Rozmowa kwalifikacyjna – 9 błędów, które powodują, że marnujesz mnóstwo czasu i pieniędzy

Przeczytasz w 10 minut

Rozmowa kwalifikacyjna może być sporym bólem głowy, zarówno dla kandydata do pracy, jak i dla przedsiębiorcy, który ma ją przeprowadzić. Kandydat ryzykuje, że jeśli wypadnie słabo, to nie dostanie pracy, o którą aplikował. Ale z punktu widzenia właściciela firmy on ma do stracenia jeszcze więcej.

W tym artykule przedstawiam Ci 9 poważnych błędów, które powodują, że rozmowy kwalifikacyjne wydają się wielu małym przedsiębiorcom takim wyzwaniem. Wiesz, jak ważne jest to spotkanie, a jednocześnie być może bezwiednie popełniasz błędy, które powodują, że zatrudnianie ludzi wydaje się niepewną loterią. Wcale nie musi tak być.

Źle poprowadzona rozmowa kwalifikacyjna kosztuje Cię sporo zmarnowanego czasu i pieniędzy

Zanim przejdę do listy błędów wyjaśnijmy sobie podstawową sprawę. Źle poprowadzona rozmowa kwalifikacyjna oznacza nie tylko zmarnowanie godziny Twojego cennego czasu i straconą szansę na zatrudnienie pracownika, którego potrzebujesz. W praktyce to znacznie więcej.

Wyobraź sobie, że przeprowadziłeś kilka rozmów kwalifikacyjnych i wybrałeś jednego z kandydatów.

Jaki jest koszt, jeśli wybrałeś nie tego, który był najlepszy na to stanowisko? Ten najlepszy pójdzie dalej, znajdzie inną pracę i drugi raz już nie będzie raczej aplikował do Ciebie. To koszt utraconej szansy.

Załóżmy, że wybrany przez Ciebie kandydat zjawia się w pracy, a Ty zaczynasz go wdrażać w obowiązki. Poświęcasz swój czas lub czas swoich pracowników. Wszyscy zwiększacie swoje zaangażowanie, bo oprócz normalnych obowiązków musicie jeszcze tłumaczyć wszystko nowej osobie. Praca idzie wolniej. Kiedy nowy pracownik zacznie sam wykonywać pracę, to też na początku będzie pracował wolniej. Będzie też popełniał błędy, co jest zrozumiałe.

Ponosisz więc koszty wynagrodzenia pracownika, który na początku jest mało efektywny. Ponosisz koszty wynagrodzenia wszystkich tych, którzy są zajęci jego szkoleniem, zamiast w tym czasie wykonywać swoje obowiązki. Twoje koszty obejmują też błędy i pomyłki, a także ewentualne niezadowolenie klientów.

A co się dzieje, kiedy po kilu miesiącach okazuje się, że jednak nowy pracownik nie poradził sobie z zadaniami albo nie spełnił oczekiwań? Cała zabawa zaczyna się od nowa. I ponownie ponosisz koszty. Wyobraź teraz sobie, że zatrudniasz dodatkowo agencję rekrutacyjną, której musisz zapłacić rekrutację. To jeszcze bardziej podnosi kwotę, którą ryzykujesz, jeżeli rekrutacja nie będzie dobrze przeprowadzona.

Widzisz więc, że warto naprawdę przyłożyć się nie tylko do przygotowania i przeprowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej, ale do całego procesu rekrutacji, żeby zatrudnić naprawdę dobrego pracownika.

Rozmowa kwalifikacyjna to spotkanie

10 kosztownych błędów w rozmowie kwalifikacyjnej

Poniżej subiektywna (ale rzetelnie przemyślana) lista błędów, często popełnianych w czasie rozmowy kwalifikacyjnej. Podaję też praktyczne wskazówki, jak ja sama radzę sobie z tymi kwestiami.

(Tak, miało być 9 błędów. Punkt 10 potraktuj jako gratisową wskazówkę.)

