W wielu publikacjach, także na moim blogu, spotkasz się z zamiennym używaniem pojęć system motywacyjny i system wynagrodzeń. Czasem piszę też o systemie premiowym. Czy wszystkie te określenia znaczą to samo? A jeszcze ważniejsze – Którym potrzebujesz zająć się w pierwszej kolejności? Który jest dla Ciebie ważniejszy z biznesowego punktu widzenia? Co dokładnie oznaczają? I jak zbudować system motywacyjny w małej firmie?
Do napisania tego artykułu zainspirowały mnie projekty, które właśnie prowadzę z klientami i fala kolejnych zapytań o „system motywacyjny” lub „system wynagrodzeń”. Zdałam sobie sprawę, że zamienne używanie tych pojęć, chociaż wygodne, może wprowadzić sporo zamieszania, a efekt jest taki, że nie wiesz co robić.
Dzisiejszy artykuł dedykuję Ci szczególnie, jeśli Twoja firma urosła i zatrudnia nieco więcej niż 20 pracowników. Przyznaję, że trafiają do mnie firmy zatrudniające 100, 200 i nawet 500 pracowników, które nadal nie mają uporządkowanej kwestii wynagrodzeń ani systemu motywacyjnego. Oczywiście, jest to zrozumiały koszt intensywnego wzrostu Twojego biznesu. Ale przychodzi taki moment, kiedy ta „niedogodność” zaczyna kosztować Cię zbyt dużo.
Dlaczego warto uporządkować wynagrodzenia w Twojej firmie?
“Wszystkie decyzje operacyjne podejmowane przez zespół kierowniczy każdego przedsiębiorstwa, i to nie tylko decyzje płacowe, powinny być konsekwencjami pewnych ogólnych reguł przyjętych przez ten zespół. To tzw. myślenie systemowe stanowi jeden z fundamentów współczesnych metod zarządzania. Chroni ono zespół kierowniczy przed koniecznością codziennego rozważania dziesiątków drobnych problemów, co często prowadzi do ulegania naciskom „potrzeby chwili” w sytuacji, gdy brakuje czasu na głębsze zastanowienie.
Decyzje podejmowane „na kolanie” są też często wynikiem czyjegoś nacisku, bowiem w braku dobrze przemyślanych zasad ogólnych trudno jest o argument, dla którego nie mielibyśmy ulec czyjejś zdeterminowanej perswazji. Podejmowanie decyzji w tym trybie prowadzi zwykle do organizacyjnego chaosu, bowiem decyzje podejmowane przez różne osoby i w różnych okolicznościach bez kontekstu systemowych zasad często stoją z sobą w sprzeczności.”
A. Blikle „Doktryna jakości“
Dopóki zatrudniasz 5 lub 10 pracowników, to jednorazowe decyzje o tym, kto ile powinien zarabiać są najbardziej efektywne. Szukasz konkretnej osoby, słuchasz jakie ma oczekiwania i dostosowujesz swoją ofertę.
Kiedy jednak firma istnieje już kilka lat, a zespół rozrasta się do 50 lub więcej osób zaczynają pojawiać się dysproporcje płac. Na dodatek zastanawianie się za każdym razem nad budżetem wynagrodzeń dla każdego stanowiska i przy każdej rekrutacji to po portu strata Twojego cennego czasu. Jest jeszcze trzecie ryzyko – kiedy nie firma nie ma określonych granic (widełek) płacowych, to jest duża szansa, że ulegniesz wygórowanym oczekiwaniom któregoś kandydata albo jego umiejętności twardych negocjacji.
Znacznie prostsza, bezpieczniejsza dla firmy i bardziej komfortowa dla Ciebie sytuacja ma miejsce, kiedy istnieje konkretna POLITYKA PŁACOWA przedsiębiorstwa.
Mówiąc o systemie i polityce wynagrodzeń nie mam na myśli faktu, czy istnieją w Twojej firmie formalne dokumenty „Regulamin pracy” i „Regulamin wynagradzania”. Obowiązek posiadania takich dokumentów wynika z przepisów, ale w praktyce mogą one być zbiorem niewiele znaczących frazesów. Mówiąc o uporządkowaniu wynagrodzeń mam na myśli wprowadzenie konkretnego systemu, zgodnie z którym w Twojej firmie wynagrodzenia są przyznawane w określonej wysokości, a premie wypłacane na określonych zasadach. W dalszej kolejności te zasady mogą być zapisane w formalnych dokumentach. Ale najpierw muszą być przemyślane, zaprojektowane i opisane.
