Podział zadań czy struktura organizacyjna firmy? Co lepiej działa?

Czy struktura organizacyjna jest Ci potrzebna, kiedy zarządzasz 5-osobową firmą? Czy schemat organizacyjny jest administracyjnym wymysłem czy realną pomocą w zarządzaniu? W tym artykule wyjaśnię Ci, dlaczego struktura organizacyjna firmy jest potrzebna, jak ją stworzyć i na co zwrócić uwagę oraz w jaki sposób jasna struktura firmy może pomóc w zarządzaniu.

Po czym poznać, że potrzebujesz zająć się strukturą i schematem organizacyjnym firmy?

Jeżeli 80% Twojego czasu zajmuje praca W FIRMIE, to po prostu stworzyłeś sobie bardzo absorbujące i stresujące miejsce zatrudnienia. Ale w ten sposób nigdy nie uwolnisz się i nie staniesz się biznesmenem. Aby naprawdę odblokować rozwój Twojej firmy, a przy okazji uwolnić również Twój czas, musisz zacząć pracować NAD Twoją firmą. Stworzyć z niej prawdziwy biznes, który działa równie sprawnie niezależnie od tego, czy Ty jesteś w biurze, czy nie, zespół, który synergicznie realizuje postawione cele, mechanizm, który generuje zyski. Nie osiągniesz tego, wykonując tylko zadania szeregowego pracownika.

Prawdziwy biznes zaczyna się zawsze od struktury. Pomyśl o tym, że sprawnie działający silnik to nie jest tylko kupka tłoków, cylindrów, przewodów i czujników. Aby silnik był silnikiem, te wszystkie elementy muszą być złożone w odpowiednią całość. Każdy musi znaleźć się na właściwym miejscu, a na dodatek ich działanie musi być wzajemnie sprzężone. Wtedy silnik działa. Podobnie jest z Twoim biznesem.

Schemat organizacyjny przedstawia to, w jaki sposób ułożone są poszczególne elementy biznesu, który za co odpowiada i w jaki sposób powinny współdziałać. To najbardziej przystępna i ogólna definicja schematu organizacyjnego firmy.

Brak jasnej struktury firmy – przykład z życia

Pamiętam pewną rozmowę sprzed lat z moim klientem. Dzwonił wieczorem z błahostką, ale jednocześnie zaczął się uskarżać na przygniatające go obowiązki, codzienne zadania, które, , jego zdaniem, ktoś inny powinien wypełniać. Próbował ustalić przerzucenie na mnie części tych obowiązków. Bez zastanowienia, znienacka, bez ustawienia w systemie całej firmy.

I to jest bardzo częste, kiedy nie myślisz o swojej firmie jak o strukturze uzupełniających się elementów. Najgorszym możliwym rozwiązaniem frustrującej sytuacji są chaotyczne działania. Mogą przynieść dobry efekt tylko przez przypadek i niezwykle rzadko.

Kiedy masz za dużo zadań próbujesz podrzucić je komukolwiek. Pierwszej osobie, która wydaje się mieć odrobinę czasu. Lub komukolwiek innemu. Rozwiązanie wprowadza jeszcze więcej chaosu i jeszcze więcej… pracy i problemów.

W czasie tamtej rozmowy słyszałam też głos drugiego ze wspólników, który najwyraźniej także do późna pracował. Obaj od dawna byli wyraźnie sfrustrowani taką sytuacją. Pracowali od rana do nocy i wciąż z czymś nie nadążali. Drobne, upierdliwe problemy mnożyły się, a oni czuli się, jakby gonili własny ogon.

Rozpaczliwie potrzebowali pomocy, ale trudno było ustalić, gdzie powinni jej szukać. Zatrudnić nowych pracowników, inaczej zorganizować pracę? Outsourcować jakieś zadania?

Ani zatrudnienie nowych pracowników, ani zewnętrznych doradców, delegowanie i outsourcowanie kolejnych zadań samo w sobie nie rozwiąże Twojego problemu braku czasu i zbyt wielu obowiązków! Każdy nowy pracownik i nowy element w biznesowej układance to WIĘCEJ PRACY na biurkach zarządzających!

Każdy nowy pracownik, to nowa umowa do podpisania, nowe rozliczenia do zatwierdzenia i przelewy do zrobienia. Nowa osoba do przeszkolenia i nowe źródło pytań o najdziwniejsze kwestie. Nowy członek zespołu, potencjalne źródło konfliktów i trybik większej maszyny, którego działanie musi być skoordynowane z resztą. Jak myślisz, na kogo spadną te dodatkowe obowiązki?

Co zrobić, aby ilość i podział zadań nie stały się koszmarem?

