Jak zrobić więcej w krótszym czasie?

5 sposobów, aby zrobić więcej rzeczy w krótszym czasie

Przeczytasz w 5 minut

Jeżeli zastanawiasz się, jak zrobić więcej w krótszym czasie, to niestety nie ma nie ma na to sposobu typu czarodziejska różdżka czy magiczne zaklęcie. Ale są metody i techniki, które stosowane konsekwentnie mogą zdziałać cuda.

Prawie miesiąc temu powiedziałam sobie „DOŚĆ”.

Byłam już naprawdę zmęczona pracą od rana do wieczora. Próbami realizowania tysiąca pomysłów, prowadzenia kilku projektów na raz, z jednoczesną opieką nad klientami, rozwiązywaniem bieżących problemów i tak dalej… Tym poczuciem, że, mimo ciężkiej pracy, wciąż jeszcze tyle zostało do zrobienia…

I poprosiłam o rady grupę zaprzyjaźnionych przedsiębiorców. Musiałam być już naprawdę zmęczona (jak zwykle przed urlopem), bo rewolucję (i ich rady) wdrożyłam natychmiast!

I dzisiaj chcę Ci opowiedzieć o metodach i technikach, które Ty również możesz zastosować, żeby lepiej organizować swój czas.

Tak naprawdę, drążę ten temat od dosyć dawna. Jestem takim samym przedsiębiorcą, jak Ty i, zapewne jak większość przedsiębiorców, mam wciąż nowe pomysły na rozwój biznesu, lubię, żeby „działy się” natychmiast, nie boję się ciężkiej pracy. Ale to powoduje, że od czasu do czasu zbyt mocno obciążam swój grafik i wpadam we frustrację.

A, jak stwierdziła moja bardzo mądra koleżanka, „ciało i tak znajdzie sposób na odpoczynek”. I, jeśli go sobie nie zaplanujesz i nie zapewnisz, to Twój organizm sam go „zorganizuje”, bo będziesz pracował wolniej, mniej wydajnie, mniej twórczo, przerwa na kawę niebezpiecznie się wydłuży, a „krótka” wizyta na Facebooku potrwa 45 minut i tak dalej…

Dlatego moje metody radzenia sobie z czasem, które mogę gorąco polecić, to:

Planuj i trzymaj się tego

Tym, co przede wszystkim należy zaplanować, jest ilość czasu, jaki chcesz poświęcić pracy i ilość odpoczynku. Zastanów się, jakie zadania masz co tydzień, jakie co miesiąc, a jakie codziennie. Kiedy jesteś najbardziej produktywny i jakich terminów musisz dotrzymać. Czy są zadania, które „wpadają” w trakcie i dezorganizują cały plan?

Ja zaczęłam od wyboru technik, czyli „Jaki kalendarz lubisz najbardziej?” Czy ma to być kalendarz książkowy? Lista zadań i nowych pomysłów? Oprogramowanie, które będzie dostępne z komputera, komórki i tabletu? Wybierz to, co najbardziej Ci pasuje. Ważne są dwie rzeczy:

  • Twoim podstawowym narzędziem jest kalendarz z zadaniami. Ale musi być uzupełniony o listę przypomnień, notatek dla pamięci, rzeczy do zrobienia „w wolnym czasie”.
  • Kalendarz i lista muszą być zawsze pod ręką i łatwe do obsługi. W przeciwnym razie – szybko przestaniesz ich używać.

Drugim krokiem jest ułożenie planu. I tutaj ZAWSZE ZACZYNAJ od planu dłuższego i Twoich celów długoterminowych (więcej na ten temat w kolejnym punkcie). Wpisz do swojego kalendarza zadania, które musisz zrealizować w dłuższym okresie, zaplanuj, ile czasu Ci zajmą. Następnie wpisz plany kwartalne i miesięczne. Zaznacz terminy. Czy już napełniłeś swój kalendarz? Zwróć uwagę na dwie rzeczy:

  • Planuj czas wykonania zadań realistycznie. Nie zaniżaj!
  • Zostaw codziennie czas na nieprzewidziane zdarzenia, awarie, pożary, przerwy, nagłe i pilne zadania. Wszyscy wiemy, że się pojawią 🙂

I wreszcie trzeci, najważniejszy element – konsekwencja i determinacja. Tylko od Ciebie zależy, czy wykonasz swój plan. Na ile będziesz UPARTY w trzymaniu się go.

