Jak optymalizować koszty w małej firmie?

Kiedy zaczyna brakować w firmie pieniędzy, spadają obroty albo księgowa zwraca Ci uwagę, że nie masz zysków, to bardzo często Twój pierwszy pomysł, to optymalizować koszty. Czy to słuszny kierunek? Jak to widzę z perspektywy mojego doświadczenia mentora i doradcy? I jak zabrać się za taką „optymalizację” w Twojej firmie?

W tym artykule nie tylko opisuję, jak podejść do optymalizacji kosztów w małej firmie, od czego zacząć tę pracę, ale podaję też 5 konkretnych pomysłów, gdzie możesz znaleźć oszczędności i konkretne przykłady z życia takich działań.

Po co optymalizować koszty? Czyli jaka jest faktyczna przyczyna problemu?

Zacznijmy od przyczyn Twojego pomysłu optymalizacji kosztów. Chodzi po prostu o to, żeby w Twojej firmie było więcej pieniędzy, żeby zysk był większy. Mówiąc wprost – nie tyle chodzi o jakąkolwiek optymalizację, co o obniżenie kosztów.

O ile jestem jak najbardziej, za rozsądnym inwestowaniem zarabianych przez Ciebie pieniędzy, o tyle, z mojego doświadczenia, mówienie o „optymalizacji” w małej firmie jest lekką przesadą. Jeżeli masz małą firmę, to koszty też nie są wysokie (stosunkowo). I jakakolwiek oszczędność tu czy tam, o 1% czy 5% nie uratuje firmy przynoszącej straty.

Z punktu widzenia zewnętrznego doradcy, pomysły optymalizacji krótkiej listy kosztów to najczęściej mało efektywny kierunek działania. Faktyczna przyczyna Twoich problemów tkwi najczęściej zupełnie gdzie indziej.

Po pierwsze, jeżeli masz stosunkowo wysokie koszty stałe, to prawdopodobnie sprzedaż jest zbyt niska i prawdziwym wyzwaniem oraz najlepszym kierunkiem działania jest przyjrzenie się strategii marketingu i sprzedaży, żeby rozhulać sprzedaż. Jeżeli tym, co doskwiera firmie są niskie marże, to biorąc pod uwagę, że prowadząc małą firmę masz małe możliwości skalowania i dzięki temu obniżania jednostkowego kosztu sprzedaży – najczęściej najlepszym remedium jest rewizja polityki cenowej (co także wiąże się ze strategią marketingu i sprzedaży). Widzisz więc, że zanim zaczniesz walczyć z poziomem kosztów, warto upewnić się, że w pozostałych obszarach zrobiono wszystko, co mogłoby poprawić wyniki firmy.

Mówię o tym, bo osiągnięcie jakiejkolwiek oszczędności w kosztach może wymagać sporej pracy, a efekt dla zysku firmy będzie minimalny. Podczas gdy podobny wysiłek włożony w podniesienie sprzedaży da od razu znacznie bardziej odczuwalne efekty.

To nie oznacza, że neguję potrzebę zajmowania się kosztami w małej firmie. Absolutnie nie! Chodzi tylko o to, żeby nadać temu zadaniu odpowiednią rangę, bo przecież ilość czasu, jaką dysponuje właściciel małej firmy jest ograniczona. I lepiej lokować go w działania, które mają szansę przynieść największe rezultaty jak najszybciej.

Od czego zacząć optymalizację kosztów w małej firmie?

Pamiętając, że nie możemy oczekiwać spektakularnych oszczędności, warto jednak stale dbać o to, żeby pieniądze nie przeciekały Ci przez palce.

Oczywiście podstawą jakiegokolwiek działania w tym obszarze jest Twoja wiedza na co wydajesz pieniądze. Dlatego najpierw zadbaj o to, żeby mieć odpowiednią EWIDENCJĘ. Księgowość zwykle podaje Ci tylko sumę wszystkich kosztów w miesiącu, ewentualnie dzieli ją na mało przydatne kategorie. Aby zacząć analizować koszty firmy potrzebujesz czegoś więcej.