1. Brak przemyślenia pytań oraz każdej z kandydatur PRZED spotkaniem, czyli pójście na żywioł

Kiedy pozwolisz, żeby zabrakło Ci czasu na przygotowanie się do rozmowy kwalifikacyjnej, to przede wszystkim:

  • Nie wiesz, kogo dokładnie szukasz, jakie masz oczekiwania wobec tej osoby.
  • Nie masz pomysłu, jak chcesz sprawdzić, czy dany kandydat ma cechy na jakich Ci zależy (czy wiesz, na jakich cechach Ci zależy?).
  • Będziesz improwizował, ale możesz o czymś ważnym zapomnieć. Albo nie być w stanie tego spontanicznego pomysłu zrealizować, jeśli nie przygotowałeś wcześniej, na przykład testu kompetencji.
  • Jeśli nie przejrzałeś CV przed spotkaniem, to nie wiesz, co budzi Twoją wątpliwość w danej kandydaturze. Przeglądają CV naprędce w czasie rozmowy być może nie wyłapiesz wszystkich szczegółów, które mógłbyś wyjaśnić z kandydatem. Twoje pytania pozostaną później bez odpowiedzi.
  • Rozmowa może być chaotyczna, bo nie masz przemyślanego jej schematu. Co oznacza, że możesz pominąć kilka ważnych elementów, które będą miały wpływ na jej skuteczność.
  • Kiedy wpadasz na spotkanie w ostatniej chwili, nieprzygotowany i zdajesz się wyłącznie na intuicję, to od razu wprowadzasz atmosferę pośpiechu i nerwowości, która nie sprzyja uważnej obserwacji (o tym piszę w jednym z kolejnych punktów).

W artykule o tym, jak przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną, piszę dokładnie w jaki sposób powinieneś przygotować się do każdej takiej rozmowy. Im lepsze przygotowanie do rozmowy kwalifikacyjnej, tym większe szanse na wybranie dokładnie tego kandydata, którego potrzebujesz, najlepiej pasującego do Twojej firmy.

2. Pamięć jest zawodna – jeśli nie notujesz, możesz później nie pamiętać drobnych, ale istotnych dla decyzji szczegółów

Zauważyłam u wielu szefów i menedżerów sporą nonszalancję, jeśli chodzi o robienie notatek. Tak, jakby notowanie było zajęciem zarezerwowanym dla studentów, asystentek i pracowników niższego szczebla. Być może wynika to ze zbytniej wiary w pojemność własnej pamięci?

Po pierwsze, ludzka pamięć jest ulotna. Odpowiedzi kandydata i fakty, które wydają się oczywiste dzisiaj, za tydzień mogą zostać w Twojej pamięci przysypane tysiącem innych bieżących spraw. Psycholog powiedziałby, że być może te informacje gdzieś w Twojej pamięci tkwią, ale problem polega na tym, że nie potrafisz ich wydobyć wtedy, kiedy potrzebujesz. (Pamiętasz? To dokładnie ten sam mechanizm, z powodu którego czułeś pustkę w głowie w czasie egzaminów. Wiesz, ale nie potrafisz sobie przypomnieć.)

Po drugie, kiedy spotykasz się z kilkoma kandydatami jednego dnia, to zupełnie zrozumiałe, że na koniec wszystkie twarze, fakty z życiorysów i odpowiedzi już się mieszają. Wtedy nie podejmujesz decyzji racjonalnie, tylko raczej na chybił trafił. A skoro tak – to po co było tracić cały dzień (lub kilka dni) na spotkania, które niewiele wniosły?

Wreszcie po trzecie, wszyscy ulegamy efektowi pierwszego wrażenia. Na pewno słyszałeś, że pierwsze kilka sekund decyduje o wrażeniu. To prawda. Ale Ty chcesz zatrudnić pracownika na lata, a nie na kilka minut. Dlatego w Twoim własnym interesie leży przyjrzeć się dokładniej.

