Jak zatrudnić pracownika, który przyczyni się do sukcesu Twojej firmy?

Pytanie Jak zatrudnić pracownika? spędza sen z powiek niejednemu właścicielowi firmy. Szczególnie, kiedy bezrobocie jest niskie i ogólnie trudno o pracowników. Albo kiedy jeden z Twoich zaufanych i cenionych pracowników nagle odchodzi. A gdy na dodatek chcesz, żeby nowy pracownik był podporą Twojej firmy i przyczyniał się do jej sukcesu, zatrudnienie pracownika staje się prawdziwym wyzwaniem.

W tym artykule skupiam się na aspektach biznesowych tego wyzwania, a nie na formalnościach. Ale wyjaśnię też, dlaczego kwestie formalne i prawne są dla mnie mniej istotne. I jak krok po kroku wybrać pracowników, którzy będą dokładnie tymi, których potrzebujesz w swoim biznesie.

Kiedy dobry pracownik odchodzi – sytuacja z życia

Najczęściej jest tak, że nie wiesz, jak masz dobrze, dopóki tego nie stracisz. A ja, mimo, że tę przypadłość widzę aż nadto wyraźnie u innych ludzi wokół mnie i tak wpadłam w tę pułapkę.

Po początkowym okresie robienia w mojej firmie wszystkiego samodzielnie (a przynajmniej takich próbach), kiedy ilość klientów i pracy zaczęła rosnąć, a firma okrzepła, zaczęłam dobierać sobie zespół dobrych współpracowników. Domyślam się, że wielu innych przedsiębiorców też zaczyna od „bycia szefem samego siebie“, aż dochodzi do tego przełomowego momentu, kiedy mimo obaw o finanse i o „nikt nie zrobi tego równie dobrze jak ja“, dojrzewa do zatrudnienia pierwszego pracownika.

W moim przypadku poszło gładko. Udało mi się dobrać fantastyczny zespół, przeorganizować pracę tak, żeby wszystko działało sprawnie w nowym składzie. Oczywiście zdarzały się wypadki, zdarzały się frustracje, kiedy ktoś czegoś nie dopilnował, zrobił nie tak, jak oczekiwałam albo zupełnie zapomniał. Jak zawsze…

Trzeba jednak przyznać, że ludzie, z którymi współpracowałam, to była grupa naprawdę zaangażowanych, znających się na swojej pracy, fachowców. Mimo więc okresowych frustracji, firma działała jak sprawny mechanizm.

Aż do tego dnia!

Kiedy jedna z kluczowych dla mojej firmy osób powiedziała: „musimy porozmawiać“.

Zdrętwiałam, bo domyśliłam się, o co chodzi.

I, niestety, miałam rację. Z osobistych powodów, które doskonale rozumiem, ta osoba musiała zrezygnować z pracy. Prywatnie – rozumiałam to doskonale. Ale jako menedżer mojej firmy – miałam nie lada problem. Bo to była kluczowa osoba w strukturze, bardzo kompetentna, skrupulatna, do której miałam absolutne zaufanie w kwestiach zawodowych.

W tej sytuacji, jak wielu przedsiębiorców przede mną i wielu po mnie, ponownie stanęłam przed kluczowym pytaniem: Jak zatrudnić dobrego pracownika, który będzie wspierał rozwój i sukces mojej firmy?

Jak zatrudnić pracownika, który będzie zaangażowany, biegły w pracy i odpowiedzialny?

Myślę, że Ty też bywałeś w podobnej sytuacji.

Zapewne sam wiesz, jaką udręką potrafi być rekrutacja nowej osoby do pracy. Szczególnie przy tak wysoko postawionej przez poprzednika (lub Twoje oczekiwania) poprzeczce.

Pomijając nakład czasu i pieniędzy, jakich wymaga sam proces rekrutacji, najgorsze jest to, że w zasadzie nigdy nie wiesz, czy osoba, którą zatrudniasz, sprawdzi się. Czy będzie pasowała do Twojej firmy? Do stylu pracy reszty zespołu? Czy dobre wrażenie z rozmowy kwalifikacyjnej przełoży się na jej późniejszą pracę?

