Jak odzyskać czas? zegar wskazujący za pięć dwunasta

Jak odzyskać czas na ważne zadania?

Przeczytasz w 6 minut

Znaleźć wreszcie czas na ważne zadania możesz na dwa sposoby: ewolucyjnie i rewolucyjnie. Zwykle preferuję to pierwsze podejście – eliminując przeszkadzacze, zadania nieistotne i inaczej organizując swój dzień. Ale czasem jednak sięgam po inne sposoby. O tych sposobach i o wpływie Twojej organizacji na zyski firmy piszę w dzisiejszym artykule.

50% zarządzających małymi biznesami wskazuje brak czasu i niemożność rozciągnięcia doby jako jeden z głównych problemów blokujących rozwój ich biznesu! Wskazywano też na ustawiczny brak czasu na najważniejsze rzeczy i obciążenie powtarzalnymi zadaniami.

Czy pamiętasz ankietę, o wypełnienie której prosiłam w lipcu? Interesowało mnie, co naprawdę sprawia największy problem menedżerom takim jak TY, właścicielom małych biznesów.

Wyniki ankiety nie pozostawiają wątpliwości, że CZAS to jeden z największych problemów. A, w zasadzie, jego BRAK.

Prawda jest taka, że nie mamy władzy nad czasem.

Każdy z nas ma do dyspozycji 24 godziny na dobę i 7 dni w tygodniu. Jeszcze nie powstał wynalazek zdolny to zmienić. Nie ma też takiej sumy pieniędzy, która zdołałaby stracony czas „odkupić”.

To truizm.

A jednak wciąż gonimy ten czas, walczymy o niego i powtarzamy „gdybym tylko miał więcej czasu…”.

Nie będziesz miał. Nikt z nas nie będzie miał.

Czy można odzyskać czas na ważne zadania?

Jak odzyskać czas na ważne zadania?

Dlaczego grzęźniesz w nieskończonej liście spraw do załatwienia i nie widzisz efektów ani postępu?

Co możesz zrobić, żeby „odzyskać” czas, którego wciąż brakuje? Czy to w ogóle jest możliwe?

W pewnej małej firmie handlowej w 2013 r. sytuacja wyglądała tak, jak zapewne w niemal każdej takiej firmie w Polsce. Dwóch właścicieli, którzy wpadając rano do biura, od razu biegli sprawdzać, co takiego wydarzyło się od rana, jakie pojawiły się problemy, jakie pożary muszą ugasić, jakie pilne zadania ukończyć… Biegali i „załatwiali”, aż niespodziewanie przychodziła godzina 17-18 i okazywało się, że koniec tego ciężkiego dnia pracy.
Mieli poczucie, że baaardzo dużo zrobili i… że niewiele pchnęli do przodu. Jednocześnie. Pozostawało uczucie niedosytu, jałowości wysiłków. Pozostawała myśl, że wciąż tkwią w tym samym miejscu, jak chomik w kołowrotku.

W tej sytuacji pytania o to, jak działa ich biznes, w jakim kierunku zmierza, co można zrobić, aby go rozwinąć… wywoływały tylko rozdrażnienie. Nie dość, że nie mieli czasu zastanawiać się nad takimi odpowiedziami, to na dodatek wywoływały pytania wywoływały frustrację, bo przypominały, że na co dzień niewiele robią, aby ten biznes rozwinąć.

Co dzisiaj mówi jeden z tych menedżerów?

Moją największą satysfakcją jest to, że na poziomie codziennym, ludziom nie jestem do niczego potrzebny. Jeżeli mnie zaczepiają, to w tematach ważnych. Oni się nauczyli nie zawracać mi głowy tymi rzeczami, którymi zajmowałem się 3-4 lata temu. Podstawowa zmiana, która miała miejsce była związana z odejściem od bieżącego zajmowania się tym, co się w firmie dzieje, wchodzenia w mikroszczegóły i zajmowania się nieistotnymi detalami. To była zmiana mentalna i na poziomie mojego sposobu działania.

Właściciele, którzy wcześniej w 100% byli zaangażowani w obsługę klientów i realizację ich zamówień, w tej chwili bieżącą pracę oddali pracownikom, a sami koncentrują się na wytyczaniu kierunków rozwoju i realizowaniu ambitnych planów. Ich zaangażowanie w bieżącą pracę jest praktycznie zerowe, zajmują się planowaniem, koordynowaniem i dalszym rozwojem firmy.

Kluczem do tej przemiany była zmiana z sposobie myślenia i działania.

Czy pracując mniej możesz zarobić więcej?

Pytanie, które od razu się nasuwa, to czy taka zmiana jest opłacalna? Czy, jeśli właściciel nie jest bezpośrednio zaangażowany w codziennie działania operacyjne, nie straci kontroli nad firmą i jak to odbije się na jakości jej działania, obrotach i zyskach?