Jeśli zbyt szybko wyrobisz sobie opinię o kandydacie, to jest duże niebezpieczeństwo, że będziesz filtrował każdą kolejną informację. Jeśli na dodatek zdasz się na własną pamięć, to ryzykujesz, że zapamiętasz tylko to, co potwierdza Twoje pierwsze wrażenie, a pominiesz resztę. Twój wybór nie będzie optymalny.

Nie namawiam Cię do zapisywania każdego słowa. To zupełnie nieproduktywne, moim zdaniem. Ale wystarczy, że zanotujesz w punktach najważniejsze odpowiedzi i wnioski. Ja zwykle robię to bezpośrednio na CV lub przygotowanym wcześniej formularzu. Dzięki temu po rozmowie mam wszystkie informacje w jednym miejscu.

3. Pospieszna, nieprzemyślana decyzja, nie oparta na całościowej ocenie

Kolejny błąd jest związany z poprzednim, ale dotyczy też tego, co następuje po rozmowie kwalifikacyjnej. W jaki sposób i kiedy podejmujesz decyzję?

Niestety często się zdarza, że jeden z kandydatów zrobi na nas takie wrażenie, że efekt pierwszego wrażenia dotyczy całej rozmowy z nim. Wtedy każde kolejne spotkanie jest już w zasadzie stratą czasu, bo decyzję tak naprawdę podjęliśmy już dawno. To błąd.

Drugim nieporozumieniem jest wyobrażenie, że odbycie spotkań rekrutacyjnych kończy proces, decyzja jest podjęta, pracownik zatrudniony. Nie dajesz sobie czasu na zastanowienie. Na ponowne przemyślenie kandydatur. Nie dajesz sobie czasu na spokojną przemyślaną decyzję.

Wiedząc, jak mylący może być efekt pierwszego wrażenia (i jego brat – efekt świeżości), tym bardziej powinniśmy racjonalnie podejść do tak ważnej decyzji jak zatrudnienie nowego pracownika. Zarezerwować sobie jeszcze chociaż pół godziny na przejrzenie kandydatur, zestawienie wrażeń z rozmów z tym, co jest napisane w ich zgłoszeniach. I dopiero wtedy, na spokojnie podjąć ostateczną decyzję.

Ja lubię nawet odłożyć tę decyzję na kolejny dzień. Wtedy nie kieruję się już emocjami ani chwilowych wrażeniem, a z powrotem skupiam się na konkretach. To doskonała chwila, żeby wrócić do swoich syntetycznych notatek. Przypomnieć sobie najważniejsze ustalenia. I całościowo ocenić nie tyle z kim najlepiej się rozmawiało, ale kto jest dokładnie tą osobą, której potrzebujemy (o tym jeszcze napiszę poniżej).

Rozmowa rekrutacyjna - błędy

4. Brak uwzględnienia różnej odporności kandydatów na stres

Być może nigdy o tym nie pomyślałeś, ale powinieneś zdawać sobie, że najprawdopodobniej kandydat będzie zestresowany w czasie rozmowy kwalifikacyjnej.

Ty – jesteś w swoim miejscu pracy, które doskonale znasz. Czujesz się w nim swobodnie i jesteś gospodarzem. On – wchodzi do nowego miejsca, w którym nie wie, jakie reguły panują, a na dodatek doskonale wie, że będzie oceniany. To w naturalny sposób wyzwala stres.

Jako psycholog mogę Ci powiedzieć, że pod wpływem stresu ludzie bardzo różnie reagują. Jedni buńczucznie, inni kulą się ze strachu i zastygają w niemocy, jeszcze inni właśnie wtedy wydobywają z siebie to, co najlepsze.

Sposób reakcji na stres niewiele mówi o samym człowieku i jego kompetencjach. A Tobie zależy, żeby dowiedzieć się jak kandydat zachowuje się, kiedy jest w NORMALNEJ sytuacji. Jaki jest na co dzień. Sama rozmowa kwalifikacyjna może być mało reprezentatywnym fragmentem jego życia.