Czym różni się system motywacyjny od systemu wynagrodzeń?
SYSTEM MOTYWACYJNY to system, którego głównym celem jest zwiększanie motywacji pojedynczych pracowników i / lub całego zespołu. To system, który łączy wiele czynników i narzędzi oddziaływania, aby zachęcać ludzi do określonych postaw, zaangażowania, realizowania określonych kryteriów.
System motywacyjny może składać się z wielu elementów, a popularne premie są tylko jednym z nich. Piszę o tym szerzej w kolejnym rozdziale.
SYSTEM WYNAGRODZEŃ, chociaż nie wiem, czy można tu mówić o typowym systemie, to wszystkie zasady dotyczące zatrudniania i wynagradzania pracowników w Twojej firmie. Pośrednio także wpływa na motywację pracowników. Ale wiadomo, że podstawowe minimalne wynagrodzenie za pracę to wymóg prawa i rynku. Nie możesz nie wypłacać wynagrodzenia podstawowego i niewielkie masz pole manewru w tym obszarze. Nikt przy zdrowych zmysłach nie będzie przecież płacił dwukrotności stawki rynkowej.
Wynagrodzenie składa się zwykle z części stałej (wynagrodzenia podstawowego) i opcjonalnie części zmiennej: premii, bonusów, nagród, dodatków. I tę drugą część można potraktować jako znakomite pole do motywowania pracowników na najróżniejsze sposoby.
Widzisz więc, że polityka wynagrodzeń podstawowych (piszę o niej dokładniej w dalszej części), to odrębna kwestia niż system premiowy, który może być częścią skutecznego systemu motywacyjnego. Powiedziałabym, że to dwa odrębne systemy z częścią wspólną.
Bardzo często, potocznie i w pewnym skrócie myślowym, mówiąc lub pisząc o systemie wynagrodzeń, mamy na myśli tylko tę motywacyjną – premiową część wynagrodzeń. Nie jest to jednak ścisłe.
Dlatego poniżej tłumaczę jakie są poszczególne elementy systemu motywacyjnego (który dokładniej opisałam w wielu artykułach na tym blogu). A oprócz tego rozbijam na czynniki pierwsze pełny system wynagrodzeń, a w zasadzie to, co potrzebujesz zrobić, żeby go w swojej firmie uporządkować.
System motywacyjny w pełnym wydaniu, czyli… co?
Tak, jak pisałam w artykule Co motywuje pracowników? – wyższe potrzeby pracowników najbardziej motywują czynniki niemierzalne. I o tym warto zawsze, w pierwszej kolejności, pamiętać. Potrzeby uznania, sensu, samorealizacji. Wyniki badania McKinsey z 2009 r. doskonale potwierdziły ten fakt (cytuję te wyniki w tamtym artykule).
Motywacja niemierzalna i niematerialna
Tak trudno uchwytne czynniki jak atmosfera i kultura organizacyjna mogą być najsilniejszymi motywatorami dla Twoich ludzi. Nie tylko najsilniejszymi, ale nie ulegającymi degradacji i stosunkowo najtańszymi. Zadbanie o ten rodzaj czynników, to stworzenie sytuacji, w której Twoi pracownicy są samodzielni, zaangażowani i sami napędzają swoją motywację.
Z punktu widzenia psychologii i rodzajów motywacji to zupełnie zrozumiałe. Jeżeli chcesz zajrzeć głębiej w ten temat, to polecam artykuł Motywacja pracowników
Niematerialna motywacja polega na tym, że Twoim pracownicy czują i podzielają misję firmy, zgadzają się z jej wartościami i czują sens swojej pracy. Czują się szanowani i doceniani. Bardzo często kilka słów pochwały działa lepiej niż skomplikowany system premii. Dlatego, jeśli nie chcesz marnować pieniędzy na premie, oceny, mierzenie wyników, kalkulacje, to koniecznie zacznij od przyjrzenia się jakimi drobnymi ruchami możesz zadbać o niemierzalne czynniki motywujące i tworzące konkretną pro-wynikową atmosferę w Twojej firmie.
