Jak przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną, żeby zatrudnić najlepszego dla Twojej firmy pracownika?

Jak przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną? Co zrobić, żeby zatrudnić właściwego pracownika? Na co zwrócić szczególną uwagę? Jak pracodawca powinien przygotować się do takiej rozmowy? W tym artykule przedstawiam podstawy, których warto się trzymać. Moje własne sposoby na sukces i praktyczne wskazówki.

Ile razy zdarzyło Ci się odkładać rekrutację, bo nie wiedziałeś jak się za nią zabrać? A ile razy dałeś ogłoszenie, miałeś już nawet jakieś CV, ale rozmowy, które przeprowadzałeś „szły na żywioł”? A ile razy zdarzyło Ci się już po 2 miesiącach żałować, że zatrudniłeś właśnie tę osobę?

Uwierz mi, że takie sytuacje zdarzają się dosyć często. Powraca więc pytanie:

Jak przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną, żeby zatrudnić właściwego pracownika?

Niestety tak postawione pytanie jest bardzo niekonkretne.

To tak, jakbyś zapytał „Jak mam wybrać samochód?”

Kto nim będzie jeździł? Gdzie? Po mieście czy w trasie? Po lasach i polach? Jaki ma styl jazdy? Co preferuje przyszły kierowca, co jest dla niego ważne? Prędkość, bezpieczeństwo czy cena? A może wygląd? Czy ma rodzinę i z nią jeździ? Do czego jeszcze ma służyć ten samochód? Czy będzie przewoził towary? Jaki jest budżet?

Takie pytania mogę mnożyć, podobnie jak w odniesieniu do pytania o rozmowę rekrutacyjną. Podstawowy problem polega na tym, że nie wiem, co masz na myśli mówiąc „właściwą”, „idealną” osobę.

Dlatego to, co napiszę poniżej to ogólne rady. Podstawy, których warto się trzymać. Uchylam też rąbka „tajemnicy” i opowiadam o tym, jak ja sobie radzę z rekrutacją.

Rozmowa kwalifikacyjna musi być dobrze przygotowana!

Po pierwsze, dokładnie określiłabym kogo chcę, do czego, co ten ktoś ma robić i jaki być. PRZED rekrutacją.

Tak naprawdę określiłabym też kryteria, według których chcę oceniać kandydatów, jeszcze zanim sformułuję ogłoszenie.

Ogłoszenie musi odzwierciedlać Twoje oczekiwania, a cały proces rekrutacji jest wtedy ich naturalną konsekwencją. Jeśli spojrzysz na to od tej strony, to jeśli znasz swoje oczekiwania, wartości i kryteria oceny – one determinują całą rozmowę rekrutacyjną i Twoją decyzję. To od tych kryteriów zależy co chcesz sprawdzić i o co pytać.

O tym, w jaki sposób wizja i wartości firmy mogą pomóc Ci nie tylko w rekrutacji, ale też w późniejszym zarządzaniu pracownikami pisałam w artykule Jak zatrudnić pracownika, który przyczyni się do sukcesu Twojej firmy?

Kiedy określisz cele i przygotujesz cały proces, to będzie Ci znacznie łatwiej przeprowadzić samą rozmowę kwalifikacyjną.

Naturalnie pierwsza selekcja kandydatów, jeszcze przed spotkaniem, dotyczyć będzie ich kwalifikacji i doświadczenia opisanego w podaniu (CV). Warto uważnie przeglądać te dokumenty, bo można z nich wyczytać nie tylko fakty, daty i stanowiska, ale też interesujące okoliczności:

• Jak często dana osoba zmienia pracę? Dlaczego?
• Czy jej profil zawodowy jest spójny? Odpowiada osobie, której poszukujesz?
• Czy dany kandydat ma inne kwalifikacje niż wymienione w ogłoszeniu, które mogą okazać się przydatne?
• itd.

Sukces rekrutacji zależy jednak przede wszystkim od kolejnych kroków.

Zanim zaczniesz zapraszać wybranych kandydatów na rozmowę kwalifikacyjną, powinieneś przygotować co najmniej:

1. Określić swoje oczekiwania – mieć ogólny opis stanowiska.
2. Przeanalizować przysłane dokumenty.
3. Wypisać kryteria oceny i wyboru kandydatów.
4. Przygotować listę pytań – ogólnych i indywidualnych.

