Jak działa Twoja firma

Bez tych 5 elementów Twoja firma może utonąć w chaosie

Przeczytasz w 9 minut

Wiesz jakie czynniki sprawiają, że Twoja firma się rozwija?  Znasz podstawowe elementy, bez których nie ma mowy o prawidłowym funkcjonowaniu firmy? O temacie, który większość menedżerów odkłada na nigdy nie realizowalne „kiedyś“. Dzisiaj o czymś, co trudne do zmierzenia, dlatego bagatelizowane. O tym jak dobra organizacja firmy może zastąpić chaos. O tym, ile możesz dzięki temu zyskać.

Dokładnie ten obszar odróżnia „biznes na etapie łóżka polowego“ (jak określiła to zjawisko moja znajoma) od prawdziwego biznesu, który ma szansę stać się małym, a później średnim (i, być może, dużym) przedsiębiorstwem.

Dzisiaj namawiam Cię do znalezienia energii i pół godziny na zastanowienie się nad tym JAK ZORGANIZOWANA JEST TWOJA FIRMA?

Czy każdy wie, za co odpowiada? W jaki sposób przebiegają poszczególne procesy? Jak przekazywane są tysiące drobnych informacji między pracownikami? Jak dokładnie wygląda ich praca? Gdzie zgromadzona jest wiedza? Jakie czynności powtarzają każdego dnia? Na jakiej podstawie podejmują najdrobniejsze codzienne decyzje?

Jak dobra organizacja firmy wpływa na jej na rozwój?

Dzisiaj, chciałabym, żebyś zastanowił się, nie nad wizją i długoterminowymi planami dla Twojej firmy. Ale nad jej MECHANIZMEM. Nad stanem maszynerii, która ma Cię dowieźć do Twojego celu.

Nie jest to truizm. Nie jest to bełkot konsultantów, którzy chcą wyciągnąć z Ciebie pieniądze.

Od tego, jak dobrze (lub jak źle) zorganizowana jest praca w Twojej firmie, zależy jak dużo pieniędzy niepostrzeżenie wycieka z Twojej kieszeni lub w niej zostaje!

Niedawno usłyszałam o pewnym świetnym konsultancie, który między innymi realizuje tego rodzaju optymalizacje procesów w firmach: Jeden projekt trwa nawet do roku, w czasie którego cały zespół konsultantów zajmuje się gruntownym przeglądem istniejących procesów, procedur, systemów i schematów działania, a następnie projektuje i wdraża nowe.

Efekt?

Sprawna i efektywna, czyli OSZCZĘDNA organizacja, która realizuje to samo znacznie mniejszym nakładem, niższym kosztem, szybciej, z mniejszą ilością błędów i pomyłek.

MARZENIE!

Każdy by tak chciał!

Jednak…

Czy wyobrażasz sobie, że w Twojej firmie takie zadanie możesz powierzyć zewnętrznemu konsultantowi? Pomijając ogromne koszty, mam podstawowe zastrzeżenie:

W firmie takiej jak Twoja (czyli małej), to właściciel (główny menedżer) jest osią wokół której kręci się cała organizacja. To on podejmuje najwięcej decyzji, ma najwięcej wiedzy i rozstrzyga jak ma być zorganizowana jego firma. Jak ma działać, jak reagować w sytuacjach kryzysowych…

Dlatego myślę, że nawet doskonały system stworzony zupełnie „na zewnątrz“ nie będzie dopasowany do takiej firmy, ani do głównej osoby decyzyjnej.

Jeżeli chcesz mieć świetnie zorganizowaną firmę, ze sprawnymi procesami i systemami, to musisz mieć istotny udział w jej stworzeniu! Nie ominie Cię to zadanie!

Możesz skorzystać z pomocy doradcy takiego jak ja. Ale wykonanie tej pracy należy przede wszystkim do Ciebie. Od Twojej konsekwencji, umiejętności delegowania i świadomości biznesowej będzie zależało, czy taki projekt się powiedzie.

