Ewidencje w małej firmie to chaotyczny system

Jeden element, który zmienia jakość Twojego biznesu…

Przeczytasz w 4 minut

Kiedy zakładałeś swoją firmę, nie myślałeś o jej organizacji, o procesach i systemach, które będą niezbędne za rok-dwa-trzy. (No dobrze, jeżeli należysz do 80% przedsiębiorców, to nie myślałeś o tym. Jeśli jesteś wśród tych 20%, którzy zupełnie inaczej projektują każdy swój biznes, to ten artykuł nie jest dla Ciebie.) Raczej nie zastanawiałeś się jakie ewidencje w firmie będą Ci potrzebne docelowo.

Tym, co Cię wtedy zajmowało, było załatwienie podstawowych formalności, a później – znalezienie klientów. Zorganizowanie sprzedaży, reklama i znalezienie klientów. I znalezienie jeszcze większej ilości klientów…

Ze spraw organizacyjnych, załatwiłeś jakiś program do fakturowania, ewentualnie – do ewidencji magazynu i dobre biuro księgowe. W ten sposób administrację miałeś w miarę opanowaną i mogłeś skupiać się na najważniejszych tematach – zdobywaniu klientów i ich obsłudze, zapewnianiu towarów, usług, produktów i sprzedawaniu.

Podstawowe ewidencje w firmie

W miarę, jak Twój biznes rósł, pojawiały się nowe potrzeby. Najpierw chciałeś mieć listę płatności pod ręką, później zainteresowały Cię nieuregulowane przez klientów faktury – zacząłeś tworzyć potrzebne listy, może nawet delegowałeś to zadanie jakiemuś pracownikowi. To znacznie ułatwiło Ci pracę i kontrolę.

Bardzo szybko, już w pierwszych miesiącach działania pojawiła się konieczność ewidencji zleceń handlowych / produkcyjnych / projektów. Posługiwanie się nazwiskami i papierowymi teczkami przestało wystarczać. Myślę, że na tym etapie wprowadziłeś wraz z zespołem jakiś system numeracji i ewidencji tych zleceń. Może w Excelu, może w zwykłym zeszycie, może nawet w programie do fakturowania.

Z czasem zacząłeś tworzyć kolejne ewidencje w firmie – czasu pracy, zapytań ofertowych, zgłoszeń reklamacyjnych…

W takiej organizacji mogłeś działać przez kilka lat. I całkiem dobrze spełniała swoje zadanie.

Konieczność kontrolowania

W którymś momencie, jednak, czegoś zaczęło Ci brakować. Może wcześniej, może później… pomyślałeś, że warto byłoby lepiej kontrolować Twój biznes. To, co się w nim dzieje. Wyniki. Rentowność. Skuteczność.

Czasem, masz na tyle wiedzy, że zaczynasz sam analizować wyniki. Zbierasz informacje od księgowej, szukasz wewnątrz firmy, w programie do fakturowania i w różnych ewidencjach… Próbujesz zebrać to w całość i wyciągać sensowne wnioski. Niestety danych przybywa, a wnioski nie są aż tak sensowne, jakbyś chciał.

Być może, na takim etapie trafiłeś do doradcy, takiego jak ja. Poprosiłeś o zbudowanie systemu ewidencji, rozliczeń, analizę lub cokolwiek podobnego. To całkiem dobry pomysł, bo doświadczony doradca szybko znajdzie sposób, jak wydobyć cenne informacje z różnych systemów, które wykorzystujesz. Zbuduje jakiś zgrabny model w Excelu, w którym po zebraniu danych z różnych źródeł, wreszcie będziesz widział spójne informacje, a może nawet dołoży kilka kolorowych wykresów. Z takim narzędziem i z pomocą doradcy, wyciąganie wniosków wydaje się już proste…

