Zastanawiasz się jak sprawić, aby podział zadań w Twojej firmie przebiegał w sposób szybki i efektywny, a każdy pracownik dokładnie wiedział, za co jest odpowiedzialny? W tym artykule postaram się przedstawić Ci rozwiązanie na przykładzie własnego doświadczenia.
Jak ma wyglądać strona internetowa? Jakie hasło reklamowe będzie najlepsze dla naszych produktów? Jak zorganizować transport towarów do klientów? Jakie warunki płatności uzgodnić z dostawcami? Zapłacić najpierw podatki, czy zaliczki dla dostawców? Zatrudnić tego pracownika, bo ma niższe oczekiwania finansowe, czy tego bardziej doświadczonego i droższego?
Tysiące decyzji. Tysiące zadań do wykonania.
Każdego dnia, dzień po dniu, miesiąc po miesiącu…
Na tym polega codzienne zarządzanie.
A w tej powodzi zadań należałoby jeszcze znaleźć czas na wizję, strategię i pracę nad rozwojem biznesu. Wdrażanie innowacji, usprawnianie procesów, optymalizację modelu… Jak?
Codziennie obserwuję menedżerów zmagających się z tym problemem. Wbrew pozorom jednak, moim zdaniem, PROBLEMEM NIE JEST NATŁOK ZADAŃ.
Co zrobić, aby podział zadań nie stał się koszmarem?
Codziennych zadań i decyzji jest bardzo dużo, ale nie w tym tkwi problem zastoju, niemożności wdrożenia zmian, trudności z realnym rozwojem…
Problem, o którym dzisiaj piszę znacznie częściej dotyka firmy, w których zespół zarządzający jest więcej niż jednoosobowy!
Mimo, że teoretycznie jest więcej osób, między które można podzielić zadania, rozwój spowalnia… Paradoksalnie znacznie trudniej podjąć spójne decyzje i konsekwentnie je realizować. Przyczyna tego jest prosta:
Demokracja jest dobra, ale… nie w biznesie.
Biznes rządzi się swoimi prawami. Tutaj kiepska decyzja jest lepsza niż brak decyzji. Tutaj konieczna jest konsekwencja w realizacji. Konieczna jest odpowiedzialność – jasna i przypisana do konkretnej osoby, za konkretny rezultat.
Jak to wygląda w praktyce?
Nie wiem, jak wygląda u Ciebie, w Twoim biznesie. Na to pytanie, musisz sobie odpowiedzieć sam.
Ale w biznesach, z którymi pracuję, widuję różne sytuacje:
- Grupa zarządzająca próbuje określić kształt przyszłego biznesu. Zgodnie twierdzą, że mają jasną wizję, jak ich firma powinna wyglądać za 3-5 lat. Ale na każde konkretnie zadane pytanie, każdy z tej grupy odpowiada INACZEJ. W tej sytuacji żaden rozwój nie jest możliwy, bo nie wiadomo, dokąd miałby zmierzać…
- Jeden z zarządzających podejmuje decyzję, zespół zaczyna ją realizować, ale ktoś inny, za miesiąc lub dwa – zmienia tę decyzję i cały zespół ma nagłe hamowanie i zwrot…
- Ktoś rozpoczyna jakiś proces, np. wdrożenia nowego rozwiązania, ale w międzyczasie porywają go inne projekty i zadania. Po kilku miesiącach nic nie jest wdrożone, ale trudno też znaleźć odpowiedzialnych tej sytuacji, bo skoro wszyscy wdrażali, to…
- Nawet, jeśli zarządzający jest jeden, to może zdarzyć się podobny problem – rzucone w powietrze zadanie/projekt, którego nikt nie wykonał. Po kilku miesiącach efektem jest frustracja i wściekłość szefa, bo… nikt nie czuje się odpowiedzialny, nikt nie umiał podjąć decyzji, aby to zadanie zrealizować, nikt nie wiedział, jaki dokładnie ma być efekt końcowy…
Te różne sytuacje mają jedną cechę wspólną: wszystkie zaangażowane w nie osoby mają poczucie, że pomysły i projekty „rozłażą się”, nic nie posuwa się do przodu, a prawdziwy rozwój jest „niemożliwy”. Rośnie napięcie, frustracja i zniechęcenie. Do tego pojawiają się nieuchronne, mniej lub bardziej widoczne konflikty.
A wszystko z powodu… nadziei, że demokratyczne zgromadzenie jest najlepszą możliwą formą prowadzenia biznesu. Otóż… nie jest! 
Jeżeli chcesz mieć prawdziwą firmę, która rozwija się i osiąga sukces, to przede wszystkim musisz mieć klarowną organizację:
- Przejrzyste zakresy odpowiedzialności poszczególnych osób,
- Jasne uprawnienia decyzyjne tych osób,
- Konkretne cele i warunki brzegowe,
- Czytelne standardy działania,
- Mechanizm regularnej kontroli celów i postępów.
Nawet, jeżeli jesteś jedynym menedżerem w twojej firmie, to zacznij myśleć w ten sposób. Tylko tak, możesz zacząć sprawnie delegować całe obszary odpowiedzialności. Tylko tak możesz odciążyć siebie i dalej rozwijać biznes.
Nawet, jeśli cały zespół zarządzający to rodzina, wtedy tym bardziej warto określić jasne zakresy kompetencji i odpowiedzialności. Wartość rodzinnych firm może polegać na wyjątkowej atmosferze i zaufaniu. Ale muszą się one wystrzegać właśnie marazmu, rozmycia odpowiedzialności i niejasnej decyzyjności.
Jeżeli wszyscy odpowiadają za wszystko, to nikt nie odpowiada za nic.
A każda decyzja może być zmieniona inną decyzją? Każda sytuacja rozstrzygana głosowaniem?
Nie twierdzę, że dyskusje i konsultowanie problemu z całym zespołem są złe. Wręcz przeciwnie! Ale po tych dyskusjach, konsultacjach i zbieraniu opinii, musi być jedna osoba, która na podstawie całej dostępnej jej wiedzy podejmie taką lub inną decyzję, której nikt nie będzie podważał. Przynajmniej w jakimś jasno określonym obszarze. Jedna osoba odpowiada za marketing, inna za finanse, jeszcze ktoś inny – za relacje z dostawcami.
A jak to działa w twojej firmie? Wszystkie nitki prowadzą do ciebie czy do zgrupowania kadry zarządzającej? Czy podział zadań między pracowników jest jasny i czytelny dla wszystkich?
Potrzebujesz pomocy w ustaleniu priorytetów i sprawnym delegowaniu zadań? Skorzystaj z indywidualnej konsultacji.
