Analiza procesów w firmie to punkt wyjścia do lepszej organizacji

Diagnoza organizacji i analiza procesów /case study/

Przeczytasz w 5 minut

Dzisiaj opowiem Ci w jaki sposób praktycznie możesz przeprowadzić bardzo sprawną diagnozę organizacji Twojej firmy. Jak wygląda analiza procesów w firmie zatrudniającej niewielu pracowników? To nie jest tak skomplikowane, jak mogłoby się wydawać. I nie zajmuje wiele czasu.

W ten słoneczny wiosenny poranek jechałam do biura klienta niepewna, jak zakończy się dzisiejszy dzień. Nasz plan zakładał mnóstwo pracy i ambitny efekt!

Dalszy rozwój firmy wymagał podjęcia zupełnie nowych działań. Przygotowywaliśmy się technicznie do tego spotkania od dwóch miesięcy. Ale tak naprawdę – było efektem strategicznych dyskusji, które trwały znacznie dłużej. I dzisiaj przyszedł czas na kulminacyjny moment!

Nikt z zebranych nie pracował wcześniej w takiej warsztatowej formie. Mimo to, uznałam to za najlepszy sposób, aby otrzymać odpowiedzi na nasze pytania.

W przytulnej salce czekał na nas kwadratowy stół, dwie rolki papieru do rysowania i kolorowe pisaki. Wszyscy oczekiwali, co się wydarzy…

Po co robić analizę procesów w firmie?

Kilka tygodni temu pisałam o tym, jak ewoluują systemy zarządzania w małej firmie. Od list i zeszytów, przez ewidencje i Excele, aż do systemu informatycznego łączącego różne obszary działania i wprowadzającego spójny obieg informacji (ERP).

Największym wyzwaniem, kiedy chcesz usprawnić swoją organizację lub wdrożyć w niej nowy system zarządzania, jest odpowiedzenie sobie na mnóstwo pytań:

  • JAK DZIAŁA Twoje przedsiębiorstwo?
  • JAKIE ZADANIA wykonują poszczególne osoby?
  • JAK przepływa informacja?
  • Jakie ewidencje i dokumenty występują w firmie i jak są powiązane?
  • Czy każdy wie, jak przebiega proces?
  • Czy ten proces jest skuteczny i efektywny?
  • Które węzły procesu są najważniejsze, które sprawiają najwięcej problemów?

Analiza procesów w firmie to punkt wyjścia do lepszej organizacji

Dopiero po ustaleniu tych kwestii, można podjąć świadomą decyzję, jakie obszary należy usprawnić w pierwszej kolejności, które z nich wymagają wdrożenia spójnego systemu informatycznego, a które zadania należy wyeliminować, bo są po prostu stratą czasu. Można ustalić listę oczekiwań wobec systemu informatycznego i poszukać takiego, który najlepiej je spełnia.

Jak zabrać się za tak kompleksowe zadanie?

Są dwie metody. Metoda małych kroków, która czasami działa, ale jeśli chodzi o całościową analizę i usprawnienia organizacji całej firmy może spowodować ugrzęźnięcie na lata w pozornych „ulepszeniach” i prowizorkach. I metoda kompleksowej diagnozy wstępnej, której już sama nazwa brzmi odpychająco i przerażająco. I zapewne dlatego tak rzadko menedżerowie decydują się na taki „wielki krok” I dlatego tak trudno im rozpocząć usprawnianie organizacji.

Taka diagnoza, to narysowanie obrazu „JAK JEST?”

Po niej musi nastąpić kolejny krok – narysowanie „JAK CHCEMY, ŻEBY BYŁO?”

I dopiero wtedy można opracować plan, jak krok po kroku przeprowadzić firmę z dzisiaj, do wymarzonego jutro. I poprowadzić tę wyprawę.

Być może będzie to jeden rewolucyjny skok. Być może będzie to seria małych zmian, prób, korekt i ponownych planów (bardziej ewolucyjna i bezpieczna). Ale każdy z planów będzie uwzględniał dzisiejsze realia i wyznaczony punkt docelowy.

Diagnoza organizacji – analiza procesów w praktycznym przykładzie

Jak zwykle w takich sytuacjach, ZAWSZE MASZ WYBÓR metody działania. Również, wybór w jaki sposób przeprowadzić diagnozę swojej organizacji. Możesz sam opisać, jak działa firma. Możesz wynająć konsultantów, którzy przeprowadzą indywidualne rozmowy z każdym pracownikiem, przeanalizują procesy, a wynik przedstawią w formie raportów i wykresów.

