Jak przygotować raport do zarządzania firmą?

Kiedy chcesz naprawdę pracować nad swoją firmą, zarządzać nią i prowadzić w jakimkolwiek kierunku, to jednym z Twoich obowiązkowych narzędzi jest raport do zarządzania firmą. Rekomenduję wdrożenie takiego narzędzia WSZYSTKIM moim klientom, niezależnie od tego, czy są dumnymi właścicielami jednoosobowej działalności gospodarczej, czy zarządzają zespołem kilkuset osób. Wielkość Twojej firmy nie ma znaczenia.

Jeżeli chcesz pójść do przodu i rozwinąć firmę, to potrzebujesz regularnie sprawdzać, gdzie jesteś i dokąd to wszystko prowadzi. Właśnie do tego służy raport zarządczy. A w poniższym artykule chcę wyjaśnić Ci najważniejsze kwestie: jak powinien taki raport wyglądać i jak go zrobić.

Dlaczego spójny raport zarządczy ułatwi zarządzanie Twoją firmą?

Kiedy pędzisz w codziennej pogoni za zadaniami, to co prawda jesteś bardzo blisko swojej firmy, ale tracisz właściwą perspektywę. Nie widzisz codziennych pojedynczych zdarzeń w szerszym kontekście. Trudno Ci zobaczyć postępy. Nie wiesz, jak daleko jesteś. Nie wiesz, czy idziesz w dobrym kierunku.

Raport do zarządzania firmą, nazywany ewentualnie nazywany Management Dashboad (dashboard zarządczy), jest absolutnym standardem zarządzania. Ale z moich obserwacji wynika, że jest bardzo rzadko stosowany w małych firmach. Być może nie masz pojęcia jak miałby wyglądać Twój raport. Być może jego przygotowanie wydaje Ci się trudne. A prawie na pewno myślisz, że nie masz czasu na zajmowanie się tym. To błąd.

Osobiście prowadzę jednoosobową firmę. Co miesiąc sprawdzam najważniejsze wskaźniki, które mnie interesują, podsumowuję miesiąc. Widzę, które moje działania dały świetny efekt i już wiem, że będę je kontynuować. Widzę, co nie działa i planuję, co zrobić, żeby zaczęło działać lepiej. Właśnie do tego potrzebujesz choćby najprostszej formy raportu zarządczego.

Oczywiście, że możesz działać bez takich przystanków i pędzić w chaosie działań. Ale wtedy nie dziw się, że grzęźniesz i nie masz rezultatów. Borykasz się z tymi samymi problemami co rok temu i 5 lat temu.

Co to znaczy raport do zarządzania firmą? Jak powinien wyglądać taki dokument?

Raport do zarządzania firmą może być najprostszy. Może mieć formę jednej kartki z wypisanymi najważniejszymi liczbami. Albo jednej tabeli w Excelu, gdzie na pierwszy rzut oka czytelnie widzisz wszystkie najważniejsze wskaźniki.

Raport oznacza przede wszystkim KONKRETNĄ i ISTOTNĄ INFORMACJĘ, najlepiej wyrażoną w liczbach.

Od czego zacząć myślenie o raporcie dla Twojej firmy?

Najważniejsze w takim raporcie, moim zdaniem, jest to jakie informacje chcemy w nim zawrzeć, jaki ma być poziom ich szczegółowości, jaka będzie struktura informacji i w jaki sposób wizualnie je zaprezentujemy.

Co musi zawierać raport zarządczy?

Przede wszystkim informacje o finansach firmy: obrotach, zysku, ilości gotówki w firmie. To absolutne minimum. Oczywiście w zależności od wielkości firmy i jej specyfiki ten minimalny zestaw może być rozszerzony (piszę o tym poniżej).

Obowiązkowo ujęłabym w takim raporcie także najważniejsze informacje o tym, jak działa marketing, a jak sprzedaż. Jakie są szanse sprzedażowe na najbliższy okres.

Ewentualnie można w nim umieścić informacje o innych wskaźnikach ważnych dla firmy z punktu widzenia jej celów, na przykład mierzony poziom satysfakcji klientów, jakości produkcji czy wskaźniki skuteczności działów.

Istotne jest, żeby wszystkie informacje pokazywać w układzie: było / jest / planujemy. Najogólniej mówić, dopiero pokazanie tego, jak jest dzisiaj w szerszym kontekście czasowym daje konkretną informację, czy firma robi progres, jak szybko i co nie idzie tak, jak powinno.

Dla przykładu:

• zysk firmy wynosi na koniec maja X,
• w zeszłym roku na koniec maja wynosił Y i był o połowę wyższy,
• ale planujemy konkretne działania i jest duże prawdopodobieństwo, że na koniec czerwca wynik wyniesie Z i to wyrówna dotychczasowe spadki.

Dzięki takiemu ujęciu od razu widać, czy firma zmierza w dobrym, czy w złym kierunku. Wiadomo, kiedy trzeba podjąć jakieś intensywne działania zaradcze. A kiedy można myśleć o inwestycjach. To oczywiście tylko na przykładzie informacji finansowych.

Jak zabrać się za przygotowanie raportu do zarządzania firmą?

