jak dobrze zarządzać czasem

Jak dobrze zarządzać czasem?

Przeczytasz w 7 minut

Jak dobrze zarządzać czasem? Warto wyrobić sobie 3 nawyki, które diametralnie odmienią Twój sposób funkcjonowania w czasie.

Kiedy prowadzimy firmę najczęściej nasz czas jest wypełniony głównie codziennymi zadaniami, gaszeniem pożarów, sprzedawaniem, chaotycznymi działaniami marketingowymi, w dużej części „produkcją”, czyli wykonywaniem usług dla klientów, dostarczaniem im towarów, projektowaniem nowych produktów. To wszystko powoduje, że na bardzo ważne obszary zarządzania nie mamy czasu.

Zastanawiałeś się kiedyś jak dobrze zarządzać czasem?

Nie zajmujemy się długoterminową wizją, czyli tym, w jaki sposób ma działać nasza firma, jaka ma być. Nie mamy czasu na świadome wybranie i zbudowanie strategii osiągnięcia celów. Nasze działania nie mają spójności, bo nie mamy czasu o nią zadbać, przez to tracimy czas i pieniądze, ale przede wszystkim nasze działania nie są tak skuteczne, jak mogłyby być. Nie zajmujemy się finansami, tzn. nie analizujemy wyników, nie kontrolujemy płynności, a plan finansowy mają naprawdę nieliczne małe firmy. To powoduje, że czasem nasze firmy balansują na krawędzi opłacalności, albo tracą pieniądze w obszarach, które mogłyby łatwo uzdrowić, a czasem – nagle zaczyna brakować gotówki i wtedy powstaje ogromne niebezpieczeństwo upadku firmy i zmarnowania wszystkich naszych wysiłków.

Nie mamy też czasu na zajęcie się pracownikami i stworzenie w firmie systemów i procesów, które sprawią, że firma działa jak sprawny mechanizm – nie zarządzamy ludźmi, nie motywujemy ich, nie organizujemy im pracy tak, żeby działali jak najbardziej efektywnie zamiast biegać z przysłowiową pustą taczką.

W praktyce najczęściej te obszary, które wymieniłam są takimi wiecznymi „bólami głowy” i „wyrzutami sumienia”. A im bardziej są naszym wyrzutem, tym bardziej je odsuwamy od siebie i staramy się nie myśleć o nich.

Czy wiesz, jak  dobrze zarządzać czasem?

Odpowiedzmy sobie najpierw na pytanie co się dzieje, kiedy nie mamy czasu zająć się tym wszystkim.

Po pierwsze pracujemy coraz więcej godzin, jesteśmy coraz bardziej przepracowani, a efekty są coraz gorsze. Lista zadań rośnie i coraz częściej przesuwamy zadania na kolejny dzień.

Nasza firma grzęźnie w miejscu. Reagujemy na wciąż podobne problemy, wciąż powtarzające się telefony klientów, pretensje i kryzysy. Wciąż powtarza się ten sam kierat i nie widać z niego wyjścia. Firma nie rozwija się tylko działa według tego samego, nieefektywnego schematu.

Zajmujemy się praktycznie tylko połową z obszarów zarządzania (o których pisałam w artykule Puzzle zarządzania), a zaniedbujemy te, które są decydujące, aby firma mogła się rozwijać i bezpiecznie rosnąć. Które decydują o przewadze na rynku w dłuższym okresie.

Jeżeli w tych warunkach firma zaczyna rosnąć, to paradoksalnie staje się jeszcze bardziej niebezpiecznie – nie mamy czasu na najważniejsze elementy zarządzania. Zajmujemy się gaszeniem pożarów i codziennymi zadaniami, które powinni przejąć pracownicy, nie mamy systemów zarządzania, nie kontrolujemy finansów. W tej sytuacji o katastrofę nietrudno – wręcz przeciwnie – firma zmierza jak Titanic na górę lodową.

