Opisywałam już w wielu artykułach jak zbudować system wynagrodzeń. Jednak regularnie dostaję pytania i prośby o pomoc w stworzeniu takiego systemu. To zrozumiałe, bo zadanie nie jest proste.
Jakiś czas temu dostałam zapytanie przez formularz kontaktowy na mojej stronie:
Gdybym chciała odpowiedzieć wprost: Tak albo nie. To zależy. Ale w zasadzie – nie. Ale czasem – tak. Krótko mówiąc: To skomplikowane.
Dlatego postanowiłam napisać ten artykuł, w którym dokładnie wyjaśnię, dlaczego odpowiedź na to proste pytanie jest skomplikowana i dlaczego konsultacja nie wystarczy, żeby stworzyć świetny i skuteczny system wynagrodzeń w Twojej firmie.
Wyjaśnię też moją niechęć do „opracowywania gotowego systemu wynagrodzeń” dla kogokolwiek. Dowiesz się z czym wiąże się projektowanie systemu wynagrodzeń oraz co Ty możesz zrobić w Twojej sytuacji, aby Twoi pracownicy byli zmotywowani i zaangażowani (bo przecież o to chodzi).
Dlaczego odpowiedź na proste pytanie o system wynagradzania jest skomplikowana?
W tym konkretnym przypadku dostałam pytanie o opracowanie polityki wynagrodzeń, co czyni sprawę jeszcze bardziej skomplikowaną.
Wyobraź sobie, że wchodzisz do pomieszczenia pełnego książek. Miejscowi nazywają je „biblioteką”, ale nie przypomina to bibliotek, jakie znasz. Książki leżą wszędzie, na półkach, na podłodze, na stolikach, na parapetach. Są ich setki! Już na pierwszy rzut oka widzisz, że jest w tym całym zbiorze ogromny bałagan. Wpada Ci w oko kilka egzemplarzy, które są tak zniszczone, że nadają się tylko do wyrzucenia.
Najwyraźniej cała ta „biblioteka” wymaga gruntownego uporządkowania. Najpierw dokładnego przeglądu, segregacji i sortowania pozycji. Posprzątania pomieszczeń i wytarcia kurzy. A dopiero wtedy będzie możliwe ułożenie książek według jakiegoś systemu (który dopiero trzeba wymyślić) na półkach. I ewentualnie udostępnianie ich ludziom.
Tymczasem Twój gospodarz prosi Cię o pomoc w skatalogowaniu zbiorów, oczekując, że skoro znasz wiele bibliotek, to zrobisz to w ciągu godziny. (A Ty oczyma wyobraźni widzisz tu miesiące pracy tylko po to, żeby uporządkować to, co masz katalogować.)
Dokładnie tak wygląda zaczynanie od tworzenia polityki wynagrodzeń. Kiedy masz uporządkowany, spójny i przemyślany system wynagrodzeń, to opisanie go w formie polityki jest całkiem proste. Kiedy nie masz nic, to zaczynając myśleć o polityce wynagrodzeń zaczynasz… od końca. I nic mądrego ani konstruktywnego z tego nie wyniknie.
Z punktu widzenia właściciela biznesu kluczowe nie są polityki, tylko zgrany i zaangażowany zespół, który jest zmotywowany do realizowania celów firmy. W takim razie efektywność systemu wynagrodzeń jest środkiem do osiągnięcia tego celu. Jest elementem większej całości, która ma powodować sprawne i efektywne działanie oraz pozytywnie budować motywację pracowników.
Stworzenie dobrego systemu wynagrodzeń to proces, który może trwać kilka miesięcy albo lat. A nawet kiedy go masz – będziesz go doskonalić przez kolejne lata.
Nie jest też możliwe stworzenie takiego systemu bez bezpośredniego zaangażowania ścisłego kierownictwa firmy (wyjaśniam to na końcu). Dlatego osobiście nie wierzę w gotowe systemy, tworzone przez zewnętrznych konsultantów, które są przynoszone „w teczce”. I na dodatek – tworzone szybko.
