Zarządzanie przez cele oznacza, że dobry pracownik to taki, który sprawnie i skutecznie realizuje cele firmy

Zarządzanie przez cele, czyli ewolucja systemu motywacyjnego

Przeczytasz w 6 minut

Jakie cechy posiada dobry pracownik? Dlaczego tak trudno go znaleźć? W tym artykule chcę przybliżyć Ci zarządzanie przez cele (angielskie MBO – management by objectives), ale też pokazać bardziej zaawansowane systemy motywowania pracowników.

Kiedy ostatnio zadawałeś sobie pytanie:

  • „Dlaczego ten pracownik zrobił to tak bezmyślnie?“,
  • „Co zrobić, żeby im się chciało postarać?“,
  • „Jak to jest, że nikt poza mną w tej firmie, nie czuje się odpowiedzialny za nic?“,
  • „Dlaczego oni nie myślą i nie są zaangażowani?“
  • …. lub inne z tej serii?

Domyślam się, że takie pytania nasuwają Ci się często, może codziennie. Pomijając kwestię, że nie znajdziesz idealnego pracownika stosując tylko takie podejście (pisałam o tym więcej tutaj: Idealny pracownik), dzisiaj chcę zwrócić Ci uwagę na inną kwestię.

To, co Cię zwykle uderza w takich sytuacjach to to, że TY pracujesz i myślisz inaczej niż cała reszta Twojej załogi. I tu zaczyna się zagadka. Dlaczego tak się dzieje?

A ja zadałabym pytanie inaczej: Na czym polega ta różnica???

Powiadają, że zrozumienie, to połowa drogi do rozwiązania problemu.

Trzy poziomy zaangażowania pracowników

Dawno, dawno temu uczestniczyłam w warsztacie o zarządzaniu zespołem. Był solidnie przeprowadzony, ale ani odkrywczy, ani porywający. Nie miałam wtedy wielkiego pojęcia o zarządzaniu, a o zarządzaniu ludźmi jeszcze mniejsze, ale jedna rzecz utkwiła mi w głowie już chyba na zawsze.

Pracownik może dawać Ci pracę swoich rąk, ale wolałbyś, żeby pracując używał też głowy.

Jednak najbardziej wartościową postawą jest ta, kiedy oprócz głowy i rąk używa też swojego serca.

Istotę tego obrazowego porównania można łatwo zaobserwować w różnicy jakości pracy między właścicielem przedsiębiorstwa a większością pracowników. TY jesteś zaangażowany, kreatywny, zawsze myślisz o interesie firmy. A „oni“?

Ci „oni“ wcale nie są innym rodzajem ludzi i wcale nie muszą być głupsi, bardziej leniwi i ociężali niż sam właściciel. Różnica tkwi w motywacji. Jemu zależy a im wcale, albo mniej.

I właśnie nad tym, jak sprawić, żeby pracownikom chciało się chcieć, głowią się specjaliści od różnych systemów motywacyjnych.

Ewolucja systemów motywowania pracowników

Można powiedzieć, że systemy motywacyjne przeszły swoistą ewolucję.

Na początku, przez długie wieki, jedyny znany system motywacyjny polegał na prostej wymianie pieniędzy na określoną ilość czasu pracy. Przemysłowcy (a wcześniej kupcy, rzemieślnicy i inni) płacili robotnikom za wykonywanie czynności A, B, C… itd. przez określoną ilość godzin.

Pracownicy wykonywali swoje obowiązki, ale „pracowały“ tylko ich ręce. Przychodzili do pracy, wykonywali polecenia, wychodzili z pracy, odbierali wypłatę. Nie musieli myśleć, organizować swojej pracy ani planować.

Gospodarka się zmieniała, a przed przedsiębiorstwami stawały coraz nowe wyzwania. Zaczęły powstawać bardziej nowoczesne systemy wynagradzania i motywowania pracowników. Obecnie najpowszechniej stosowanym i uważanym za nowoczesny jest system zarządzania przez cele (ang. MBO). Wynagrodzenie pracownika (premia) uzależnione jest od realizacji ściśle określonych i mierzalnych celów.

Przyznam, że najczęściej właśnie taki system zarządzania proponuję firmom, z którymi współpracuję. O przykładzie takiego wdrożenia pisałam w artykule Przykład systemu wynagrodzeń – metoda marchewki w praktyce #3

I jest to dla tych przedsiębiorstw duży krok naprzód – startują przecież od systemu płacy za roboczogodziny albo premii uznaniowych „od szefa“ lub „z okazji”.

Zarządzanie przez cele oznacza, że dobry pracownik to taki, który sprawnie i skutecznie realizuje cele firmy

Trzeba przyznać, że wprowadzenie systemu zarządzania przez cele pomaga „obudzić“ pracowników, poczuć im swój wpływ na wyniki firmy, nieco ich zmotywować i, przede wszystkim, wprowadzić poczucie otwartości i jasności zasad wynagradzania. Na tym etapie to są bardzo często znaczące zmiany w kulturze przedsiębiorstwa.

