spotkanie zespołu, wymiana informacji, komunikacja

Jak opanować natłok zadań i problemów?

Przeczytasz w 3 minut

Zmora każdego menedżera, to wybuchające od czasu do czasu „pożary”. A to nieterminowa dostawa lub reklamacja jakości produktu, a to nagłe priorytetowe zamówienie, które przewraca wcześniejszy plan, albo poirytowany klient, błędy i usterki, niedopatrzenia, pomyłki…. Natłok bieżących zadań i problemów. Niezależnie od przyczyny, wymagające reakcji natychmiast, wymagające odłożenia na bok innych, zaplanowanych wcześniej zadań, wymagające czasu i uwagi, których akurat nie mamy.

W pewnym sensie, ten artykuł kontynuuje temat poprzedniego. Dopóki będziesz zajmować się „gaszeniem pożarów”, dopóty Twoja organizacja nie zacznie działać w nowy sposób.

Zarządzanie w warunkach chaosu i natłok zadań

Warto pamiętać, że sztuka nie polega na przesunięciu „pożarów” z Twojego biurka, na biurka Twoich pracowników. To, owszem, pomoże na krótką metę, ale… tylko na krótką metę i tylko Tobie, a nie Twojej firmie.

Jaka może być efektywność organizacji, której pracownicy zajmują się głównie (często nawet w 80%) takimi nagłymi wypadkami? Nie ma wtedy czasu na planowanie, na organizację, na usprawnienie czegokolwiek. Jest tylko chaotyczne reagowanie na to, co się już wydarzyło.

Najczęściej, z poczuciem kompletnego braku kontroli nad tym, co i kiedy akurat „się wydarza”.

Mam nadzieję, że nie muszę Ci tłumaczyć, że taki sposób działania jakiejkolwiek organizacji to ogromne KOSZTY.

Nie tylko koszty usunięcia konkretnych błędów czy usterek. Ale też ogromne koszty straconego czasu Twoich pracowników.

Jeśli do tego doliczysz ogromne koszty demotywacji i zniechęcenia wśród załogi…

Czy zastanawiałeś się kiedyś, co powoduje te „pożary”? A gdyby tak zrezygnować z myślenia w kategoriach personalnych i definiowania, że powoduje je Krzysztof, Alicja lub ktokolwiek inny… gdyby poszukać systemowej przyczyny…

Zaprzęgnij do pracy prawo Pareto i… usprawnij komunikację

Prawo Pareto mówi, że zwykle tylko 20% przyczyn wywołuje aż 80% skutków.

W tym przypadku, śmiało można założyć, że 80% pożarów wynika z problemów z KOMUNIKACJĄ!

Jest taki znany przykład, który uświadamia, jak trudna i niejednoznaczna może być komunikacja. Pisałam o nim ponad rok temu w tym artykule. Przykład bardzo podstawowy i używany przez psychologów do uświadamiania indywidualnych różnic w postrzeganiu.

A te indywidualne różnice w postrzeganiu, wynikające z bardzo różnych przyczyn (tutaj mogłabym użyć kilku mądrych słów ze slangu psychologicznego, ale po co?), mają bardzo pragmatyczne konsekwencje w życiu organizacji.

Te konsekwencje to wszystkie niedomówienia, nieporozumienia, niejasności, różne punkty spostrzegania itd. Te wszystkie sytuacje, kiedy ktoś robi lub mówi coś, a ktoś inny nie ma pojęcia, o co temu pierwszemu chodziło. Ktoś rzuca hasło (albo nawet i nie), bo „przecież oczywiste jest, co trzeba z tym dalej zrobić”, a inni nic nie robią, bo… bo dla nich to oczywiste nie jest. Ktoś miał jakąś informację, ale ktoś inny ją potrzebował i nie otrzymał. Albo uległa zniekształceniu po drodze. Itd…

Dobre spotkanie może być najlepszą inwestycją

Jeśli spojrzysz na to z tej strony, to nagle okazuje się, że, skądinąd wyśmiewane, narady i spotkania mają swój głęboki sens. Wyśmiewane, jeśli przeprowadzane dla samych spotkań, bo wtedy są bezproduktywne.Natłok zadań mogą pomóc opanować dobrze poprowadzone spotkania

Ale dobre spotkanie to nie jest czas stracony!

Spotkanie, które ma swój cel, plan, jest przeprowadzone zgodnie z planem, kiedy jest miejsce na prawdziwą dyskusję i podsumowanie tej dyskusji, kiedy po jego zakończeniu uczestnicy otrzymują podsumowanie najważniejszych punktów, są wyznaczone zadania, osoby odpowiedzialne i terminy – to zawsze jest spotkanie efektywne.

Telefon, e-mail, komunikator, Skype – to oczywiście bardzo dobre sposoby komunikacji i należy z tych zdobyczy cywilizacji korzystać. W niektórych przypadkach jednak, a przy większej liczbie osób zaangażowanych – szczególnie, osobiste spotkanie jest najlepsze.

Szybsze jest wysłanie szczegółów zlecenia mailem. Ale, jeśli jest to skomplikowane zlecenie, znacznie bardziej efektywne może okazać się spotkanie, w czasie którego wyjaśnione zostaną szczegóły techniczne, uwarunkowania, oczekiwania klienta. Podsumowane oczywiście później na piśmie.

Bardzo często dobry efekt dają też regularne spotkania zespołów, które mają współpracować. W czasie takiego spotkania omawia się sprawy bieżące, wyrównuje poziom informacji, jest okazja do znalezienia sposobu usprawnienia pracy, wyjaśnienia nieporozumień.

Zastanów się, czy w Twoim przedsiębiorstwie / organizacji wprowadzenie większej ilości dobrze przeprowadzonych spotkań nie pomogłoby uniknąć wielu problemów z komunikacją?

 

Fot.: © Robert Kneschke / Fotolia

Twoi znajomi też powinni to przeczytać? Śmiało, daj im znać!
Posted in Organizacja i zarządzanie, Zarządzanie ludźmi and tagged , .