Motywacja materialna i finansowa
Dopiero na drugim miejscu pojawiają się pieniądze i benefity materialne. Niezależnie od tego, czy mówimy o premii, czy o karnecie na siłownię albo dodatkowej opiece medycznej warto podzielić te środki na dwie grupy:
- Rozdawane wszystkim pracownikom, bez szczególnych rozróżnień – tworzą ogólny wizerunek pracodawcy i wpływają na atmosferę, ale nie premiują szczególnego zaangażowania.
- Przyznawane (lub wypłacane) jednostkowo na podstawie konkretnych kryteriów mogą być narzędziem punktowego motywowania do realizacji konkretnych zadań i celów.
Pierwsza grupa benefitów (przy czym mówię tu o świadczeniach, które wykraczają poza ustawowe minimum) nie jest zbyt dobrym „systemem”. Mogą być czynnikiem przekonującym pracownika do podjęcia pracy w Twojej firmie, ale później nie są już motywujące. Pracownicy najczęściej przyzwyczajają się, że te benefity im się należą. I jedyny efekt, jaki osiągniesz, to niezadowolenie w razie prób ich odebrania.
Druga grupa benefitów, szczególnie, jeśli jest dobrze wdrożona, to jedno z najlepszych narzędzi do zarządzania Twoim zespołem. Możesz dokładnie motywować zespoły do zaangażowania się w konkretne cele i projekty. Zacząć mobilizować pracowników do osiągnięcia określonych wyników. Możesz przyznawać określone premie, nagrody i benefity za spełnienie określonych kryteriów. To Ty decydujesz, czy chcesz premiować pracę zespołową lub rywalizację (zależnie od tego, jaką kulturę organizacyjną chcesz mieć). W tym kontekście szczególnie polecam przyjrzeć się metodzie zarządzania przez cele.
Patrząc z tej perspektywy, premie i system ich przyznawania to ważny, ale nie jedyny element systemu motywacyjnego Twojej firmy. Chociaż muszę przyznać, że kiedy rozmawiam o tym z przedsiębiorcami, najczęściej właśnie do tego sprowadza się rozmowa o motywacji. Niesłusznie.
System motywacyjny – 2 obszary motywowania
Motywacyjny system wynagrodzeń w Twojej firmie – 2 składowe
Jak pisałam wcześniej, planując uporządkowanie systemu wynagrodzeń w Twojej firmie, potrzebujesz pochylić się nad dwoma częściami tego systemu: wynagrodzeniami podstawowymi i motywacyjno-premiową częścią wynagrodzeń.
1. Uporządkowanie stanowisk i wynagrodzeń zasadniczych (podstawowych)
Kiedy nagle orientujesz się, że Twoja firma urosła do znaczących rozmiarów i zatrudniasz już niemal 100 pracowników (lub więcej), okazuje się często, że z historycznych powodów występują duże dysproporcje wynagrodzeń w zespole. I nawet jeśli teoretycznie wynagrodzenia są tajne, to zwykle jakieś informacje przeciekają i te nierówności powodują demotywację oraz szemranie. Na dodatek ten brak jasnych zasad utrudnia Tobie każdą kolejną rozmowę rekrutacyjną albo rozmowę o podwyżkach.
W takiej sytuacji potrzebujesz konkretnych zasad i wytycznych. Takich, które zdejmą z Ciebie ciężar każdorazowych decyzji, sprawdzania poziomu rynkowego wynagrodzeń na danym stanowisku, negocjowania i tłumaczenia z każdym pracownikiem. Z drugiej strony – będą na tyle elastyczne, że nie będą krępowały Twoich decyzji ani powodowały, że praca w Twojej firmie stanie się nieatrakcyjna.
Najpierw tabela stanowisk i widełki wynagrodzeń
Uporządkowanie tej części wynagrodzeń najczęściej polega na stworzeniu siatki stanowisk w firmie wraz z przypisanymi do każdego poziomu stanowiska widełkami wynagrodzeń (optymalnie na poziomie uzgodnionym z rynkowym). Chodzi o stworzenie zamkniętego katalogu możliwych stanowisk (albo „poziomów”), w którym będziesz się później poruszać.
