Od roszczeniowych pracowników po zaangażowany zespół z pasją – historia prawdziwa

Przeczytasz w 9 minut

Czy potrafisz sobie wyobrazić, że Twoi pracownicy tworzą zgrany i zaangażowany zespół, rozumieją na czym Ci zależy i ramię w ramię z Tobą realizują zadania, jakie stawia przed Wami codzienność? Masz poczucie, że praca z nimi to przyjemność, nawet kiedy nie wszystko idzie jak po sznurku?

Chcę opisać Ci tę historię, żeby pokazać, jak wielka zmiana jest możliwa w mniej niż 2 lata. Ale też – dlaczego czasem trudno o szybkie efekty (mimo, że wielu przedsiębiorców takich by oczekiwało).

Opiszę Ci historię jednego z moich klientów, który zaczynał w miejscu, które być może dobrze znasz: miał poczucie, że nikt go nie rozumie, pracownicy są roszczeniowi, negatywnie nastawieni, a praca jest wykonywana kilka razy wolniej niż kiedy robił wszystko sam.

Poznasz sytuację przed i po zmianie oraz dowiesz się co, moim zdaniem, miało największy wpływ na to, że zmiana się powiodła.

W całej tej historii zachowam anonimowość mojego klienta oraz osób zaangażowanych, a przedstawione poniżej cytaty odpowiadają temu, o czym rozmawialiśmy, ale nie są dosłowne.

Jak było PRZED, a jak PO?

Przemiany moich klientów często są spektakularne, chociaż równie często trudno je wyrazić liczbami. Szczególnie w materii tak delikatnej jak jakość i zaangażowanie zespołu. Dlatego postaram się opisać Ci jak wyglądała sytuacja na początku, a jaka jest dzisiaj. Liczę, że uda mi się oddać słowami tę niesamowitą zmianę.

PRZED: Jak wyglądała sytuacja w marcu 2022 r.?

Na początku 2022 r. napisał do mnie właściciel małej / niemałej firmy. 40 zatrudnionych, milionowe obroty i zyski, światowy poziom technologiczny. Już z pierwszej jego wiadomości wynikało, że sytuacja jest wielowątkowa.

1.     Ogrom zadań i brak czasu

Ten przedsiębiorca pisał: „Tworzyłem tę firmę od zera, wszystko w niej potrafię zrobić sam i nadal często to robię.” Oczywiście doskonale zdawał sobie sprawę z konieczności delegowania, ale właśnie stabilne i skuteczne delegowanie oraz wymaganie od pracowników często jest sporym problemem dla menedżerów. Podobnie było i w tym przypadku.

Co było najpilniejszym, palącym problemem każdego dnia? Ogrom zadań! Z tego, co zrozumiałe, wynikało ogromne napięcie, stres, wieczne poczucie niedoczasu, frustracja i ciągła gonitwa myśli.

Kiedy poprosiłam go o spisanie wszystkich zadań, to lista obejmowała 64 zadania! Wiele z nich to były tylko hasła, oznaczające większe projekty składające się z wielu zadań cząstkowych. Większość z nich była „ważna” i z terminem wykonania w ciągu najbliższych 2 tygodni. Nic dziwnego, że taka lista trzymana w pamięci tworzyła niesamowitą presję.

Przyznam Ci szczerze, pomyślałam: „To PRZERAŻAJĄCE!  Jak można skutecznie działać mając głowę obciążoną myśleniem o tylu rzeczach na raz?!”

Najgorsze było to, że tak naprawdę w godzinach pracy firmy, jej właściciel nie miał czasu na te wszystkie ważne rzeczy ze swojej listy! Zamiast tego, zajmował się… wszystkim innym.

„Mnóstwo rzeczy zajmuje tylko 10 minut” – stwierdził mój klient.

Co chwilę któryś z pracowników potrzebował pomocy, instrukcji, decyzji. Zespół codziennie się spotykał, żeby omawiać bieżące projekty i zadania, ale to nie pomagało w terminowej realizacji ani eliminowaniu błędów. Prezes spotykał się z dyrektorem produkcji czasem co godzinę, co pół godziny. Jak sam mówił: „To jest pole bitwy. Tu nie ma łatwo, co chwilę z czymś walczymy.”

Zadania, które były kluczowe dla funkcjonowania firmy i które nie mogły być delegowane (te ze swojej listy) wykonywał po południu i wieczorami.