Właśnie w tym pomaga Ci jasna struktura firmy, schemat organizacyjny, zakresy odpowiedzialności. Dzięki temu wiesz, jak podzielić zadania, kto za co odpowiada. Unikasz chaosu i przytłoczenia faktem, że wszystko jest na Twojej głowie. Unikasz przerostu zatrudnienia, bo jasne jest kto za co odpowiada i jaką ma ilość pracy. Unikasz wielu problemów, pomyłek, błędów. Także pracownicy są bardziej zadowoleni, bo rozumieją, czego od nich oczekujesz.

Czym jest struktura organizacyjna firmy?

Pisząc w tym artykule o strukturze organizacyjnej firmy mam na myśli generalne uporządkowanie tego, w jaki sposób firma działa. W praktyce na tak rozumianą strukturę składa się kilka elementów.

Struktura organizacyjna porządkuje to, w jaki sposób zorganizowana jest i działa firma

1.     Główne procesy i funkcje

Warto mieć jasność, jakie główne procesy są niezbędne do funkcjonowania firmy. Niby-oczywiste, ale kiedy zaczniesz patrzeć, na wszystko, co dzieje się w firmie pod kątem procesów, to wiele kwestii stanie się prostszych. Już samo to uporządkuje sposób działania.

Te procesy mogą obejmować sprzedaż, obsługę i realizację zamówienia od klienta, zarządzanie finansami czy obsługę posprzedażową. Jest pewien biznesowy standard, jednak w każdej firmie procesy mogą być nieco inne.

2.     Schemat organizacyjny firmy

Schemat organizacji firmy to ogólny podział funkcji w firmie. Ja preferuję, żeby schemat organizacyjny odpowiadał podziałowi głównych procesów w firmie. Jeśli jesteś w stanie wydzielić za jaką część procesu (lub cały proces) odpowiada dana jednostka organizacyjna (pion, dział czy stanowisko), to znacznie łatwiej jest określić kto za co odpowiada, a praca przestaje być chaotyczna.

Schemat organizacyjny – przykład uwzględniający główne funkcje (i procesy) w firmie

3.     Opisy stanowisk (i działów)

Dopiero trzecim elementem jest opisanie oczekiwań względem każdego działu lub nawet stanowiska. Kiedy wychodzisz od procesów i masz jasność co do schematu organizacyjnego, to staje się jasne, kto za co odpowiada. Możesz określić precyzyjne zakresy odpowiedzialności, delegować uprawnienia i decyzyjność. A nie tylko delegować pojedyncze zadania.

Jak stworzyć i wykorzystywać strukturę organizacyjną firmy?

Tak, jak napisałam przed chwilą, jeśli zaczniesz myśleć o swojej firmie w kontekście struktury biznesu, to nie tylko uporządkujesz sposób, w jaki działa Twoja firma, ale też ułatwisz sobie podejmowanie wielu codziennych decyzji.

Dopasowanie schematu organizacyjnego firmy do procesów biznesowych

Bardzo ważne jest, aby podział zadań w firmie odpowiadał temu, jakie są faktyczne procesy biznesowe. Dzięki temu nie potrzeba wszystkiego dokładnie opisywać ani wyszczególniać każdego najdrobniejszego zadania. Wiadomo, że dany dział lub pracownik odpowiada za całość procesu od punktu A do punktu B.

Takie podejście pomaga też stworzyć strukturę organizacyjną firmy dopasowaną do jej realiów, a nie kalkę rozwiązania sugerowanego w jakiejś książce.

Główne zasady tworzenia struktury firmy

Kiedy będziesz tworzyć i wdrażać schemat organizacyjny Twojej firmy, pamiętaj o kilku ważnych zasadach:

1.     Dostosowanie do specyfiki

Schemat organizacyjny powinien być dostosowany do specyfiki, celów i strategii Twojej firmy.

Na przykład, jeśli kluczową strategiczną wartością jest jakość wyrobów, to prawdopodobnie umieścisz w strukturze wydzieloną jednostkę (dział lub stanowisko) kontroli jakości. Jeśli pozyskujesz klientów w modelu inbound marketing, to dział marketingu będzie zdecydowanie bardziej rozbudowany niż dział sprzedaży.

Schemat organizacyjny będzie też prawdopodobnie dostosowany do specyficznej struktury działania. Jeśli działasz na różnych rynkach, to prawdopodobnie w schemacie będzie różne działy lub zespoły odpowiadające za każdy z rynków. Być może wydzielisz jednostki odpowiedzialne za produkcję i za usługi.

2.      Określenie podległości służbowej

Schemat organizacyjny pomaga też ustalić kto jest przełożonym każdej konkretnej osoby. To oznacza odpowiedzialność za planowanie, organizowanie i nadzorowanie pracy tej osoby.

Częstym błędem jest, że mimo teoretycznego istnienia schematu organizacyjnego właściciel firmy nadzoruje każde stanowisko. To zdecydowane zaprzeczenia sensu struktury firmy. Po to tworzy się strukturę, żeby zdjąć część zadań nadzorczych i zarządczych z przedsiębiorcy.