Dlatego, oceniając kandydata i to, jak wypadł w czasie rozmowy kwalifikacyjnej warto szczególnie uważnie przyjrzeć się jaki wpływ na ten obraz miał stres kandydata. Nie musisz być ekspertem, żeby zauważyć, jak bardzo ktoś jest zdenerwowany. A nawet – jeśli widzisz trudność kandydata, możesz spróbować rozluźnić atmosferę, pomóc mu pytaniami dodatkowymi, żeby móc prawidłowo ocenić jego rzeczywiste kompetencje i osobowość (o tym też za chwilę), a nie wypaczone stresem reakcje.

I jeszcze jedna uwaga. Są stanowiska, które wymagają szczególnej odporności na stres. Wcale nie tak rzadkie. To, co piszę może też dotyczyć specyficznych predyspozycji psychicznych (np. cierpliwości i grzecznej asertywności u pracownika call center). W takich przypadkach, jeśli odporność na stres lub inne cechy psychiczne kandydata są dla Ciebie szczególnie ważne, warto zaangażować psychologa, który profesjonalnie oceni te cechy. Nie polecam zdawania się na własny osąd, który może być zawodny. Psychologowie też są ludźmi, ale mają narzędzia, które pomagają zobiektywizować taką ocenę.

5. Brak informacji zwrotnej do kandydatów na temat wyników rekrutacji

Chociaż może Ci się to wydawać niepotrzebną stratą czasu, jednak poinformowanie kandydata o wyniku postępowania rekrutacyjnego jest moim zdaniem ważne.

Przede wszystkim jest to element tak zwanego employer brandingu. Czyli tego, jaki wizerunek Twojej firmy jako pracodawcy tworzysz. Czy kandydaci do pracy będą między sobą powtarzać, że do tej firmy nie warto aplikować? Będą pisać negatywne komentarze w internecie? Możesz wkładać ogromny wysiłek w motywowanie pracowników, a jednak negatywny wizerunek pracodawcy będzie te wysiłki torpedować. Dlatego zachowanie się przyzwoicie po prostu Ci się opłaca.

Dla mnie, takie zachowanie jest też elementem budowania kultury organizacyjnej firmy. Nic nie pokazuje zasad panujących w Twojej firmie tak dosadnie, jak sytuacje trudne lub takie, które wymagają dodatkowych nakładów. Twoi obecni pracownicy doskonale widzą w jaki sposób mówisz o zwalnianych pracownikach za ich plecami. Doskonale wiedzą, jak traktujesz kandydatów do pracy, których nie wybrałeś.

Twoje działania przekonują ich znacznie bardziej niż Twoje słowa. Na ich podstawie wyrabiają sobie zdanie o tym, jakie zasady obowiązują w firmie i czego oni sami mogliby się spodziewać po Tobie, gdyby byli w podobnej sytuacji. A to oznacza, że będą się adekwatnie do tego zachowywać. Przystosują się.

Dlatego to, jak traktujesz kandydatów do pracy, których nie wybrałeś, być może nie ma znaczenia dla samego wyniku rekrutacji. Ale już dla jakości Twojego zespołu, tego jak jest zmotywowany i zaangażowany – ma znaczenie ogromne!

6. Brak koncentracji na celu spotkania – mówienie zamiast słuchania

Niestety, jedną z dużych przeszkód w prowadzeniu efektywnych rozmów kwalifikacyjnych jest brak umiejętności uważnego słuchania. W zasadzie można by powiedzieć, że esencją dobrze poprowadzonej rozmowy kwalifikacyjnej jest uważne słuchanie i obserwacja.

Twoim celem jest poznanie kandydata w stosunkowo krótkim czasie i szybka ocena jego dopasowania do potrzeb firmy i Twoich oczekiwań, prawda? To wymaga dużej uważności, koncentracji i nastawienia na odbiór.

Tymczasem często zdarza się tak, że zaczynasz mówić o tym, z czego jesteś dumny, co Cię fascynuje. Czyli – o sobie i swojej firmie. Kandydat na pracownika na pewno chętnie posłucha, ale TY stracisz bezpowrotnie szansę dowiedzieć się kogo zatrudniasz. Popłyniesz w słuchaniu samego siebie, zamiast słuchać kandydata.