W takim razie – podstawowa lista elementów, bez których organizacja Twojej firmy nie będzie pełna to:

Organizacja firmy #1: Główne procesy biznesowe

Zaczęłabym od określenia głównych procesów w firmie. Kiedy robię taką analizę, te podstawowe procesy krążą zwykle wokół trzech osi:

  1. Marketing i Sprzedaż – obejmujące zadania związane z pozycjonowaniem na rynku, wizerunkiem firmy (szeroko pojęte działania PR i marketingiem), docieraniem do potencjalnych klientów, prowadzenie rozmów handlowych, finalizacja sprzedaży, opieka posprzedażowa, kontakty z byłymi klientami i oferowanie im nowych usług / produktów. Wszystkie te działania mają na celu stworzyć pozytywny wizerunek firmy i pozyskać dobrych klientów.
  2. Realizacja usługi / dostawy towaru / produkcja – cały proces, który ma na celu uszczęśliwienie klienta przy jednoczesnym zysku Twojej firmy, obejmujący elementy związane z zamawianiem materiałów/towarów, montażem (lub produkcją), wszelkie kontakty z klientem w trakcie realizacji zamówienia lub usługi, fakturowanie i windykację, serwis gwarancyjny.
  3. Finanse i Administracja – wszystkie drobne procesy zaplecza, które z jednej strony umożliwiają funkcjonowanie firmy (zapewnienie pomieszczeń, samochodów, telefonów, rozliczenia podatków itd.), a z drugiej -pozwalają na zaewidencjonowanie i rozliczenie wszystkich transakcji, naliczenie wyników, analizę i porównanie z planami. To Twój „system dowodzenia“.

Oczywiście, w zależności od specyfiki Twojego biznesu, te procesy mogą być inne lub inaczej podzielone.

Ale od tego powinieneś zacząć – od określenia na poziomie makro – jak funkcjonuje Twój biznes.

Optymalizacja procesów biznesowych

Przy tej okazji może się okazać, że wykryjesz kilka niejasności lub nielogiczności. Dobrze jest taki schemat przedyskutować z kimś, kto również zna Twoją firmę. Może się okazać, że ma zupełnie inne wyobrażenie o jej funkcjonowaniu. Może się okazać, że są obszary, w których podział zadań nie jest logiczny.

Jeżeli na tak ogólnym poziomie nie ma jasności, kto za co odpowiada i jaki jest cel każdego z procesów, to najwyraźniej znak, że również w szczegółach codziennego działania czai się chaos.

Być może ten ogólny przegląd będzie dla Ciebie okazją do zmiany swojego wyobrażenia o tym, jak powinna funkcjonować firma. Nie wahaj się! Jeżeli już widzisz, że można coś zorganizować inaczej, czy bardziej logicznie – zmień to.

O tym, jak przeprowadzić taką analizę procesów na realnym przykładzie pisałam w artykule Diagnoza organizacji i analiza procesów /case study/

Kolejnym z czynników wpływających na rozwój firmy jest:

Organizacja firmy #2: Schemat organizacyjny

W ten sposób doszedłeś do realnego! schematu organizacyjnego. Nie takiego, który tworzysz na papierze „z głowy“ i który do niczego nie służy.

Organizacja firmy to bardzo praktyczne narzędzie, a nie zbędne wykresy na papierze.

Jeżeli teraz narysujesz schemat organizacyjny, który będzie odpowiadał podstawowym procesom w Twojej firmie, to zyskujesz prawdziwe narzędzie, które będzie jasno określało kto za co odpowiada! Kto ma się czym zajmować. Który pracownik, do którego działu powinien być przyporządkowany.

Prosty schemat organizacyjny małej firmy - przykład

Kiedy schemat organizacyjny firmy oparty jest o podstawowe procesy, to zyskujesz jasny podział odpowiedzialności i klarowność (oglądasz roboczy schemat organizacji firmy jednego z moich klientów)

W przykładzie z poprzedniej części wyodrębniłabym trzy główne działy w przedsiębiorstwie i wyznaczyła osobę odpowiedzialną za każdy z nich. Nie przejmuj się tym, że na początku może się zdarzyć tak, że jedna osoba (najczęściej Ty) będzie odpowiadała za kilka „stanowisk“. Na razie to nie przeszkadza, a pomoże Ci rozdzielić kompetencje, kiedy zechcesz jakąś część zadań delegować.

Nie zniechęcaj się również, jeśli przy takim ćwiczeniu okazało się, że masz kilku pracowników, którzy „są od wszystkiego“ i którzy „mają kilu szefów“. To typowa bolączka małych firm. Ale… doceń to, w jak trudnych warunkach dla Ciebie pracują. To bardzo trudne  odpowiadać za różnorodne obszary, realizować różne cele i odpowiadać przed kilkoma osobami. Dlatego tak szybko, jak to będzie możliwe, powinieneś dążyć do wyeliminowania takich sytuacji. Skorzysta na tym Twój pracownik, ale przede wszystkim – firma!