Przygotowanie do wdrożenia raportu zarządczego zaczęłabym od efektu końcowego. To znaczy od określenia jak ma wyglądać docelowy raport. Bardzo konkretnie.

To zdecydowanie lepszy start niż rozpoczęcie od zbierania danych, z których nie wiadomo, które okażą się przydatne. Na dodatek wiele z tych danych może się okazać uporządkowanych w strukturze, która jest niezgodna z tym, co chcemy mieć w raporcie. Zacznijmy więc od początku.

Struktura raportu zarządczego

Zaczęłabym od zasadniczego pytania: Dla kogo ma być ten raport i czemu ma służyć?

Jeżeli ma to być raport dla osób zarządzających firmą, to powinien dawać im ogólne pojęcie O STANIE FIRMY. Czyli musi zawierać bardzo syntetyczne informacje o firmie jako całości, a następnie można dodać skrócone informacje o poszczególnych obszarach działania / działach.

To już porządkuje strukturę, jaką miałby mieć taki dokument.

Najpierw zamieść w raporcie informacje ogólne, później bardziej szczegółowe (ale nie za bardzo). Wśród tych ogólnych na pewno główne informacje na temat wyniku finansowego, przepływów pieniężnych, czyli informacje finansowe jako najbardziej syntetyczny obraz firmy.

Następnie można umieścić kilka najważniejszych wskaźników jakościowych. Ich dobór zależy od kolejnego pytania: Jakie cele stawia sobie firma? Poza celami finansowymi, co jest w danym momencie najważniejsze dla kierownictwa? Te wskaźniki powinny znaleźć się w raporcie w pierwszej kolejności.

Dopiero dalej można umieścić uporządkowane wskaźniki na temat pracy poszczególnych działów (ale tylko najważniejsze).

Mówię tutaj o strukturze raportu, ale nieuchronnie łączy się to ze strukturą zarządczą firmy: Jakie występują w firmie działy? Jakie są najważniejsze strumienie wpływów (przychodów)? Jakie najważniejsze kategorie kosztów? To pokazuje, dlaczego wcześniej przestrzegałam, że rozpoczynanie od zbierania danych, bez wcześniejszego ustalenia potrzebnej struktury jest stratą czasu i energii.

Kiedy wiemy, jaką chcemy mieć strukturę zarządczą, to dopiero wtedy warto odpowiednio zaprojektować sposób zbierania danych (także sposób prowadzenia ewidencji wewnętrznych, planu kont).

Poziom szczegółowości raportu zarządczego

Niezmiernie ważne jest, żeby poziom szczegółowości odpowiadał temu, co potrzebuje odbiorca raportu. Inaczej będzie wyglądał raport dla rady nadzorczej, a inaczej raport dla kierownika działu. Inaczej będzie wyglądał taki raport dla jednoosobowej firmy, a inaczej dla wielooddziałowego koncernu działającego na całym świecie.

Niezmiernie ważne jest, żeby nie umieszczać w takich raportach zbyt wielkiej ilości szczegółów i detali. Te szczegóły, zamiast pomagać, tylko zaciemniają obraz.

To jeden z najczęstszych błędów, jakie spotykam. Mnóstwo szczegółów i nikt nic nie wie. Mnóstwo raportów i nie wynikają z nich żadne decyzje zarządcze. Długaśne wielostronicowe raporty i nikt nie ma czasu ani uważności, żeby przeczytać je do końca.

Dlatego tak ważne jest to, co napisałam wcześniej:

• Raport powinien zawierać tylko najważniejsze dane.
• Najważniejsze i najbardziej syntetyczne informacje zawsze są prezentowane na początku.
• Zawsze postępujemy od ogółu do szczegółu.

Sposób przedstawienia informacji

Kolejna ważna kwestia to sposób przedstawienia informacji. Mimo, że od ponad 20 lat pracuję z liczbami, to i tak wiele informacji sama dla siebie prezentuję graficznie. To pokazuje, jak ważne jest czytelne (i najlepiej obrazowe) zaprezentowanie danych. Oczywiście, że nie zawsze możliwe.

Najważniejsze wskazówki, jeśli chodzi o prezentację informacji:

• Raport do zarządzania firmą musi być możliwie krótki (optymalnie max 2 strony A4).
• Dane są przedstawione w logicznej strukturze, w blokach tematycznych. Od ogółu do szczegółu.
• Wszystkie dane są przedstawione w sposób czytelny. Tak, że fakty najważniejsze dla odbiorcy widać na pierwszy rzut oka.
• Można dodać krótkie (max 1–2 zdania) komentarze do najważniejszych kwestii.

Co, jeśli to wszystko wydaje się skomplikowane technicznie i nie masz czasu na raport do zarządzania firmą

To nieprawda, że nie masz czasu na przygotowanie takiego raportu!

Prawda jest taka, że po prostu wybierasz inne zadania jako ważniejsze. Wydaje Ci się, że odpowiedzenia na maile, zamówienie towaru albo kolejne jałowe spotkanie są ważniejsze niż ten raport. Brutalna prawda.