Nie tylko schemat organizacyjny powinien określać podległość służbową, ale faktyczna organizacja pracy powinna odpowiadać temu schematowi.

3.     Zgodność uprawnień i odpowiedzialności

Narysowanie schematu organizacyjnego pomaga ustrzec się kolejnego istotnego błędu. Aby pracownicy mogli działać sprawnie i skutecznie, aby byli samodzielni i brali odpowiedzialność trzeba zapewnić im warunki.

To oznacza, że ich uprawnienia, zakres decyzyjności i zakres odpowiedzialności powinny być tożsame. Jeśli ktoś ma odpowiadać za jakiś obszar, to musi mieć tez uprawnienia do podejmowania decyzji w tym obszarze. Te decyzje mogą być obwarowane warunkami i podlegać uzgodnionym standardom. Ale pracownik powinien dostawać samodzielność, decyzyjność i odpowiedzialność łącznie.

Korzyści z tego, że struktura firmy jest przemyślana i wykorzystywana na co dzień

Żadne narzędzie zarządcze nie będzie skuteczne, jeśli nie będzie wykorzystywane na co dzień. Niestety nadal często spotykam się z sytuacją, że na pytanie o schemat organizacyjny, dostaję jakiś ogólny rysunek, wygrzebany z szuflady, stworzony kilka lat wcześniej i zupełnie nie przystający do rzeczywistości.

Struktura Twojej firmy to żywy organizm. Jeśli to konieczne powinna być elastycznie dostosowywana (oczywiście nie codziennie) w miarę potrzeb i zmian.

Dzięki wdrożeniu schematu organizacyjnego:

• Zakresy odpowiedzialności poszczególnych osób są przejrzyste, a uprawnienia decyzyjne jasne.
• Możesz delegować nie tylko pojedyncze zadania (których wykonanie później trzeba monitorować i nadzorować), ale całe zakresy odpowiedzialności i decyzyjność.
• Łatwiej ustalić cele konkretnych działów i stanowisk.
• Główna osoba zarządzająca jest odciążona przez przeniesienie części odpowiedzialności na niższe szczeble (zakres tego przeniesienia zależy od wielkości firmy).
• Łatwo określić, w którym obszarze jest więcej pracy i gdzie potrzebne jest wsparcie lub zatrudnienie kolejnych osób.

Do czego jeszcze możesz wykorzystać strukturę organizacyjną i schemat organizacyjny firmy?

Poza oczywistymi codziennymi i bieżącymi korzyściami z wykorzystania jasnej struktury firmy stwarza ona bazę do wielu szerszych korzyści:

1. Odciążenie zarządzających wyższego szczebla daje im czas na zajęcie się kwestiami strategicznymi i dalsze rozwijanie efektywności działania.
2. Jasne zakresy odpowiedzialności zwiększają samodzielność, odpowiedzialności i motywację pracowników.
3. Jasna struktura organizacyjna firmy pozwala na kaskadowanie celów i wdrożenie skutecznych systemów wynagrodzeń opartych o zarządzanie przez cele.
4. Jasność zakresów działania eliminuje marnotrawstwo, dublowanie zadań i obszary niczyje, którymi nikt się nie zajmuje. To prowadzi do eliminacji wielu sztucznych problemów, pomyłek i trudności.

Struktura organizacyjna i schemat organizacyjny firmy – podsumowanie

Nawet, jeżeli jesteś jedynym menedżerem w Twojej firmie, to zacznij myśleć o strukturze Twojej firmy. Tylko tak, możesz zacząć sprawnie delegować całe obszary odpowiedzialności. Tylko tak możesz odciążyć siebie i dalej rozwijać biznes.

Nawet, jeśli cały zespół zarządzający to rodzina, wtedy tym bardziej warto określić jasne zakresy kompetencji i odpowiedzialności. Wartość rodzinnych firm może polegać na wyjątkowej atmosferze i zaufaniu. Ale muszą się one wystrzegać właśnie marazmu, rozmycia odpowiedzialności i niejasnej decyzyjności.

Nie twierdzę, że dyskusje i konsultowanie problemu z całym zespołem są złe. Wręcz przeciwnie! Ale po tych dyskusjach, konsultacjach i zbieraniu opinii, musi być jedna osoba, która na podstawie całej dostępnej jej wiedzy podejmie taką lub inną decyzję, której nikt nie będzie podważał. Osoba, która weźmie odpowiedzialność za tę decyzję i wcieli ją w życie, a następnie dopilnuje wykonania. Jedna osoba odpowiada za marketing, inna za finanse, jeszcze ktoś inny – za relacje z dostawcami. Wtedy firma działa sprawnie.