Systemy i organizacja czy „mały” chaos?

Przeczytasz w 3 minut

Jeśli Ty też wierzysz, że korporacja i mała firma to dwa różne światy, że są od siebie daleko jak ogień i woda, i że wprowadzenie do małej firmy „korporacyjności” to nieuchronna katastrofa to… zatrzymaj się na chwilę i posłuchaj. Podstawowe minimum w każdej, nie tylko małej firmie, to systemy i dobra organizacja pracy. Bez tego nawet najmniejsza firma może utonąć w chaosie. I właśnie tego warto uczyć się od większych.

Przykłady z życia małych biznesów

Sytuacja nr 1

Pewnego razu zaproszono mnie na konsultacje do małej firmy budowlanej. Dwóch właścicieli, trzech pracowników, biznes kręci się rozpędem, ale przynosi zyski, perspektywy nie najgorsze. Wielkość firmy taka, że każdy z właścicieli ma każdą transakcję niemal na wyciągnięcie ręki. Wiedzą o swojej firmie wszystko.

Ale na pierwsze moje pytanie o to, jak oceniają stan firmy usłyszałam chórem dwie RÓŻNE odpowiedzi. Po doprecyzowaniu pytania dowiedziałam się, że jeden z nich ocenia stan finansów jako silną stronę przedsiębiorstwa, ale drugi uważa ten obszar za ryzykowny. Organizację pracy i kompetencje zespołu jeden oceniał jako silną stronę, a drugi jako zdecydowane zagrożenie dla działania. Ciekawe?

Zapytałam o osiągane marże. I znowu otrzymałam dwie różne odpowiedzi!

Sytuacja nr 2

Inne miasto, inna firma, tym razem hurtownia, trzech właścicieli, pięciu pracowników. Mają problem z uzyskaniem kredytu. Na pytanie jaką kwotę by potrzebowali pada kwota dwukrotnie wyższa niż ta, podana przez telefon trzy dni wcześniej. Na pytanie na jak długi czas ta (nowa) kwota by im wystarczyła – zapada cisza… Czy będą w stanie spłacić kredyt w takiej wysokości? Cisza…

Ale analiz i planów zdecydowanie nie potrzebują, bo przecież wszyscy są codziennie w hurtowni, po co im analizować, skoro sami najlepiej widzą jak firma działa.

Systemy i organizacja plus aktualna wiedza (raporty)

Systemy i organizacja pomagają osiągać lepsze wynikiW wielu miejscach i od wielu osób słyszę słowa o korporacjach i korporacyjności w bardzo pejoratywnym znaczeniu. Mądry i znany biznesmen Leszek Czarnecki mówi, że „nie ma nic przeciwko korporacji, o ile jest to jego korporacja”. Od znajomych słyszę czasem „nie bądź taka korporacyjna”. Maksimum tych złych cech skumulował David Mitchell w absurdalnej „korpokracji” (zobacz: Atlas chmur).

No więc może tak:

Korporacja jako taka, to cała masa samonapędzającej się biurokracji, zazębiające się poziomy odpowiedzialności, sztywne procedury, polityki, raporty. Ale, żeby ten cały odrażający mechanizm mógł działać – twór generuje też pokaźne zyski!

Z drugiej strony – zupełny brak kontroli mimo małej skali działania firmy, niewiedza co naprawdę w firmie się dzieje, działanie intuicyjne i decyzje ad hoc, brak wiedzy gdzie zmierza ten biznes nawet w najbliższych tygodniach. I bardzo często – taki mały biznes upada, a właściciel dziwi się ostatni.

Czy jest więc możliwy ZŁOTY ŚRODEK?

Złoty środek to minimum systemów, organizacji i kontroli, bez którego trudno mówić o zarządzaniu. Jeśli nie masz w swojej firmie tego minimum – to trudno mówić, że zarządzasz, raczej jest to unoszenie się z prądem na rynkowym morzu.

Jeśli więc nie chcesz dryfować, tylko żeglować:

  1. Wprowadź najprostszą strukturę organizacyjną – najlepiej CENTRA GENERUJĄCE ZYSK. Pozwól pracownikom zarobić więcej, jeśli ich „centrum” wygeneruje więcej zysku! Jeśli nie można wydzielić kilku takich działów – niech wszyscy pracownicy, którzy mają wpływ na zysk – otrzymują z tego tytułu premię.
  2. STRUKTURA ORGANIZACYJNA ma też inne zadanie – niech każdy wie, za co odpowiada i o czym może decydować. Nie ma większych marnotrawców, niż niejasne zakresy obowiązków!
  3. SPRAWDZAJ regularnie jakie są wyniki firmy, co powoduje wzrost zysków, gdzie są marnowane pieniądze? Czy jakieś koszty są zbędne? Któreś nadmiernie urosły?
  4. PLANUJ – dokąd zmierzasz? Dokąd Twoja firma ma dotrzeć za rok? Jakie są na to szanse? Jakich przeszkód można się spodziewać po drodze?

Te cztery punkty to nie jest nadmierna „korporacyjność”. To MINIMUM.

Nie kosztują niemal nic, a mogą uchronić przed bankructwem.

Minimum, dzięki któremu Twoja firma będzie stabilnie generować zyski, to systemy i organizacja plus Twoja aktualna wiedza o tym, co dzieje się w firmie (czyli raporty).

Więc dlaczego jeszcze nie wdrożyłeś tych minimalnych punktów w swoim przedsiębiorstwie?

Spróbuj. Zastanów się od czego zacząć. Nie czekaj!

PRZECZYTAJ KONIECZNIE, bo przydadzą Ci się też te artykuły:

Jeżeli potrzebujesz pomocy, nie wiesz, jakie systemy i organizacja są najlepsze dla Twojej skali działania, to proponuję współpracę. Nie tylko określimy Twoje potrzeby i możliwości, ale też wdrożymy konkretne rozwiązania, a Ty zyskasz codzienne doradztwo w zarządzaniu i wprowadzisz swoją firmę na nowy wyższy poziom.

 

Fot.: © fotomek / Fotolia

Twoi znajomi też powinni to przeczytać? Śmiało, daj im znać!
Posted in Organizacja i zarządzanie, Zarządzanie finansami and tagged , , .