Nie chodzi o to, żeby sztywno trzymać się nierealnego planu. Ale, jeśli widzisz, że coś nie działa, jest nierealnie zaplanowane, to w kolejnych dniach i tygodniach zaplanuj to lepiej i wtedy – TRZYMAJ SIĘ UPARCIE PLANU.

Jeżeli pojawiają się niespodziewane problemy, wpadają nowe zadania, to wpisuj je w swój plan w pierwszym WOLNYM miejscu. Nie rzucaj wszystkiego, nie demoluj planu, bo nagle zadzwonił telefon. Najczęściej ten telefon, nagły gość lub spotkanie mogą być zaplanowane w dogodnym dla Ciebie czasie, bez rujnowania Twoich ważniejszych, długoterminowych działań (o tym za chwilę).

I najważniejsze: zaplanuj również odpoczynek i godzinę zakończenia pracy. I tego przestrzegaj najbardziej skrupulatnie! Umowa z samym sobą jest dla ciebie najważniejsza!

Priorytety

Tym, co pomoże Ci ułożyć plan i reagować na wpadające i dezorganizujące go „nagłe i pilne” problemy i zadania są PRIORYTETY.

Jakie są Twoje priorytety? Jakie dwa zadania w najbliższym tygodniu mają największe znaczenie dla powodzenia Twojego biznesu w przyszłości? Jeśli potrafisz je wymienić, to te właśnie zadania powinny znaleźć się w Twoim kalendarzu na pierwszym miejscu!

W dalszej kolejności – wszystko, co jest bezpośrednio związane z generowaniem zysków, rozwojem biznesu, nowymi pomysłami biznesowymi.

Dopiero pozostały czas wykorzystuj na sprawy bieżące, administracyjne, rozwiązywanie tysiąca problemów i pożarów. Ich ilość będzie stopniowo się zmniejszać, jeśli poświęcisz czas na rozwijanie i organizowanie swojego biznesu, budowę systemów wspomagających jego zarządzanie, czyli wszystko to, na co zwykle brakuje Ci czasu.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej albo przekonać się, że w taki sposób zrobisz więcej w tym samym czasie, to przeczytaj książkę „Najpierw rzeczy najważniejsze” S. Coveya.

Pamiętaj też, żeby te priorytetowe zadania planować w czasie, kiedy masz najświeższy umysł (u mnie są to poranki).

Grupuj i blokuj

Jak zrobić więcej w krótszym czasie?Grupowanie to znakomity sposób na OSZCZĘDZANIE czasu. Czy wiesz, jak wiele czasu pochłania Ci rozpoczynanie każdej czynności, „przestawianie głowy” na temat na przykład rekrutacji albo analizy finansów, a później z powrotem do wizji firmy i ostatniej kampanii marketingowej? Żeby znów skoczyć do kwestii wypełniania formularzy i podpisywania umów?

To ogromne marnotrawstwo możesz ograniczyć, po prostu grupując zadania!

Znacznie łatwiej pracować efektywnie, jeśli zaczniesz pracować BLOKAMI. Zgrupujesz te same lub podobne zadania i zaplanujesz, że zajmiesz się nimi w określonym czasie.

Pomyśl, czy byłoby prościej, gdybyś wiedział, że sprawy administracyjne, finanse, płatności, windykację, drobne sprawy pracownicze i analizę wyników załatwiasz w piątki po południu? A przez całą resztę tygodnia po prostu o nich nie myślisz? Że na marketing rezerwujesz pierwszą godzinę pracy każdego dnia? A w środy spotykasz się z zespołem i podsumowujesz z pracownikami bieżące projekty, odpowiadasz na pytania, podejmujesz decyzje, na które czekają?

Czy to nie uprościłoby Twojego życia i nie ułatwiłoby planowania również Twoim pracownikom?

Zwróć uwagę, że możesz ustawić sobie takie stałe „bloki” o określonej tematyce w pewnych godzinach, albo w pewnych dniach tygodnia. Ja preferuję określone dni. Ale wiem, że niektórzy wolą zajmować się każdym obszarem krócej, ale codziennie. To zależy od Ciebie. Więcej na ten temat w dwóch kolejnych punktach.

Koncentracja

Koncentracja i konsekwencja to takie nielubiane słowa. Ale właśnie w zarządzaniu czasem to bardzo przydatne umiejętności!