Poważne konsekwencje

Niestety ok. 80% nowo powstałych firm upada w pierwszym roku swojego działania:

  1. częściowo z powodu właśnie tego, że zaniedbują ważne obszary zarządzania
  2. również dlatego, że często ich właściciele nie mają odpowiedniej wiedzy biznesowej i nie wiedzą w jaki sposób zabrać się za strategię, za zarządzanie ludźmi, kontrolowanie finansów lub jak stworzyć i zrealizować spójny plan promocji, kampanię wizerunkową lub sprzedażową,

Jest takie amerykańskie powiedzenie

„Many businesses don’t plan to fail, they just fail to plan“

„Wiele biznesów nie planuje bankructwa, one tylko zaniedbują planowanie“. (Gra słów – angielskie słowo „fail“ oznacza tutaj zarówno bankructwo, jak zaniedbanie (ma jeszcze kilka innych znaczeń).)

I to właśnie określa to, o czym mówimy. Nie planujemy upadku naszej firmy, ale zaniedbujemy ważne obszary zarządzania, a to doprowadza do sytuacji kryzysowych.

Symptomy tego, że przestajemy kontrolować czas w naszej firmie

Symptomy przyjdą z dwóch stron:

Po pierwsze nie masz pojęcia jak dobrze zarządzać czasem i coraz bardziej zaczyna Ci go brakować. Pracujesz coraz ciężej, a mimo to coraz więcej masz zaległych, rzeczy, które przekładasz na kolejny dzień, tydzień, na „kiedyś”. Coraz później kończysz pracę, zaniedbujesz odpoczynek… Ale to nie jest najgorsze…

Po drugie nie kontrolujesz tego jak działa i dokąd zmierza Twoja firma. Zaczynają cię zaskakiwać sytuacje takie jak brak pieniędzy na zapłacenie podatków albo rachunków, odejście kluczowego pracownika, pretensje od ważnego klienta, bo dostawa nie przyszła na czas albo przyjechała niekompletna, albo jakość usługi była nie taka, jak zwykle.

To wszystko oznacza, że nie zajęłaś się ważnymi obszarami działania Twojej firmy. Że nie kontrolujesz tego jak działa i nie masz czasu na dobre zorganizowanie pracy.

Takie kryzysowe sytuacje pojawiają się często, a każda wydaje się „nierozwiązywalna”. I ona zwykle jest nierozwiązywalna z poziomu TU i TERAZ.

Jak dobrze zarządzać czasem?jak dobrze zarządzać czasem

Nie zaczniesz od razu od wyłączenia się z życia Twojej firmy na tydzień, aby obmyślić strategię i systemy, które wyeliminują wszystkie kryzysy. To niewykonalne.

Ale możesz zrobić coś innego.

Przede wszystkim trzeba zmienić to, czym zapełniasz swój czas. Warto wyrobić sobie 3 nawyki, które diametralnie odmienią twój sposób zarządzania czasem.

  1. Po pierwsze co tydzień wyznacz sobie 3 cele na dany tydzień. Muszą to być ważne zadania, takie, które ruszą firmę do przodu, choćby o malutki krok. Zaplanuj w piątek po południu lub w sobotę rano jakie są 3 najważniejsze rzeczy, które zrobisz w kolejnym tygodniu. Takie, które naprawdę dadzą Ci satysfakcję i poczucie, że nie zmarnowałeś tygodnia. Mogą być małe, ale znaczące.
  2. Po drugie wpisz te 3 zadania w kalendarz jako pierwsze zadanie danego dnia. Wykonaj najpierw te 3 ważne rzeczy, a później zmieść w pozostałej części czasu wszystkie nagłe „pożary” i pilne zadania, które przyniesie codzienność.
  3. I wreszcie raz na kwartał zaplanuj sobie Strategy Day. Najlepiej, jeśli wyjedziesz z biura w spokojne i inspirujące miejsce, wyłączysz telefon, zostawisz komputer lub przynajmniej wyłączysz e-maile i wszelkie powiadomienia. Na cały dzień lub chociaż na kilka godzin. Niech to będzie Twój dzień na przejrzenie i korektę planów, zastanowienie się nad planami na kolejne 3 miesiące, przegląd, jak poszło działanie w mijających 3 miesiącach.

