Jak zarządzać zespołem

Jak motywować pracowników, żeby pracowali tak skutecznie i z takim zaangażowaniem, jak Ty?

Jeśli ten wpis może być wartościowy dla Twoich znajomych, to śmiało! Podziel się z nimi :-)

Obserwując dyskusje przedsiębiorców w grupach i na forach internetowych, słuchając pytań, które trafiają bezpośrednio do mnie, nie sposób nie zauważyć jak żywym i wciąż budzącym problemy zagadnieniem jest jak motywować pracowników. Co zrobić, żeby pracowali z zaangażowaniem? Żeby im się „chciało chcieć”?

Z moich obserwacji (a potwierdzają to też wyniki przeprowadzonej przeze mnie ankiety) wynika, że przedsiębiorcy najczęściej skarżą się na brak dobrych, samodzielnych i wykwalifikowanych pracowników, na trudności z ich znalezieniem, motywacją i wysokimi oczekiwaniami płacowymi. Menedżerowie stwierdzają wciąż, że zbyt dużo decyzji spada na nich, bo pracownicy są niesamodzielni, nieodpowiedzialni, albo słabo zmotywowani. Trudno nimi zarządzać, trudno ich zmobilizować.

Wśród pytań, które otrzymałam w odpowiedzi na moją ankietę przewijały się tematy skutecznego pozyskiwania pracowników, możliwości ich utrzymania przez dłuższy czas, możliwości zabezpieczenia się przed nieuczciwym pracownikiem, sposoby na budowanie zespołu i „motywowania zależnego od profilu osobowości”.

Dlatego, mimo, że pisałam na ten temat już kilkukrotnie, dzisiaj spróbuję odpowiedzieć na pytanie:

Dlaczego zarządzanie ludźmi jest tak trudne?

Wyzwania zarządzania pracownikami

Zanim zaczniemy wdawać się w szczegóły, warto zwrócić uwagę na trzy podstawowe trudności, które uprzykrzają zarządzanie każdemu menedżerowi.

Po pierwsze, ludzie to nie maszyny.

Pracownicy nie są robotami i miewają swoje lepsze i gorsze dni. Miewają swoje motywacje, swoje temperamenty i swoje charaktery. Do tego mają swoje przekonania, emocje i trudności z komunikowaniem np. potrzeb. I nie tylko oni je mają. Szefowie również. I wszyscy ludzie, przez to, stają się znacznie bardziej „nieprzewidywalni”.

A na styku każdych dwóch osób (a w biznesie na styku szef – pracownik) dochodzi do nieustannej interakcji, zderzania dwóch światów. To powoduje trudności, nawet, gdyby sposób zarządzania był IDEALNY.

Niestety coś takiego jak „motywowanie zależne od profilu osobowości” w praktyce jest bardzo trudne. Istnieje mnóstwo klasyfikacji, sposobów na przyporządkowanie ludzi do określonych „typów osobowości”. Ale każdy psycholog zdaje sobie sprawę, że to dosyć umowne „typy”.

Każdy człowiek jest niepowtarzalny. I dlatego, o ile taka typologia jest przydatna do określania mocnych i słabych stron poszczególnych osób, do przydzielania zadań i komponowania zespołów… o tyle motywowanie to znacznie bardziej skomplikowane zagadnienie.

Jak motywować pracowników

Motywowanie pracowników wymaga, co najmniej, wiedzy o motywacji zewnętrznej i wewnętrznej, o tym, jak działa każda z nich. Motywację zewnętrzną łatwiej zaplanować, ale jest mniej skuteczna. Motywacja wewnętrzna, znacznie trudniejsza i bardziej kapryśna, wymaga znajomości ludzkich potrzeb, mechanizmów działania. Ale jej uzyskanie powoduje, że zyskujesz zespół oddanych, lojalnych partnerów. Docierasz do niej dzięki jasnym wartościom firmy, dzięki kulturze organizacyjnej, dzięki spójności działań. Więcej o motywacji z psychologicznego punktu widzenia przeczytaj w artykule Motywacja pracowników.

W ten sposób docieramy do drugiej trudności.

Po drugie, dobry szef musi być wszechstronny.

Zarządzanie ludźmi wymaga nie tylko twardych umiejętności menedżerskich i organizacyjnych, ale jednocześnie wymaga tzw. umiejętności miękkich: komunikacji, empatii, wiedzy o naturze człowieka. Najlepiej, jeżeli masz wysoki poziom inteligencji emocjonalnej i społecznej. Wtedy, w naturalny sposób, przewodzisz ludziom nie zastanawiając się nad mechanizmami swojego wpływu. Intuicyjnie wiesz jak motywować pracowników i nie musisz za każdym razem uciekać się do motywacji finansowej. To jednak rzadki przypadek.