Z tego samego powodu nie znajdziesz w moim sklepie kursu na temat tworzenia systemu wynagrodzeń w firmie. Taki kurs jest dostępny dla uczestników programu mentoringowego Business To Freedom Quest. Prawda jest jednak taka, że w tym programie tworzenie wynagrodzeń jest poprzedzone trzema innymi kursami, które przygotowują bazę pod to ostatnie zadanie. A moi klienci mogą korzystać z mojego wsparcia przez cały czas, na każdym etapie tego wielowątkowego procesu.
Co powoduje, że system płacowy uznamy za dobry i skuteczny?
Zacznijmy od pytania (ono wcale nie jest banalne):
Po co Ci system wynagrodzeń?
Tak naprawdę pytam o cel tego systemu. Prawdopodobnie chcesz zadbać o motywację pracowników. Ale to nie wszystko. Chcesz też, żeby pracowali dobrze, czyli robili to, co nich należy i angażowali się w realizację celów firmy.
To oznacza, że Twój system wynagrodzeń może być częścią szerszego systemu zarządzania przez cele.
1. Trafnie i precyzyjnie określone cele działania
Nie zaczniesz pracy nad systemem wynagrodzeń zanim nie określisz celów. W najprostszej wersji – celów działania tego systemu. W szerszym ujęciu – celów firmy jako całości, które następnie są kaskadowane na cele poszczególnych działów i stanowisk.
Trafne i spójne cele powodują, że system wynagrodzeń i odpowiednio dobrana strategia wynagradzania faktycznie spełnią swoją funkcję – będą motywowały pracowników do realizacji celów, na których Ci zależy.
Czasem samo określenie celów wymaga głębokiego namysłu i analizy.
2. Świadomie kształtowana kultura pracy
Jednym z kluczowych czynników wpływających na motywację i sposób działania Twoich pracowników jest kultura organizacyjna. Jeśli masz w firmie kulturę organizacyjną budującą motywację, zaangażowanie, samodzielność, inicjatywę to dobry system płacowy będzie doskonałym uzupełnieniem i będzie wspierał jej działanie. Jeśli kultura pracy jest niesprzyjająca to żaden, nawet najlepszy i najbardziej wymyślny system wynagrodzeń, nie zdziała cudów.
Dlatego świadome budowanie kultury organizacyjnej firmy to stałe zadanie menedżerów.
3. Struktura i organizacja pracy
Struktura organizacyjna i jakość organizacji pracy są niezmiernie często bagatelizowane przez przedsiębiorców. Tymczasem to one w znacznym stopniu wpływają na efektywność pracy, ale także na zaangażowanie, wypalenie lub zniechęcenie pracowników.
Bardzo ważne jest, aby każdy pracownik dobrze wiedział za co odpowiada i czego się od niego oczekuje (w przeciwnym razie nie sposób postawić mu jasnych celów). Dodatkowo – chaos, niejasne kompetencje, zakresy odpowiedzialności, bałagan decyzyjny albo powielana praca – wszystko to wpływa demobilizująco i demotywująco na pracowników.
Czytelna struktura i zakresy odpowiedzialności są warunkiem koniecznym, aby projektowanie systemu wynagrodzeń było osadzone na solidnych fundamentach i stworzony system – wzmacniał realizowanie celów firmy.
4. System motywacyjny
Nie sposób nie wspomnieć, że motywacja pracowników nie jest zależna wyłącznie od czynników materialnych. Koniecznie zapoznaj się z dwoma rodzajami motywacji, które opisałam dokładnie w tym artykule.
System wynagrodzeń jest więc także częścią szerszego systemu motywacyjnego, które obejmuje inne elementy, materialne i niematerialne. Dopiero wszystkie razem tworzą pełną mozaikę, która pomaga motywować pracowników.