W firmie, o której opowiadałam stało się wręcz przeciwnie!

W momencie, kiedy pozbyłem się pewnych rzeczy i inni ludzie się nimi zajęli, są one lepiej robione. Przestałem zajmować się rzeczami, którymi nie powinienem, a skupiam się na rozwoju biznesu i na tym, w czym jestem dobry.

Obroty i zyski w tym czasie podwoiły się. Firma zaczęła działać w zupełnie inny sposób, a pracownicy stali się bardziej samodzielni. To możliwe dlatego, że wreszcie właściciele zaczęli mieć czas, aby zająć się rozwojem firmy, pracą nad tą firmą.

Kiedy wygospodarujesz czas na ważne zadania, to zaczynasz zajmować się wreszcie tym, co bezpośrednio wpływa na stabilność Twojej firmy, na jej zyski i na jakość działania. Masz czas spojrzeć na nią strategicznie, sprawdzić nowe możliwości, poszukać usprawnień, czy zaplanować rozwój.

Jak zatem znaleźć czas na te ważne zadania?

Znasz ten stan? Kiedy rzeczywistość wokół Ciebie pędzi coraz szybciej i szybciej, a Ty mimo wysiłków coraz mniej możesz za nią nadążyć? Załatwiasz kolejne sprawy, a na liście zaczyna ich przybywać, zamiast ubywać? Naturalnie każda z tych arcyważnych spraw jest pilna, nie cierpiąca zwłoki i absolutnie nie może być zignorowana.

Nie jest łatwo znaleźć wyjście z takiego labiryntu!

Ale wyjścia są dwa. Być może skorzystasz z jednego z nich, a być może zdołasz wprowadzić kombinację obydwu. I to chyba jest najskuteczniejsze, chociaż wymaga pewnej pracy.

Po pierwsze – możesz skorzystać z wyjścia spokojniejszego – ewolucyjnego, po drugie – rewolucyjna szybka ścieżka.

Ewolucyjna droga do większej ilości czasu

Droga ewolucyjna wymaga zastosowania wielu technik zarządzania sobą i zadaniami w czasie. Wiesz już, że ilość czasu jest niezmienna, możesz tylko zmienić kolejność zadań, którymi się zajmujesz.

Tych metod jest bardzo dużo, ale dzisiaj wymienię dwie techniki, od których warto zacząć.

Po pierwsze zacznij sporządzać listy zadań.

Nie ma znaczenie w jakiej formie to zrobisz. Ja wykorzystuję formę cyfrową i najnowsze urządzenia. Ale widziałam też bardzo skuteczne wersje „analogowe”. Znajdź sposób, który będzie skuteczny dla Ciebie!

Ważne jest kilka rzeczy:

  • Kiedy spiszesz zadania do wykonania, Twoja głowa przestaje być przeładowana pamiętaniem o tym wszystkim i możesz skupić się na tym, co aktualnie robisz.
  • BARDZO POMOCNE jest ustalanie osobnej listy maksymalnie 3 priorytetowych zadań na dany tydzień. Takich zadań, które, jeśli wykonasz, to będziesz mieć poczucie, że pchnąłeś swój biznes do przodu! To nie musi być nic wielkiego, ale dopilnuj, żeby znalazł się czas na te 3 rzeczy. Zobaczysz, jakie to daje niewiarygodne efekty!!!
  • Nawet, jeżeli masz tylko godzinę wolnego czasu, to nie stracisz jej na mało wartościowe przeglądanie maili lub „orientowanie się” w sytuacji, tylko możesz „odfajkować” jedno małe zadanie z twojej listy.
  • Preferuję i polecam umiejscowienie takiej listy w czasie, tzn. planowanie mniej więcej co wykonasz kiedy. Dzięki temu nie będziesz przeładowywać planu dnia i dokładać zadań, kiedy ich wykonanie w danym terminie jest niewykonalne. Ustalisz inny termin lub przesuniesz inne zadania.

Po drugie ustal co jest ważne, a co tylko pilne.

W tym punkcie wracam do autora, którego cytowałam już niezliczoną ilość razy („7 nawyków skutecznego działania“ S.Covey).

O matrycy zarządzania czasem, dzielącej zadania na pilnie, niepilne, ważne i nieważne, zapewne dawno już słyszałeś. I otóż:

  • Zmiana organizacji pracy, delegowanie zadań i przyuczenie kogoś do ich przejmowania, relaks i odpoczynek, szukanie nowych możliwości, zapobieganie kryzysom, to…. zadania WAŻNE, ale niepilne. W związku z tym – zawsze odkładane na nieokreślone nigdy. Stephen Covey nazywa je zadaniami drugiej ćwiartki.
  • Twój codzienny stres i zapędzenie, daję głowę, że wynika z zajmowania się zadaniami pierwszej ćwiartki, czyli PILNYMI i ważnymi, a często także trzeciej ćwiartki, czyli pilnymi i NIEWAŻNYMI. To znaczy nieważnymi dla Ciebie osobiście, dla Twoich życiowych celów. Bo prawdopodobnie dla Twojego klienta jego sprawa jest zawsze „najważniejsza“.
  • Zajmowanie się głównie zdaniami PILNYMI (nawet ważnymi) powoduje stres, wypalenie, ciągłe gaszenie pożarów, nieustanne zarządzanie kryzysami, poczucie utraty kontroli.

