Sposoby na zarządzanie czasem dla zapracowanego menedżera

Jak wygląda Twój dzień pracy? Sposoby na zarządzanie czasem

Przeczytasz w 3 minut

Zanim zaczniesz wyszukiwać wyrafinowane sposoby na zarządzanie Twoim czasem, warto zacząć od zadania pytań o podstawowe rzeczy. Czym wypełniasz swój czas? Co zajmuje Ci go najwięcej? Jak go wypełniasz? Koncentrujesz się na zadaniach i realizujesz je jedno po drugim, czy dałeś się zwieść iluzji podzielności uwagi? Czy to, czym zajmujesz swoje dni, to faktycznie ważne rzeczy, od których zależy powodzenie Twojego biznesu i Twój sukces? I wreszcie – czy panujesz nad swoim czasem i zadaniami, czy to zadania i projekty panują nad Tobą?

Godzina 8 rano, wpadasz do biura, szybko uruchamiasz komputer i zerkasz na leżącą na biurku listę najpilniejszych spraw do załatwienia w tym tygodniu. W międzyczasie wysypują się maile, pobieżnie je przeglądasz, nagle któryś Cię zatrzymał… to ważne pytanie od klienta, dlatego starasz się szybko i precyzyjnie na nie odpowiedzieć.

Zerkasz na zegarek… jest dziewiąta. Najwyższy czas zająć się listą zadań, a szczególnie tymi podkreślonymi na czerwono pozycjami… Zaczynasz od najpilniejszego – raportu dla klienta, który musi dostać najpóźniej jutro. Trzeba jeszcze przeanalizować dane, później opisać wyniki, dopilnować sekretarki, żeby porządnie wszystko opracowała. Przeglądasz ten raport, brakuje Ci informacji o cenach zakupu, ale pamiętasz, że ostatnio otrzymałeś je mailem. Zaglądzasz do poczty…. szukasz… wpada Ci w oko jakiś e-mail od księgowej sprzed trzech dni, który zupełnie wyleciał Ci z głowy, a ona czeka na odpowiedź. OK, szybko odpisujesz księgowej.

Sposoby na zarządzanie czasem dla zapracowanego menedżeraCo to ja szukałem w tych mailach? Aha!…. Ceny zakupu! Kiedy je wreszcie znajdujesz, wracasz do raportu dla klienta. W międzyczasie dzwoni telefon – nowy klient chciałby jeszcze raz przedyskutować zakres tej nowej usługi, którą u Ciebie zamawia. Dokładnie mu wszystko tłumaczysz i uzgadniacie ostatecznie, że trzeba rozszerzyć zakres prac. Co to ja….. A tak. Raport.

Kiedy wreszcie raport zaczyna nabierać kształtu ponownie zerkasz na godzinę. Nie do wiary! Jest 15! Co prawda było w międzyczasie kilka telefonów od klientów, jeden od dostawcy i księgowa dzwoniła, żeby doprecyzować odpowiedź, którą jej wysłałeś mailem, ale… aż tak późno???

Masz jeszcze do skończenia dzisiaj kilka punktów z Twojej listy. Ale do pokoju wchodzi pracownik, który ma jakiś pilny problem z opracowaniem planu dla klienta. Bez Twojej pomocy sobie nie poradzi…

I tak dalej…

Trzy role właściciela małej firmy

Wiele razy pisałam na tym blogu o zarządzaniu Twoim czasem pracy. Z własnego doświadczenia wiem, że nie jest to łatwe. Może nie zawsze wygląda tak, jak opisałam powyżej, ale często. Bardzo często.

Według jednego ze znanych coachów, porządkowanie tego bałaganu warto zacząć od określenia, jakie role pełnisz w swoim życiu. Pomijając inne sfery, wyodrębniłam w swoim życiu zawodowym takie role:

Robotnik – czyli ten, który sprzedaje, wystawia faktury, przygotowuje raporty, analizuje dane, opracowuje plany dla klienta, stoi za ladą, rozmawia z dostawcami, nadzoruje produkcję, zamawia materiały biurowe i papier toaletowy. Robotnikiem jesteś zawsze wtedy, kiedy „produkujesz“ dobra albo usługi dla klienta, albo robisz coś, co z powodzeniem mógłby zrobić Twój pracownik.

Menedżer  – to osoba, która przede wszystkim nadzoruje pracowników, planuje i organizuje pracę, zarządza pracownikami, motywuje ich, analizuje i planuje sytuację finansową firmy, wykonuje płatności (zarządza gotówką), analizuje portfel klientów, efektywność pracy i rentowność.

Leader – nie zajmuje się żadną z wymienionych wyżej rzeczy. Leader planuje kierunki działania, strategie, obserwuje i analizuje rynek, rozmawia z otoczeniem, szuka nowych możliwości, planuje rozwój. Można powiedzieć, że patrzy na firmę i jej otoczenie mikro i makroekonomiczne z lotu ptaka, śledzi trendy i zależności, a potem wytycza strategiczne kierunki i prowadzi ekspansję.

A teraz zastanów się, której z tych ról poświęcasz najwięcej czasu? Która wypełnia twój statystyczny dzień pracy?

Jeśli jesteś chociaż trochę podobny do mnie i do większości menedżerów małych przedsiębiorstw, to na pewno najwięcej czasu, może nawet 98% poświęcasz na bycie robotnikiem. Całą resztę na zarządzanie, czyli bycie menedżerem. A co z wytyczaniem kierunków i strategią? Badaniem otoczenia i szukaniem rynkowych szans? Te zadania najczęściej czekają na… nieokreśloną chwilę w przyszłości, kiedy będziesz mieć czas. Czyli nigdy.

Sposoby na zarządzanie czasem

Czy już widzisz jak wygląda Twój dzień pracy? Biegasz cały dzień z taczką, jak mrówka w mrowisku. Dobrze, jeśli w tym bieganiu znajdziesz czas na załadowanie taczki i świadomy wybór najkrótszej drogi. Ale najczęściej na tym się kończy.

Co zrobić?

Nie wiem, co będzie najlepsze w TWOJEJ sytuacji.

Ale mogę powiedzieć, co jest najlepsze moim zdaniem.

  1. Najpierw zmienić swój porządek dnia, zaczynać każdy dzień od poświęcenia chwili na organizację zadań, zaplanowanie co, jak, kiedy i kim. Poprawa organizacji zwykle pomaga uwolnić pewne rezerwy czasu.
  2. Dzięki temu nieco mniej czasu poświęcisz na bycie „robotnikiem“, może coś uda Ci się delegować, albo outsourcować.
  3. Świadomie zmieniaj akcenty i poświęcaj więcej czasu na bycie menedżerem, zorganizuj czas na to.
  4. Stopniowo pojawi się też czas na bycie leaderem, a Twoja uwolniona głowa będzie w stanie dostrzec, co dzieje się poza Twoim biurkiem.

Jestem przekonana, że kiedy zmieni się to, którą rolą wypełniasz swój przeciętny dzień pracy, zmieni się także Twoje przedsiębiorstwo. Przestaniesz borykać się z problemami tymi samymi od lat, a zaczniesz wytyczać nowe kierunki i rozwijać się.

 

Fot.: © bokan / Fotolia

Twoi znajomi też powinni to przeczytać? Śmiało, daj im znać!
Posted in Organizacja i zarządzanie, Zarządzanie czasem and tagged .