„Ważne” rzeczy, na które należy znaleźć czas regularnie

Często spotykam się z pytaniem: CO TAKIEGO JEST „WAŻNYM” ZADANIEM? Co powinienem robić w każdym tygodniu, aby ruszyć moją firmę do przodu? Aby naprawdę zaczęła się rozwijać?

Należałoby zacząć od diagnozy tego, co dzieje się w twojej firmie, jak działa i co jest „zaniedbane”. Trzeba przy tym pamiętać o ekosystemie zarządzania i o tym, że wszystkie elementy zarządzania powinny pozostawać w równowadze, aby firma rozwijała się. I na te pomijane na co dzień obszary zwróciłabym największą uwagę.

Oczywiście, jeżeli firma jest w trakcie dużego projektu, akcji promocyjnej albo innego ważnego wydarzenia, to Twoje cele w danym tygodniu mogą być związane z danym tematem. Ale ważne jest to, żeby w skali np. miesiąca wrócić do tej równowagi i nie zaniedbywać obszarów, które są ważne, tylko dlatego, że projekt goni za projektem, termin za terminem.

Raczej na stałe w kalendarzu wpisujesz rzeczy „ważne” i okazyjnie przeciążasz go bieżącymi projektami. Zwykle robimy dokładnie na odwrót: Twój kalendarz zapełniony jest bieżącymi projektami i okazyjnie, jak starczy czasu, pochylasz się nad rzeczami ważnymi. To właśnie powoduje błędne koło.

Jeśli chcesz wiedzieć jak dobrze zarządzać czasem,  musisz regularnie zaglądać w każdy z siedmiu obszarów zarządzania. I na przykład mogą to być takie zadania:

Finanse:

  • sprawdzenie wyników finansowych, planu wpływów i wydatków, krótka prognoza wyników (albo przynajmniej sprzedaży) na najbliższy miesiąc, kwartał
  • jeżeli sprzedajesz z odroczonym terminem płatności – przegląd należności i windykacja
  • jeżeli masz firmę handlową lub produkcyjną to przegląd zapasów, robót w toku – wszystkich miejsc, gdzie jest zamrożona gotówka. Czy odpowiednio rotują, czy nie ma tam żadnych zatorów, czy nie ma pomyłek…
  • przegląd planu rocznego (jeśli jest)

Zarządzanie ludźmi i organizacją:

  • spotkanie z pracownikami, aby wypracować rozwiązanie konkretnego problemu i zmianę procedur tak, aby uniknąć podobnego w przyszłości
  • wdrożenie i przeszkolenie nowego pracownika
  • przygotowanie odcinka zadań do oddelegowania komuś: wypisanie listy tych zadań, przygotowanie instrukcji i procedur tak, żeby pracownik na pewno wykonał zadanie w standardzie, jakiego sobie życzymy, przeszkolenie pracownika…
  • przeanalizowanie przyczyn błędów i pomyłek i poszukanie sposobu na uniknięcie ich w przyszłości
  • poszukanie możliwości usprawnienia albo automatyzacji jakichś zadań

Przywództwo i wizerunek firmy:

  • określenie długoterminowych celów i kierunków działania
  • opracowanie planów finansowych, operacyjnych, strategii działania
  • analiza spójności działania w każdym z obszarów pod kątem spójności z tymi wartościami i kierunkami, czy te działania odpowiednio zabezpieczają najważniejszą przewagę konkurencyjną firmy? jaka ona jest?