Do czasu…

Ewidencje w małej firmie to chaotyczny system

Ewidencje w małej firmie to chaotyczny system

Kiedy z jakiegokolwiek powodu stracisz pomoc „doradcy” okaże się, że zbieranie danych z różnych ewidencji jest szalenie pracochłonne. Nawet z jego pomocą, wiele razy okazywało się, że te dane są czasem niespójne, trudno je analizować. A teraz… wszystko się rozjechało… Nie masz czasu na przepisywanie danych z jednej ewidencji do drugiej. Nie masz czasu ani umiejętności, żeby sprawdzić, czy te dane są spójne, czy nie wkradły się jakieś pomyłki. A nawet, jeśli wykonasz tę tytaniczną pracę, to… jak przeanalizować te dane? Co z nich wynika? Kiedy spokojnie się nad nimi zastanowić? Skoro już należałoby zacząć zbierać dane za kolejny miesiąc…

Taka drobna rzecz, a tyle kosztuje… nerwów i straconych okazji… Bo, skoro wciąż nie masz dokładnej wiedzy o tym, jak działa Twoja firma, co w niej funkcjonuje, jakie są wyniki i rentowności poszczególnych działów / projektów / zleceń… W jakim kierunku zmierza Twój biznes?

Brak spójnego systemu ewidencji, to nie tylko nerwy, ale też realne straty wynikające z braku wiedzy o biznesie.

Często pojawia się pomysł, żeby w jakiś sposób zautomatyzować pozyskiwanie danych do analiz. Można spróbować „napełniać” model Excel danymi z systemu księgowego lub sprzedażowego. To dobry pomysł, bo właśnie konieczność ręcznego wypełniania takich arkuszy to najgorsza przeszkoda dla menedżerów małych firm. Zamiast analizować sytuację, tracą czas na przepisywanie liczb i sprawdzanie ich poprawności. To zdecydowanie nie generuje zysków!

Docelowy system w małej firmie

Ale docelowy etap, to ZAWSZE jednolity system informatyczny, obejmujący etap pozyskania klienta, ewidencji zleceń, fakturowania, księgowości i dający ostatecznie dane do wszelkich analiz. Taki system powinien być centralną osią, wokół której koncentruje się reszta organizacji. Może być uzupełniony Excelami i innymi ewidencjami, ale tylko UZUPEŁNIONY.

Bez tego – nie jest możliwe osiągnięcie jakiejkolwiek skali działania. Nie jest możliwa realna kontrola tego, w jaki sposób działa Twój biznes.

Tymczasem w większości małych biznesów jest dokładnie odwrotnie. Jest cały korowód różnych ewidencji, każda z innego karnawału, a w centralnym punkcie menedżer, który próbuje bezskutecznie zapanować nad tym radosnym chaosem.

Domyślam się, że teraz wyświetlił się w Twojej głowie wielki protest: „Ależ nas na to nie stać!!!”

To prawda, że kompleksowe systemy informatyczne nie są tanie. Ale myślę, że nie jest to ani jedyna, ani najważniejsza przeszkoda w ich stosowaniu w małych firmach.

Niektóre systemy można wdrożyć w całkiem realnych kosztach, można wybrać elastyczne formy finansowania, można skorzystać z rozwiązań chmurowych, abonamentowych, można wdrażać je etapami, moduł po module. Nie każda firma potrzebuje od razu Oracle lub SAP R3 w pełnej konfiguracji.

Myślę, że znacznie większą trudność stanowi zaprojektowanie takiego systemu, określenie wymagań, jakie powinien spełniać, przestawienie sposobu zarządzania i myślenia. Odejście od skomplikowanego i uciążliwego, ale tak dobrze znanego, do zupełnie nowego, po którym nie wiadomo, czego się spodziewać. W którym wszyscy, od fakturzystki po prezesa na nowo będą musieli się uczyć… co? jak? gdzie?

Taka zmiana, to duży skok jakościowy w rozwoju Twojej firmy. Czy jesteś na niego gotowy? Jeżeli tak, to możemy przyjrzeć się temu wyzwaniu wspólnie. Napisz do mnie.

 

Fot.: © Fiedels / Fotolia

Twoi znajomi też powinni to przeczytać? Śmiało, daj im znać!
Posted in Organizacja i zarządzanie and tagged , , .