Czy wiesz, jak zarządzać pracownikami? Okazuje się, że wcale nie tak łatwo być dobrym szefem. Na dodatek nikt Cię tego nie uczy. Wydaje Ci się, że zarządzanie ludźmi to tylko wydawanie poleceń? Jeśli tak, to na tym właśnie polega Twoja trudność. Właśnie dlatego masz z ludźmi wieczne problemy.
Tydzień temu opowiedziałam Ci historię Pawła i jego sklepu. Może zdarzają Ci się problemy podobne jak jemu, może masz inne… Ale na pewno nie raz miałeś utrapienie z Twoimi pracownikami.
Jak to się dzieje, że w prowadzeniu biznesu często jednym z najtrudniejszych obszarów (poza finansami) są ludzie? Nie systemy, nie maszyny, ale – ludzie?
W tym przekrojowym artykule nie tylko tłumaczę na czym polega trudność i istota zarządzania ludźmi, z jakich elementów się składa, ale też podaję Ci linki do wielu innych szczegółowych artykułów, w których przeczytasz o różnych obszarach zarządzania pracownikami.
Dwa bieguny zarządzania ludźmi
Zarządzanie pracownikami składa się nie tylko z podpisywania ich umów o pracę, „przekazywania“ zadań i wysyłania przelewu z wynagrodzeniem raz w miesiącu. To zaledwie niezbędna, ale mała część tego całego procesu.
Zarządzanie ludźmi bywa największą zmorą właścicieli rozwijających się firm. Wymaga kreatywnego połączenia miękkich i twardych aspektów zarządzania. Sztuki doskonałej organizacji, planowania kontrolowania pracy zespołu z umiejętnościami motywowania, budowania atmosfery, jasnego komunikowania i wyznaczania granic.
Na umiejętność zarządzania ludźmi składa się z jednej strony osobowość, inteligencja społeczna i emocjonalna menedżera, z drugiej – techniczne umiejętności i nawyki. I każdy z tych elementów może mieć wpływ na to, czy zespół realizuje maksimum swojego potencjału i działa synergicznie, czy nie. Czy współpraca układa się gładko i czy realizowane są cele firmy.
Z jednej strony mamy kulturę organizacyjną, atmosferę pracy, szacunek i zaufanie. Z drugiej – systemy, struktury i umiejętności. Trudno powiedzieć, żeby któryś z tych biegunów był ważniejszy. Muszą zaistnieć oba.
Dlatego jeżeli chcesz, żeby Twoi pracownicy pracowali tak, jak sobie wyobrażasz, że powinni, jak zwykle musisz zacząć od siebie. Nie o to chodzi, żeby pokazać swoim przykładem rzetelną pracę. To za mało.
Pierwszy krok, żeby rozwinąć Twój biznes, to zacząć od własnego rozwoju!
Jeżeli, chcesz mieć sprawny zespół, to czy Ty jesteś sprawnym szefem? Jeżeli zespół ma być profesjonalny i rzetelnie wypełniać swoje zadania, to czy Ty jesteś profesjonalny i rzetelny jako szef? Czy potrafisz zarządzać ludźmi? Jeśli chcesz mieć idealnych pracowników, to czy Ty jesteś doskonałym szefem?
Co to znaczy zarządzać pracownikami?
Kierowanie ludźmi składa się z czterech głównych elementów:
1. Planowanie
Czy Twój biznes ma jasny plan, wszyscy wiecie, dokąd zmierza? Czy macie strategie i plany rozwoju?
A, przechodząc na poziom pracowniczy, czy przed zatrudnieniem nowego pracownika, wiesz dokładnie, jakie cele przed nim stawiasz? Po co go zatrudniasz i czy faktycznie zatrudnienie nowej osoby jest najlepszym sposobem rozwiązania aktualnego problemu? Jak i gdzie ta osoba będzie pracować? Jakie będzie jej miejsce w strukturze?
Czy masz jasność, jakie są zadania każdego z pracowników? Jakie są ich cele na bieżący rok? Jak mogą się w Twojej firmie rozwinąć i co osiągnąć za 3 lata?