Jak już wcześniej podkreślałam, nie wystarczy ułożyć perfekcyjny plan – trzeba go również KONSEKWENTNIE REALIZOWAĆ. Bardzo ważna jest przy tym uważność i koncentracja.

Po pierwsze, abyś wyłapywał te wszystkie momenty, kiedy zamiast robić to, co zaplanowałeś, nagle pochłonął Cię nowy email, ciekawy artykuł, rzucone w biegu przez pracownika pytanie itd. Abyś był czujny i nie dawał się pochłonąć codzienności, tylko kontrolował to, co robisz w danym momencie i ŚWIADOMIE WYBIERAŁ czym chcesz w tej chwili zapełnić swój czas.

Po drugie – koncentracja pomaga pracować bardziej skutecznie. To, przez jaki czas potrafisz skoncentrować się na danym zadaniu zależy przede wszystkim od Twojego temperamentu i osobowości. Ale nie tylko. Dlatego nie ma jednego rozwiązania idealnego dla wszystkich.

Niektórzy koncentrują się na jednym projekcie przez długie godziny i zapominają o wszystkim. Inni wolą pracować bardzo intensywnie przez 25 minut i robić przerwę. Dla tych drugich polecam technikę pomidora, o której pisałam tutaj.

W każdym razie – ważne, abyś poznał w jaki sposób i kiedy Tobie najłatwiej jest się skoncentrować i w taki sposób planował swój grafik zajęć, żeby był zgodny z Twoim charakterem. Jeśli wolisz dłuższe bloki – tak układaj zadania. Jeśli krótkie sprinty – wpisz w kalendarz czterogodzinny blok podzielony na półgodzinne odcinki o różnej tematyce.

I jeszcze jedno na koniec: zwykła regularna medytacja znacznie podnosi umiejętność koncentracji na zadaniach. Więc jeśli kiedykolwiek zastanawiałeś się, czy medytacja to dobry pomysł, właśnie dostałeś jeszcze jeden argument ZA.

Nie przeładuj taczki!

Jednym z najważniejszych elementów powodzenia Twojego biznesu jest Twoja energia i motywacja. A wiesz, jak ją zniszczyć?

Planując każdego dnia znacznie więcej zadań niż jesteś w stanie wykonać!

To niemal pewny sposób, żeby każdy dzień kończyć z poczuciem klęski, z poczuciem, że nie podołałeś, że znowu się nie udało zrobić X, Y, Z…

Dlatego znacznie lepszym zwyczajem jest planować tak, żeby każdego dnia mieć w kalendarzu NIE WIĘCEJ NIŻ 3 WAŻNE ZADANIA! To i tak bardzo dużo. Pilnuj, żeby te 3 ważne zadania wykonać i już. Zrealizowałeś. Masz mały sukces dzisiejszego dnia.

Pamiętaj, że małe kroki, ale regularnie stawiane dają znacznie lepszy efekt niż nieplanowane zrywy.

Dlatego nie warto wrzucać do kalendarza nierealnej ilości zadań, przeciążać się próbami zrealizowania wszystkiego na raz. Zrób mniej dzisiaj, ale wróć do tego zadania jutro i pojutrze, a po tygodniu / miesiącu oceń, ile udało się osiągnąć!!!

Jak zrobić więcej w krótszym czasie?

Oczywiście, moje metody nie muszą być równie dobre dla Ciebie. Ale – niech będą inspiracją. Weź z nich to, co Ci pasuje i do czego masz przekonanie. Poszukaj innych – jeśli potrzebujesz. Ale zrób rewolucję w jednym – zadbaj o swój wolny czas, bo bez niego nie będziesz skuteczny w pracy!

Moją rewolucję sprzed miesiąca uważam za udaną!

Pracuję znacznie mniej, ale mam poczucie, że wiele spraw posuwa się do przodu. I, co najważniejsze, moje działania są bardziej spójne z długoterminowym planem. Oczywiście, życie przynosiło i przynosi mnóstwo niespodzianek i testuje moją konsekwencję. Ale widzę i czuję już, jak ważna jest równowaga między czasem pracy i czasem odpoczynku.

 

Fot.: © kebox / Fotolia

Twoi znajomi też powinni to przeczytać? Śmiało, daj im znać!
Posted in Organizacja i zarządzanie, Zarządzanie czasem.