W przypadku tej firmy uznałam jednak, że najlepszą metodą będzie trzeci sposób. Zebraliśmy CAŁY ZESPÓŁ, zaprosiliśmy do współpracy kolorowe pisaki, papier i luźną atmosferę. Zamknęliśmy firmę na cały dzień, stworzyliśmy czas i przestrzeń do wspólnej pracy NAD firmą.

Przykładowe procesy w małej firmie - infografika

Przykładowe procesy w małej firmie

Jak zorganizować taką pracę? Jak wygląda analiza procesów i diagnoza stanu organizacji w Twojej firmie?

Wystarczyło wytłumaczyć zebranym, że chcemy opisać podstawowe procesy, które zachodzą w firmie, a później moderować dyskusję i rysować to, co z niej wynikało.

Oczywiście, już wcześniej zidentyfikowaliśmy te podstawowe procesy i określiliśmy które obszary wchodzą w ich skład. Dlatego wiedzieliśmy dokładnie, o czym chcemy dzisiaj rozmawiać.

Analiza procesów metodą papier i pisaki

Wystarczy duży arkusz papieru i kolorowe pisaki, żeby przeanalizować czynności i procesy w małej firmie

Najzagorzalsze dyskusje wybuchały, kiedy okazywało się, że kilka osób zupełnie inaczej wykonuje to samo zadanie, albo inaczej rozumie sens poszczególnych ewidencji. Kiedy odkrywaliśmy niepotrzebne czynności, zdublowane informacje, ale zupełnie niepotrzebne utrudnienia i „biurokrację”.

Co ciekawe (chociaż tego akurat spodziewaliśmy się) właściciele nie zawsze wiedzieli dokładnie, jak naprawdę działają ich pracownicy i zaskoczyły ich niektóre z wykonywanych działań.

Owocem jednego dnia naszej pracy były rzetelne wykresy procesów przebiegających w firmie, uwzględniające podział zadań, generowane dokumenty i ewidencje oraz przepływ informacji. Taka diagnoza zajęłaby zespołowi konsultantów miesiące.

Dla zarządzających jest to doskonały punkt wyjścia do zaplanowania dalszego rozwoju organizacji. Już podczas rysowania przebiegu procesów bardzo wyraźnie widać było wszystkie „strzałki powrotne”, kiedy informacje krążą niepotrzebnie i są powielane, wszystkie powielone ewidencje i kalendarze, które są dublowane. Miejsca potencjalnych pomyłek, rozmytych odpowiedzialności, niejasnych procedur…

Niespodziewane korzyści z przeprowadzonej analizy

Tym, co dało mi największą satysfakcję tego słonecznego dnia, były efekty, których nie mogliśmy zaplanować i których się nie spodziewaliśmy.

Nie tylko otrzymaliśmy wykresy procesów zachodzących w firmie. Nasza zespołowa dyskusja miała OGROMNY walor edukacyjny. Każdy z pracowników lepiej zrozumiał oczekiwania zarządu i potrzeby kontroli zarządczej. Dzięki temu będą mogli znacznie lepiej prowadzić ewidencję zdarzeń, które są warte mierzenia i eliminować te ewidencje, które niepotrzebnie powielają informacje.

W czasie dyskusji zrodziły się pomysły na natychmiastowe uproszczenia niektórych zadań i podprocesów. A wymiana doświadczeń między pracownikami spowodowała nie tylko, że odkryliśmy wspólnie obszary możliwej standaryzacji działań, ale też pozwoliła na rozprzestrzenianie się indywidualnej wiedzy każdego z nich w całym zespole.

Lepsze zrozumienie obowiązków innych działów i wspólnego celu sprawiło, że wyjaśniły się przyczyny wzajemnych irytacji i codziennych tarć. Okazało się, że każdy członek zespołu stara się jak najlepiej wypełniać swoje zadania, a nieporozumienia często wynikają z błędów systemowych, a nie z osobistych animozji.

Pracownicy wychodzili ze spotkania zmotywowani, pełni energii i pomysłów, zintegrowani.

Od czego zacząć lepsze organizowanie swojej firmy?