I wreszcie – czy sami zainteresowani wiedzą o tych celach i planach?
2. Organizowanie
W zakres tego zadania wchodzą wszystkie kwestie związane z organizacją stanowiska pracy, obiegu dokumentów i systemów komunikacji w firmie. Czy pracownicy mają łatwy dostęp do wszystkich niezbędnych im informacji, dokumentów, narzędzi? Jak mogą się ze sobą komunikować? W jaki sposób ograniczasz szumy informacyjne i usprawniasz obieg informacji?
Czy Twój biznes ma jasną strukturę organizacyjną i każdy wie, komu podlega i za co odpowiada?
W jaki sposób organizujesz rekrutację? W jaki sposób dobierasz ludzi do stanowisk? Jak są zorganizowane wdrożenie do pracy i szkolenia?
3. Przywództwo i motywowanie
Po angielsku leadership. Polega przede wszystkim na motywowaniu, budowaniu dobrej atmosfery w zespole, komunikacji interpersonalnej. To wyjątkowa umiejętność „pociągnięcia“ zespołu za sobą i swoją wizją. Wymaga naturalnego autorytetu i głównie „miękkich“ umiejętności.
Czy Twój zespół robi to, czego oczekujesz, bo masz władzę i wypłacasz pensję? Czy dlatego, że jesteś dla nich autorytetem, ufają Ci i chcą wspólnie realizować cel, który im uczciwie zakomunikowałeś?
W obu przypadkach – wykonają zadanie. Ale w tym drugim – lepiej niż się spodziewałeś i na pewno z dużą wartością dodaną wynikającą z ich zaangażowania. Będą kreatywni, samodzielni, będą wykazywali inicjatywę i odpowiedzialność.
4. Kontrolowanie
Czy wiesz na bieżąco co dzieje się w Twojej firmie? Jak obiektywna jest to informacja?
Większości menedżerów małych firm wydaje się, że skoro firma jest niewielka, a oni są w niej codziennie – to przecież wiedzą WSZYSTKO. Jest dokładnie odwrotnie. Oceniają stan biznesu przez pryzmat kilku informacji, które otrzymali przed chwilą.
Czy wiesz jak pracują Twoi pracownicy? Na ile są efektywni? Czy któryś się wyróżnia? A może któryś pracuje gorzej niż robił to wcześniej? Jakie są tego przyczyny? Jak bardzo zespół musiałby poprawić swoją efektywność, żeby firma osiągała zadowalające wyniki?
Czy oceniasz okresowo pracę każdego pracownika? Co wynika z takiej oceny? Podwyżki? Zwolnienia? Rewizja ustalanych celów? Zmiana sposobu organizacji?
Jak zarządzać pracownikami – 5 kluczowych kroków
1 krok: Twoje umiejętności jako szefa to pierwszy krok
Kiedy masz poczucie, że zespół mógłby pracować lepiej i skuteczniej, to najlepiej zacząć od siebie jako szefa. Czy Ty jako przełożony naprawdę rozumiesz, co należy do Twoich obowiązków i czy wywiązujesz się z nich? (Mówię o tych podstawowych obszarach, o których pisałam wyżej.)
Czy nauczyłeś się planować pracę, przekazywać polecenia, delegować zadania i odpowiedzialność? Czy kontrolujesz postęp projektów i oceniasz efekty? Bardzo często widzę w małych firmach, że wiele z tych elementów nie działa tak, jak powinno.
Ważne też są Twoje cechy osobowości. Czy jesteś autorytetem dla Twojego zespołu? To Ty wyznaczasz kierunki i cele? Czy potrafisz wymagać? Jesteś konsekwentny?
Niezbędną kompetencją skutecznego menedżera staje się inteligencja emocjonalna, o której pisałam w artykule Inteligencja emocjonalna w biznesie i jej znaczenie dla sukcesu
Wiele z miękkich elementów zarządzania i to, co przekazujesz swoją postawą składa się na zjawisko nazywane kulturą firmy. Na kulturę i atmosferę firmy wpływają też Twoje wartości (nie te deklarowane, ale te faktycznie przekazywane w działaniu).