W takiej sytuacji przede wszystkim warto pamiętać, że zatrudniamy ludzi za to, co potrafią, zwalniamy ich za to, jacy są.

Jak zatrudnić pracownika, który będzie dokładnie taki, jakiego potrzebujesz? Który będzie sumienny, zaangażowany, odpowiedzialny? Który będzie rozumiał Twoje oczekiwania i podejście do biznesu? Który będzie miał odpowiednie podejście do klientów i współpracowników?

W jaki sposób w czasie rozmowy kwalifikacyjnej rozpoznać jaka jest dana osoba? Nie, jaka mówi i obiecuje, że jest. Ale jaka jest naprawdę. Jak będzie podchodzić do pracy, jak szybko się uczyć?

Jak się domyślasz, nie da się tego zrobić pospiesznie i niedbale. Warto przeprowadzić ten proces sumiennie, bo to, jaką osobę zatrudnisz ma ogromy wpływ na Twój zespół, na jakość pracy i w efekcie – na rozwój i sukces Twojego biznesu. Dlatego poniżej krok po kroku wyjaśniam, jak podejść do wyzwania i zatrudnić pracownika najlepszego (dla Ciebie i Twojej firmy).

Zatrudnienie nowego pracownika – krok po kroku

Niestety nadal często zdarza się, że kiedy przedsiębiorca potrzebuje zatrudnić nowego pracownika, to chce jak najszybciej osiągnąć efekt, czyli w pełni wdrożony pracownik, kompetentny i skutecznie realizujący zadania, rozwiązujący problemy i wnoszący wartość dla firmy. Jednak pośpiech prowadzi do dokładnie odwrotnych rezultatów. Kiedy chcesz zatrudnić dobrego pracownika, dopasowanego do Twoich oczekiwań warto zadbać przynajmniej o minimum, które to zapewni.

1.     Żeby zatrudnić pracownika zacznij od wizji biznesu i wartości Twojej firmy

Bardzo często, rozmawiając z menedżerami różnego szczebla, słyszę, że pracownicy pracują „nie tak“. Nasuwa się pytanie: Ale jak mają pracować? Jak chcesz, żeby pracowali? Czym się kierowali? Co powinno być dla nich najważniejsze?

Jakie wartości powinny być kluczowe dla pracownika, którego zatrudniasz, żeby pasował do Twojej wizji zespołu. Żeby pracował tak, jak uważasz, że trzeba. Czy potrafisz w trakcie rozmowy rekrutacyjnej te najważniejsze wartości wymienić i wyjaśnić?

To jest zadanie domowe dla Ciebie:

Czy potrafisz wymienić 3-5 wartości najważniejsze dla Ciebie i kluczowe dla sposobu, w jaki działa (lub ma działać) Twoja firma?

Czy jasno określiłeś te wartości tak, żeby każdy pracownik w Twojej firmie rozumiał je identycznie? Czy pracownicy rozumieją w jaki sposób te wartości przekładają się na ich codzienne obowiązki?

To dobry test.

Jeżeli nie potrafisz z marszu lub w trakcie krótkiej rozmowy kwalifikacyjnej, wyjaśnić wartości kluczowych dla Twojego biznesu, to nie będziesz ich również wyjaśniał ani komunikował na co dzień. I pracownicy nadal będą pracowali tak, jak im się wydaje, że trzeba, a nie tak, jak TY tego oczekujesz.

Bardzo często kwestie takie jak wizja rozwoju, misja czy wartości firmy wydają nam się abstrakcyjnymi pojęciami, odległymi od codziennego zarządzania. A tymczasem są tym niezbędnym elementem, który decyduje o tym, czy Twoje zarządzanie będzie spójne, skuteczne i czy biznes będzie zmierzał we właściwym kierunku.

Czy to pomoże w rekrutacji?

Czy dzięki jasnym wartościom firmy i zdefiniowanej kulturze organizacyjnej będzie Ci łatwiej zatrudnić pracownika?