Sprzedaż, marketing i dostarczenie usługi/towaru do klienta

(celowo wymieniam je na końcu, bo właśnie działania z tych obszarów najczęściej wypełniają czas, ale tutaj chodzi o działania kluczowe, a nie codzienne):

  • zaplanowanie strategii sprzedaży i marketingu
  • zaplanowanie nowej akcji promocyjnej
  • przegląd portfela klientów, trendów sprzedaży, rentowności klientów, produktów, rynków
  • kontrola wyników sprzedaży, ofert w toku i planu pracy (zleceń w toku)

Wpływ tych 3 nawyków na ilość wolnego czasu

Chociaż wydaje się to nieoczywiste, może dziwne, te 3 nawyki mają zasadniczy wpływ na to jak dobrze zarządzać czasem i zasadniczo zmieniają ilość Twojego „wolnego” czasu. To długi temat, Stephen Covey napisał na ten temat całą książkę „Najpierw rzeczy najważniejsze”. Ale spróbuję krótko wyjaśnić:

Na początku może się wydawać, że dokładasz sobie pracy. Do swojego i tak już napiętego grafiku próbujesz włożyć nowe zadania, niezbyt pilne, które (jak ktoś powiedział) wpłyną na rozwój Twojej firmy. I na początku to może być naprawdę trudne, bo rzeczywiście nie tylko wymaga wykonania nowych zadań, ale przede wszystkim wypracowania nowych nawyków.

Ale z czasem okaże się, że te ważne rzeczy robione regularnie zmieniają sposób w jaki działa Twoja firma.

Jeżeli poświęciłeś czas na windykację, albo na regularną kontrolę wyników, na zaplanowanie przepływów pieniężnych, to rzadziej zdarzą się sytuacje, do których nie jesteś przygotowany. Wiesz jakich wyników możesz się spodziewać, czy Twoja firma jest bezpieczna finansowo, kiedy musisz przygotować plan B.

Jeżeli znalazłeś czas na zastanowienie się nad komunikacją i obiegiem informacji w swojej firmie, to rzadziej będą zdarzać się pomyłki i błędy wynikające z nieporozumień. Unikniesz nie tylko nerwów, ale też konkretnych kosztów.

Poświęciłeś czas i dobrze wdrożyłeś i przeszkoliłeś nowego pracownika – zdejmie z Ciebie (lub innych) jakieś obowiązki. Może z czasem przejmie ich coraz więcej.

Regularnie organizujesz krótkie spotkania robocze z zespołem – wiele kwestii niejasnych lub spornych jest wyjaśnianych u źródła i unikacie nieporozumień, tematów, którymi nikt się nie zajął albo wchodzenia sobie w drogę, albo sytuacji, kiedy 2 osoby zajmują się tym samym.

i tak dalej… i tak dalej…

Kiedy już wiesz jak dobrze zarządzać czasem kryzysy wybuchają coraz rzadziej. Niespodziewane problemy nie wyrywają Cię tak często w Twojego planu dnia.

Nie musisz już tak często REAGOWAĆ. A zaczynasz proaktywnie PLANOWAĆ co zrobisz i czym zajmiesz się w dalszej kolejności.

Docelowo Twój czas uwolni się w ten sposób, że nie będziesz już niezbędny w firmie każdego dnia przez 12 godzin po to, żeby gasić kolejny pożar.

Wiesz już jak dobrze zarządzać czasem?

To teraz możesz pomyśleć o tym aby wreszcie pojechać  na dłuższy urlop. Ale przede wszystkim możesz nadal pracować w swojej firmie, ale w zupełnie inny sposób. Ze spokojem. Poświęcając czas na organizowanie pracy, kontrolowanie tego, jak działa biznes i przede wszystkim – na rozwój, na szukanie nowych możliwości, planowanie nowych projektów, ekspansji.


Jeżeli czujesz, że to co napisałam jest o Tobie i chcesz wreszcie wyjść z tego błędnego koła, to mogę Ci po prostu pomóc. Mam dwie propozycje:

Dla firm do 5 osób – Doradztwo biznesowe SMART.

Dla firm większych – Private Mastermind – mentoring i doradztwo biznesowe

 

Fot. © Yeko Photo Studio / Fotolia

Twoi znajomi też powinni to przeczytać? Śmiało, daj im znać!
Posted in Organizacja i zarządzanie, Zarządzanie czasem.