Aby Twoja firma mogła się rozwijać konieczne są też:

Organizacja firmy #3: Systemy zarządcze

Kolejnym elementem, któremu powinieneś się przyjrzeć są systemy, w które wyposażona jest Twoja firma. I nie mów, że nie funkcjonują żadne, ani nie wymieniaj jednym tchem wszystkich programów IT, z których korzystasz. Nie o to chodzi.

System, to zorganizowany sposób dochodzenia do określonego (pożądanego) rezultatu.

Na przykład chcesz zminimalizować liczbę niezapłaconych przez klientów faktur – potrzebujesz systemu, który to umożliwi. Możesz posadzić pracownika, któremu wyznaczysz harmonogram dzwonienia do klientów i określisz sposób jego postępowania na kolejnych etapach przedawnienia płatności. Możesz zainstalować system, który będzie wysyłał automatyczne mailowe wezwania do zapłaty i monitorował wpływy. Wreszcie – możesz podpisać umowę faktoringową z bankiem i zapomnieć o windykacji. Sposobów postępowania jest wiele.

Polecam przy okazji artykuł: Jak odzyskać gotówkę? Zbuduj system windykacji To jeden z przykładowych systemów w każdej firmie.

Inny przykład, to system dostarczania bieżącej informacji o podpisanych zleceniach, ich wartości, rodzaju i terminie realizacji. Możesz w tym celu zakupić zwykły zeszyt i wprowadzić procedury, zgodnie z którymi pracownicy będą każde zlecenia wpisywać w odpowiednie rubryki. Mógłbyś też zakupić i wdrożyć odpowiedni program komputerowy, który będzie spełniał tę samą funkcję.

O tym, z czego składa się system, żeby móc go nazwać „systemem” pisałam dokładniej w tym artykule Jak zbudować sprawny SYSTEM zarządzania firmą?

Dlaczego warto zatrzymywać się i obserwować, jakie systemy działają w Twojej firmie?

Bo bardzo często nawet nie zdajesz sobie sprawy, jak wiele ich działa i nie masz czasu zastanowić się, które z nich mogłyby funkcjonować wydajniej. Rozwiązania, które przyjąłeś 5 lub 10 lat temu, mogą być zupełnie nieadekwatne dzisiaj.

Każdy niepotrzebny ruch, działanie, które nie przynosi efektów, powielone niepotrzebnie czynności – TO TWOJE PIENIĄDZE! Pieniądze, które wyciekają z Twojej kieszeni wartkim strumieniem, i których na co dzień zupełnie nie dostrzegasz.

Zwróć uwagę, że każdy SYSTEM możesz opisać jako mini-proces, cykl czynności, które mają określony cel i które należy wykonać według określonych zasad. Tym zasadom przyjrzymy się w ostatnim punkcie dzisiejszego artykułu. Ale na poziomie systemów zwróć uwagę, że, jeżeli te mini-procesy składają się na jeden większy proces, to być może zasadne byłoby, żeby były ze sobą spójne. Żeby nie robić rzeczy przeciwnych, nie powielać informacji i czynności, nie przepisywać z jednego systemu do drugiego.

Być może zamiast kilku małych rozwiązań zastosujesz jedno zintegrowane (np. jednolitą ewidencję, która będzie miała różne zastosowania, albo system komputerowy). Zamiast osobnych zasad premiowych dla każdego pracownika czy działu – jeden spójny system motywacyjny. Dopiero takie rozwiązania pozwolą osiągnąć synergię pomiędzy poszczególnymi działaniami i naprawdę oszczędzić wysiłki całego zespołu i Twoje pieniądze.

Organizacja firmy #4: Obieg dokumentów i informacji

Specyficznym systemem (można go tak nazwać) jest obieg dokumentów w firmie. W pewnym sensie funkcjonuje odrębnie, ale momentami po prostu wspiera inne systemy. Obieg dokumentów jest jednym z elementów każdego systemu, ale trzeba pamiętać też o obiegu dokumentów (i informacji) pomiędzy systemami.

Zdecydowałam się go wyodrębnić, właśnie dlatego, że tak skomplikowanie zabrzmiało to, co powyżej napisałam 🙂

Mówiąc o obiegu dokumentów, w pewnym sensie mam też na myśli obieg informacji w firmie. Informacja najczęściej jest przenoszona na dokumentach. I tak powinno być w optymalnej sytuacji.