2.     Brak zaangażowania i inicjatywy pracowników

Od pierwszej rozmowy właściciel tej firmy podkreślał: „Zatrudniam naprawdę dobrych i nieprzeciętnych pracowników”. Mówił o ich wyjątkowych kompetencjach oraz o tym, że wychowanie dobrego doświadczonego pracownika w jego branży zajmuje lata (co akurat może być prawdą). W związku z tym – bardzo rzadko ktoś odchodzi lub jest zwalniany.

Z drugiej strony, miał bardzo negatywne doświadczenia z różnymi systemami premiowania i poczucie, że żaden z nich nie działa. Pracownicy nie byli ani zmotywowani, ani zaangażowani.

Niby wszystko było dobrze, ale nasz bohater miał czasami poczucie, że jego zespół nie traktuje firmy jak swojej. Że przychodzą, wykonują swoją pracę, ale nie wkładają w nią serca. Nie wykazują żadnej inicjatywy i nawet najdrobniejsze rzeczy trzeba im pokazać palcem. Odpuszczają, lekceważą, nie dbają o straty, które powoduje w firmie jakiekolwiek ich zaniedbanie. Na dodatek – w zespole zaczęły krążyć plotki, że sytuacja firmy jest kiepska.

Kontrastowało z tym pragnienie właściciela, żeby w firmie „było jak w rodzinie”. Mój klient mówił: „Starałem się utrzymywać płaską strukturę, żeby nie było niezdrowego współzawodnictwa. Staram się i robię wszystko, żeby było im tu dobrze.”

Widzisz więc, że mimo starań o zapewnienie pracownikom bezpiecznego zatrudnienia i stosunkowo dobrych zarobków, dbania o dobre relacje i atmosferę w firmie – wszystko szło nie tak. Pracownicy nie odpowiadali zaangażowaniem ani identyfikowaniem się z rozwijającą się firmą. Na dodatek nie wierzyli, że firma zmierza w dobrym kierunku.

Na marginesie mogę Ci też zdradzić, że pilnego przyjrzenia się wymagała struktura organizacyjna tej firmy. Nie tyle może problem był z formalną strukturą co z faktycznym podziałem zadań i odpowiedzialności. (A jak to wyglądało naprawdę po bliższym przyjrzeniu się – opiszę Ci w dalszej części.)

3.     Nieustanny lęk o firmę

Na tym nie koniec. Mimo dobrej sytuacji finansowej, stałych kontraktów i wielu zamówień ze świata, tego przedsiębiorcy nie opuszczała obawa, że sytuacja firmy wcale nie jest stabilna ani bezpieczna. Zyski były, ale były nieustannie inwestowane. Jak właściciel sam to ujął – w każdej chwili może wydarzyć się coś, „na co mimo dołożenia całej staranności, mogę nie do końca mieć wpływ i 20 lat mojej pracy może zniknąć. To kosztuje pracę 24h, nieprzespane noce, brak wakacji, brak wolnego czasu…Tak się już dłużej nie da.”

I faktycznie – nie dało się. Bo na te wszystkie trudności nałożyły się problemy ze zdrowiem i wypalenie. To zupełnie naturalne. U każdego, kto żyje w nieustannym napięciu, stresie, presji, a do tego pracuje bez wytchnienia i bez odpoczynku – akumulatory w końcu się wyczerpują.

Sytuacja PRZED – krótkie podsumowanie

Jak widzisz, trafił do mnie właściciel firmy, który zbudował imponujący biznes od zera. Wielu, patrząc z boku, zapewne mu zazdrościło. A jednak po drodze tego intensywnego rozwoju i wzrostu od firmy kilkuosobowej do kilkudziesięcioosobowej (i kilkudziesięciokrotnego wzrostu obrotów) coś się zgubiło.

Ten przedsiębiorca na początku intuicyjnie i skutecznie przewodził zespołowi. Ale kiedy zatrudnił więcej ludzi, o różnych charakterach, na dodatek skala operacji stała się większa a projekty coraz bardziej skomplikowane – zaczęło się robić znacznie trudniej. Coraz większa odpowiedzialność oraz presja dodatkowo komplikowały zadanie.

Wbrew temu, co może Ci się wydawać, często widzę podobne sytuacje. Bo patrząc z boku łatwo zobaczyć czyjeś „błędy”. Ale kiedy sama / sam jesteś w danej sytuacji okazuje się jak trudno, mimo wiedzy co należałoby zrobić – to robić. Jak trudno spojrzeć obiektywnie na siebie i własną sytuację. I jak trudno zmienić coś w swoim własnym działaniu.

PO: Zaangażowany zespół z pasją

Zróbmy teraz szybki przeskok w czasie. Jest październik 2023 r. Jak wygląda sytuacja u tego samego przedsiębiorcy?

