przekonuje się, jak nie delegować zadań.

 

Fot.: © Helder Almeida / Fotolia

Jeśli ten wpis może być wartościowy dla Twoich znajomych, to śmiało! Podziel się z nimi :-)