2 krok: Organizacja i struktura
Organizacja zespołu i jego pracy to temat rzeka.
Nawet najlepsi pracownicy będą pracowali tylko tak dobrze jak im na to pozwolą systemy i organizacja pracy.
Oczywiście zaczęłabym od tego, czy każdy pracownik dokładnie wie za co odpowiada. Co należy do jego obowiązków. I nie tyle są tu ważne opisy stanowisk pracy, co czytelny schemat organizacyjny i jasne cele każdego pionu i działu.
Polecam rozwinięcie tematu organizacji w artykule: Bez tych 5 elementów Twoja firma może utonąć w chaosie
A o samej strukturze (nie tylko w kontekście zarządzania ludźmi) pisałam też tutaj: Gdzie zaczyna się ZARZĄDZANIE?
Chcę podkreślić, że samo stworzenie opisów stanowisk i zakresów obowiązków dla każdego z kilkuset stanowisk w przedsiębiorstwie nie da takiego efektu, jak jednostronicowa przemyślana struktura organizacyjna!
Niestety najczęściej zarządzający zaczynają od tworzenia biurokracji, a nie od rzeczowych ustaleń i prostej organizacji.
3 krok: Procesy i systemy
W dalszej kolejności warto przyjrzeć się procesom zachodzącym w Twojej firmie. A szczególnie temu, czy praca, którą wykonują poszczególni pracownicy jest logiczna i czy nie można jej uprościć. Bardzo często w ich skuteczności przeszkadzają powielane czynności, szumy informacyjne oraz zadania nie przypisane do nikogo.
O tym, jak zrobić taki przegląd procesów pisałam w artykule: Diagnoza organizacji i analiza procesów /case study/
Wiele czasu jest zwykle marnowanego przez nieefektywne systemy. Warto poszukać czy pracę, którą wykonują poszczególni pracownicy można zorganizować lepiej? Czasem jest to kwestia wdrożenia nowego programu. Czasem zmiany obiegu informacji. Uproszczenia procedur. Lepszych instrukcji. Wdrożenia jednej bazy danych albo uporządkowania papierów (lub plików na serwerze). Każde takie działanie, zaniedbywane z powodu braku czasu, może zdecydowanie oszczędzić czas wykonania pojedynczego zadania.
W miarę, jak firma się rozwija warto jak najbardziej porządkować każdy aspekt jej działania. Pisałam o tym więcej tutaj: Jak zbudować sprawny SYSTEM zarządzania firmą?
Prof. Andrzej Blikle mówi, że „dobra praca to lekka praca” („Doktryna jakości”). A rozdział o tym prowokacyjnym tytule nie jest bynajmniej o tym, że należy pracownikom zmniejszać ilość obowiązków, ale, że należy zmniejszać bariery, jakie napotykają w swojej pracy, które przeszkadzają im pracować lepiej i wydajniej. Im łatwiej więc będzie się pracowało Twojemu zespołowi – tym lepsze rezultaty będzie osiągał!
Pamiętaj, że monitorowanie przebiegających w firmie procesów, usprawnianie systemów, ustalanie struktury, planowanie i organizacja pracy to Twoje obowiązki jako szefa / menedżera / lidera.
4 krok: Motywowanie oraz wynagradzanie
Jeśli chcesz dobrze zarządzać pracownikami, to ich motywowanie oraz wynagradzanie stanowi kolejny duży temat. Poza stworzeniem pracownikom przestrzeni do skutecznej pracy oraz byciem przywódcą, który pokazuje wizję i kierunek działania (a także wyznacza wartości i kulturę), trzeba zadbać o to, żeby mówiąc kolokwialnie „chciało im się chcieć”.
