Podstawą zarządzania jakimkolwiek biznesem, dużym czy małym, jest informacja. A podstawowym narzędziem – regularny i czytelny raport biznesowy. Taki, który w określonej strukturze pokazuje wyniki różnych obszarów działania firmy.
Źródła problemu w systemie kształcenia
Czy lubisz zatrudniać stażystów i praktykantów?
Wielu przedsiębiorców wprost przyznaje, że nie.
W wielu firmach traktuje się ich jako zło konieczne, darmową siłę roboczą, którą się toleruje. Wykorzystywaną głównie do parzenia kawy, kserowania i porządkowania dokumentów. Pracownicy decyzyjni stwierdzają, że taki stażysta ma za mało wiedzy, żeby robić cokolwiek innego. Niewielu potrafi z nimi pracować.
Kiedy ostatnio namawiałam jednego z zaprzyjaźnionych menedżerów na podjęcie próby zatrudnienia stażystów właśnie takie obawy wspólnie mieliśmy. Co do umiejętności, wiedzy i rzetelności takiej osoby. A z drugiej strony – umiejętności obecnego personelu do odpowiedniego pokierowania pracą tego stażysty.
A zastanawiałeś się kiedyś, co jest takim najważniejszym brakiem w edukacji, który utrudnia obu stronom współpracę?
Czego nie uczą w szkołach?
Co jest tym elementem, którego brakuje, a który ułatwiłby znacznie start praktykantowi, stażyście i każdemu innemu początkującemu pracownikowi?
Trzeba przyznać, że każdy uczeń i student ma głowę wypełnioną szeregiem bardzo szczegółowych informacji. Młodzi ludzie mają w głowach mnóstwo encyklopedycznej wiedzy, ale…
Czego im brakuje?
Moim zdaniem tym brakującym elementem jest struktura i hierarchizacja, niezbędne do zrozumienia wielu szczegółowych informacji.
Jak uczyła moja niezrównana pani profesor na wykładach z psychologii rozwojowej – żeby człowieka czegoś nauczyć trzeba najpierw mu „zrobić szufladki“. A dopiero później ładować w nie wiedzę. Te metaforyczne „szufladki“ to nic innego jak bazowa struktura, ogólny obraz całości i wiedza, z jakich części składa się ta całość.
Dopiero kiedy potrafimy spojrzeć na dowolny problem z ogólnej perspektywy, zidentyfikujemy ogólne zależności, dopiero wtedy przydają się wszystkie szczegółowe informacje.
Jeżeli nie masz w głowie obrazu całości to szczegółowe informacje są oceanem, w którym każdy pojedynczy fragment wygląda podobnie i nie wiadomo w jakim kierunku sterować.
Niestety, młodzi ludzie często nie mają właśnie takiego całościowego obrazu. I to utrudnia im poskładanie posiadanych informacji w spójną całość i rozwiązywanie problemów. Ale przecież nie o edukacji jest ten artykuł!
Raport biznesowy musi mieć czytelną i określoną strukturę
Na przykładzie praktykantów pokazałam Ci wyraźnie, co utrudnia zarządzanie biznesem.
W podobny sposób myślą często pracownicy na kierowniczych stanowiskach w różnych firmach – mają masę wiedzy, ale nie potrafią jej uporządkować, spojrzeć z góry i z różnych perspektyw. Nie potrafią ustrukturyzować i powiązać różnych poziomów informacji. A bez tego – trudno zarządzać złożoną organizacją.
Weźmy przykład średniego przedsiębiorstwa produkcyjnego, w którym konsultowałam znaczące zmiany w systemie księgowo-raportowym i pomagałam we wdrożeniu nowego systemu informatycznego klasy ERP. Krótko mówiąc przygotowywaliśmy rewolucję w sposobie funkcjonowania tej firmy.
