odzyskanie czasu

4 sposoby na odzyskanie czasu i skierowanie Twojego działania na sukces

Znasz prosty sposób na odzyskanie czasu? Pewnie słyszałeś o nim wiele razy, jednak życie uczy, że powtarzania podstaw nigdy za dużo. I, że w codziennej pracy, właśnie podstawy najczęściej umykają. Dlatego dzisiaj pokażę Ci prosty sposób  na odzyskanie czasu, czyli podział Twojej nieskończonej listy zadań na mniejsze łatwe do przeanalizowania grupy.

 

Od czego rozpocząłeś dzisiejszy dzień? A czym rozpocząłeś pracę wczoraj? Co wypełniło Twój dzień przedwczoraj?

To NIE SĄ pytania retoryczne!

Poświęć chwilę i spróbuj sobie przypomnieć. Uczciwie wobec samego siebie, przeanalizuj, co wypełniło Twoje ostatnie trzy dni?

A teraz, równie uczciwie, zastanów się,

czy te działania przybliżają Cię do realizacji Twoich długoterminowych celów? Czy budują Twoją przyszłość?

Kiedy na początku czerwca pisałam o WOLNOŚCI CZASU, wspominałam o matrycy zadań zaproponowanej przez Stephena Coveya. Bez zrozumienia zasadniczej różnicy między tym, czym wypełniasz swój czas, a tym, czym wypełniają go skuteczni menedżerowie – trudno uwolnić się z okowów ustawicznego braku czasu.

Dlatego dzisiaj wróćmy do podstaw. I, mimo, że wydaje się, że podstawy wszyscy znają, to życie uczy, że powtarzania podstaw nigdy za dużo. I, że w codziennej pracy, właśnie podstawy najczęściej umykają.

Podstawa to podział Twojej nieskończonej listy zadań na ważne i pilne. I dalej… na nieważne, ale pilne, na ważne i pilne, na ważne, ale niepilne i wreszcie – na nieważne i niepilne.

I tutaj już zaczynają się trudności.

Czy pilny projekt, na którym bardzo zależy Twojemu klientowi jest ważny? A spotkanie organizacji charytatywnej, w której aktywnie działasz jest pilne? Czy przemyślenie strategii marketingowej jest pilne? A negocjacja nowego kontraktu, który zapewni obrót firmie na cały kwartał, czy jest ważna?

Trudno to ustalić, jeśli wcześniej nie ustalisz sam ze sobą kryteriów.

  • Co jest WAŻNE DLA CIEBIE?
  • Co przybliża Cię do realizacji Twoich celów?
  • Co buduje Twoją przyszłość?
  • Co chcesz osiągnąć i które działania Cię do tego przybliżają?

Nowy wielki kontrakt może być ważny lub nie, w zależności od tego, czy jest spójny z TWOIMI celami. Projekt, który jest bardzo ważny dla Twojego klienta może być zupełnie nieistotny dla Ciebie. Ale już utrzymanie dobrych relacji z tym klientem i podtrzymanie wizerunku firmy, jako niezawodnego partnera, może być niezmiernie istotne również dla Ciebie.

Na pierwszy rzut oka, przydzielenie niektórych zadań z Twojej długiej listy do poszczególnych kategorii może być trudne albo nieoczywiste. Albo, być może niektóre zadania same w sobie nie są pilne i ważne, ale wskazują na zagadnienie, które jest pilne i ważne – wtedy to zagadnienie warto rozwiązać systemowo.

Jeżeli czytałeś kultową książkę „7 nawyków skutecznego działania“ S. Coveya (a jeśli nie czytałeś, to koniecznie przeczytaj), to wiesz, że przyjrzenie się pod tym kątem Twojej liście zadań jest niezbędne, aby osiągnąć sukces w jakiejkolwiek dziedzinie

S. Covey określa poszczególne kategorie zadań „ćwiartkami“.

  1 ćwiartka, czyli zadania pilne i ważne
Wszystkie terminowe zadania, pożary, wymagające Twojej interwencji, naglące tematy.

Tym, co powinieneś zrobić z tą grupą zadań, to jak najszybciej się z nimi uporać. ALE! Na tym nie koniec! Natychmiast po rozwiązaniu danego problemu warto zastanowić się:

  • JAK uniknąć podobnego problemu w przyszłości?
  • W JAKI SPOSÓB zaplanować pracę, aby unikać spiętrzeń zadań?
  • KTÓRE z tych zadań możesz DELEGOWAĆ, albo jak możesz ich wykonanie UPROŚCIĆ?