Pracownicy z własnej inicjatywy wymyślają i tworzą elementy, które pokazują niezrównany poziom technologiczny i jakość dostarczanych przez firmę elementów. Wykazują inicjatywę, angażują się. Tryskają pomysłami. W pełni rozumieją misję firmy: Jesteśmy najlepsi na świecie w tym, co robimy.

„Tam, gdzie inni się kończą ze swoimi możliwościami dla nas się dopiero zaczyna zabawa! I potrafimy to pokazać.”

Sam przedsiębiorca przestał się przejmować tym, co ktoś pomyśli lub powie, a na dodatek zauważa: „Jak bardzo się atmosfera zmieniła! Potrafią pożartować. Nie ma goryczy ani toksycznej złości na cały świat.”

Gdybyś dzisiaj weszła / wszedł do tej firmy, zobaczyłabyś / zobaczyłbyś uśmiechniętych ludzi, którzy wymyślają projekty unikatowe na skalę światową i pomagają swoim klientom w bardzo kryzysowych sytuacjach. Są pewni swoich umiejętności, wierzą, że potrafią doskonale robić to, co robią.

Robią to co robią z pasją i z pasji.

Zapytani o swoją pracę odpowiadają:

– „Lubię tę pracę, bo cały czas robię coś nowego i się rozwijam.”

– „Pracuję tu z powodu ludzi. Bo pracowałem w różnych firmach i tu jest taka atmosfera, że chce się przyjść do pracy.”

Zespół nie tylko uwierzył w firmę i zobaczył wizję jej sukcesu. Uwierzył przełożonemu – że wie czego chce, ma to pod kontrolą i pewnie ich w tym kierunku prowadzi. Wreszcie – uwierzyli w siebie i swój potencjał.

A mój klient – właściciel i prezes tej firmy?

Przestał bawić się w mikrozarządzanie. Ma znacznie więcej spokoju w życiu i czasu dla siebie oraz rodziny. Nie tylko mnożą mu się pomysły jak rozwijać obecną firmę, ale na horyzoncie majaczą kolejne biznesy a on – wchodzi na kolejny poziom finansowy. Patrząc z boku, powiedziałabym: „To już jest zupełnie nowy człowiek! I nadal nie przestaje się rozwijać.”

Sytuacja przed i zaangażowany zespół po transformacji - infografika

Co dało tak doskonały efekt? 7 kluczowych punktów zmiany

W takim razie, odkryjmy karty. Co zadziałało tak doskonale? Co sprawiło, że ta zmiana się zadziała?

Wybór jest skrajnie subiektywny. Ale dokonany okiem mentora, który ramię w ramię pracował przy tej zmianie.

1.     Naprawienie relacji w firmie

Przede wszystkim trzeba było odkryć zasłonę iluzji i zacząć nazywać rzeczy po imieniu. Brzmi ogólnikowo, ale w praktyce to były całkiem konkretne zmiany:

  • Rezygnacja z roli dobrego wujka i opiekowania się pracownikami na rzecz jasnych oczekiwań i zasad współpracy.
  • Odpuszczenie udowadniania pracownikom, że mają za dobrze i liczenie, że to ich zmotywuje.
  • Uświadomienie sobie, że zespół faktycznie nie istnieje. Jest tylko grupa pracowników, którzy pracują w jednej firmie, ale nie współpracują.
  • Zauważenie nadmiernej swobody w niektórych relacjach i postawienie zdrowych granic.
  • Zauważenie, że w większości pracownicy nie wiedzą co mają robić, co jest priorytetem. W efekcie – zajmowali się mnóstwem rzeczy, którymi nie powinni.

Każdy z tych punktów to były konkretne sytuacje, działania i imiona. Konkretne osoby i rozmowy. Krok po kroku.

Uporządkowanie oczekiwań, postawienie celów, respektowanie ról i granic dało dobrą bazę pod inne działania.