Co należy do Ciebie jako zapraszającego na rozmowę kwalifikacyjną?

Kiedy prowadzisz rekrutację, to przypada Ci odpowiedzialna rola gospodarza. To do Ciebie należy nie tylko przygotowanie rozmowy, ale też jej poprowadzenia. Dbanie nad czasem i przebiegiem rozmowy.

Warto zwrócić uwagę na następujące kwestie:

1. Zadbanie o skuteczne powiadomienie kandydata i potwierdzenie jego obecności. (Z doświadczenia wiem, że warto dzień wcześniej potwierdzić, że kandydat przyjdzie. Chociaż wydaje się to elementarną zasadą dobrego wychowania, jednak ostatecznie to Ty tracisz czas czekając na kogoś, kto zmienił zdanie albo plany.)
2. Zapoznanie się z CV, innymi dokumentami, ewentualnie zanotowanie pytań, które Ci się nasuwają odnośnie kandydatury.
3. Przygotowanie schematu rozmowy i pomysłów na pytania, które chcesz zadać.
4. Zadbanie o komfortowe miejsce i dobrą atmosferę rozmowy – ludzie powiedzą więcej i dadzą się lepiej poznać, jeśli będą czuli się rozluźnieni.
5. Pilnowanie przebiegu i czasu trwania rozmowy – to Ty sterujesz jej przebiegiem, a nie na odwrót.
6. Odpowiedź na ewentualne pytania kandydata, a nawet – zapytanie o nie.
7. Zadbanie o poinformowanie kandydata o podjętej decyzji po spotkaniu (niezależnie od tego, jaka będzie).

Jak przygotować się do rozmowy rekrutacyjnej w 4 krokach?

Typy rozmowy kwalifikacyjnej

To, w jaki sposób wygląda rozmowa kwalifikacyjna zależy od jej szczegółowego celu i rodzaju. W małej firmie i na niezbyt wysokie stanowisko, być może wystarczy podstawowa rozmowa kwalifikacyjna. W większych firmach często konieczne jest kilka etapów rekrutacji, a na każdym z nich rozmowa lub inny sposób weryfikacji kwalifikacji kandydatów.

Dlatego możemy spotkać się z różnymi typami rozmów kwalifikacyjnych (zależnymi od celu, jaki stawiasz sobie na danym etapie):

• Zapoznawcza ogólna – chcesz ogólnie poznać człowieka, zrozumieć jego doświadczenia opisane w CV, poczuć czy dobrze Wam się rozmawia.
• Behawioralna – sprawdzająca zachowanie kandydata w różnych sytuacjach, może mieć formę assessment center, ale czasem wystarczą specjalne pytania, sprawdzające cechy osobowości.
• Kompetencyjna – chcesz sprawdzić konkretne kompetencje, możesz zadać specyficzne pytania lub dać zadania do rozwiązania. Mogą to być też konkretne techniczne zadania.
• Testy – psychologiczne, osobowościowe, kompetencyjne.

W praktyce w małej firmie, zwykle przeprowadzasz jedną, maksymalnie dwie rozmowy i nie stosujesz tak głębokiego podziału.

Ale to oznacza, że w czasie Twojej rozmowy powinno znaleźć się miejsce dla pytań różnych rodzajów, spełniających określone wyżej cele. W praktyce zależy Ci na tym, żeby w czasie rozmowy rekrutacyjnej poznać kandydata, ale też sprawdzić jego zachowanie w różnych sytuacjach, jego cechy osobowości, zweryfikować jego kompetencje.

Schemat rozmowy kwalifikacyjnej

Zanim zaczniesz planować rozmowę kwalifikacyjną pamiętaj o jednym:

I na tym należy się skupić.

Jakiej postawy oczekujesz od kandydata?

Jak ma się ona przejawiać? Na czym polegać? Jak możesz tę postawę sprawdzić, przetestować, wyczuć w czasie pierwszego spotkania? Jakie pytania zadać nakierowane właśnie na nią? Jakie wartości są dla Ciebie ważne? Czy ten kandydat je podziela? Jak możesz to sprawdzić?
Co jest dla Ciebie niedopuszczalne w pracy? Jak możesz to sprawdzić? Wyczuć? Dopytać o to?