Istnieje tylko jeden jedyny sposób na uwolnienie się od tych przykrych konsekwencji – stopniowe przenoszenie aktywności z ćwiartki pierwszej i trzeciej (spraw PILNYCH) do ćwiartki drugiej (zadań WAŻNYCH, ale niepilnych).

Po trzecie zacznij od małych kroków i konsekwentnie organizuj czas na ważne zadania.

I naturalnie, kiedy już zapędziłeś się w taki krytyczny zaułek, że na nic nie ma czasu, moje dywagacje o tym, żeby zająć się planowaniem, organizowaniem i delegowaniem mogą być irytujące 🙂

Ale niestety bez pierwszego ruchu nie zacznie się żadna zmiana. I, naturalnie, nie jest możliwe wykonanie wielkiej zmiany szybko.

Ale każde kolejne zadanie z Twojej niekończącej się listy, możesz potraktować, jako wyzwanie do zmiany. Co musiałoby się zmienić, żeby w przyszłości wyeliminować problemy podobne do tego? wyeliminować natłok zadań? opóźnienia? Jakie proaktywne działania możesz podjąć już dzisiaj?

Zamiast szybko załatwić kolejną sprawę, może lepiej poświęcić nieco więcej czasu, ale nauczyć sekretarkę, jak mogłaby załatwiać podobne w przyszłości. Przy okazji rozwiązywania reklamacji klienta, może warto się zastanowić, co powoduje tego rodzaju usterki i jak ich uniknąć w przyszłości? itd.

Oczywiście jedynym realnym sposobem wyeliminowania niektórych spraw z Twojej listy, może się okazać… powiedzenie NIE niektórym osobom, tematom, zadaniom. Nie umiesz odmawiać? Nie umiesz dokonywac wyborów? No to własnie to jest temat do popracowania nad nim…

Metod na poprawienie zarządzania sobą w czasie jest sporo. Nie mogę omówić dzisiaj wszystkich, bo to temat na osobne szkolenie. Ale będę wracała do tego tematu w najbliższych tygodniach.

Terapia szokowa, czyli zmiana Twojego nastawienia

Podejście rewolucyjne do zbyt dużej ilości zadań wymaga zaciągnięcia ręcznego hamulca!!!

Chociaż to wydaje się niewykonalne – gwałtownego zwolnienia.

W sensie dosłownym: jesz śniadanie na siedząco, a nie w biegu, po biurze spokojnie chodzisz, zamiast biegać, wolniej jeździsz samochodem, każdą czynność wykonujesz spokojnie, wooooolno i w skupieniu. Dajesz sobie czas do namysłu, nawet medytacji. Znajdujesz czas na ćwiczenia, bieganie lub sprawy prywatne…

Że to bez sensu? Że nic nie zmieni? Że sprawy nadal będą się piętrzyły?

No owszem – będą się piętrzyły.

Ale zmieni się ZASADNICZY element – zmieni się Twoje podejście, Twoja głowa.

Prawdopodobnie niektóre z „problemów“ rozwiążą się same. Niektóre okażą się ważne i tymi się zajmiesz. Ale jeśli zajmiesz się nimi spokojnie i z namysłem – prawdopodobnie zrobisz wszystko mądrzej i lepiej, a nawet… SZYBCIEJ. Może wymyślisz jakiś sposób na oszczędzenie czasu…

WAŻNE OSTRZEŻENIE! Nie stosować bez konsultacji z wykwalifikowanym „kierowcą rajdowym“. Wiesz dobrze, czym może się skończyć nieumiejętne zaciągnięcie hamulca przy bardzo szybkiej jeździe 😉

Zdarzało mi się stosować czasem takie podejście. Daje rewolucyjne rezultaty! Ale jest bardzo trudne do wykonania.

W praktyce, aby osiągnąć trwałą zmianę, konieczne jest połączenie obydwu elementów: nauczenie się konkretnych technik, aby zapanować nad zadaniami i zmiana własnego podejścia. Oba elementy wymagają… czasu.

 

Fot.: © niroworld / Fotolia

Twoi znajomi też powinni to przeczytać? Śmiało, daj im znać!
Posted in Organizacja i zarządzanie, Zarządzanie czasem.