2.     Sprawne narzędzia zarządzania zespołem

W obszarze narzędzi zarządczych także wiele się zmieniło. Bo, mimo początkowego przekonania, że nad wszystkim panujemy i wszystko wiemy, okazało się, że w firmie brakuje systematyzacji. W takim razie wdrożono lub usprawniono wiele elementów:

  • Schemat organizacyjny: W miejsce takiego, który kurzył się w szufladzie i nie przystawał do rzeczywistości powstał nowy, elastyczny, który odpowiada nie tylko faktycznym przepływom pracy i odpowiedzialnościom, ale jest też zgodny z planem rozwoju firmy. A do tego – dynamicznie ewoluuje.
  • System zarządzania projektami: Mimo, że wcześniej wydawało się, że przy tak niewielkiej ilości projektów wszystko jest pod kontrolą, mój klient dał się namówić na wdrożenie systemu zarządzania projektami i regularnego monitorowania ich.
  • Wprowadzono podstawowe mierniki jakości działań: terminowości, jakości i kosztów. Zaczęto na bieżąco te wielkości mierzyć, co pozwoliło nie tylko na skuteczniejsze i świadome zarządzanie cała firmą, ale też było podstawą bardziej obiektywnej oceny tego, jak pracują pracownicy.Delegowanie zadań, czyli jak zapewnić sobie wsparcie i skuteczność
  • System wynagrodzeń: W miejsce dotychczasowych chaotycznych systemów wynagrodzeń i premii uznaniowych wdrożono system, który premiuje osiąganie celów oraz pracę zespołową. Ten system nadal jest doskonalony, ale jedno jest pewne – pracownicy wiedzą, za co dostają premię.
  • Uporządkowano mnóstwo innych działań: kosztorysowanie, plan produkcji, plan kontroli jakości, procedury i instrukcje.

3.     Nauka wymagania od pracowników i odejście od mikrozarządzania

Jednym z najtrudniejszych elementów jest zawsze wymaganie od pracowników, asertywne stawianie oczekiwań i przeprowadzanie trudnych rozmów z szacunkiem.

W czasie głębszych rozmów odkryliśmy, że nieumiejętność monitorowania zleconej pracy, wymagania spełniania uzgodnionych celów powoduje, że nawet stworzone do tej pory procedury i zasady nie działały.

Zmiany wymagało też angażowanie się właściciela firmy w każdy problem i w każdy pożar. Zamiast nieustannego „pomagania” (czyt. robienia za kogoś) potrzebne były nawyki kierowania i tutorowania.

To jeden z najtrudniejszych elementów dla większości menedżerów. Wymaga sporej pracy z samą / samym sobą.

4.     Świadomy dobór pracowników

Kolejnym kierunkiem było zastanowienie się: „Jakich pracowników CHCĘ” w moim zespole marzeń? Z jakimi jestem gotów rozwijać tę firmę?”

Właściciel firmy nakreślił jakich pracowników potrzebuje i chce w zespole – przeniósł akcent z kompetencji na cechy psychiczne i osobowościowe oraz postawy.

Przy okazji takiego szczerego przeglądu, wbrew wcześniejszym przekonaniom, że w firmie są wyłącznie dobrzy i nieprzeciętni pracownicy okazało się, że prawda jest inna. Mają oni naprawdę wysokie kwalifikacje i ogromny potencjał rozwoju (który ich szef w nich widział), ale niekoniecznie mają wolę, żeby swój potencjał rozwijać. Niektórzy nie pasowali osobowościowo do tej firmy i aspiracji właściciela, a w przypadku innych – ich postawy były nie do zaakceptowania.

5.     Wymiana części pracowników

Wbrew temu, co przychodzi Ci teraz do głowy, nie było masowych zwolnień. Chociaż z analizy zespoły wynikało, że jest wiele do zmiany w postawach i podejściu do pracy poszczególnych osób – przez cały ten czas zwolniony został jeden (słownie: jeden) pracownik.

Natomiast, uczciwie trzeba przyznać, że wobec zmieniającej się atmosfery w firmie, było kilku takich, którzy odeszli sami i nie byli namawiani do zostania (bo przedsiębiorca miał już precyzyjny obraz jakich pracowników chce w swoim zespole).

6.     Uświadomienie (najpierw sobie) misji i pasji

Już na początku naszej współpracy ten przedsiębiorca uświadomił sobie, że potrzebuje sam dla siebie doprecyzować wizję tego, co chce osiągnąć ze swoją firmą. Mimo, że chciałby, aby pracownicy rozumieli cel działania i wizję „po co robimy to, co robimy i gdzie chcemy dojść” – zdał sobie sprawę, że sam potrzebuje poukładać sobie odpowiedzi na te pytania.

Wyklarowanie się wizji rozwoju firmy, misji i pasji samego właściciela spowodowało, że dzięki temu mógł zarazić swoją pasją pracowników i nagle wszystkie działania zaczęły być spójne.

Kiedy zaistniał ten element, wzmocnił zmiany w samym zespole. Pracownicy, którzy podzielali tę wizję rozwoju bardziej się zaangażowali i zyskali motywację. Inni – nie mogli się odnaleźć i odeszli z firmy. Pozostał zaangażowany zespół, który identyfikuje się z wartościami i celem firmy. Całkowicie zmieniła się kultura pracy i atmosfera.