Zarządzanie pracownikami przez cele uruchamia ich myślenie i motywuje ich do realizacji konkretnych celów. Jednak nie jest najlepszym możliwym systemem zarządzania. Ma mnóstwo wad, poczynając od trudności w formułowaniu celów, ich mierzeniu, a kończąc na obszarze motywowania – tylko do zrealizowania celu, a nie do szerszego spojrzenia (piszę o tym poniżej).

Zarządzanie przez cele – główne założenia

Hierarchia celów

Jego podstawowym elementem są oczywiście cele. Ale nie chodzi o luźną chmurę spontanicznych celów. A o bardzo konkretne cele, które na dodatek są ze sobą spójne. Jeżeli system ma spełniać swoją funkcję, to cele każdego działu i każdego stanowiska w firmie powinny być powiązane wzajemnie ze sobą i powiązane z celami firmy.

Najprościej spojrzeć na to analogicznie do struktury organizacyjnej Twojej firmy. Zaczynasz zawsze od góry. Kiedy ustalisz cele dla całej firmy, to kaskadowo rozbijasz te cele w dół. Rozbijasz dział po dziale i stanowisko po stanowisku każdy cel główny na cele cząstkowe, które się na niego składają.

Samo w sobie już to zadanie wymaga sporo pracy i myślenia. Na dodatek cele nie mogą być sformułowane w sposób dowolny. Muszą być sformułowane zgodnie z zasadą SMART i nie powinno ich być więcej niż 5.

Odpowiednie mierniki celów

Jedną z większych trudności przy wdrożeniu zarządzania przez cele jest ustalenie w jaki sposób chcesz mierzyć, czy dany cel został osiągnięty czy nie. Jak pisałam, cele muszą być SMART, co oznacza między innymi, że jest jasność kryteriów, według których ocenisz stopień realizacji celu. Innymi słowy – cel musi być mierzalny.

I tutaj zaczyna się trudność. O ile cele finansowe dosyć łatwo zmierzyć (są wyrażone w liczbach), o tyle wiele celów firmy jest bardzo trudnych do zmierzenia. Na przykład zadowolenie klientów, reputacja marki, sprawna realizacja bieżących projektów. Wiele celów zarządczych jest niedookreślonych.

Zarządzanie przez cele oznacza, że pracownik jest w stanie sam ocenić stopień realizacji powierzonego mu celu. I ten cel go motywuje. W takim razie kryteria oceny powinny być transparentne a pomiar dostępny na bieżąco.

Jest jeszcze jedna trudność z tym związana. Kiedy w karkołomnych wysiłkach kierownictwo firmy wymyśli już sposób pomiaru celu, to pojawiają się 2 ryzyka:

  • Ten cel, tak sformułowany, zaczyna odbiegać od pierwotnego zamiaru zarządu. A pracownicy osiągając mierniki mogą rozmijać się z interesem i faktycznymi celami firmy. Zawsze warto na to zwrócić uwagę. Zastanowić się do czego motywuje pracowników ostatecznie zapisany cel. (Poniżej podaję przykłady kilku takich paradoksów.)
  • Regularne mierzenie osiągniecia celów wymaga wdrożenia kolejnych pracochłonnych ewidencji. W niektórych przypadkach koszty tej dodatkowej pracy mogą przekroczyć korzyści z osiągnięcia celów. Warto przemyśleć, czy w tym kontekście osiągnięcie tego konkretnego celu jest priorytetem, czy nie można mierzyć go w inny sposób albo czy, mimo, że ważny, musi on znaleźć się bezpośrednio w systemie mierzenia celów.

Wynagrodzenia powiązane z celami

Cokolwiek by mówić o tym, że pieniądze nie są głównym motywatorem, jednak system wynagrodzeń to podstawowe narzędzie, które należy wykorzystać wdrażając zarządzanie przez cele.

Kiedy wykonano już ogromną pracę z hierarchizacją celów i ustaleniem kryteriów / mierników, kolejnym krokiem jest powiązanie wynagrodzeń pracowników z poziomem realizacji celów.

Dobry pracownik to taki, który sprawnie i skutecznie realizuje cele firmy.

System wynagrodzeń powinien to odzwierciedlać.

Rozwijam ten temat w artykule Jak zbudować skuteczny system wynagrodzeń? Sprawdź koniecznie, jeśli chcesz wdrożyć ten system w swojej firmie.

Niezbędny element końcowy

Niestety nadal często przy wdrożeniu takiej zmiany zarządzania umyka przedsiębiorcom element końcowy, który w zasadzie decyduje, czy cała zmiana będzie miała sens. Ten element to kontrola wyników. To regularne śledzenie stopnia realizacji celów na każdym poziomie.

Bez kontroli rezultatów nie tylko osłabiana jest motywacja pracowników, ale kierownictwo zabiera też sobie szansę oceny efektów i wdrożenia jakichkolwiek działań korygujących.