Na pewno nada to kryteria, według których możesz ocenić, czy dana osoba pasuje do Waszej kultury organizacyjnej. Bez kosztownej metody prób i błędów.

Na pewno pozwoli obu stronom uzyskać jasność co do wzajemnych oczekiwań. Już na pierwszej rozmowie.

To oznacza, że taka rozmowa nie może być tylko egzaminowaniem wiedzy i umiejętności kandydata. Jeżeli chcesz, żeby Twoja firma sprawnie działała, to w czasie takiej rozmowy musisz tę firmę kandydatowi przedstawić i musicie wspólnie ustalić, czy on do niej pasuje.

Na przykład dla mojej firmy najważniejsze wartości to: uczciwość, zaangażowanie, pasja i troska o klientów. Jeśli ktoś tego nie potrafi – nie będzie pasował do naszego zespołu. Tak określone wartości (i kilka innych) wyznaczają standardy naszej pracy.

2.     Określ cechy dobrego pracownika, którego potrzebujesz

Na bazie tego, jakie wartości i standardy chcesz wprowadzać i promować w swojej firmie oraz stanowiska, które potrzebujesz obsadzić, warto przemyśleć cechy dobrego pracownika na tym stanowisku. O ile dosyć łatwo przychodzi nam określenie oczekiwanych kwalifikacji czy wcześniejszego doświadczenia, o tyle cechy osobowości, charakteru, postawy, podejście do pracy są bardzo często pomijane w procesie rekrutacji. A tymczasem to one stanowią o jej sukcesie lub jego braku.

Pomyśl o tym, że innych cech będziesz oczekiwał od fakturzystki, a innych od dyrektora kreatywnego. Skuteczny handlowiec prawdopodobnie powinien mieć inne cechy charakteru niż pracownik centrum wsparcia.

Dlatego nie istnieje jeden uniwersalny zestaw cech dobrego pracownika. Ten zestaw powinien być dostosowany nie tylko do stanowiska, ale przede wszystkim do specyfiki Twojej firmy i jej wartości. W jednej firmie oczekujemy od sprzedawców agresywności i skuteczności, w innej – opieki nad klientem i serdeczności, bo na nich opiera się wizerunek marki.

Przykładowe cechy dobrego pracownika, którymi możesz się inspirować tworząc swoją listę preferencji:

• zaangażowanie w pracę / projekty / rozwiązywanie problemów klientów,
• własna inicjatywa,
• pomysłowość i kreatywność,
• sumienność i obowiązkowość,
• dokładność i drobiazgowość,
• samodzielność,
• umiejętność rozwiązywania problemów,
• pozytywne nastawienie,
• życzliwość wobec innych ludzi,
• umiejętność współpracy w zespole lub przeciwnie – umiejętność przewodzenia zespołowi,
• komunikatywność i empatia,
• pracowitość,
• uczciwość i spójność zasad z wartościami firmy,
• poczucie odpowiedzialności za powierzone zadania,
• ciekawość i otwartość na zmiany,
• umiejętność myślenia poza schematami,
• szacunek do innych,
• odporność na stres, pracę pod presją czasu,
• dobra organizacja i umiejętność planowania pracy.

Pamiętaj, że to zestawienie tylko przykładowe, na dodatek niektóre cechy mogą się wzajemnie wykluczać. Wybierz kilka, które są dla Twojej firmy i stanowiska, na które szukasz pracownika najważniejsze.

3.     Przeprowadź przemyślaną rekrutację

Skuteczna rekrutacja to projekt, który ma kilka ważnych etapów. Poczynając od przemyślenia wymogów stanowiska, przez odpowiednie ogłoszenie, rozmowy kwalifikacyjne a wreszcie – wybór kandydata.

O tym obszernym temacie pisałam w artykule Jak przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną, żeby zatrudnić najlepszego dla Twojej firmy pracownika?

Polecam też artykuł, z którego dowiesz się, jakich błędów w czasie rekrutacji unikać.

Jak zatrudnić pracownika w 5 krokach?