7.     Odciążenie i zmiana mentalności

W zasadzie nie zadziało się nic więcej, poza większą świadomością, spójnością i konsekwencją samego przedsiębiorcy.

W czasie tej transformacji stało się jasne, że 2 lata temu zniechęcenie, zwątpienie i obawy szefa przełożyły się na załogę. Jego brak priorytetów, jasnych celów i blasku w oczach spowodowały tamten brak motywacji u ludzi.

Zaczynał z wyobrażeniem, że pracownicy powinni go doskonale zrozumieć i „pracować dobrze”. Dzisiaj lepiej rozumie siebie i pracowników, a pracownicy pracują zgodnie z jego oczekiwaniami.

Zmienił swoje działania, przekonania i podejście. Zespół „dopasował się” do niego. Oczywiście nie była to tylko praca mindsetowa, bo jak już napisałam wykonane zostało także mnóstwa twardej organicznej pracy w zakresie narzędzi zarządczych. Wszystko to razem w czasie zaledwie 19 miesięcy (zaledwie jak na ogrom dokonanych drobnych zmian) dało niesamowity efekt.

***

Przede wszystkim chcę zastrzec, że nie obiecuję, że jeśli Ty wykonasz to, co tu wypisałam, to osiągniesz identyczne rezultaty. Dlaczego? Bo te działania były indywidualnie dobrane do tej firmy, tego zespołu i tej sytuacji. Opisałam je dokładnie, aby pokazać Ci, że to nie jeden spektakularny krok, a suma małych działań i konsekwencja dały tę spektakularną zmianę.

Jak Ty możesz osiągnąć podobne rezultaty?

Każdy chciałby takiej zmiany w swojej firmie, prawda?

Sama jestem przedsiębiorcą i wiem, jakie to ważne pracować z ludźmi, którzy podzielają moją pasję i na których mogę polegać. Wiem, że trudno cokolwiek osiągnąć bez dobrego zespołu.

Dlatego uczę innych przedsiębiorców zarządzania ludźmi i dzielę się moim doświadczeniem tak, żebyś Ty też mogła / mógł cieszyć się zaangażowanymi pracownikami, którzy działają zgodnie z Twoimi wartościami i standardami oraz pomagają Ci budować Twój biznes.

Jeśli chcesz zmienić pracowników w zgrany zespół, zapomnieć o codziennej walce, a w zamian zacząć budować wspólnie z nimi przyszłość, to na pewno spodobają Ci się moje propozycje:

Kurs Być SZEFEM. Po prostu.

Kurs do pracy własnej o tym, jak zarządzać ludźmi, jak ich organizować, jak delegować pracę, jak motywować i jak rozwiązywać trudne sytuacje. To kurs, dzięki któremu rozstrzygniesz wiele codziennych dylematów, dostaniesz mnóstwo instrukcji i gotowych wzorów, dotyczących organizacji pracy Twojej i Twoich podwładnych. Sprawdź tutaj…

Grupowy mentoring Business To Freedom Quest

Jeśli chcesz kompleksowego wsparcia w różnych obszarach zarządzania oraz rozwijania siebie, to nie znajdziesz lepszego miejsca. To miejsce, w którym masz moje bezpośrednie wsparcie na żywo. Sprawdź tutaj…

Indywidualny mentoring PREMIUM

To najbardziej intensywna forma pracy ze mną. Właśnie z takiego wsparcia korzystał klient opisany w tym artykule. Jeśli chcesz sprawdzić dostępne opcje zajrzyj tutaj.

***

Każdy najmniejszy krok, który zrobisz na tej drodze będzie dla Ciebie odczuwalną pozytywną zmianą. Każde spotkanie ze mną przybliża Cię do Twojej historii sukcesu. Największa zmiana dokonuje się w Tobie, a wtedy zmienia się zespół i możliwości, które masz. Zaczynasz dzisiaj, zmieniasz mały element, a później budujesz na jego podstawie kolejny.

Posted in Historie z życia, Zarządzanie ludźmi.

Mentor i doradca biznesowy przedsiębiorców, psycholog i doświadczony menedżer, blogerka oraz skuteczny przedsiębiorca.

Jej unikalne podejście do pracy z właścicielami biznesu polega na postawieniu w centrum człowieka - przedsiębiorcy, jego marzeń, pragnień, osobistej satysfakcji, szczęścia i wolności.

Nieprzejednana zwolenniczka wolności, miłośniczka natury, entuzjastka życia, wrażliwa i mądra kobieta.