Nawet najbardziej sumienny i zaangażowany pracownik będzie się czuł niekomfortowo i najprawdopodobniej z czasem obniży jakoś swojej pracy, jeśli będzie wiedział, że zarabia minimum socjalne, a firma nie docenia jego wysiłków. Tym bardziej potrzebujesz zadbać o motywację pracowników mniej utożsamiających się z firmą.
Przede wszystkim warto dowiedzieć się, co motywuje ludzi (szczególnie w odniesieniu do pracowników). To wymaga wiedzy podstawowej wiedzy psychologicznej, o której pisałam w artykule: Motywacja pracowników oraz Jak motywować pracowników, żeby pracowali tak skutecznie i z takim zaangażowaniem jak Ty?
Następnie, w odniesieniu do tej wiedzy potrzebujesz zadbać o właściwy system wynagrodzeń i system motywacyjny w Twojej firmie. W tym temacie polecam przekrojowy artykuł na moim blogu: System motywacyjny czy system wynagrodzeń – którego potrzebujesz? (Znajdziesz w nim linki do kilku innych rozwijających ten temat.) Oraz w artykule Jak zbudować skuteczny system wynagrodzeń
Zarządzanie pracownikami to mozaika różnych elementów
5 krok: Dobieranie właściwego zespołu
Oczywiście wszystko to, co powiedziałam do tej pory, dotyczy pracy z zespołem, który już masz. Ale tak naprawdę skuteczne zarządzanie ludźmi zaczyna się od udanej rekrutacji. A równie ważne, i dla doboru zespołu i dla atmosfery oraz motywacji pozostałych, jest odpowiednie zwalnianie.
Dlatego warto nauczyć się i doskonalić umiejętności rekrutowania najbardziej dopasowanych do Twoich potrzeb i oczekiwań pracowników. Przeczytaj więcej o rekrutacji w artykule: Jak przeprowadzić dobrą rozmowę kwalifikacyjną?
Jak zarządzać pracownikami? – podsumowanie
Zarządzanie pracownikami to mozaika różnorodnych elementów
Jak widzisz, żeby zarządzać pracownikami potrzebujesz sprawnie żonglować wieloma elementami i to, jak podkreślałam na początku tego artykułu, z dwóch różnych biegunów. Z jednej strony umiejętności przywódcze, społeczne i podstawowa znajomość psychiki ludzkiej, z drugiej – struktura, procesy, organizacja, plany i kontrola.
Uprzedzam jednak, że doskonalenie Twoich umiejętności szefa nie musi Cię przerażać. Warto zacząć od najważniejszych elementów i krok po kroku zmieniać to, jak działasz. Zaczęłabym od diagnozy co w firmie funkcjonuje dobrze, a co jest najbardziej zaniedbane. Co jest dla Ciebie największą trudnością. Na początek warto wybrać obszar, który ma największy wpływ na pozostałe i jest najbardziej zaniedbany albo najprostszy do zmiany. Zacznij od wprowadzania zmian w jednym obszarze zarządzania pracownikami. Obserwuj zmiany, wprowadzaj korekty, ucz się nowych sposobów działania.
Usprawnianie organizacji i Twój rozwój jako szefa to nieustanna praca. Zmienia się otoczenie rynkowe przedsiębiorstwa, co wymusza zmiany w samej firmie. Wtedy musi zmieniać się także organizacja. Zmiany są też wymuszane przez wzrost biznesu albo inne okoliczności. Twoja praca nad samym sobą i nad swoją umiejętnością zarządzania pracownikami jest niekończącym się procesem. Takim, który przyniesie pozytywne efekty nie tylko w usprawnieniu pracy Twojej firmy, jej wynikach finansowych, ale też w Twoim komforcie pracy i życia.
Jeśli chcesz nauczyć się jak zarządzać pracownika i popracować nad najważniejszymi aspektami zarządzania ludźmi, to zapraszam na wyjątkowe szkolenie Idealny PRACOWNIK – doskonały SZEF, w którym krok po kroku wędrujesz ze mną przez najważniejsze obszary związane z zarządzaniem ludźmi, dostajesz gotowe wzory i narzędzia.