Przeprowadzałam w życiu sporo takich rozmów. I oczywiście inaczej przygotowuję się do 50 rozmów na szeregowe stanowiska, a inaczej do 3 rozmów na stanowisko menedżerskie. Ale ostatecznie, w każdym przypadku dobra rozmowa kwalifikacyjna to ta, w czasie której chociaż częściowo jesteś w stanie ocenić OSOBOWOŚĆ KANDYDATA. Jego cechy charakteru, temperament, osobowość, postawy: odpowiedzialność, samodzielność, obowiązkowość, podejście do pracy itd.

Gdybym miała zaproponować schemat rozmowy kwalifikacyjnej (oczywiście w różnych przypadkach będzie on podlegał modyfikacjom), to wyglądałby następująco:

1. Pierwsze wrażenie – jak oceniasz wygląd, przygotowanie do rozmowy, to, jak Ci się z kandydatem rozmawia i jak się zachowuje?
2. Rozmowa o podstawowych faktach: pytania odnośnie CV, rozmowa o dotychczasowych doświadczeniach, ustalenie przydatności na konkretne stanowisko.
3. Pytania kompetencyjne, weryfikacja wiedzy, postaw, reakcji na różne sytuacje.
4. Przedstawienie kandydatowi firmy, stanowiska i oczekiwań, odpowiedź na ewentualne pytania
5. Informacja o tym, jakie będą dalsze kroki procesu rekrutacji, czego kandydat może się spodziewać.

Jakie pytania zadać na rozmowie kwalifikacyjnej?

Nie ma jednego katalogu pytań na rozmowę kwalifikacyjną. Oczywiście są pewne żelazne punkty, jak to, dlaczego kandydat zmienia pracę, czy jakiego wynagrodzenia oczekuje. Albo od kiego może zacząć.

Bardzo często spotkasz się też z popularnymi pytaniami, które zadaje większość rekruterów na większości rozmów rekrutacyjnych. Nie jestem zwolenniczką takiego podejścia. Dlatego, że każda firma jest inna i różne są oczekiwania pracodawców.

Pytania to potężne narzędzie w Twoich rękach.

Jeśli dobrze przemyślisz pytania przed rozmową kwalifikacyjną, to możesz za ich pomocą sondować, czy kandydat ma konkretne oczekiwane przez Ciebie cechy. To oczywiście wymaga dokładniejszego przemyślenia całej rekrutacji, ale dzięki temu możesz oszczędzić mnóstwo czasu, nerwów i pieniędzy.

Rodzaje pytań przydatne w czasie rozmowy kwalifikacyjnej

Zanim zaczniesz rozmawiać warto poznać różne rodzaje pytań. Dlatego, że jedne z nich mogą być bardziej, inne mniej przydatne w czasie rozmowy kwalifikacyjnej.

Podstawowe rodzaje pytań, które możesz zadać:

• Pytania otwarte, czyli co? jak? kiedy? jaki? To pytania, na które trudno odpowiedzieć monosylabami, tak lub nie. Na przykład: Co najbardziej Pana motywowało w poprzedniej pracy?
  To pytania, które z założenia zakładają dłuższą odpowiedź. Są bardzo przydatne, bo w tej luźnej wypowiedzi kandydata do pracy możesz wychwycić szczegóły, o które nie przyszłoby Ci do głowy spytać.
• Pytania zamknięte, czyli przeciwieństwo otwartych. Zwykle da się na nie odpowiedzieć jednym słowem lub zdaniem. Mogą być równie przydatne, szczególnie do zdobywania konkretnych informacji (np. Jak dużym działem Pan zarządzał?) lub doprecyzowania faktów, które kandydat omija (Z poprzedniej firmy odszedł Pan na własną prośbę czy Pana zwolnili?).
• Pogłębiające, sondujące – w zasadzie to też pytania otwarte. Ale mogą też nie mieć formy pytań, tylko próśb, np. Proszę opowiedzieć trochę więcej o pracy na tym stanowisku w firmie X.
• Pytania hipotetyczne, które uruchamiają wyobraźnię kandydata albo otwierają rozmowę na sytuacje potencjalne. Na przykład: Gdyby za miesiąc dostał Pan propozycję atrakcyjnego stanowiska w USA, to jaka byłaby Pana pierwsza reakcja?
  Tego rodzaju pytania pomagają testować osobowość, motywacje i potencjalne reakcje kandydata w różnych sytuacjach. Oczywiście, deklarowane przez niego, jednak niekoniecznie musi to być obraz kreowany na potrzeby rekrutera.