Samo sprawne wykonanie tych zadań nie wystarczy! Jeżeli tak zrobisz, wciąż będziesz musiał je powtarzać i wciąż będą zabierały Twój czas i pochłaniały energię. Ale na pewno nie pomogą w osiągnięciu Twoich długoterminowych celów.

Potrzebujesz rozwiązania SYSTEMOWEGO. A zadania i problemy, które należą do tej ćwiartki najlepiej potraktować, jako wskazówki od Twojego najlepszego mentora, który pokazuje Ci, co powinieneś w pierwszej kolejności systemowo rozwiązać.

  2 ćwiartka, czyli zadania ważne, ale rzadko pilne odzyskanie czasu

To KRÓLEWSKA ĆWIARTKA. Im więcej czasu poświęcisz tym zadaniom, tym szybciej będzie przebiegał Twój rozwój i tym bardziej spektakularne sukcesy masz szansę osiągnąć.

Budowa systemów, których potrzebę zauważyłeś wykonując zadania 1 ćwiartki, należy do tej grupy. Zapobieganie kryzysom. Także budowanie relacji, dbanie o ludzi, planowanie strategiczne, praca nad rozwojem, szukanie nowych możliwości…

Nie zapomnij też o potrzebie odpoczynku, regeneracji i dbałości o swój dobrostan psychiczny, fizyczny i społeczny. Jeżeli zabraknie energii w Twoich akumulatorach, to nie będziesz miał mocy, aby zadbać o swój biznes.

  3 ćwiartka, czyli zadania nieważne, ale pilne

To najczęściej codzienne zadania, czytanie maili, odbieranie telefonów, niektóre spotkania, praca W TWOJEJ FIRMIE, czyli „produkowanie“ zadowolenia klientów bezpośrednio pracą Twoich rąk, dbanie o rachunki, płatności, reklamę, umowy, sprzedaż…

Jeżeli tylko możesz, te zadania powinieneś delegować. Oczywiście, podobnie, jak w przypadku ćwiartki 1, delegowanie tych zadań wymaga podejścia systemowego. Chodzi o to, żeby delegowanie nie przyniosło chaosu i obniżenia jakości, bo tego nikt by nie chciał. Chodzi o to, żeby po rozdzieleniu zadań pomiędzy różnych ludzi, całość nadal funkcjonowała spójnie i synergicznie, jak jeden mechanizm. To wymaga przemyślenia procesów, procedur i obiegu informacji (i dokumentów).

Jeżeli nie delegujesz tych zadań, to nigdy nie uwolnisz czasu dla zadań najważniejszychdla KRÓLEWSKIEJ ĆWIARTKI. Ale, jeśli nie przeprowadzisz delegowania z należytą starannością, to wygenerujesz chaos, który przysporzy Ci jeszcze więcej zmartwień i jeszcze więcej pracy przy próbach koordynacji, kontrolowania i ratowania sytuacji.

  4 ćwiartka, czyli zadania nieważne i niepilne

Codzienne zabieganie (którego skutkiem jest wyłącznie zabieganie), niektóre maile, telefony, newslettery, webinary, spotkania. Pożeracze czasu takie, jak social media, telewizja, niektóre przyjemności. Wszystkie „ucieczkowe“ czynności, które podejmujemy, bo nie wiemy, co zrobić, albo, jak się zrelaksować.

Im szybciej pozbędziesz się tych „zadań“ i czynności, tym lepiej. Ludzie, którzy tkwią z tych czynnościach raczej niewiele osiągają, ich życie nie ma kierunku, tkwią z nim, uzależnieni od zewnętrznych okoliczności.


A teraz, wróć proszę do pytań:

  • Od czego rozpocząłeś dzisiejszy dzień?
  • A czym rozpocząłeś pracę wczoraj?
  • Co wypełniło Twój dzień przedwczoraj?

Którą ćwiartkę matrycy zarządzania czasem wypełniałeś przez ostatnie trzy dni? Czy te aktywności służyły Twojemu rozwojowi? Czy wiesz już, co możesz zmienić? Na co zwrócić uwagę?


Jeżeli nie wiesz jeszcze, jak poruszać się w ćwiartce 2, to możesz zacząć od przeczytania książki „7 nawyków skutecznego działania“ S. Coveya. To na pewno nie będzie czas stracony!


 

Fot. © holwichaikawee/ Fotolia