Biorąc pod uwagę, że niewielu menedżerów rozpocznie studiowanie psychologii po to tylko, aby lepiej zrozumieć swoich pracowników, pozostaje bardziej praktyczna forma nabywania tych umiejętności: warsztaty i szkolenia menedżerskie. Oczywiście warto wybierać te najbardziej wartościowe, prowadzone przez sprawdzonych specjalistów.

Zwykle te „miękkie” umiejętności są bagatelizowane przez ludzi biznesu. Bo są bardzo nieuchwytne, niemierzalne, w przeciwieństwie do finansów, wskaźników ilościowych i efektywności działania maszyn. A tymczasem – wysoka umiejętność zarządzania ludźmi prowadzi do wymiernych rezultatów finansowych. Wpływa na rentowność i jakość działania firmy.

Dlatego, nawet w najmniejszych firmach, warto inwestować we własną wiedzę i umiejętności związane z miękkimi aspektami zarządzania. To wymaga od szefa wyjątkowego łączenia umiejętności miękkich z bardziej twardymi, o których mowa poniżej.

Po trzecie, trzeba się tego nauczyć!

Wiele umiejętności menedżerskich, które wpłyną na jakość Twojej współpracy z zespołem, to bardzo jasno określone, możliwe do nauczenia elementy.

Zarządzanie to przede wszystkim umiejętność planowania pracy, wyznaczania celów, wyznaczania granic i reguł działania, organizowanie zasobów, organizowanie procesu pracy. Pisałam o tym obszerniej w artykule Jak zarządzać pracownikami? Czy naprawdę potrafisz być szefem? Zastanów się, czy potrafisz to robić. Ale, jeżeli nie – można się tego nauczyć.

Jedną z trudności, na które najczęściej utyskują przedsiębiorcy jest delegowanie zadań.

Bo nie ma sensu. Pracownicy nigdy nie pracują tak, jak chciałby tego szef. Tłumaczenie wymaga za dużo czasu. Szybciej zrobię sam. Już próbowałem i nie wyszło…

Te wszystkie trudności to najczęściej tylko przekonania zarządzających. Słabe rezultaty w przeszłości wynikały najczęściej z nieumiejętnego przeprowadzenia samego procesu delegowania i braku konsekwencji we wdrożeniu.

Jeżeli TY SAM sabotujesz delegowanie wtrącając się w proces pracy, nie dając pracownikowi jasnych instrukcji, albo dostatecznie dużo czasu na nauczenie się tego, na co Ty poświęciłeś kilkanaście-kilkadziesiąt lat, to… efekt oczywiście będzie marny.

W codziennym zarządzaniu ludźmi kluczową rolę odgrywa TRIADA UMIEJĘTNOŚCI: (1) komunikowanie, (2) delegowanie, (3) reagowanie na trudności.

Na początek zacznij skutecznie delegować zadania

Jak zwykle bywa w takich przypadkach, jeżeli chcesz mieć dobrych pracowników, najpierw sam musisz stać się dobrym szefem.

Dlatego, na początek, proponuję zrobić jeden, mały, ale bardzo znaczący krok. Wyćwiczyć jedną umiejętność: delegowanie.

Jeżeli je wdrożysz, to automatycznie uwolni nieco Twojego czasu. Zyskasz przestrzeń na zajęcie się bardziej wymagającymi zadaniami, zyskasz czas na zajęcie się rozwojem Twojego biznesu.

Jak to zrobić?

  1. Wybierz na początek proste, powtarzalne zadanie. Zacznij od czegoś prostego, a dopiero stopniowo zaczynaj delegować trudniejsze i bardziej skomplikowane obszary. Pamiętaj, że WPRAWA CZYNI MISTRZA. Dlatego podejdź do tego, jak do procesu, w którym to Ty się uczysz (na równi z Twoim pracownikiem).
  2. Wyznacz CEL zadania. Napisz go. Określ w jaki sposób ocenisz, czy zadanie wykonane jest dobrze czy źle. Jakie będą kryteria osiągnięcia tego celu? Koniecznie zapisz zarówno cel, jak i kryteria jego oceny.
    1. W jaki sposób zmierzysz wykonanie celu?
    2. W jakim czasie ma być wykonany?
  3. Następnie zastanów się, czy są jakieś zasady ograniczające, działania, których sobie nie życzysz? Czego bezwzględnie pracownikowi nie wolno? Albo, czym ma się kierować wybierając sposób realizacji celu? Wypisz te zasady.
  4. Zastanów się, jakich zasobów, jakiego wsparcia albo jakich uprawnień będzie potrzebował pracownik, aby wykonać zadania bez niepokojenia Ciebie? Czy będzie musiał wydawać polecenia innym pracownikom? Będzie potrzebował pomocy w pracy? Czy musi się nauczyć czegoś nowego? A może musi mieć do dyspozycji jakiś budżet?
  5. Dopiero, kiedy będziesz miał ustalone wszystkie powyższe, zacznij rozmawiać z pracownikiem. Przedstaw mu po kolei to, co ustaliłeś:
    1. cel, który ma osiągnąć i kryteria jego osiągnięcia,
    2. zasady i ograniczenia, których musi przestrzegać,
    3. zasoby, umiejętności, uprawnienia i wsparcie, z którego może skorzystać,

Aby upewnić się, że dobrze się rozumiecie, poproś pracownika, aby omówił każdy z punktów własnymi słowami. Doprecyzuj, jeśli coś jest niejasne.