A tymczasem nie stać Cię, żeby coś tak ważnego, jak wiedza o tym, gdzie jest i jak sobie radzi Twoja firma, zaniedbać!

Choćby to miało oznaczać dodatkową godzinę spędzoną w pracy albo godzinę mniej poświęconą na scrollowanie internetu. I naprawdę godzina miesięcznie wystarczy, żeby raport zarządczy przejrzeć, wyciągnąć z niego wnioski i zaplanować działania na kolejny miesiąc.

Zaznaczam, że nie musisz samodzielnie tego raportu przygotowywać. To zupełnie odrębna kwestia. Ty, jako szef i właściciel swojego biznesu, potrzebujesz zdecydować jakiego raportu potrzebujesz, jak on ma wyglądać i jakie informacje zawierać. Cała resztę możesz delegować.

Wiem, że na początku być może kwestia „jak to zrobić?” jest dla Ciebie blokadą. Przejdźmy zatem do kwestii technicznych.

Jakich narzędzi użyć do przygotowania raportu / dashboardu?

Kiedy już wiemy co i jak chcemy zaprezentować, dopiero wtedy przychodzi czas na pytanie jak to zrobić technicznie. Odpowiedź bardzo mocno zależy od tego, z jak dużą firmą mamy do czynienia i w jaki sposób (w jakich programach) są zbierane dane w firmie.

Jestem zwolennikiem podejścia, że ważniejszy jest efekt końcowy od sposobu wydobycia danych.

Czyli dopóki mam czytelny raport z potrzebnymi danymi, to kwestia, czy został automatycznie wygenerowany z systemu, czy ktoś mozolnie wpisywał liczby ołówkiem, nie ma dla mnie żadnego znaczenia tak długo, jak długo dane są poprawne. Liczy się dla mnie jakość informacji biznesowych i efektywność działania (czyli nie ma sensu wytaczać armaty na mrówkę).

W większości przypadków, z którymi miałam do czynienia, naprawdę użyteczne raporty zarządcze były przygotowywane w dużym stopniu ręcznie. Królują Word i Excel. Można wykorzystać programy do mapowania i wiele innych. Ostatecznie jednak to nie ma znaczenia.

W większości małych firm dane są zbierane z różnych źródeł, z programów, niektóre opracowywane w Excelu. I to jest jak najbardziej w porządku. Cała praca polega na zebraniu ich na koniec miesiąca w jednej spójnej formie. W przypadku mojej firmy są to dwa główne arkusze Excel, jeden dotyczy danych finansowych, a drugi marketingowo-sprzedażowych.

Podsumowując, zaczęłabym od opracowania SZABLONU RAPORTU – jakie informację chcę w nim mieć, jak przedstawione i w jakiej strukturze. A później znalazłabym sposób napełnienia raportu danymi w najprostszy możliwy sposób. Nie muszą pochodzić z jednego źródła, mogą być w kilku różnych Excelach. To jest kwestia wtórna. W zależności od stosowanego w firmie oprogramowania, niektóre dane mogą pochodzić wprost z danego programu.

Ważne wskazówki aktualne zawsze!

Na koniec zwracam uwagę na trzy bardzo ważne zasady, które mogły wcześniej umknąć, albo nie dość je podkreślałam. A tak naprawdę powodzenie przy przygotowaniu jakiegokolwiek raportu zależy od tych trzech kwestii:

1. Zawsze rekomenduję podejście OD OGÓŁU DO SZCZEGÓŁU. Taki sposób prezentacji i analizowania jakichkolwiek informacji nigdy nas nie zawiedzie.
2. W każdym przypadku obowiązuje zasada: IM KRÓCEJ I CZYTELNIEJ TYM LEPIEJ. Czyli naprawdę ostro selekcjonujemy, które informacje są bezwzględnie niezbędne, a pozostałe znikają z raportu. Nadmiar danych zawsze prowadzi do sytuacji, że odbiorca nie przegląda ich uważnie i może przeoczyć coś, co jest ważne.
3. Raport musi zawierać informacje o tym jak wyglądała PRZESZŁOŚĆ, jak wygląda OBECNA sytuacja i co przewidujemy na najbliższą PRZYSZŁOŚĆ. Uzupełnione o kluczowe wnioski i rekomendacje do działania.

Z mojego doświadczenia mogę Ci powiedzieć, że każdy raport do zarządzania firmą jest inny. Każda firma ma inną specyfikę, inną strukturę. Tym niemniej raport zarządczy jest jednym z niezbędnych elementów prawdziwego zarządzania firmą. Moim zdaniem, warto taki raport przygotowywać nawet, jeśli prowadzi się jednoosobową firmę. Żeby regularnie kontrolować, co się dzieje, mieć świadomość zmian i osiągniętych wyników.

Zdaję sobie sprawę, że te wskazówki mogą Ci nie wystarczyć. Jeżeli potrzebujesz więcej wsparcia, to zapraszam do współpracy.

Gorąco polecam wyjątkowy program mentoringowy Business To Freedom Quest. To program dla przedsiębiorców, którzy chcą w życiu sięgać po więcej. W tym programie uporządkujesz fundamenty swojego biznesu i rozwiniesz się jako przedsiębiorca.