Świetny i skuteczny system wynagrodzeń uzupełnia inne elementy środowiska zarządzania
Jak widzisz, aby efektywność systemu wynagrodzeń zależy co najmniej kilku elementów ściśle z nim powiązanych. Dopiero wtedy może spełniać swoją domyślną funkcję motywacyjną i wspierającą zarządzanie pracownikami. Dopiero spójność pomiędzy tymi elementami i systemami pozwoli Ci efektywnie zarządzać zespołem oraz sprawi, że system wynagrodzeń będzie skuteczny.
W jaki sposób możesz zbudować skuteczny i dopasowany system wynagrodzeń w Twojej firmie?
Zdaję sobie sprawę, że w tej chwili mógł Cię przytłoczyć ogrom informacji oraz zadań przed Tobą. Ale spróbuję to uporządkować.
Projektowanie systemu wynagrodzeń zaczyna się od jasnego określenia odpowiedzialności oraz celów każdego działu i stanowiska. To z kolei wymaga czytelnej struktury i organizacji pracy w firmie. Zasady wynagradzania powstają dopiero w dalszej kolejności jako uszczegółowienie tego systemu.
Najpierw musisz wiedzieć czego oczekujesz od danego pracownika. Po to, żeby zaprojektować system wynagrodzeń w taki sposób, że będzie on wynagradzany za działanie zgodne z Twoimi oczekiwaniami.
Dopiero wtedy można przyjrzeć się strukturze wynagrodzeń w skali całej firmy po to, żeby zachować też odpowiednie proporcje między poszczególnymi stanowiskami i poziomami kompetencji. Z mojego doświadczenia wynika, że na tym etapie niezbędne staje się także opracowanie planu wdrożenia nowego systemu i przejścia od obecnego – do nowego systemu wynagradzania.
Polityka wynagrodzeń jest w tej sytuacji formalnym dokumentem, który wyłącznie opisuje ten system i zasady.
Co konkretnie możesz zrobić, aby zbudować skuteczny system wynagrodzeń?
Zacznij od zapoznania się z najważniejszymi wskazówkami w artykule: Jak zbudować skuteczny system wynagrodzeń?
Polecam też bezpłatny poradnik, w którym opisuję 4 najczęściej stosowane w małych firmach strategie wynagradzania.
Jeśli masz kilku pracowników i zdecydujesz się wypracować system wynagrodzeń w swojej firmie samodzielnie, to skorzystaj z tych bezpłatnych wskazówek. A w razie potrzeby możemy spotkać się na konsultacji, w czasie której będę w stanie dać Ci indywidualne podpowiedzi albo odpowiedzieć na Twoje bardziej szczegółowe pytania. Zaznaczam jednak, że nie opracuję dla Ciebie gotowego systemu wynagrodzeń w czasie konsultacji, ani nawet w formie jednorazowego projektu. Poniżej tłumaczę dokładniej, dlaczego tak jest.
Jeśli czujesz, w Twojej firmie system wynagrodzeń to ogromny i wielowątkowy projekt, zapraszam Cię na mentoring – czyli długoterminową współpracę, w czasie której poukładamy wszystko krok po kroku.
Jak mentor może pomóc Ci stworzyć świetny system wynagrodzeń?
Wielu z moich klientów staje przed zadaniem uporządkowania wynagrodzeń w swojej firmie. Zwykle potrzebują też uspójnić albo stworzyć od zera zasady premiowania. Oczywiście pomagam im w tym, ale:
- Pomagam moim klientom budować skuteczne systemy wynagrodzeń, ale współpracuję przy takich projektach wyłącznie z właścicielem / prezesem firmy. Bo to on wyznacza cele (decyduje po co ten system ma być i jak zespół ma działać) i kształtuje kulturę firmy (czyli wpływa na wszystkie pozostałe elementy, a którymi system wynagrodzeń ma współgrać). To jemu system, który wspólnie stworzymy, ma ułatwiać zarządzanie ludźmi. System musi być dopasowany do tej osoby, jej założeń i stylu zarządzania.