Tym, czego potrzebujesz na początek jest podział na KOSZTY STAŁE i KOSZTY ZMIENNE. W ogromnym skrócie: Stałe to te, które ponosisz co miesiąc, a zmienne to te, które pojawiają się w związku z konkretną sprzedażą (na przykład koszt zakupu towaru albo koszt wyprodukowania tego, co sprzedajesz). To podstawowa wiedza, którą musisz mieć.

Po drugie, w kosztach stałych warto wyodrębnić wygodne i zrozumiałe kategorie. Na przykład utrzymanie biura, utrzymanie samochodów, wynagrodzenia z ZUS, oprogramowanie, maszyny i sprzęt, koszty finansowe, księgowość itd. W każdej firmie te kategorie są nieco inne. Proponuję ich wyodrębnienie, bo to znacznie ułatwi Twoją dalszą pracę.

Zdecydowanie łatwiej szukać oszczędności, kiedy wiesz, ile na co wydajesz. Ale wiedza, że na parkingi wydałeś w tym miesiącu 30 zł, a w poprzednim 35 zł nie przyda się na nic. Wiedza, że każdy samochód w Twojej firmie kosztuje średnio 3.000 zł miesięcznie, to już konkret, który przyda się przy podejmowaniu decyzji o kupnie kolejnego. Rozumiesz różnicę?

Właśnie dlatego proponuję analizować konkretne, użyteczne zarządczo kategorie kosztów.

Kiedy już wiesz, na co, ile wydajesz, czas zacząć szukać możliwości obniżenia kosztów. Generalna zasada:

Zaczynaj od pozycji największych, bo wysiłek włożony w ich optymalizację ma szansę odpowiednio się opłacić.

5 pomysłów jak możesz obniżyć koszty w małej firmie

Pomysły, które podaję najniżej skupiają się wokół najczęstszych błędów, które obserwuję w małych firmach i które wpływają znacząco na to, czy dana firma jest rentowna czy nie (czy przynosi zyski).

1. Opanowanie chaosu organizacyjnego

To zaskakujące jak często właściciele małych firm bagatelizują, jak dużo kosztuje ich chaos. Jak bardzo nie chcą przyjąć do wiadomości, że chaos w przepływie informacji, brak organizacji pracy, brak planowania co będzie za chwilę – to wszystko powoduje nie tylko nerwy, błędy i stres. To nie jest tylko uciążliwość. To oznacza dodatkowe godziny i dni (w skali każdego tygodnia) przeznaczane na szukanie informacji, powielone czynności, odkręcanie błędów, robienie czegoś w bardziej skomplikowany i mniej efektywny sposób. Te godziny to konkretne pieniądze, które wypływają szerokim strumieniem z kieszeni przedsiębiorcy.

Kiedy zaczynasz i większość rzeczy robisz sam, to zwykle masz tendencję do niewyceniania swojego czasu.  Tak, jakby on nie był nic wart. To prawda, że nie wyciągasz pieniędzy z kieszeni, żeby zapłacić pracownikowi. Ale zajmowanie się niepotrzebnym chaosem powoduje, że nie masz czasu na prawdziwe rozwijanie Twojej firmy.

Potrzebujesz minimum organizacji i planu. Potrzebujesz zgrupowania zadań. Potrzebujesz zidentyfikować powtarzające się i mało wymagające czynności i zdecydować, czy nie lepiej je delegować albo zautomatyzować.

Przypomina mi to o firmie, w której właściciel osobiście jeździł po brakujący materiał do hurtowni. A, że w firmie panował chaos, to często okazywało się, że produkcja stoi, bo zabrakło czegoś, że trzeba szybko rzucić wszystko i jechać natychmiast coś dokupić. Totalna dezorganizacja, strata czasu i konkretne koszty. Trwało to do czasu, aż właściciel przyjrzał się temu krytycznie i policzył, ile go kosztuje ten bałagan.