A jeśli złapiesz się na lep zatrudnienia kogoś, bo tak wspaniale Ci potakiwał i wydawał się zachwycony tym, co mówisz, to… sam sobie jesteś winien późniejszych problemów.

Celem spotkania rekrutacyjnego nie jest opowiadanie jaka Twoja firma jest wspaniała (zdążysz przedstawić ją szerzej już po zatrudnieniu), ale zdobycie informacji o kandydacie i ułatwienie sobie decyzji.

Rozmowa kwalifikacyjna - esencja

7. Zaniedbanie roli gospodarza

Wbrew pozorom Twoja rola jako gospodarza nie polega tylko na kurtuazyjnym zaopiekowaniu się gościem. Gdyby tak było nie poświęcałabym temu osobnego punktu. Oczywiście, że ważne jest zadbanie o komfortowe miejsce spotkania i sprawny przepływ informacji. W dobrym guście jest zadbanie o dobrą atmosferę, ewentualnie napoje dla gościa. Spójrz na to nie tylko jak na wymóg kultury, ale z punktu widzenia stresu kandydata, o którym pisałam wcześniej. Tobie zależy, żeby poznać go takim, jaki jest naprawdę, a nie wyciągać wnioski na podstawie sytuacji, w której zjada go stres.

Jednym z ważnych zadań gospodarza jest pilnowanie czasu. To do Ciebie należy dbanie o przebieg spotkania oraz o rozpoczęcie i zakończenie w zaplanowanym czasie. To nie tylko kwestia profesjonalnego wrażenia, ale przede wszystkim szacunku dla Twojego własnego terminarza.

Przede wszystkim jednak do Ciebie należy panowanie nad przebiegiem spotkania. Nie tylko chodzi o to, żebyś zrealizował założone sobie cele rozmowy rekrutacyjnej. Ale też o odpowiednie ustawienie relacji. Ty, jako gospodarz prowadzisz rozmowę, decydujesz o kolejności poruszanych tematów, dbasz o to, żeby była spójna i żeby niczego ważnego nie pominąć. Nie możesz oddać pałeczki gościowi, bo nie on ma być szefem, jeżeli zdecydujecie się na współpracę. Ty ustawiasz relację, dbasz o przebieg spotkania i Ty odpowiadasz za to, czy zdobędziesz informację, które potrzebowałeś zdobyć, żeby podjąć odpowiednią decyzję.

8. Zatrudniasz osobę, która jest podobna do Ciebie, dobrze się z nią rozmawia i jest sympatyczna, ale… nie myślisz o firmie

Być może kandydat jest sympatyczny i ma takie samo hobby jak TY. Być może mógłbyś z nim przegadać długie godziny. Ale czy właśnie jego potrzebuje Twoja firma? Czy właśnie ta osoba ma predyspozycje i kompetencje, których szukasz?

Być może rozmową z danym kandydatem jest przyjemna dla Ciebie. Ale czy jego kandydatura jest optymalna dla Twojej firmy? Pomyśl o tym, że wspólna praca to nie to samo, co wypad na ryby lub wieczorne gawędy.

Jeśli szukasz asystentki lub fakturzystki, to czy przebojowość i szukanie przygód są naprawdę najbardziej pożądanymi cechami? Czy raczej skrupulatność i sumienność i zamiłowanie do powtarzalnej pracy? Powtórzę jeszcze raz, to na co zwracałam uwagę już kilkukrotnie – zastanów się:

  • kogo szukasz,
  • do jakiej pracy,
  • jakie cechy osobowości powinien mieć idealny kandydat na to stanowisko?

W czasie rozmowy rekrutacyjnej cały czas pamiętaj o potrzebach firmy, a nie osobistych sympatiach (które też są ważne, ale nie mogą Ci przesłonić racjonalnej oceny).