Nie mogę jednak zapomnieć, że w małych firmach cały ogrom informacji jest przechowywanych w głowach i przenoszonych ustnie.

Dopóki firma ma 2-3 pracowników (łącznie z zarządzającymi) – to jest sytuacja normalna i dopuszczalna. Ale już przy 4 pracownikach i więcej – co najmniej niektóre, najważniejsze informacje zaczęłabym formalizować – w formie kart informacyjnych, ewidencji, teczek dokumentów, notatek, planów działania itp. Organizacja firmy to także zorganizowane gromadzenie, przechowywanie i udostępnianie tych niezbędnych informacji.

Dlaczego warto zastanowić się nad obiegiem dokumentów/informacji jako odrębnym „mini-procesem“ w firmie?

Moim zdaniem, w większości firm, to bardzo zaniedbany obszar. I, choć nikt się tego nie spodziewa, wiele codziennych problemów wynika właśnie z niego.

Wciąż powtarzają się pomyłki w zamówieniach? Opóźnione zlecenia? Przyczyną może być słabe planowanie, ale równie dobrze – nieczytelna informacja lub brak informacji.

Pracownicy biura są ekstremalnie zapracowani nawet, kiedy nie ma żadnego klienta? Wciąż odczuwasz potrzebę zwiększania zatrudnienia? A może mają tyle pracy z przepisywaniem informacji z jednej ewidencji do drugiej, albo powielaniem papierów, że na opiekę nad klientem nie mają czasu? Może nie mają czasu na rzeczywiste generowanie zysków dla Ciebie, bo wciąż walczą z natłokiem informacji?

A może wręcz przeciwnie – Wciąż nie wiesz, jakiej sprzedaży możesz się spodziewać w tym tygodniu, miesiącu, kwartale? Nie wiesz, ile zapytań wpływa do firmy? Jaka jest efektywność działania poszczególnych osób? Nie masz listy ani kontaktu do klientów, którzy już od Ciebie coś kupili (taka lista to bezcenna skarbnica)? Te wszystkie informacje są w Twojej firmie, ale… nie są uporządkowane i nie trafiają do Ciebie?

A może masz trudność w delegowaniu zadań, które dotąd wykonywałeś… Bo… wytłumaczenie nowej osobie ogromu komplikacji, wyjątków i sytuacji szczególnych jest tak skomplikowane, że aż… niewykonalne?

Te wszystkie przykłady pochodzą z życia. Jeżeli chcesz poczytać o jednym z takich przykładów, to pisałam o nim w tym artykule: Przykład z życia wzięty – problem w pewnej firmie

Jak uporządkować proces obiegu dokumentów?

Nie sposób uporządkować od razu wszystkiego. Organizacja firmy w różnych obszarach jej działania to niekończący się proces. Dlatego musisz wyznaczyć miejsce startu i poruszać się konsekwentnie, malutkimi krokami, według wyznaczonej ścieżki.

Jak to zrobić?

Najpierw ustal w jakim obszarze potrzebujesz informacji, a ich nie masz? W jakim obszarze jest najwięcej ręcznej pracy, którą można zautomatyzować? Gdzie wyczuwasz największy chaos?

W pierwszej kolejności, kiedy już wybierzesz obszar, którym chcesz się zająć, trzeba będzie przeanalizować i szczegółowo rozpisać schemat:

  • jakie dokumenty wpływają?
  • jaką drogą?
  • kto je odbiera i co z nimi robi dalej?
  • jakie decyzje podejmuje na tym etapie?
  • jakie czynności musi wykonać?
  • co następuje potem?
  • kto i w jakim czasie musi dostać tę informację / dokument? co z nim wtedy zrobi?

Już z takiego przeglądu procesu obiegu dokumentów w wybranym obszarze wynikną dla Ciebie nielogiczności, powielone działania, albo… białe plamy, kiedy „nie wiadomo“ co i kto powinien zrobić. Najpierw trzeba znaleźć sposoby na ich eliminację. Później spróbować, o ile to możliwe, uprościć cały schemat, by wreszcie – zastanowić się nad jego automatyzacją.

Właśnie w chaosie informacji i dokumentów tkwią zwykle ogromne rezerwy czasowe i organizacyjne.

Organizacja firmy #5: Zasady i procedury działania

Ostatnim z elementów, który jest niezbędny, aby organizacja Twojej firmy wykluczała marnowanie pieniędzy i wspomagała rozwój są najróżniejsze zasady, procedury, schematy postępowania.