W czasie rozmowy rekrutacyjnej warto wykorzystywać różne rodzaje pytań, pamiętając, jaki efekt można osiągnąć każdym z nich.

Jakie pytania możesz zadać na rozmowie kwalifikacyjnej kandydatowi?

Tak, jak pisałam wyżej nie istnieje jeden żelazny katalog pytań na rozmowę kwalifikacyjną. Przykłady można mnożyć niemal w nieskończoność. Kiedy jednak będziesz przygotowywał swoją listę „pytań obowiązkowych” warto zadbać, żeby znalazły się na niej pytania z następujących obszarów:

• Pytania o CV i dotychczasowe doświadczenie
• Pytania sondujące osobowość i podejście do pracy
• Pytania o motywację (do zmiany i do pracy)
• Pytania o oczekiwania kandydata

Trudny, ale ważny moment rozmowy kwalifikacyjnej – rozmowa o wynagrodzeniu

Nie wiem, czy rozmowa o wynagrodzeniu jest trudna dla Ciebie. Ale dla większości kandydatów jest to najtrudniejszy element. Nie są teraz istotne przyczyny takich odczuć, bo ustalenie oczekiwań płacowych powinno być obowiązkowym punktem rozmowy (chyba, że jest kilka rozmów kwalifikacyjnych lub kandydat w inny sposób przedstawił swoje oczekiwania).

Warto zwrócić uwagę, żeby przejść do kwestii wynagrodzenia pod koniec rozmowy (to moja preferencja), kiedy rozmowa już rozluźniła początkowy stres i zarówno TY, jak i kandydat poznaliście się trochę.

Najlepiej zapytać wprost kandydata jakiego wynagrodzenia oczekuje. A jeśli podana kwota nie mieści się w zakładanych przez Ciebie widełkach, to otwarcie mu o tym powiedzieć. Powiedzieć, jakie były założenia oraz czy jest możliwa negocjacja.

Często zdarza się, że firmy proponują w takiej sytuacji nieco niższe wynagrodzenie w okresie próbnych i jego wzrost (do poziomu zbliżonego do oczekiwań kandydata), kiedy okres próbny pokaże, że chcecie kontynuować współpracę.

Warto wykorzystać ten etap rozmowy kwalifikacyjnej na wyjaśnienie kandydatowi jakie zasady premiowania obowiązują w firmie (jeśli są jasno określone), jakie są zasady awansów i podwyżek. Ewentualnie – jakie świadczenia pozapłacowe są przewidziane dla jego stanowiska. Te dodatkowe informacje mogą pomóc kandydatowi podjąć decyzję nawet jeśli Wasze początkowe oczekiwania były rozbieżne.

Rozmowa kwalifikacyjna jest nie tylko dla Ciebie

No i na koniec, chociaż jest to równie ważny element każdej rozmowy kwalifikacyjnej jak wcześniejsze, trzeba dać szansę przyszłemu pracownikowi na poznanie Ciebie, Twojej firmy i tego, jak działasz.

Dla mnie bardzo ważne jest, żeby każdy kontrakt, także ten z pracownikiem, był zgodny z zasadą win-win (wygrana-wygrana). Kandydatowi również musi odpowiadać praca ze mną. Dlatego wyjaśniam na czym ma polegać ta praca i czym zajmuje się moja firma. Jeszcze więcej czasu poświęcam na określenie moich oczekiwań, mojego stylu pracy, tego co jest dla mnie ważne itd. (czyli miękkich aspektów).

Dopiero wtedy każda ze stron może podjąć swoją decyzję lub się wycofać. I w równym stopniu dotyczy to mnie, co kandydata do pracy.

Gorąco rekomenduję takie podejście i nie zaniedbywanie tego punktu. Dlatego, że nie jest w Twoim interesie zatrudnienie kandydata, który po miesiącu będzie rozczarowany, bo praca wygląda inaczej niż to sobie wyobrażał, a w czasie rozmowy kwalifikacyjnej nikt tego nie wyjaśnił.

