Jak przeprowadzić dobrą rozmowę kwalifikacyjną?

Jak przeprowadzić dobrą rozmowę kwalifikacyjną?

Jak przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną? Co zrobić, żeby zatrudnić właściwego pracownika? Na co zwrócić szczególną uwagę? Jak pracodawca powinien przygotować się do takiej rozmowy?

Podstawy, których warto się trzymać. I moje własne sposoby na sukces.

Ile razy zdarzyło Ci się odkładać rekrutację, bo nie wiedziałeś jak się za nią zabrać? A ile razy dałeś ogłoszenie, miałeś już nawet jakieś CV, ale rozmowy, które przeprowadzałeś „szły na żywioł”? A ile razy zdarzyło Ci się już po 2 miesiącach żałować, że zatrudniłeś właśnie tę osobę?

Uwierz mi, że takie sytuacje zdarzają się dosyć często.

Powraca więc pytanie:

Jak przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną, żeby zatrudnić właściwego pracownika?

Ostatnio usłyszałam to pytanie znowu i postanowiłam rozwinąć ten temat również dla Ciebie. Jak przeprowadzić dobrą rozmowę kwalifikacyjną?

Niestety tak postawione pytanie jest bardzo niekonkretne.

To tak, jakbyś zapytał Jak mam wybrać samochód?”

Kto nim będzie jeździł? Gdzie? Po mieście czy w trasie? Po lasach i polach? Jaki ma styl jazdy? Co preferuje przyszły kierowca, co jest dla niego ważne? Prędkość, bezpieczeństwo czy cena? A może wygląd? Czy ma rodzinę i z nią jeździ? Do czego jeszcze ma służyć ten samochód? Czy będzie przewoził towary? Jaki jest budżet?

Takie pytania mogę mnożyć, podobnie jak w odniesieniu do pytania o rozmowę rekrutacyjną. Podstawowy problem polega na tym, że nie wiem, co masz na myśli mówiąc „właściwą”, „idealną” osobę.

Dlatego to, co napiszę poniżej to ogólne rady. Podstawy, których warto się trzymać. Uchylam też rąbka „tajemnicy” i opowiadam o tym, jak ja sobie radzę z rekrutacją.

Zanim rozpocznie się rozmowa kwalifikacyjna – jak się do niej przygotować?

Po pierwsze, dokładnie określiłabym kogo chcę, do czego, co ten ktoś ma robić i jaki być. PRZED rekrutacją.

Tak naprawdę określiłabym też kryteria, według których chcę oceniać kandydatów, jeszcze zanim sformułuję ogłoszenie.

Ogłoszenie musi odzwierciedlać Twoje oczekiwania, a cały proces rekrutacji jest wtedy ich naturalną konsekwencją. Jeśli spojrzysz na to od tej strony, to jeśli znasz swoje oczekiwania, wartości i kryteria oceny – one determinują całą rozmowę rekrutacyjną i Twoją decyzję. To od tych kryteriów zależy co chcesz sprawdzić i o co pytać.

O tym, w jaki sposób wizja i wartości firmy mogą pomóc Ci nie tylko w rekrutacji, ale też w późniejszym zarządzaniu pracownikami pisałam w artykule Jak zatrudnić dobrego pracownika?

Kiedy określisz sobie cele i przygotujesz cały proces, to będzie Ci znacznie łatwiej przeprowadzić samą rozmowę kwalifikacyjną.

Naturalnie pierwsza selekcja kandydatów, jeszcze przed spotkaniem, dotyczyć będzie ich kwalifikacji i doświadczenia opisanego w podaniu. Warto uważnie przeglądać te dokumenty, bo można z nich wyczytać nie tylko fakty, daty i stanowiska, ale też interesujące okoliczności:

  • Jak często dana osoba zmienia pracę? Dlaczego?
  • Czy jej profil zawodowy jest spójny? Odpowiada osobie, której poszukujesz?
  • Czy dany kandydat ma inne kwalifikacje niż wymienione w ogłoszeniu, które mogą okazać się przydatne?
  • itd.

Sukces rekrutacji zależy jednak przede wszystkim od kolejnych kroków.

Pamiętaj: ZATRUDNIAMY LUDZI ZA KOMPETENCJE, A ZWALNIAMY ZA POSTAWY.

I na tym należy się skupić. Jakiej postawy oczekujesz? Jak ma się ona przejawiać? Na czym polegać? Jak możesz tę postawę sprawdzić, przetestować, wyczuć w czasie pierwszego spotkania? Jakie pytania zadać nakierowane właśnie na nią? Jakie wartości są dla Ciebie ważne? Czy ten kandydat je podziela? Jak możesz to sprawdzić?
Co jest dla Ciebie niedopuszczalne? Jak możesz to sprawdzić? Wyczuć?

Przeprowadzałam w życiu sporo takich rozmów. I oczywiście inaczej przygotowuję się do 50 rozmów na szeregowe stanowiska, a inaczej do 3 rozmów na stanowisko menedżerskie. Ale ostatecznie, w każdym przypadku dobra rozmowa kwalifikacyjna to ta, w czasie której chociaż częściowo jesteś w stanie ocenić OSOBOWOŚĆ KANDYDATA. Jego cechy charakteru, temperament, osobowość, postawy: odpowiedzialność, samodzielność, obowiązkowość, podejście do pracy itd.