W innej firmie właścicielka wysyłała towar do klientów płacąc kierowcy, prosząc o przysługę znajomych, nadając przesyłki konduktorskie (osobiście) i na tysiąc innych, bardzo skomplikowanych sposobów. Do czasu, aż odkryła jakim ułatwieniem, wygodą i oszczędnością czasu i nerwów jest stała umową z firmą kurierską.

Zauważ, że w obu przypadkach na zmianach korzysta też jakość obsługi klienta. A zadowolony klient to największa wartość w Twojej firmie.

2. Automatyzacja, czyli jak mogę to zrobić prościej

Chociaż wspomniałam o tym przed chwilą, ale temat jest bardzo ważny i zaniedbany w małych firmach. Obserwuję, że powszechne jest zbiorowe przekonanie o tym, że automatyzacja i ułatwienia mają sens ekonomiczny i są dostępne dla większych przedsiębiorstw. Większość ludzi ma tendencję do działania w sposób jednostkowy, tak, jak działali zawsze, bez zmian. Dzień po dniu. Tydzień po tygodniu. Ten sam kierat.

Jeżeli chcesz naprawdę prowadzić swoją firmę efektywnie, to Twoim nawykiem powinno się stać stałe szukanie usprawnień. Każdy dzień powinieneś zaczynać z myślą:

Co mogę dzisiaj zrobić w prostszy / łatwiejszy / tańszy sposób niż wczoraj?

Oczywiście, że nieocenioną pomocą są dla Ciebie w tym nowoczesne informatyczne rozwiązania. Niektórzy się ich obawiają. Ale, kiedy wyrobisz w sobie nawyk szukania w każdej sytuacji „Jak program może zrobić za mnie jakąś nudną, powtarzalną czynność?”, to krok po kroku zobaczysz, że Twoja firma może działać znacznie sprawniej i szybciej. A co jeszcze ważniejsze – niższym kosztem.

Kiedy podejmujesz decyzję w jaki sposób ma przebiegać określony proces w firmie albo w jaki sposób wykonywane dane zadanie, to warto sprawdzić, czy inwestycja w nowy program i jego wdrożenie nie jest bardziej opłacalna niż inwestycja w kolejnego pracownika.

Pamiętam jednego z klientów, który planował rozwój firmy, ale jego głównym pomysłem było zwiększanie zatrudnienia o kolejne osoby. To nazywał „rozwojem biura obsługi klienta”. Jednak, kiedy zrobiliśmy rachunek ekonomiczny, okazało się, że aby inwestycja w nowego pracownika była opłacalna, to firma musiałaby znacząco zwiększyć obroty, ale jej zyski nie wzrosłyby proporcjonalnie. Bo większość dodatkowych obrotów pochłonęłyby koszty pracowników i ich stanowisk pracy. Praca w tej firmie nie była zautomatyzowana, wiele dokumentów było wypełnianych ręcznie w rozproszonych programach.

I to był moment przełomowy, w którym mój klient zrozumiał, że bez usprawnienia procesów, automatyzacji niektórych zadań i zmiany organizacji pracy nie ma szans na realny wzrost i rozwój firmy. Że firma zorganizowana w taki sposób (mało zorganizowany i zautomatyzowany) jest jak smok pożerający własny ogon. Brak usprawnienia pracy nie tylko kosztuje konkretne pieniądze, ale jest barierą rozwoju.