Dodatkowo można ustalić jasne i jednolite zasady awansu na poszczególnych stanowiskach, uzależnione od okresowych ocen pracownika.
To jest tak naprawdę zadanie głównie administracyjno-kadrowe. Oczywiście potrzebne jest zaangażowanie zarządu, aby sprawiedliwie oszacować, czy stanowisko sekretarki poziomem zaangażowania, kwalifikacji oraz wynagrodzenia odpowiada w przybliżeniu stanowisku operatora tokarki. Czy jest to wyższy czy niższy poziom? Ustalona siatka stanowisk i wynagrodzeń wymaga krytycznego przeglądu w pionie i w poziomie właśnie pod kątem specyficznych dla firmy uwarunkowań.
Ze względu na specyfikę organizacji i działania firmy, ogromny udział w takim projekcie na tym etapie mają menedżerowie, administracja i kadry.
Porównanie z poziomami rynkowymi
Dopiero tę siatkę wynagrodzeń można porównać z informacjami o rynkowych poziomach wynagrodzeń. Wtedy możesz ustalić minimalne i maksymalne wynagrodzenie na każdym z poziomów. Kluczowa staje się tutaj decyzja kierownictwa firmy odnośnie poziomu wynagrodzeń w stosunku do rynku – czy mają być na średnim, niższym niż średnia czy nieco wyższym poziomie?
W miarę możliwości możecie też ustalić stały mechanizm weryfikowania siatki płac podstawowych w firmie z poziomami rynkowymi. Ale, biorąc pod uwagę konieczność regularnego powtarzania tych analiz, warto zastosować jak najprostszy mechanizm.
Formalne wdrożenie zmian
Dopiero na tym etapie po opracowaniu założeń systemu, następuje opisanie zasad w regulaminie pracy i wynagradzania. A później – ustalenie sposobu i planu ewentualnej zmiany poziomów wynagrodzeń aktualnie zatrudnionym (okres przejściowy, niezbędne zmiany / wypowiedzenia warunków umów o pracę).
2. Stworzenie systemu premiowo – motywacyjnego nakierowanego na cele biznesowe
O tym, jak stworzyć taki system motywacyjny w wynagrodzeniach pisałam obszernie w artykule Jak zbudować skuteczny system wynagrodzeń?
W obszarze stosowanych w firmach premii motywacyjnych panuje absolutna dowolność. Widziałam już najróżniejsze rozwiązania. Od najprostszych po bardzo skomplikowane.
Zachęcam do pobrania dostępnego na tej stronie poradnika Systemy wynagrodzeń w małej firmie, w którym opisuję wady i zalety najczęściej występujących systemów premiowania.
Oczywiście, najpowszechniejszym „systemem” jest nieśmiertelna premia uznaniowa. Posiada mnóstwo wad i wielu menedżerów wpędza w niezłą frustrację, kiedy zespół kolejny raz oczekuje premii, a właściciel firmy ma poczucie, że nie ma dostatecznych powodów, żeby ją wypłacać. Ale robi to, żeby nie zdemotywować pracowników. Wpadamy więc w odwrotność motywowania.
Takim systemem są też najróżniejsze warianty prowizji, wypłacanych szczególnie handlowcom.
System motywacyjny uzależniony od osiąganych wyników
Systemem, który jest znacznie doskonalszy od wcześniej wspomnianych i który najczęściej polecam jest system zarządzania przez cele. I automatycznie – system premiowy uzależniony od osiągniętych celów.
Jest to jednak system wymagający od kierownictwa firmy, czyli od Ciebie, znacznie bardziej dojrzałego podejścia do zarządzania. Aby zastąpić klasyczne, staroświeckie i nieefektywne premie uznaniowe systemem zarządzania przez cele potrzebujesz zacząć od określenia planów biznesowych firmy na najbliższy rok. Następnie ustalić konkretne cele stawiane przez zarząd na poziomie całej firmy.
Dopiero kiedy te ogólne cele firmy są podzielone na specyficzne cele szczegółowe i kaskadowane na poszczególne piony i działy, można przystąpić do projektowania systemu premii. Wypłata premii jest w takiej sytuacji uzależniona od realizacji konkretnych celów.