Warto nawet przygotować prostą prezentację lub skrót najważniejszych informacji o firmie i stanowisku (niekoniecznie musisz je wręczać pracownikowi). Bardzo ważne jest, żeby powiedzieć jaka kultura organizacyjna panuje w firmie i jakie są standardy, których oczekujecie.

Jak przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną? – Praktyczne wskazówki na koniec

Nie ukrywam, że w rozmowach kwalifikacyjnych (których sporo przeprowadziłam w życiu) wykorzystuję wiedzę psychologiczną. Poza tym bardzo uważnie słucham i obserwuję. Nie korzystam z list pytań, co najwyżej przygotowuję sobie listę „tematów obowiązkowych” albo pytań o rzeczy, które mnie zaciekawiły lub zaintrygowały na etapie czytania CV. Reszta wypływa z sytuacji.

Kluczowa jest Twoja umiejętność SŁUCHANIA I OBSERWACJI. Na co dzień raczej wolimy, żeby to inni nas słuchali. Ale uważne słuchanie opłaca się. W czasie rozmowy kwalifikacyjnej, kiedy masz za zadanie ocenić kandydata – nawet bardziej niż w innych sytuacjach.

Na co jeszcze należy zwrócić uwagę?

Jeżeli chcesz zatrudnić menedżera albo specjalistę ze szczególnymi umiejętnościami – warto rozważyć testy psychologiczne i testy kompetencji. Takie testy może przeprowadzić ktoś inny z Twojej firmy albo nawet agencja rekrutacyjna. Możesz też szybko sprawdzić kompetencje na pierwszych 2-3 zadaniach próbnych.

To dobry zwyczaj, aby od razu umówić się z przyszłym pracownikiem, że pierwsze 2-3 zadania lub miesiące traktujesz jako próbne. I jest to doskonała okazja, żeby sprawdzić jego kompetencje. W tym czasie możesz też obserwować jego podejście do pracy, terminowość, samodzielność.

Jednak każdy taki okres próbny to wysiłek organizacyjny, czasowy i finansowy dla Twojej firmy. Dlatego warto pierwsze sito selekcji uruchomić już w czasie rozmowy. Oceniać postawy i osobowość. Braki w kompetencjach zawsze można nadrobić.

Zawsze będziesz też mógł przesunąć pracownika lub zmienić jego zakres zadań tak, żeby optymalnie wykorzystać jego talenty. Jeżeli tylko jego podejście do pracy, zaangażowanie czy obowiązkowość będą Cię zadowalały?

Rozmowa kwalifikacyjna – podsumowanie

Jednym z filarów Twojego sukcesu jest rekrutowanie idealnych dla Ciebie pracowników i współpracowników. Cała rekrutacja może być przeprowadzona na szybko i pozyskasz wtedy przypadkowych ludzi, z którymi dalej będziesz ciężko pracować, aby „dopasowali” się do Twoich oczekiwań. Uda się albo nie.

Kiedy następnym razem będziesz myślał o zatrudnieniu kogoś, spróbuj podejść do tego jak do procesu. Od tego, jak rozpoczniesz ten proces, jak go przygotujesz i jak zakończysz zależy późniejszy sukces.

Dlatego warto systemowo myśleć o rozmowie kwalifikacyjnej i całym procesie rekrutacji, żeby unikać później zwolnień, rotacji i frustracji. Rozmowa kwalifikacyjna to tylko wycięty element całego procesu. Wszystkie jego elementy poznasz w checkliście rekrutacji, do pobrania której Cię zapraszam. Razem z checklistą rekrutacji dostaniesz też listę 25 przykładowych pytań na rozmowę kwalifikacyjną.

Polecam kurs Skuteczna REKRUTACJA bez tajemnic, dzięki któremu nauczysz się bez frustracji, bez straty czasu, pieniędzy i nerwów, zatrudniać najlepiej dopasowanych kandydatów i skutecznie ich wdrażać:

O pozostałych aspektach zarządzania pracownikami możesz przeczytać w przekrojowym artykule Jak zarządzać pracownikami? Kompleksowy poradnik w 5 krokach

Fot. © Frank Boston/ Fotolia

Artykuł został zaktualizowany we wrześniu 2021, aby dać Ci jeszcze pełniejszą wiedzę i wskazówki.