Jeżeli Ty też czujesz, że Twojej firmie przydałby się przegląd nieefektywnych procesów, albo planujesz wdrożenie jakiegoś systemu zarządczego, ale nie wiesz, od czego zacząć i co ten system miałby ułatwiać, to jako najlepszy początek proponuję diagnozę organizacji poprzez analizę procesów, w niej zachodzących. Możesz skorzystać z mojej pomocy (w takim razie napisz do mnie) albo spróbować zrobić to samodzielnie na podstawie moich wskazówek tutaj.

Na początek diagnoza organizacji takiej, jak jest i ustalenie punktów krytycznych

Spróbuj i sprawdź – czy na pewno wiesz jak NAPRAWDĘ działa Twoja firma? Nawet jeżeli jesteś na 100% przekonany, że tak, to czy masz odwagę to zweryfikować? Zapytać Twoich pracowników?

Z moich doświadczeń wynika, że właściciel-menedżer często ma dosyć ogólnikowe wyobrażenie, co dzieje się w jego firmie. A codzienne „odkrycia” tematów, którymi nikt się nie zajął, marnowanego czasu i nieefektywnych działań powodują jego coraz większą frustrację.

Jeżeli tak jest również w Twojej firmie, to dlatego, że nigdy nie zająłeś się jej ORGANIZACJĄ. Nie ustaliłeś procesów, procedur i nie wdrożyłeś systemów, które zapewniłyby, że wszyscy działają tak, jak Ty to sobie wyobrażasz. Każdy czas jest dobry, żeby zainicjować taką zmianę.

Jak usprawnić procesy w firmie w 4 krokach? - infografika

Jak usprawnić procesy w firmie w 4 krokach?

  1. Zacznij od wyznaczenia głównych procesów w firmie. To mogą być (przykładowo):
    1. pozyskanie zapytania klienta, przez sprzedaż do spływu należności,
    2. przyjęcie zlecenia do realizacji, przez zamawianie materiałów, umawianie terminów, realizację aż po zakończenie i rozliczenie zlecenia,
    3. przyjęcie reklamacji, przez rozpatrzenie jej zasadności, usunięcie usterki, rozliczenie, korespondencję z klientem.
  2. Zbierz osoby zainteresowane, przygotuj miejsce pracy i narzędzia i wspólnie przedyskutujcie jak faktycznie przebiega dany proces od A do Z.
  3. Czas na analizę procesów – co jest nielogiczne, niespójne, powoduje marnowanie czasu albo pomyłki? Jak można usprawnić proces w tym punkcie?
  4. Zapiszcie wnioski i ustalcie które zmiany, kiedy będą wdrażane, kto będzie za to odpowiedzialny i w jaki sposób będziecie monitorować tę zmianę (oraz jej efekty).

Jak sprawić, żeby Twoja firma działała bardziej efektywnie?

Po pierwsze – co oznacza dobra organizacja

Jeżeli chcesz zgłębić temat lepszej organizacji Twojej firmy, to polecam artykuł, w którym pisałam o najważniejszych elementach organizacji firmy: Bez tych 5 elementów Twoja firma może utonąć w chaosie

Po drugie – system zamiast chaosu

Podstawowym elementem porządkowania chaosu, który marnuje Twój czas, nerwy i pieniądzem także powoduje mnóstwo nieporozumień i napięć w zespole jest zarządzanie systemowe. W jaki sposób do niego podejść i jak tworzyć system zarządzania firmą pisała w artykule Jak zbudować sprawny SYSTEM zarządzania firmą?

Polecam oba artykuły.

Każdy niepotrzebny ruch, działanie, które nie przynosi efektów, powielone niepotrzebnie czynności – TO TWOJE PIENIĄDZE! Pieniądze, które wyciekają z Twojej kieszeni wartkim strumieniem, i których na co dzień zupełnie nie dostrzegasz. Jeśli chcesz unikać takich wyciekających pieniędzy, to jednym ze sposobów jest lepsze zorganizowanie Twojej firmy. Wiem, że większość omija ten temat szerokim łukiem. Ale jeśli chcesz naprawdę rozwijać swój biznes, to analiza i lepsza organizacja procesów w firmie jest jednym z niezbędnych elementów. Bez tego trudno mówić o efektywnym działaniu.

 

Fot.: © D. Olzacka i R. Kolańczyk

 

Twoi znajomi też powinni to przeczytać? Śmiało, daj im znać!
Posted in Organizacja i zarządzanie and tagged , , .