wolność czasu

O zarządzaniu czasem raz jeszcze…

Wciąż o tym mówię, ale czy naprawdę wiesz, jak odzyskać wolność czasu?

Rozmowa z klientem tydzień temu…..

W firmie spiętrzenie klientów, zleceń, pracy. W tym samym czasie miało być zakończone wdrożenie nowego programu i sposobu rozliczeń. Niestety nie jest. Na wszystko nakładają się zwyczajne turbulencje z płynnością. Dzień jak co dzień. Tydzień jak każdy. W zasadzie, „nie mamy czasu zajmować się strategicznymi rozważaniami i planami, teraz trzeba zająć się tym, że DZISIAJ coś nie działa”.

To racja. Trzeba. Moje pytanie brzmi: Dlaczego wciąż zajmujesz się tymi samymi problemami? Czy rok temu nie miałeś podobnych? Czym sytuacja dzisiaj różni się od tej sprzed roku? Czy tylko ilością zleceń, problemów i wielkością kwot?

Jeżeli tak, to trudno uznać, że w tym czasie rozwinąłeś się….

Nie zmieniłeś swojego sposobu działania. Wciąż tkwisz w tak dobrze znanym kieracie. Ugrzązłeś, jak chomik w kołowrotku.

Inne miasto, inna firma, inny menedżer. Tutaj zmiany muszą następować szybko. Oczekujemy efektów na już, na teraz. Nie ma czasu czekać rok. Rozwijamy się z turbodoładowaniem.

Rzeczywiście?

Czy duża ilość działań faktycznie oznacza rozwój?
Czy wyższe słupki sprzedaży oznaczają nową jakość działania?

Czasem rosnące na wykresach słupki przesłaniają gorzką prawdę, że… ugrzązłeś. Stoisz w miejscu. Firma rośnie, ale nie rozwija się. Ty nie rozwijasz się jako jej menedżer.

Zasuwasz coraz szybciej. Poganiasz każdego pracownika do równie szybkiego tempa.

Czy jednak potraficie zrobić więcej w krótszym czasie? Osiągnąć lepsze efekty niż dotychczas? Zmienić sposób i jakość działania? Dopiero wtedy będziemy mogli mówić o rozwoju.

Dopiero wtedy osiągniesz WOLNOŚĆ CZASU.

Wolność czasu to bardzo dobry wyznacznik tego, jak sobie radzisz z zarządzaniem samym sobą.

Czy masz odpowiednio dużo czasu na odpoczynek i życie poza pracą?
Czy w godzinach przeznaczonych na pracę masz odpowiednio dużo czasu na określenie wizji i celów, na długoterminowe planowanie, na zajmowanie się strategią i rozwojem swojej firmy?

Jak to zrobić? Jak dotrzeć do tego wymarzonego lądu – WOLNOŚCI CZASU?

Nieoceniony S. Covey, modyfikując znaną Matrycę Eisenhowera, podzielił wszystkie Twoje zadania na 4 ćwiartki:

  1. zadania pilne i ważne którymi po prostu musisz się zająć,
  2. zadania ważne i niepilne na które najczęściej nie masz czasu,
  3. zadania niezbyt ważne, ale naglące czyli właśnie Twoja codzienna bieganina, która tak dokucza,
  4. zadania nieważne i niepilne w które z łatwością odpływamy i marnujemy w nich czas.

O tych ćwiartkach opowiem jeszcze pod koniec czerwca, ale teraz kluczowy sposób na rozwój Twojej firmy:

Zamiast zajmować cały swój dzień pożarami i nagłymi tematami, poświęć godzinę dziennie na zastanowienie co możesz zrobić, żeby za rok i za dwa lata temat nie wrócił?

Czy możesz wprowadzić rozwiązanie systemowe, które pozwoli uniknąć podobnych problemów w przyszłości? Wyeliminować pomyłki? Usprawnić komunikację?
Co poszło nie tak albo jaki popełniłeś błąd w założeniach, który przyniósł takie skutki? Jak można to zmienić na przyszłość?

Czy odpowiednio przygotowałeś dzisiejsze działania Twojej firmy? Może przyczyna tkwi w złym planie? Złej organizacji? Zbyt wielu projektach jednocześnie?

A może zbyt często zmieniasz decyzje i kierunek działania? wolność czasu

I jeszcze jedno: Znajdź też czas na zastanowienie się, jakie mogą być skutki Twojej dzisiejszej decyzji i działania za rok i za dwa lata? Czy, wiedząc, że tak będzie, nadal uważasz, że to dobra decyzja i właściwy sposób działania? Potrafisz przewidzieć konsekwencje obrania tego kierunku? Czy podejmujesz decyzje ze świadomością ich długoterminowych skutków? Czy odpowiednio przygotowujesz zmiany w organizacji? Zastanów się czy rezerwujesz czas na przyglądanie się całości działania firmy, aby w porę zidentyfikować słabe miejsca i je wzmocnić?

Krótko mówiąc: Zamiast poświęcać cały czas na gaszenie pożarów (pierwsza ćwiartka) zacznij świadomie zarządzać swoją firmą i z namysłem podejmować nowe działania (zajrzyj do drugiej ćwiartki).

Łatwo powiedzieć, trudniej zrobić.


Menedżerowie, z którymi pracuję i których spotykam, najczęściej znają książki S.Coveya. Słyszeli o „ćwiartkach” w zarządzaniu zadaniami. Ale co innego wiedzieć, a co innego spróbować.

Życie nas przytłacza, rzeczywistość pędzi coraz szybciej i szybciej, a Ty mimo wysiłków coraz mniej możesz za nią nadążyć. Załatwiasz kolejne sprawy, a na liście zaczyna ich przybywać, zamiast ubywać. Naturalnie każda z tych arcyważnych spraw jest pilna, niecierpiąca zwłoki i absolutnie nie może być zignorowana. Nie jest łatwo znaleźć wyjście z takiego labiryntu!


I właśnie dlatego jedyna dobra rada, jaką mogę dać w tej sytuacji: Znajdź godzinę dziennie na zatrzymanie. Zaciągnij hamulec ręczny. Jeżeli godzina jest dla Ciebie niewyobrażalna, to na początek znajdź godzinę co drugi dzień.

Poświęć tę godzinę na przyjrzenie się temu, w jakim miejscu jest Twoja firma. Na czym polegają Twoje dzisiejsze problemy. Jakie mogą być ich przyczyny i co z tym można zrobić. Poszukaj odpowiedzi na pytania, które zadawałam wyżej. Zastanów się nad swoimi decyzjami i działaniami.


Kiedy zaczniesz działać chociaż trochę w 2 ćwiartce, kiedy zaczniesz przewidywać problemy i zabiegać im, kiedy zaczniesz analizować ich przyczyny i eliminować je, wtedy jest realna szansa, że coraz mniej problemów będzie się zdarzać. Zmniejszy się ilość pożarów, błędów, pomyłek, nieporozumień, kumulacji, którym można było zapobiec.

Z czasem, będziesz mieć coraz więcej czasu na zarządzanie. Na strategiczną perspektywę, na planowanie i organizowanie.

Ale musisz zacząć. Od pierwszego małego kroku. Od wyszarpania chociaż godziny na zatrzymanie się i ocenę sytuacji w kontekście przyszłości, na analizę przyczyn problemów, na zaplanowanie działań.

Pierwszy krok aby uzyskać upragnioną wolność czasu jest trudny, później jest łatwiej.

Życzę powodzenia!

 

Fot. © Autor: thinglass