Nawet, jeżeli wydaje Ci się, że nic takiego nie wprowadzałeś w swojej firmie, to, uwierz mi, one na pewno istnieją! Być może są niepisane, być może nawet nie do końca uświadomione, ale na pewno stosowane. Wprowadzili je Twoi pracownicy, którzy nie wiedząc jak załatwić problem X zaczęli to robić w wymyślony przez siebie sposób. Kiedy nie wiedzieli, jak ustalać cenę dla klienta Y – opracowali swój sposób, itd.

Do pewnego stopnia możesz tolerować taką samodzielność pracowników.

Ale ostatecznie – TO TWOJA FIRMA! I Ty decydujesz, w jaki sposób będzie działała.

Jest też druga strona medalu:Tylko Ty jesteś osobą, która jest w stanie dostrzec niespójność tego, jak działa pracownik A z tym, co robi pracownik B. Tylko Ty możesz wdrożyć standardy, które będą zgodne z szeroką wizją tego, jak ma działać TWOJA firma.

I wreszcie – trzecia strona – taki brak jasnych i jednolitych zasad (procedur, schematów) może być przyczyną szeregu pomyłek, błędów, nieefektywności…

Odradzam tworzenie procedur, dla samych procedur.

Znacznie bardziej efektywne jest krytyczne przyjrzenie się: jak działają pracownicy w określonej sytuacji? Czy jest to optymalne działanie? Jak podejmują decyzje? Czy opierają je na właściwych przesłankach? Najlepiej jest zacząć od ognisk zapalnych. Od tematów i obszarów, które sprawiają najwięcej trudności.

Jedną z metod jest zajmowanie się zawsze NAJSŁABSZYM OGNIWEM w danym momencie. Kiedy widzisz problem w obszarze zamawiania towarów – zastanów się, czy korekty wymaga cały proces? czy wystarczy wprowadzić jasny arkusz kontrolny? a może instrukcję? albo zmienić organizację pracy i powierzyć zadanie osobie z innego działu?

I tylko na koniec dodam, że nawet w jednoosobowej firmie warto wprowadzić (oczywiście prostsze) procedury. Często zwykła lista kontrolna wystarczy, żeby oszczędzić Ci mnóstwo czasu przy powtarzalnych czynnościach. Zapisana instrukcja. Każda powtarzalna czynność może być uproszczona i warto poszukać sposobu, żeby zajmowała jak najmniej czasu.

Lepsza organizacja Twojej firmy to nie luksus!

Jeżeli Twoja pierwsza obawa dotyczy tego, że nie chcesz tyle biurokracji, bo przecież Twoja firma jest mała, to polecam artykuł Systemy i organizacja czy „mały” chaos?w którym nie tylko rozwiewam te watpliwości, ale w punktach podaję Ci jakie jest absolutnie niezbędne w każdej firmie MINIMUM organizacji.

Optymalizacja organizacji Twojej firmy, to, w zasadzie, niekończące się zadanie. Trudno też wymierzyć jego rzeczywisty wpływ na wyniki firmy. Co NIE ZNACZY, że ten wpływ jest nieistotny!

Sprawna i efektywna organizacja firmy, oznacza konkretne oszczędności i realizowanie tego samego znacznie mniejszym nakładem, niższym kosztem, szybciej, z mniejszą ilością błędów i pomyłek.

Zdaję sobie sprawę, że to wszystko, co opisałam tutaj może się wydawać ogromnym przedsięwzięciem. Nie będę Cię okłamywać. Dobra organizacja Twojej firmy to proces, który wymaga czasu i pracy. Ale jest to niezbędny element, żebyś przestał marnować czas i pieniądze na nieefektywne działania. Twoja firma zaczęła być prawdziwym biznesem.

Oczywiście wprowadzane rozwiązania powinny być dostosowane do specyfiki Twojego przedsiębiorstwa i jego wielkości. Mówiłam na ten temat w artykule o etapach rozwoju małej firmy Gorąco polecam, bo na każdym z etapów ważne jest co innego i inne działania są priorytetem. Czas na usprawnianie organizacji przychodzi dopiero po jakimś czasie.

Jeżeli potrzebujesz pomocy w lepszej organizacji Twojej firmy, to daj mi znać. Jest to jeden z elementów, którymi zajmuję się w ramach współpracy z moimi klientami:

Mentoring biznesowy i doradztwo 1-1

 

Fot.: © Maksym Yemelyanov / Fotolia

Posted in Organizacja i zarządzanie and tagged , .