Trwała dyskusja z kierownictwem wszystkich działów na temat zestawu potrzebnych raportów. Z różnych list, które otrzymałam wynikało, że:
- dział produkcji potrzebuje szeregu szczegółowych informacji o wielkości produkcji, numerach seryjnych materiałów użytych do produkcji poszczególnego zlecenia, czasie pracy pracowników poświęconym na każdą czynność, na przestoje, kosztach każdego zlecenia w szczegółowym rozbiciu na rodzaje kosztów, itd.
- ksiegowość potrzebuje raportów F-01, wiekowania należności i zobowiązań, kalkulacje podatków…
- dział kadr – wydruków kart chorobowych, skierowań na badania, list wypłat, przeciętnej liczby zatrudnionych…
- itd. itd.
Czy z tej masy informacji można będzie wyciągnąć cokolwiek, co umożliwi zarządzanie tym biznesem jako całością?
Wątpię. W każdej firmie są setki i tysiące danych, ale to nie oznacza, że faktycznie wspierają zarządzanie. Przeczytaj w artykule Jakie informacje biznesowe masz pod ręką?
Do tego potrzebny byłby inny rodzaj raportów – obejmujących całość działania przedsiębiorstwa i kompilujących informacje z poszczególnych jego „działów“. Czyli właśnie struktura zarządzania firmą. Dopiero ujawnienie odchyleń na poziomie ogólnym może prowadzić do dalszych analiz i szukania informacji odnośnie ich przyczyn w bardzo szczegółowych raportach analitycznych.
Nie twierdzę, że szczegółowe informacje nie są potrzebne. Ale ZANIM będą potrzebne, musi być znana ogólna struktura i informacje na ogólnym poziomie.
Raport biznesowy musi być krótkim, syntetycznym obrazem firmy
To przypomina mi sytuację, kiedy spora firma handlowa z siecią sklepów w regionie postanowiła wdrożyć „analizy finansowe“. Rozpoczęli od tego, że wzięli pierwszy z brzegu podręcznik analizy finansowej, wypisali wszystkie wymienione w nim wskaźniki i postanowili liczyć je co miesiąc. Kilkadziesiąt wskaźników, niektóre powielające informacje, niektóre bez znaczenia albo nieodpowiednie dla tego biznesu!
Pomijając właściwość doboru wskaźników, jakie realne i praktyczne wnioski można wyciągnąć oglądając zestaw czterdziestu równoważnych wskaźników (= liczb)? A jakie – gdybyśmy mieli przed sobą cztery kluczowe wskaźniki ze wskazówkami jaką powinny przyjmować wartość (podręcznikową lub planowaną)? I dopiero na tej podstawie decydowali, który z obszarów sprawdzić bardziej szczegółowo?
Raport biznesowy pokazuje ogólny obraz firmy, bez szczegółów
Kiedy się nad tym zastanawiam, dociera do mnie, że w przedsiębiorstwach, z którymi pracuję, najczęściej implementujemy właśnie OGÓLNY OBRAZ. Firmy te często dysponują różnymi szczegółowymi informacjami, uporządkowanymi lub nie. Ale podstawowym narzędziem zarządczym, którego brakuje, jest właśnie krótki, czytelny raport biznesowy „z lotu ptaka“.
Raport biznesowy musi mieć określoną strukturę, aby był czytelny. Pokazujący firmę jako całość, jej progres w stosunku do roku poprzedniego, stopień realizacji planów (o ile istnieją) i perspektywy w najbliższym okresie. Pokazujący najważniejsze informacje finansowe. Taki raport powinien się mieścić na maksymalnie kilku stronach.
O tym jak powinien wyglądać taki raport, jak go przygotować i na co przede wszystkim zwrócić uwagę przeczytaj w obszernym artykule Jak przygotować raport do zarządzania firmą?
Jeżeli szukasz wsparcia w zbudowaniu solidnych fundamentów Twojej firmy i lepszym zarządzaniu to gorąco polecam wyjątkowy program mentoringowy Business To Freedom Quest. To program dla przedsiębiorców, którzy chcą w życiu sięgać po więcej. W tym programie uporządkujesz fundamenty swojego biznesu i rozwiniesz się jako przedsiębiorca.
Fot.: © tiero / Fotolia