9. Zatrudniasz kogoś za kompetencje, a zapominasz o osobowości i postawach

Pisałam o tym wielokrotnie, że zatrudniamy ludzi za kompetencje a zwalniamy za postawy. Zatrudniamy za to, co ludzie umieją, ale kiedy źle się z nimi pracuje, to najczęściej przyczyną jest to, jacy są. Jaką mają osobowość, jakie nawyki, jakie cechy charakteru. Czy są zmotywowani, samodzielni i odpowiedzialni. Czy są zaangażowani i uczciwi.

Zdaję sobie sprawę, że stosunkowo łatwo ocenić i sprawdzić czyjeś kompetencje. Znacznie trudniej, w czasie krótkiej rozmowy ocenić jakim jest człowiekiem. Jednak, jeśli chcesz uniknąć rozczarowań i problemów w przyszłości, to właśnie na tę drugą sferę warto położyć największy nacisk przy zatrudnianiu.

W jaki sposób ocenić czyjąś osobowość, jeśli nie jesteś psychologiem? Odpowiedź na to pytanie znajdziesz w punkcie 1 tej listy – przygotuj się! Po pierwsze musisz wiedzieć jakich cech charakteru szukasz, jakie postawy są niezbędne na danym stanowisku i jakiego podejścia oczekujesz. Następnie musisz zastanowić się w jaki sposób możesz to w czasie rozmowy zweryfikować (chociaż pobieżnie).

Ja zwykle przygotowuję zawczasu zestaw dosłownie kilku precyzyjnie wycelowanych pytań. Niekoniecznie takich, które znajdziesz w internetowych poradnikach. (Bo te często uczą, jak przygwoździć kandydata pytaniem, ale nie pomogą Ci zdobyć od kandydata informacji, które są potrzebne akurat Tobie.) Takich pytań, które pomagają mi dowiedzieć się czegoś więcej na temat cech, których akurat w tej rekrutacji szukam.

Zatrudniamy za kompetencje zwalniamy za postawy

10. Zatrudniasz znajomego, bo jest znajomym

Ten punkt dotyczy także znajomych Twoich znajomych, krewnych, osób z polecenia. Jeżeli liczysz na drogę na skróty i przyjmujesz osoby z polecenia praktycznie bez przeprowadzenia rzetelnie przygotowanego procesu rekrutacji, to sam sobie szykujesz kłopoty.

Tak przeprowadzone rekrutacje zwykle kończą się fiaskiem. Owszem, może się zdarzyć, że w ten sposób przyjmujesz większość osób w Twojej firmie i uważasz to za najlepszy sposób. W takiej sytuacji masz prawdopodobnie zbieraninę różnych ludzi, którzy wykonują pracę, ale trudno to nazwać zgranym zespołem.

Sytuacje, w których przyjmujesz kogoś za znajomości, a nie za kompetencje, nie precyzując na dodatek swoich oczekiwań już na wstępie, to prosta droga do nieporozumień, konfliktów i frustracji po obu stronach.

Rozmowa kwalifikacyjna nie jest taka trudna, jeśli wiesz jak!

Mimo, że przedstawiłam Ci tutaj całą listę możliwych błędów, chcę podkreślić, że dobra rozmowa kwalifikacyjna nie jest wcale taka trudna. Więcej konkretnych wskazówek na jej temat zawarłam w artykule Jak przeprowadzić dobrą rozmowę kwalifikacyjną?

Rozmowa kwalifikacyjna to spotkanie, które ma na celu wzajemne poznanie się kandydata i pracodawcy. Tak, żeby obie strony mogły podjąć najlepszą dla każdej z nich decyzję.

Dlatego warto do niej podejść bez nadmiernego zdenerwowania, napięcia czy stresu. Potraktować jak przyjemne spotkanie, w czasie którego możesz poznać nowego człowieka, z ciekawością wysłuchać jego historii i dostać odpowiedzi na swoje pytania na jego temat.

Z drugiej strony – nie jest to jednak spotkanie towarzyskie. Rozmowa kwalifikacyjna ma swój ściśle określony cel i dlatego warto się do niej odpowiednio przygotować oraz zadbać o jej przebieg.

Twoi znajomi też powinni to przeczytać? Śmiało, daj im znać!
Posted in Zarządzanie ludźmi and tagged , .