4.     Dopilnuj formalności

Oczywiście, kiedy już wybierzesz optymalnego kandydata do pracy trzeba ustalić kwestie formalne i dopilnować formalności. W tym pomoże CI Twoje biuro prawne i księgowe. O niektórych aspektach z tym związanych pisze poniżej.

5.     Nie zapomnij o skutecznym wdrożeniu

Zatrudnienie pracownika nie kończy się jednak na wybraniu i zatrudnieniu nowej osoby. Aby ta osoba mogła stać się efektywnym pracownikiem, sprawnym i kompetentnym pod względem znajomości firmy, produktów, klientów, musi zostać odpowiednio wdrożona.

Nie zapomnij, że bez dobrego wdrożenia, rekrutacja zakończy się frustracją po obu stronach a wszystkie Twoje dotychczasowe wysiłki pójdą na marne.

Dlaczego zatrudnienie pracownika do firmy jest tak ważnym procesem?

Inwestycja w rekrutację nowego pracownika

Warto mieć świadomość, że niespójne, nieprzemyślane i pospieszne zatrudnienie pracownika kosztuje Cię sporo zmarnowanego czasu i pieniędzy. Oznacza nie tylko zmarnowanie godziny Twojego cennego czasu i straconą szansę na zatrudnienie pracownika, którego potrzebujesz. Ale pomyśl o wszystkich kosztach, które poniesiesz w wyniku tej decyzji.

Jeśli wybierzesz niewłaściwą osobę, to przede wszystkim poświęcasz czas swój lub pracowników we wdrożenie nowego pracownika. Wszyscy zwiększacie swoje zaangażowanie, bo oprócz normalnych obowiązków musicie jeszcze tłumaczyć wszystko nowej osobie. Praca idzie wolniej. Kiedy nowy pracownik zacznie sam wykonywać pracę, to też na początku będzie pracował wolniej. Będzie też popełniał błędy, co jest zrozumiałe.

Ponosisz więc koszty wynagrodzenia pracownika, który na początku jest mało efektywny. Ponosisz koszty wynagrodzenia wszystkich tych, którzy są zajęci jego szkoleniem, zamiast w tym czasie wykonywać swoje obowiązki. Twoje koszty obejmują też błędy i pomyłki, a także ewentualne niezadowolenie klientów.

A jeżeli po kilu miesiącach okazuje się, że jednak nowy pracownik nie poradził sobie z zadaniami albo nie spełnił oczekiwań, to okazuje się najczęściej, że cały ten wysiłek i inwestycja są zmarnowane. I ponownie ponosisz koszty.

Jeśli do rekrutacji zatrudniasz agencję, której musisz zapłacić, to Twoje realnie poniesione koszty rosną. Ale jest jeszcze koszt utraconych korzyści, jeśli wybrałeś nie tego, który był najlepszy na to stanowisko. Ten najlepszy, którego być może nawet spotkałeś w trakcie swojej rekrutacji, pójdzie dalej, znajdzie inną pracę i drugi raz już nie będzie raczej aplikował do Ciebie.

Widzisz więc, że koszty nieprzemyślanej rekrutacji mogą być spore. W efekcie pośpiechu i braku przemyślenia pewnych kwestii możesz stracić sporo czasu, nerwów, pieniędzy i możliwości. Ale to nie wszystko.

Wpływ pracownika na rozwój i sukces Twojej firmy

W każdym okresie, a w trudnych czasach jeszcze bardziej, zespół dobrych i zgranych pracowników jest jednym z najważniejszych zasobów Twojej firmy. To między innymi od zespołu zależy jak skutecznie i efektywnie będzie działać Twoja firma. Jakie zyski będzie generować. Jak dynamicznie się rozwijać.

Warto spojrzeć na tworzenie zespołu jak na nieustającą inwestycję w jeden z najważniejszych zasobów Twojej firmy.Na nim możesz oprzeć generowanie wartości dla klientów i budowanie przewagi konkurencyjnej. Z dobrym zespołem możesz przetrwać niejeden kryzys.

Dlatego nie stać Cię na zatrudnianie pracownika do firmy niedbale, w pośpiechu, bez zastanowienia!