3. Przyjrzyj się wielu drobnym pozycjom, które dają duże sumy

Kolejna kwestia, na którą warto zwrócić uwagę to drobne kwoty wydawane tu i tam. I oczywiście nie zwracamy na nie uwagi, ale w skali miesiąca dają one sporą sumę. Trudno też jest je analizować i wyłapywać. Nie w tym rzecz, żeby zacząć żałować sobie wyjścia na kawę 😉

Sposobem na kontrolowanie tej kwestii jest ewidencja, o której wspomniałam na początku. A konkretnie – zapisywanie wszystkich wydatków i grupowanie ich w użyteczne kategorie. Kiedy widzę, że koszty w danej kategorii zaczynają rosnąć, to mogę się temu przyjrzeć uważniej, przeanalizować, czy nie ma niepotrzebnych wydatków w tej grupie.

Przykładem takiego działania, które sama stosuję nieustannie w moim biznesie, są koszty różnych programów używanych w firmie. W jednoosobowej firmie, którą prowadzę te koszty sięgają kilkuset złotych miesięcznie. Na co dzień to łatwo umyka. Płacę tutaj 15 USD, tam 10 EUR za różne platformy dostępne online. W tym miesiącu potrzebowałam odnowić roczną licencję na program X. Za 2 miesiące kończy się licencja programu Y i opłacam kolejne kilkaset złotych.

W ten sposób powstaje mnóstwo drobnych płatności (i faktur), ale całościowo trudno się zorientować, czy wszystkie te koszty są potrzebne i niezbędne. Łatwo stracić kontrolę, bo większość tych decyzji jest podejmowanych w biegu, pod presją terminu kończącej się licencji. Z drugiej strony, pisałam przed chwilą o tym, jak ważne jest, żeby ułatwiać sobie pracę i wykorzystywać automatyzację tam, gdzie to jest możliwe.

Kiedy mam te wszystkie wydatki zebrane w jednej kategorii (listę aktualnie używanych programów i ich koszty mam nawet zestawione w jednym arkuszu), to mogę łatwo przeanalizować, czy wszystkie te programy są mi nadal potrzebne. Czy nie powielają się ich funkcje? Kiedy przypada termin odnowienia danej licencji? Czy mogę zastąpić ten program innym, który ma więcej funkcji a jest bardziej opłacalny? A może wprowadzić jeden, który zastąpi dwa inne?

Oczywiście, że zajmowanie się listą używanych programów nie jest moim najważniejszym zadaniem związanym z prowadzeniem biznesu. Dlatego, kiedy mam tę pracę przygotowaną, wydatki zebrane w jednym miejscu (w ewidencji / liście / kategorii), to wystarczy rzut oka na listę raz na pół roku, żebym wiedziała, że wydatki są pod kontrolą.

4. Nie zachłyśnij się obrotami

Jednym z niebezpieczeństw, które potrafią pogrążyć biznes jest pozorny rozwój, kiedy tak naprawdę rosną tylko obroty. To zupełnie naturalna sytuacja, że kiedy z miesiąca na miesiąc i z roku na rok sprzedajesz coraz więcej, to masz poczucie, że Twoja firma wreszcie złapała właściwy wiatr w żagle.

Oczywiście, że zwiększona sprzedaż wymaga odpowiednich inwestycji, budowy większego zaplecza. Przyznajmy też uczciwie, że kiedy możesz wreszcie odetchnąć pełną finansową piersią, to pozwalasz sobie na kilka długo odkładanych nie-niezbędnych wydatków. Zasadniczo to nic złego, pod warunkiem, że w pełni kontrolujesz sytuację.

Mogłabym powiedzieć krótko:

Nie żyj ponad stan!

Jeśli Twoja firma jest w tym okresie intensywnego wzrostu, a w kasie zaczyna brakować pieniędzy, to na pewno doskonały moment na krytyczne przyjrzenie się wydatkom. Kluczowa jest odpowiedź na pytanie, czy firma przy tych rosnących obrotach jest równie rentowna, jak była wcześniej. Czy pieniądze płynące ze sprzedaży są równie efektywnie wykorzystywane? Innymi słowy, czy generuje proporcjonalnie więcej zysku?