Jak przeprowadzić dobrą rozmowę kwalifikacyjną?

Nie ukrywam, że w moich rozmowach wykorzystuję wiedzę psychologiczną 🙂 Poza tym bardzo uważnie słucham i obserwuję. Nie korzystam z list pytań, co najwyżej przygotowuję sobie listę „tematów obowiązkowych”, albo pytań o rzeczy, które mnie zaciekawiły lub zaintrygowały na etapie czytania CV. Reszta wypływa z sytuacji.

Kluczowa jest Twoja umiejętność SŁUCHANIA I OBSERWACJI. Na co dzień raczej wolimy, żeby to inni nas słuchali. Ale uważne słuchanie opłaca się. W czasie rozmowy kwalifikacyjnej, kiedy masz za zadanie ocenić kandydata – nawet bardziej niż w innych sytuacjach.

Na co jeszcze należy zwrócić uwagę?

Jeżeli chcesz zatrudnić menedżera albo specjalistę ze szczególnymi umiejętnościami – warto rozważyć testy psychologiczne i testy kompetencji. Takie testy może przeprowadzić ktoś inny z Twojej firmy albo nawet agencja rekrutacyjna. Możesz też szybko sprawdzić kompetencje na pierwszych 2-3 zadaniach próbnych.

To dobry zwyczaj, aby od razu umówić się z przyszłym pracownikiem, że pierwsze 2-3 zadania lub miesiące traktujesz jako próbne. I jest to doskonała okazja, żeby sprawdzić jego kompetencje. W tym czasie możesz też obserwować jego podejście do pracy, terminowość, samodzielność.

Jednak każdy taki okres próbny to wysiłek organizacyjny, czasowy i finansowy dla Twojej firmy. Dlatego warto pierwsze sito selekcji uruchomić już w czasie rozmowy. Oceniać postawy i osobowość. Braki w kompetencjach zawsze można nadrobić.

Zawsze będziesz też mógł przesunąć pracownika lub zmienić jego zakres zadań tak, żeby optymalnie wykorzystać jego talenty. Jeżeli tylko jego podejście do pracy, zaangażowanie czy obowiązkowość będą Cię zadowalały.

Rozmowa kwalifikacyjna jest nie tylko dla Ciebie

No i na koniec, chociaż jest to równie ważny element każdej rozmowy kwalifikacyjnej jak wcześniejsze, trzeba dać szansę przyszłemu pracownikowi na poznanie Ciebie, Twojej firmy i tego, jak działasz.

Dla mnie bardzo ważne jest, żeby każdy kontrakt, także ten z pracownikiem, był zgodny z zasadą win-win (wygrana-wygrana). Kandydatowi również musi odpowiadać praca ze mną. Dlatego wyjaśniam na czym ma polegać ta praca i czym zajmuje się moja firma. Jeszcze więcej czasu poświęcam na określenie moich oczekiwań, mojego stylu pracy, tego co jest dla mnie ważne itd. (czyli miękkich aspektów).

Dopiero wtedy każda ze stron może podjąć swoją decyzję lub się wycofać. I w równym stopniu dotyczy to mnie, co kandydata do pracy.

Kiedy następnym razem będziesz myślał o zatrudnieniu kogoś, spróbuj podejść do tego jak do procesu. Od tego, jak rozpoczniesz ten proces i jak go przygotujesz zależy późniejszy sukces. Dlatego warto systemowo myśleć o rozmowie kwalifikacyjnej i całym procesie rekrutacji, żeby unikać później zwolnień, rotacji i frustracji.

Konkretne wskazówki i przykłady jak przygotować i przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną

Jednym z filarów Twojego sukcesu jest rekrutowanie idealnych dla Ciebie pracowników i współpracowników. Cała rekrutacja może być przeprowadzona na szybko i pozyskasz wtedy przypadkowych ludzi, z którymi dalej będziesz ciężko pracować, aby „dopasowali” się do Twoich oczekiwań. Uda się albo nie.

Znacznie bardziej efektywne jest odpowiednie przygotowanie całej rekrutacji i przeprowadzenie jej z głową, tak, żeby zmaksymalizować swoje szanse na zatrudnienie dokładnie takich ludzi, jakich potrzebujesz. W szkoleniu Idealny PRACOWNIK – doskonały SZEF najbardziej rozbudowany moduł (2 nagrania wideo + 4 materiały PDF – gotowe wzory, przykłady i rozpisany krok po kroku proces) dotyczy właśnie tego, jak przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną i całą rekrutację. Znajdziesz w nim też wiele konkretnej wiedzy o tym, jak motywować swoich pracowników, jak wynagradzać i jak nimi zarządzać. To kompletne kompendium moich doświadczeń (połączonych z wiedzą) w byciu szefem innych:

Idealny PRACOWNIK – doskonały SZEF szkolenie online

O pozostałych aspektach zarządzania pracownikami możesz przeczytać w przekrojowym artykule Jak zarządzać pracownikami? Czy naprawdę potrafisz być szefem?

Fot. © Frank Boston/ Fotolia

Jeśli ten wpis może być wartościowy dla Twoich znajomych, to śmiało! Podziel się z nimi :-)