- Nie dostarczam gotowego „systemu wynagrodzeń” czy też „polityki wynagrodzeń”, bo wiem, że takie coś nie zadziała. System wynagrodzeń, aby działał, musi być organicznie wpleciony w sposób funkcjonowania firmy, czyli kierownictwo musi go czuć i rozumieć.
Musi też być elastyczny i dostosowywać się do tego, jak zmienia się firma. Dlatego przedsiębiorca / właściciel firmy potrzebuje nie tylko stworzyć go sam (oczywiście z moją pomocą), ale umieć go później dowolnie zmieniać nadal zachowując jego spójność. To jest możliwe tylko, jeśli od początku będzie jego współtwórcą. - Opracowanie systemu wynagrodzeń to dłuższy i wielowątkowy proces. Bardzo często pracę nad systemem wynagrodzeń musi poprzedzić uporządkowanie innych obszarów zarządzania, które wymieniałam wcześniej w tym artykule.
Dodatkowym aspektem jest to, że bardzo często Twoje problemy zarządcze można rozwiązać zmieniając miękkie aspekty zarządzania, a kiedy rozwiniesz swoje kompetencje w tym zakresie, to zmiany systemu wynagrodzeń nie będą tak kluczowe, jak Ci się na początku wydawało. - Biorąc pod uwagę jak wiele elementów należy przedyskutować, przemyśleć i ewentualnie zmodyfikować – opracowanie systemu wynagrodzeń to proces długoterminowy. Tego rodzaju procesy zajmują zwykle moim klientom kilka miesięcy. Nie tylko trzeba przygotować bazę systemu, opracować wstępne założenia i plan wdrożenia nowego systemu (samo wdrożenie może obejmować kilka etapów w zależności od wielkości zespołu). Kluczowe są miesiące po wdrożeniu, bo wtedy okazuje się co nie działa, wymaga dalszej korekty i dopracowania.
Dlatego nie umawiam się na takie projekty w formie jednorazowych konsultacji (chyba, że w wyjątkowych przypadkach), tylko długoterminowego mentoringu dla właściciela firmy. W czasie takiego mentoringu zwykle poruszamy różne aspekty zarządzania firmą, porządkujemy lub budujemy fundamenty zarządzania, a dopiero na nich – powstaje skuteczny system wynagrodzeń.
Optymalnym formatem dla takiego projektu jest praca mentoringowa. Może to być program mentoringowy wspomniany przeze mnie na początku tego artykułu. Albo indywidualny mentoring. W każdym przypadku – nastaw się na co najmniej kilkumiesięczną pracę.
Jak skorzystać z pomocy mentora opracowując system wynagrodzeń w firmie? – podsumowanie
Starałam się pokazać Ci, że problemy, które próbujesz rozwiązać za pomocą systemu wynagrodzeń, mogą mieć wiele przyczyn. W takiej sytuacji samo opracowanie nawet najbardziej przemyślanego dokumentu lub zbioru zasad nic nie zmieni w Twojej sytuacji ani w motywacji i zaangażowaniu Twoich pracowników.
Kluczem do zaangażowanego zespołu (w tym artykule znajdziesz inspirującą historię zmiany) jest cała architektura zarządzania i kultura pracy. Wszystkie elementy środowiska zarządzania muszą działać spójnie i synergicznie. Wtedy nadal opracowanie i wdrożenie systemu wynagrodzeń jest wymagającym projektem, ale ma on szansę doskonale dopełnić istniejące elementy i wprowadzić jeszcze większą samodzielność, inicjatywę i zaangażowanie w zespole.
Pomagam wielu moim klientom w takich projektach. Ale ze względu na wymagania tego procesu, robię to tylko w określonej formie (którą opisałam w tym artykule). Robię tak dlatego, że wiem, jakie wyzwania stoją przed Toba, kiedy postanawiasz uporządkować system wynagrodzeń w Twojej firmie. I chcę Cię w tym procesie w pełni wspierać oraz zrobić to, co możliwe, aby rezultat był satysfakcjonujący.