I chociaż opis tego systemu może wydawać się skomplikowany, jednak jego wdrożenie i konsekwentne stosowanie w pewien sposób automatyzuje rozliczanie pracowników, ocenę ich pracy i przyznawanie premii w całej firmie. Raz zaprojektowany system zdejmuje mnóstwo zadań z menedżerów i pozwala im skupić się na osiąganiu lepszych rezultatów i zarządzaniu.
O tym systemie zarządzania pisałam szerzej w artykule Zarządzanie przez cele, czyli ewolucja systemu motywacyjnego
System premii uzależnionych od celów wymaga wdrożenia najpierw zarządzania przez cele. Czyli zmiany jakościowej w sposobie zarządzania firmą.
Praca nad tym systemem zależy od tego, czy masz sformalizowane cele biznesowe Twojej firmy, jakie są kryteria realizacji tych celów, czy są one regularnie mierzone.
Największa trudność przy wdrożeniu systemu motywacyjnego
Jak widzisz stworzenie systemu motywacyjnego, który będzie naprawdę motywował Twoich pracowników, a nie tylko łechtał Twoje ego, wymaga głębokiego pochylenia się nad tym tematem. Ale nie na tym polega największa trudność.
Taki system, aby był naprawdę dopasowany do specyfiki Twojej firmy powinien odzwierciedlać nie tylko jej strukturę organizacyjną, ale przede wszystkim hierarchię celów. Czyli cele podstawowe firmy i ich kaskadowanie na stanowiska operacyjne i szeregowe. To wymaga dokładnej znajomości specyfiki Twojej firmy, oczekiwań i założeń kierownictwa, wykorzystywanego systemu kontrolingowego, struktury raportowania, niuansów organizacyjnych.
Największa trudność polega na tym, że kiedy Twoja firma jest już tak duża, chciałbyś zatrudnić specjalistę, który „przygotuje system motywacyjny”. I chciałbyś szybko widzieć efekty tego działania. Ale nie uwzględniasz, jak ważne jest Twoje osobiste zaangażowanie w ten projekt.
A tymczasem, to zadanie z góry skazane na niepowodzenie.
Największym motywatorem w Twojej firmie jesteś Ty – jej właściciel i szef.
Nie jest możliwe dostarczenie Ci pudełkowego rozwiązania, które będzie skuteczne.
O motywacji Twoich pracowników zadecydują Twoje wartości, Twoja postawa, Twój sposób działania i zarządzania. Atmosfera i kultura organizacyjna, którą Ty dyktujesz swoim zachowaniem i osobowością.
Jakikolwiek system motywacyjny wymaga też na wstępie określenia przez Ciebie oczekiwań i założeń – czyli DO CZEGO TEN SYSTEM MA MOTYWOWAĆ?
Czasem, żeby system wynagrodzeń zadziałał, konieczna jest najpierw zmiana organizacji firmy albo sposobu zarządzania nią.
To wszystko wymaga Twojego ścisłego zaangażowania w tworzenie tego systemu. To jak budowa nowego komfortowego domu. Oczywiście, że nie musisz sam kłaść cegieł. Ale musisz określić jaki dom chcesz, uzgodnić z architektem szczegóły, podejmować kluczowe decyzje odnośnie wystroju i funkcji. Być może z niektórych zrezygnować a inne dodać.
Ostatecznie taki system może niesamowicie popchnąć rozwój Twojej firmy i przyspieszyć transformację sposobu zarządzania nią. Uwolni Twój czas i otworzy nowe perspektywy, a z pracowników wykrzesa samodzielność, odpowiedzialność i zaangażowanie. Ale to do Ciebie należy położenie podwalin pod niego i wyznaczenie warunków wstępnych.
Wspieram moich klientów w projektach tworzenia systemów motywacyjnych w ramach wspólnej pracy nad szeroko pojętym zarządzaniem, w formie indywidualnego długoterminowego mentoringu i doradztwa.
Gorąco polecam wyjątkowy program mentoringowy Business To Freedom Quest. To program dla przedsiębiorców, którzy chcą w życiu sięgać po więcej. W tym programie uporządkujesz fundamenty swojego biznesu i rozwiniesz się jako przedsiębiorca.
