Jak mieć więcej czasu? Jak zapanować nad piętrzącymi się zadaniami? Jak mieć czas na wszystko? I osiągnąć więcej w krótszym czasie?
Chociaż napisano na ten temat kilometry tekstów, a ja również co jakiś czas w tym blogu wymądrzam się na temat tej bolączki większości menedżerów – NIKT nie jest doskonały i mnie również zdarza się zabłądzić.
Ostatnie tygodnie i dni zaczęły pędzić w zawrotnym tempie, a drobne przeszkody – wyprowadzać mnie z równowagi.
Znasz ten stan? Kiedy rzeczywistość wokół Ciebie pędzi coraz szybciej i szybciej, a Ty mimo wysiłków coraz mniej możesz za nią nadążyć? Załatwiasz kolejne sprawy, a na liście zaczyna ich przybywać, zamiast ubywać?
Któż nie zna?
Naturalnie każda z tych arcyważnych spraw jest pilna, nie cierpiąca zwłoki i absolutnie nie może być zignorowana.
Szukałeś kiedykolwiek recepty na taki stan? Znalazłeś?
Ja szukam każdorazowo, kiedy już mam wrażenie, że sama za sobą nie potrafię nadążyć, a rozliczne „listy spraw do załatwienia“ coraz bardziej się plączą i gmatwają.
W takiej sytuacji są co najmniej dwa rozwiązania: szybkie – rewolucyjne i spokojniejsze – ewolucyjne.
Rozwiązanie pierwsze: szybka terapia szokowa
Rozwiązanie pierwsze jest terapią szokową.
Wymaga zaciągnięcia ręcznego hamulca! Chociaż to wydaje się niewykonalne – gwałtownego zwolnienia.
W sensie dosłownym: jesz śniadanie na siedząco, a nie w biegu, po biurze spokojnie chodzisz, zamiast biegać, wolniej jeździsz samochodem, każdą czynność wykonujesz spokojnie, wooooolno i w skupieniu. Dajesz sobie czas do namysłu, nawet medytacji. Znajdujesz czas na ćwiczenia, bieganie, lub sprawy prywatne…
Że to bez sensu? Że nic nie zmieni? Że sprawy nadal będą się piętrzyły?
No owszem – będą się piętrzyły.
Ale zmieni się ZASADNICZY element – zmieni się Twoje podejście, Twoja głowa.
Prawdopodobnie niektóre z „problemów“ rozwiążą się same. Niektóre okażą się ważne i tymi się zajmiesz. Ale jeśli zajmiesz się nimi spokojnie i z namysłem – prawdopodobnie zrobisz wszystko mądrzej i lepiej, a nawet… SZYBCIEJ. Może wymyślisz jakiś sposób na oszczędzenie czasu…
WAŻNE OSTRZEŻENIE! Nie stosować bez konsultacji z wykwalifikowanym „kierowcą rajdowym“. Wiesz dobrze, czym się może skończyć nieumiejętne zaciągnięcie hamulca przy bardzo szybkiej jeździe?
Rozwiązanie drugie: ewolucja i konsekwencja
W takim razie proponuję rozwiązanie drugie – ewolucyjne.
W tym rozwiązaniu wracam do autora, którego cytowałam już niezliczoną ilość razy.
O matrycy zarządzania czasem, dzielącej zadania na pilnie, niepilne, ważne i nieważne, zapewne dawno już słyszałeś. I otóż:
- Zmiana organizacji pracy, delegowanie zadań i przyuczenie kogoś do ich przejmowania, relaks i odpoczynek, szukanie nowych możliwości, zapobieganie kryzysom, to…. zadania WAŻNE, ale niepilne. W związku z tym – zawsze odkładane na nieokreślone nigdy. Stephen Covey nazywa je zadaniami drugiej ćwiartki.
- Twój codzienny stres i zapędzenie, daję głowę, że wynika z zajmowania się zadaniami pierwszej ćwiartki, czyli PILNYMI i ważnymi, a często także trzeciej ćwiartki, czyli pilnymi i NIEWAŻNYMI. To znaczy nieważnymi dla Ciebie osobiście, dla Twoich życiowych celów. Bo prawdopodobnie dla Twojego klienta jego sprawa jest zawsze „najważniejsza“.
- Zajmowanie się głównie zdaniami PILNYMI (nawet ważnymi) powoduje stres, wypalenie, ciągłe gaszenie pożarów, nieustanne zarządzanie kryzysami, poczucie utraty kontroli.
Istnieje tylko jeden jedyny sposób na uwolnienie się od tych przykrych konsekwencji – stopniowe przenoszenie aktywności z ćwiartki pierwszej i trzeciej (spraw PILNYCH) do ćwiartki drugiej (zadań WAŻNYCH, ale niepilnych).
I naturalnie, kiedy już zapędziłeś się w taki krytyczny zaułek, że na nic nie ma czasu, moje dywagacje o tym, żeby zająć się planowaniem, organizowaniem i delegowanie mogą być irytujące 🙂
Ale niestety bez pierwszego ruchu nie zacznie się żadna zmiana. I, naturalnie, nie jest możliwe wykonanie wielkiej zmiany szybko.
Jak zmienić to, czym wypełniasz swój dzień? Jak mieć więcej czasu?
Każde kolejne zadanie z Twojej niekończącej się listy, możesz potraktować, jako wyzwanie do zmiany. Co musiałoby się zmienić, żeby w przyszłości wyeliminować problemy podobne do tego? wyeliminować natłok zadań? opóźnienia? Jakie proaktywne działania możesz podjąć już dzisiaj?
Nie zapomnij wpisać w kalendarz przypomnienia o ich kontynuacji – żeby nie skończyło się na pierwszym kroku!
Zamiast szybko załatwić kolejną sprawę, może lepiej poświęcić nieco więcej czasu, ale nauczyć sekretarkę, jak mogłaby załatwiać podobne w przyszłości. Przy okazji rozwiązywania reklamacji klienta, może warto się zastanowić, co powoduje tego rodzaju usterki i jak ich uniknąć w przyszłości? itd.
Oczywiście jedynym realnym sposobem wyeliminowania niektórych spraw z Twojej listy, może się okazać… powiedzenie NIE niektórym osobom, tematom, zadaniom. Nie umiesz odmawiać? Nie umiesz dokonywać wyborów? No to właśnie to jest temat do popracowania nad nim.
Jeśli chcesz poczytać więcej na ten temat, to nieodmiennie polecam „7 nawyków skutecznego działania“ S.Covey.
Fot.: © thinglass / Fotolia