Niechlubne przykłady zarządzania przez cele

Na pewno znasz przykłady takich paradoksów, np. kiedy pracownik banku odmawia przyznania kredytu inwestycyjnego, bo jest on bardziej ryzykowny i wiązałby się z koniecznością utworzenia dodatkowych rezerw, a premia tego pracownika zależy od krótkoterminowego zysku banku, albo od minimalizacji rezerw. I nieważne, że potencjalny klient banku jest wiarygodny, spłacałby ten kredyt, a bank w perspektywie kilku lat zarobiłby na kredycie ładne kilkaset tysięcy złotych. Dla banku być może korzystne byłoby udzielenie tego kredytu. Ale system premiowy pracownika jest zbudowany tak, że dla niego samego – nie jest to korzystne.

Wszyscy też znamy przykład pracy policji. Co jest wskaźnikiem dobrej pracy policji? Bezpieczeństwo na ulicach. Bezpieczeństwo, czyli brak wykroczeń i wypadków. Ale czy policjanci są rozliczani z bezpieczeństwa? Z ograniczania liczby wypadków? Nie. Kontrolowane są statystyki zatrzymań i ukarań. Stąd już krótka droga do zatrzymań pijanych rowerzystów, ukrywania się z radarem w miejscu, gdzie najłatwiej „złapać“ jadących zbyt szybko (ale niekoniecznie najbardziej niebezpiecznych).

Czy to poprawia bezpieczeństwo? Wcale. Ale cel (ilości zatrzymań) jest mierzalny. A bezpieczeństwo trudno zmierzyć.

Kolejny taki obszar to praca urzędników aparatu skarbowego.Zarządzanie przez cele oznacza, że dobry pracownik to taki, który sprawnie i skutecznie realizuje cele firmy Ich głównym zadaniem jest doprowadzanie do prawidłowego naliczania i terminowego płacenia podatków przez obywateli i przedsiębiorców.

Ale za co są wynagradzani ci urzędnicy? Za „przyłapanie“ podatników na nieprawidłowym naliczaniu podatków albo nieterminowym płaceniu. Czyli im więcej nieuczciwych (albo niedoinformowanych) podatników, tym bardziej pracownicy skarbówki mogą się wykazać i zapracować na swoją premię. Dokładna odwrotność celu.

Oczywiście w tych obszarach (szczególnie dwóch ostatnich) wiele się zmienia. I jestem pewna, że możesz podać wiele innych podobnych przykładów.

Ale, wracając do systemów wynagradzania i motywowania pracowników, te paradoksy są pokłosiem stosowania wynagradzania przez cele. Mierzy się jest to, co można zmierzyć, a pracownik ściśle realizuje krótkoterminowy cel, bo mu na tym zależy, zapominając o interesie przedsiębiorstwa i jego celach długoterminowych.

Najwyższy poziom zarządzania i motywowania

Każdy menedżer wolałby mieć pracowników „pracujących sercem“, dbających o interes firmy jak o swój własny, myślących o długoterminowym rozwoju firmy.

Czy to możliwe?

Na pewno tak. Ale wymaga ewolucji systemów wynagradzania i motywowania pracowników w kierunku zupełnie innym niż zarządzanie przez cele. W literaturze to nowe podejście jest nazywane zarządzaniem przez jakość (TQM). Wymaga zupełnej zmiany podejścia w pierwszej kolejności od kierownictwa firmy. W pewnym sensie wymaga „zapomnienia“ wszystkich zasad, którymi kieruje się tradycyjne zarządzanie przez cele.

To najtrudniejszy poziom, bo w pierwszej kolejności wymaga zmiany od Ciebie. Ty, jako właściciel przedsiębiorstwa, musisz zmienić swój sposób myslenia, działania i reagowania. Dopiero wtedy można zacząć wdrażać kompleksową zmianę w Twojej firmie.

Jeżeli planujesz wdrożyć w swojej firmie zmianę w kierunku zarządzania przez cele, to poza ustaleniem celów i ich kaskadowym rozwinięciu na każdy z działów firmy, Twoim podstawowym narzędziem będzie odpowiednio zaprojektowany system wynagrodzeń. Przeczytaj, jak do takiego systemu wynagrodzeń podejść w artykułach Jak zbudować skuteczny system wynagrodzeń? System motywacyjny czy system wynagrodzeń – którego potrzebujesz? Możesz też skorzystać z bezpłatnego poradnika Systemy wynagrodzeń w małej firmie.

Zmiana tak istotnego elementu jak system zarządzania pracownikami w firmie i system motywacyjny / wynagrodzeń to spore wyzwanie. Jeżeli stoisz przed tym zadaniem, to skorzystaj z obiektywnego spojrzenia z boku i wsparcia eksperta. Sprawdź tutaj, jakie masz możliwości współpracy 1-1 ze mną.

O innych aspektach zarządzania ludźmi przeczytaj w przekrojowym artykule Jak zarządzać pracownikami? Czy naprawdę potrafisz być szefem?

 

Fot. © Autor: rawpixel

Twoi znajomi też powinni to przeczytać? Śmiało, daj im znać!
Posted in Zarządzanie ludźmi and tagged , .