W kieracie codziennych obowiązków znajdź czas na urlop

3 proste kroki, żeby znaleźć czas na urlop

Przeczytasz w 5 minut

Czy byłeś już na urlopie? A może dopiero go planujesz? Kiedy i na jak długo wyjeżdżasz? Z kim i dokąd? Czy masz czas na urlop? Czy w czasie tego urlopu odpoczniesz? Wystarczająco, jak na ten ostatni rok / kilka lat ciężkiej pracy?

A może przydałoby Ci się więcej urlopów lub krótkich odpoczynków w roku? Może częściej potrzebujesz oderwać się od codzienności? Jak często?

Być może jest tak, że moje pytania tylko Cię rozdrażniają. Podnoszą Twój, i tak już niebotycznie wysoki, poziom frustracji. W takim razie to, co teraz piszę, jest właśnie dla Ciebie!

Doskonale znam ten stan.

Kiedy żyjesz w kieracie codziennych obowiązków, dzień za dniem, dzień za dniem… trudno sobie nawet wyobrazić, że nagle wyskakujesz „na chwilę“, a ten kierat nadal będzie się kręcił. Że jakoś się sam napędzi, zadba o siebie, nie spowoduje żadnego wypadku, nikt nie zostanie ranny…

To szczególnie trudne do wyobrażenia, kiedy zarządzasz małą firmą. Większość codziennych decyzji spada na Twoją głowę, funkcjonowanie biznesu wymaga Twojej ciągłej aktywności i „popychania“. W tej sytuacji trudno sobie nawet wyobrazić, że znikasz na dłużej niż kilka godzin.

Co się wtedy stanie? Jak sobie wszyscy poradzą?

Do tych obaw dochodzi zwykle jeszcze jedna, która zwykle ostatecznie rozstrzyga sprawę: „Nie stać mnie na taki zbytek.“ Skoro ledwo wiążesz koniec z końcem, lawirujesz z płatnościami dla dostawców i pensjami dla pracowników, jak mógłbyś teraz ostentacyjnie wyjechać i ODPOCZYWAĆ?

Zapewniam cię, że w 90% przypadków jest to wymówka. Nie musisz wyjeżdżać z całą rodziną na miesiąc na Dominikanę. Można znacznie skromniej, a równie skutecznie, odpocząć. Ale, co najważniejsze, Twoje świeże spojrzenie i jasny umysł są znacznie więcej warte dla Twojego biznesu niż Twoja nieustanna obecność i „oszczędność“ na kosztach urlopu.

Jeżeli nie jesteś o tym przekonany, to wróć do tego, co pisałam o ostrzeniu piły.

Jak jednak zrealizować urlop, jeśli problem goni problem i trudno sobie nawet wyobrazić, że oddalasz się z firmy na kilka dni? Jak to robić częściej niż raz w roku?

Odpowiedzią jest oczywiście odpowiednie zarządzanie firmą, klarowna struktura, odpowiedzialni pracownicy i skuteczne SYSTEMY. Jednak wypracowanie tego wszystkiego wymaga czasu. A wakacje są JUŻ.

W takiej sytuacji, jeżeli nie przygotowywałeś swojego wyjazdu wcześniej, nie masz już możliwości interweniować w sposób organizacji swojej firmy. Ale możesz podjąć doraźne kroki, które pozwolą Tobie odpocząć, a Twojej firmie przetrwać 🙂

Krok 1. Znajdź czas na urlop

W kieracie codziennych obowiązków znajdź czas na urlop

Po prostu. Znajdź odpowiedni termin i zaplanuj urlop.

Jest takie powiedzenie Zen:

„Medytuj codziennie przez 20 minut. Chyba, że nie masz czasu. Wtedy medytuj przez godzinę.“

„Brak czasu“ nie istnieje. To stan umysłu. Nikt nie ma władzy nad czasem. On po prostu istnieje. Nie będzie go ani mniej ani więcej, niezależnie od tego co zrobisz.

Możesz tylko wybrać, CO ZROBISZ w czasie, który jest Ci dostępny. Możesz wybrać URLOP.

Jakikolwiek termin wybierzesz, będzie on na pewno kolidował z czymś innym. Z czyimś projektem, urzędowym terminem, planami kogoś innego…

Wybierz taki termin, który koliduje najmniej. W jak najmniejszym stopniu nakładający się na inne ważne terminy, które znasz. W okresie, kiedy zwyczajowo jest najmniej spraw, przychodzi najmniej klientów, albo kiedy zwykle wybucha najmniej pożarów. Nie szukaj wymówek, że takich okresów w Twoim biznesie nie ma. Coś musisz wybrać. Więc wybierz optymalny termin, wpisz go w kalendarz i bez wyrzutów sumienia zrealizuj.

Krok 2. Przygotuj firmę i siebie

To część, którą najwięcej osób zaniedbuje. I właśnie dlatego, z jednej strony boją się wyjeżdżać, bo „jak sobie firma poradzi“, a z drugiej – po powrocie zastają taki bałagan, że o tym, że byli na urlopie zapominają w ciągu pół dnia, a kolejnych wjazdów odechciewa im się na kolejne kilka lat.

Dlatego ZAWSZE swój urlop zacznij przygotowywać co najmniej miesiąc wcześniej. Zastanów się, co będzie się w tym czasie działo w Twojej firmie? Jakie projekty będzie trzeba ukończyć lub zadania wykonać tuż przed, albo w trakcie zaplanowanego urlopu? A jakie zadania będą czekały Cię zaraz po powrocie?