  1. Poświęć odpowiednio dużo czasu na szkolenie pracownika w nowym zadaniu.
  2. Na koniec oceń wykonanie zadania.
Pamiętaj! Nie oceniaj tego, czy pracownik działał w taki sam sposób, jak Ty byś to zrobił. Ale czy i jak sprawnie osiągnął uzgodniony cel!

Co nie zadziałało i dlaczego? Najskuteczniejsze będzie, jeśli zaprosisz pracownika, aby sam ocenił, na ile dobrze mu wyszło. Aby ocenił przyczyny niepowodzeń lub błędów.

  1. Teraz jest najtrudniejszy etap. Właśnie na tym etapie wielu menedżerów poddaje się, bo uznają, że pracownik wykonał zadanie nie dość dobrze. W ten sposób marnują wszystko, co do tej pory zrobili i oni, i ich pracownik!

Po omówieniu zadania i jego efektów z pracownikiem, pozwól mu wykonać je jeszcze raz i jeszcze raz. Najlepiej, stopniowo zostawiając coraz większy poziom samodzielności. Jeżeli powtórzysz ten proces, zobaczysz, jak szybko pracownik zrozumie Twoje oczekiwania i zacznie realizować zadanie nie zajmując już Twojego czasu.

Ten proces wydaje się długi, ale to dlatego, że uczy się nie tylko Twój pracownik. TY sam masz spore zadanie do odrobienia.

Jak motywować pracowników, żeby pracowali tak skutecznie i z takim zaangażowaniem, jak Ty?

Nie podoba mi się to pytanie. Wiesz dlaczego?

Bo w podtekście słyszę, że pracownicy nigdy nie są dość dobrzy, nigdy się nie angażują, a być może nawet nie są dość bystrzy.

Jeżeli należysz do menedżerów, którzy podświadomie mają takie przekonania, to bardzo trudno będzie Ci wdrożyć sprawne zarządzanie pracownikami. Odpowiedź na pytanie: Jak motywować pracowników? jest złożona. Wymaga sztuki łączenia twardych technik i narzędzi z inteligencją emocjonalną i społeczną. Wymaga doskonalenia samego siebie. Bo nie w zmianie pracowników leży rozwiązanie, a w staniu się lepszym menedżerem.

Na początek proponuję dowiedzieć się co i w jaki sposób motywuje Twój zespół >> Motywacja pracowników.

Rozwinięcie tego tematu znajdziesz w artykułach:

> Jak skutecznie motywować zespół? Kij? Marchewka? Czy oba na raz? #1

> Co motywuje pracowników? – wyższe potrzeby #2

> Przykład systemu wynagrodzeń – metoda marchewki w praktyce #3

System motywacyjny i system wynagrodzeń

Kiedy rozmawiamy o tym, jak motywować pracowników to najczęsciej automatycznie zaczynasz zastanawiać się nad ich wynagrodzeniami. Czy samo wynagrodzenie nie powinno dostatecznie motywować pracownika? Jeżeli już przeczytałeś, co piszę o tym, jak działa ludzka motywacja, to rozumiesz, że prosty system wynagrodzeń może być niewystarczający. Potrzebujesz czegoś bardziej zaawansowanego. Uwzględniając fakt, że pieniądze nie są ostatecznym i najlepszym motywatorem, jednak warto wykorzystać możliwość, aby kwoty, które i tak wydajesz na wynagrodzenia pracowników, przynosiły Twojej firmie jak największą korzyść. Właśnie dlatego warto rozważyć wdrożnie spójnego i powiązanego z celami firmy systemu wynagrodzeń.

O tym, jak to zrobić pisałam obszerniej w artykułach:

> Jak zbudować skuteczny system wynagrodzeń?

> System motywacyjny czy system wynagrodzeń – którego potrzebujesz?

> Zarządzanie przez cele, czyli ewolucja systemu motywacyjnego

Zmiana tak istotnego elementu jak system zarządzania pracownikami w firmie i system motywacyjny / wynagrodzeń to spore wyzwanie. Jeżeli stoisz przed tym zadaniem, to skorzystaj z obiektywnego spojrzenia z boku i wsparcia eksperta. Sprawdź tutaj, jakie masz możliwości współpracy 1-1 ze mną.

 

Fot.: © contrastwerkstatt / Fotolia


Jeśli ten wpis może być wartościowy dla Twoich znajomych, to śmiało! Podziel się z nimi :-)