Bardzo często zdarza się tak, że mimo wzrostu obrotów, ich obsługa zaczyna być tak skomplikowana, że dodatkowe koszty pochłaniają większość nadwyżki. Wtedy ostatecznie wzrost zysku jest niewielki. Widziałam już też niejednokrotnie sytuacje, w których właściciel, kiedy poczuł to rozluźnienie finansowe i większe kwoty przepływające przez rachunek bankowy, podejmował decyzje o nowych samochodach, biurach i kolejnych stanowiskach w zespole. Te decyzje mogą być jak najbardziej uzasadnione, ale mogą też spowodować zapaść.

Wbrew pozorom sytuacja, w której szybko rosną obroty firmy, to sytuacja najeżona niebezpieczeństwami i łatwo wtedy stracić kontrolę nad poziomem kosztów.

5. Zamień koszty stałe na zmienne i elastyczne

Ostatnia wskazówka, nie zawsze wykonalna, ale jednak warta wspomnienia. Z punktu widzenia ryzyka, że nagle spadną obroty albo coś pójdzie niezgodnie z planem, optymalne dla firmy jest takie zarządzanie kosztami, żeby jak największa ich część była kosztami zmiennymi. Chodzi o możliwość elastycznego reagowania i szybkiej zmiany planów. Niewątpliwą przewagą małych firm jest elastyczność działania. Dobrze, jeśli mamy równą swobodę w kształtowaniu kosztów.

Najlepiej to wyjaśnić na przykładach:

  1. Korzystniej niż tworzyć zakład, kupić maszyny i zatrudnić krawcowe jest korzystać z zewnętrznych szwalni. W takiej sytuacji, kiedy nie masz produkcji (czyli też sprzedaży) nie ponosisz kosztów.
  2. Korzystniej niż budować biurowiec jest wynająć biura. W razie zawirowań na rynku, kryzysu, zmniejszenia zatrudnienia lub potrzeby zmiany lokalizacji możesz szybko zmienić biuro, bez dodatkowego problemu i obciążenia.
  3. Korzystniej niż tworzyć stanowisko pracy jest wynająć wirtualną asystentkę na godziny.

Oczywiście każda z takich decyzji wymaga rozważenia wielu punktów dodatkowych. Niektóre elastyczne rozwiązania mogą być droższe. Niektóre mogą być niekorzystne ze względu na Twoje specyficzne cele i potrzeby. Ale zawsze podejmując wybór warto wziąć pod uwagę także długoterminowe ryzyko ugrzęźnięcia z pewnym poziomem kosztów. I zapewnić sobie (o ile to możliwe) możliwość szybkiego reagowania na zmieniające się warunki.

Jak optymalizować koszty w małej firmie?

Jak widzisz, w punktach powyżej nie podkreślam wartości kupowania taniej ani nie proponuję oszukiwania (i kombinowania). Moim zdaniem to nie są korzystne dla Ciebie sposoby „optymalizacji”. Kupowanie taniej zwykle oznacza gorszą jakość, a to z kolei oznacza więcej pracy, nerwów i problemów dla Ciebie.

Zajmowanie się na siłę oszczędzaniem każdej złotówki nie jest najważniejszych działaniem w Twojej firmie. Twój czas i uwaga powinny koncentrować się na tym, jak tę firmę rozwinąć i jak poprowadzić na wyższy poziom. Jak dbać o to, żeby rosła i sprawnie działała. Pilnowanie kosztów jest niezmiernie ważne (o czym wspomniałam powyżej), ale jest tylko działaniem pomocniczym. Chodzi o przypilnowanie, żeby zarobione przez Ciebie pieniądze nie były marnowane. Jednak główne zadanie właściciela małej firmy, to zarabianie w najprostszy i najskuteczniejszy sposób.

Jeśli ten wpis może być wartościowy dla Twoich znajomych, to śmiało! Podziel się z nimi :-)