Czy jesteś w stanie tak zaplanować realizację najważniejszych trwających projektów i zadań, aby ukończyć je odpowiednio wcześniej, PRZED Twoim wyjazdem? Tak, żebyś miał czas na spokojne przejrzenie rezultatów, sprawdzenie, czy wszystko działa jeszcze zanim wyjedziesz? Albo przynajmniej, abyś mógł przejrzeć postęp i nanieść ostatnie poprawki? Tak, żeby Twój zespół już tylko dokończył i zamknął temat samodzielnie. A Ty – wyjeżdżał z poczuciem, że panujesz nad tym, co najważniejsze, mimo wyjazdu.

Zwróć uwagę, że nie wszystkie projekty i zadania będziesz w stanie objąć takim wyjątkowym nadzorem, dlatego wybierz tylko te, faktycznie najważniejsze – z punktu widzenia Twoich klientów oraz z punktu widzenia Twojej firmy.

W dalszej kolejności zajmij się codziennymi, bieżącymi zadaniami. Najlepiej zrób ich listę i zastanów się, które z nich mogą pozostać zawieszone przez czas Twojej nieobecności, a które koniecznie wymagają codziennej uwagi i, dla tej ostatniej grupy, kto mógłby się nimi zająć zamiast Ciebie, po małym przeszkoleniu.

Nie zostawiaj przekazania tych zadań na ostatnią chwilę.

Najlepiej zacznij przekazywać zadania wyznaczonym osobom już dwa tygodnie przed planowanym wyjazdem. W razie konieczności przygotuj krótkie instrukcje – jak najprostsze.

Wreszcie – zastanów się, co Cię czeka po powrocie? Czy będzie tak, że natychmiast pierwszego dnia, kiedy pojawisz się w biurze, startuje jakieś ważne zadanie? Że nie będziesz miał czasu się do niego przygotować? Przemyśl to.

Po pierwsze, warto tak zaplanować powrót z urlopu, żeby mieć przynajmniej dwa dni na rozejrzenie się, co działo się pod Twoją nieobecność, zareagowanie na powstałe pożary, odgruzowanie skrzynki emailowej, kontrolę stanu firmy. Dopiero wtedy będziesz gotowy zaczynać większe zadania.

Po drugie, może uda się zaplanować przygotowania do tych zadań, które Cię dopiero czekają, w taki sposób, żeby coś zadziało się już pod Twoją nieobecność? Może ktoś inny może wysłać zapytanie do klienta? Albo możesz je wysłać przed wyjazdem? Może trzeba uprzedzić klientów z odpowiednim wyprzedzeniem, żeby wszystkie ewentualne problemy zgłosili ZANIM wyjedziesz? To pozwoli uniknąć frustracji po obu stronach.

Zwykle, tuż przed urlopem, jesteś bardzo zmęczony i nie masz siły podejmować się tych dodatkowych przygotowań. A jednak, są one niezbędne, żeby spokojnie wyjechać i równie spokojnie wrócić.

Kto wie? Może właśnie Twój wyjazd uzmysłowi Ci, że Twoje przedsiębiorstwo może funkcjonować inaczej, że na co dzień pracownicy mogą Cię odciążyć w pewnych zadaniach?

Krok 3. Zaplanuj awarie

To jest dokładnie to, co zwykle robisz ZANIM ZAPLANUJESZ URLOP. Przewidujesz wszystkie możliwe nieszczęścia, wszystko, co może się nie udać, albo przeszkodzić Ci w Twoim zasłużonym odpoczynku.

Co ciekawe, najczęściej, natychmiast po ustaleniu daty wyjazdu ZAPOMINASZ o tych wszystkich możliwościach, żeby „nie straszyły“ i nie odciągnęły Cię od Twojego postanowienia, że odpoczniesz.

A gdyby tak zrobić dokładnie odwrotnie?

Poświęcić pół dnia na wypisanie tych największych awarii, które mogą się wydarzyć pod Twoją nieobecność. Zastanowić się, jak można im zapobiec. Wreszcie – jak powinien zachować się zespół w takiej sytuacji: Kto powinien zareagować i w jaki sposób? Czy można tymczasowo rozwiązać awaryjną sytuację bez angażowania Ciebie? Czy na pewno pracownicy sobie poradzą? Do kogo mogą się zwrócić? Jakie decyzje podjąć samodzielnie?

Spróbuj zostawić swojemu zespołowi choćby najprostszą „Instrukcję na wypadek awarii“. Koniecznie ją z nimi omów i upewnij się, że się rozumiecie. Uprzedź w jaki sposób mogą się z Tobą skontaktować w absolutnie wyjątkowych przypadkach, jakie to są przypadki oraz w jaki sposób i jak szybko zareagujesz.

Jeżeli wykonasz te trzy kroki, to zapewniam, że naprawdę odpoczniesz, będziesz mógł wreszcie w pełni oderwać się od pracy, Twój powrót będzie spokojny, a firma bardzo zyska na Twojej nieobecności. Korzyści będą też po stronie pracowników, którym oddasz większą odpowiedzialność, samodzielność i zyskają Twoje zaufanie.

Udanych wakacji!!!

 

Fot.: © Tinatin / Fotolia

Twoi znajomi też powinni to przeczytać? Śmiało, daj im znać!
Posted in Organizacja i zarządzanie, Zarządzanie czasem and tagged .