Wbrew pozorom nie chodzi też o to, żebyś zatrudniał najlepszych z najlepszych. Najlepsi specjaliści na rynku niekoniecznie stworzą taki zespół, jakiego potrzebujesz. Dlatego tak ważne jest najpierw określenie Twojej wizji firmy i zespołu, określenie wartości i oczekiwań, a dopiero później przystępowanie do dobierania najlepszych członków tego zespołu. To musi być przemyślany i starannie poprowadzony proces, bo od niego zależy sukces Twoich planów biznesowych.

Kiedy zatrudniasz nowych pracowników myśląc nie o wykonaniu określonej pracy, a o tym, jaką realną wartość mogą wnieść do Twojego biznesu, to kompletnie zmienia perspektywę.

Zatrudnienie pracownika – Dlaczego kwestie formalne i prawne są ważne, ale nie najważniejsze?

Jak widzisz kwestie formalne zatrudnienia zostawiłam na sam koniec tego artykułu. Z punktu widzenia biznesowego mają one najmniejsze znaczenie moim zdaniem. Szkoda, że tak często początkujący przedsiębiorcy właśnie od nich zaczynają myślenie jak zatrudnić pracownika.

Zaczynają od pytań: jaka umowa? jaki ZUS? jakie formalności i dokumenty trzeba wypełnić? Jak zatrudnić obcokrajowca?

To niewątpliwie bardzo ważne i potrzebne pytania. Ale z biznesowego punktu widzenia najważniejsze jest jakiego człowieka potrzebujesz i jaki członek zespołu wesprze rozwój Twojej firmy.

Z doświadczenia mogę powiedzieć, że szczegóły prawne i podatkowe zmieniają się tak często, że jako przedsiębiorca pozostawiam ich śledzenie księgowym, kadrowcom i prawnikom. W razie potrzeby pytam o radę i outsourcuję odpowiednie zadania. Oczywiście potrzebna jest pewna podstawowa orientacja i zrozumienie różnic pomiędzy umową o pracę, umową cywilnoprawną a umową B2B.

Pomyśl jednak, że jeśli znajdziesz naprawdę skutecznego i efektywnego pracownika, to jego wkład w generowanie wyników Twojej firmy może być tak znaczący, że detaliczne symulacje, ile ZUS, ile podatku i która forma zatrudnienia jest bardziej opłacalna, mogą być kompletnie nieistotne. I to powinno być celem skutecznej rekrutacji.

Zatrudnienie nowego pracownika powinno mieć na celu generowanie korzyści i wartości dodanej dla firmy. Czasem ta wartość będzie łatwiej, czasem trudniej mierzalna. Ale taki cel powinien przyświecać każdej rekrutacji.

Jak zatrudnić pracownika, który będzie wspierał sukces Twojego biznesu?

Podsumowując, namawiam do spojrzenia na zatrudnienie nowego pracownika, nie jak na pożar, który trzeba szybko ugasić. Ale jak na możliwość świadomego rozwoju możliwości Twojej firmy. Warto ten projekt przeprowadzić z namysłem.

Polecam kurs Skuteczna REKRUTACJA bez tajemnic, dzięki któremu nauczysz się bez frustracji, bez straty czasu, pieniędzy i nerwów, zatrudniać najlepiej dopasowanych kandydatów i skutecznie ich wdrażać:

Niektórzy początkujący przedsiębiorcy ulegają złudzeniu, że wystarczy zatrudnić pierwszego pracownika, żeby stać się szefem. Tymczasem, zarządzanie ludźmi składa się z wielu elementów, zarówno technicznych, jak i miękkich aspektów. Trzeba się go nauczyć i można rozwijać te umiejętności. Polecam artykuł, w którym całościowo ujęłam te zagadnienia: Jak zarządzać pracownikami? Czy naprawdę potrafisz być szefem?

Artykuł pierwotnie opublikowany 20 stycznia 2016 r. We wrześniu 2021 został przeze mnie znacznie rozbudowany i uzupełniony, żeby dać Ci jeszcze więcej praktycznych wskazówek.

Fot.: © olly / Fotolia