Czy naprawdę zarządzasz swoją firmą? Czy tylko działasz z dnia na dzień, gasisz pożary i ręcznie sterujesz pracownikami? Jak myślisz, czy można powiedzieć, że to już zarządzanie? Aby prawdziwie zarządzać potrzebna jest czytelna struktura zarządzania firmą.
Powszechne nieporozumienie
Od którego momentu zaczyna się „prawdziwe zarządzanie“? I od czego to zależy? Od obrotów przedsiębiorstwa? Czy od ilości zatrudnionych? A może od jeszcze czegoś innego, na przykład umiejętności delegowania zadań?
Rozpoczynając współpracę z nowym przedsiębiorcą zadaję sporo pytań. Między innymi to najważniejsze:
Ostatnio znowu miałam okazję o to pytać i, jak zwykle, okazało się, że nie jest to wcale takie oczywiste! Każdy menedżer chętnie i bogato opowiada o tym, co firma produkuje, komu sprzedaje i jakie ma plany na rozwój. Ale znacznie rzadziej zastanawia się:
JAKA JEST STRUKTURA ZARZĄDZANIA moją firmą?
Pytanie o strukturę zarządzania jest bazą do jakiegokolwiek realnego zarządzania tym, co wewnątrz firmy. Dlaczego?
Podam kilka przykładów:
- Chcesz zarządzać finansami. Zaczyna się od mierzenia wyników. Samo mierzenie wielkości zysku nie wystarcza. Warto odpowiednio grupować przychody i koszty i też je analizować. Ale jak grupować? Właśnie zgodnie ze strukturą!
- Chciałbyś zarządzać pracownikami. Ale jak im przydzielać zadania? Jak motywować i jak wynagradzać? Też zgodnie ze strukturą!
- Jak mierzyć efekty? Jak analizować rozwój sprzedaży? Oczywiście. Zgodnie ze strukturą.
Czym jest struktura zarządzania firmą? Jak ją zbudować?
To nie jest ani proste ani trudne. Po prostu wymaga nieco wiedzy i odrobinę doświadczenia. I właśnie o tym, jak to zrobić, chcę powiedzieć kilka słów.
Zastanów się:
- Jakie koszty generuje Twoja firma? Czy można je jakoś pogrupować? A jeśli zamiast podziałów na wynagrodzenia, usługi, czynsz itd. poszukać większych kategorii? Np. koszty sprzedaży, marketingu, „produkcji“, koszty zarządzania…
- Jakie są kanały sprzedaży? Ilu ludzi sprzedaje i czy sprzedają w różnych kanałach? W różny sposób?
Właśnie te kwestie ustalasz zwykle, kiedy projektujesz swój model biznesowy. Niewielu przedsiębiorców jednak podchodzi do projektowania przyszłego biznesu tak świadomie, a także później rzadko myśli systemowo o strukturze zarządzania. Tymczasem takie podejście niesamowicie ułatwia samo zarządzanie!
Centra zysków i centra kosztów
W zarządzaniu wyróżnia się jednostki takie jak centra zysku i centra kosztów.
- Czy potrafisz znaleźć w swoim biznesie takie centra zysków?
Myślę sobie, że znacznie łatwiej będzie Ci dostrzec centra kosztów, na przykład dział marketingu, dział finansów itd. Ale nie poprzestawaj na tym! Prawdziwych centrów kosztów (nie powiązanych z zyskami) nie ma aż tak wiele i trudniej nimi zarządzać.
- Czy potrafisz zauważyć skąd płyną zyski Twojej firmy? Mogą to być kanały sprzedaży, grupy produktów, rynki terytorialne.
Jeśli widzisz tę strukturę, to zastanów się, czy nie byłoby dobrze tym grupom (kategoriom) sprzedaży przyporządkować odpowiednie koszty? Np. pensję handlowca, który obsługuje dany kanał, koszty zakupu lub „produkcji“ towaru lub usługi, podróże służbowe do klientów itd. Wtedy mógłbyś zobaczyć informację, ile tak naprawdę pozostaje z wygenerowanej przez każdy taki kanał marży. Czy rzeczywiście kanał, który generuje największe obroty, generuje też największy zysk po potrąceniu wszystkich kosztów?
Jeśli potrafisz wykonać takie ćwiczenie, to właśnie ustaliłeś swoje centra zysku!
Oprócz nich na pewno występują pewne koszty nie powiązane bezpośrednio ze sprzedażą. Można je potraktować jako jedną grupę – koszty ogólne. Ale może da się z nich wyodrębnić jakieś centra kosztów? To znacznie ułatwi zarządzanie nimi. Na przykład w spółce zajmującej się programowaniem takim dodatkowym centrum byłyby koszty IT: utrzymanie serwerów, łączy internetowych, sprzętu i software’u.
I właśnie dowiedziałeś się jaka jest STRUKTURA TWOJEGO BIZNESU!
Do czego wykorzystać informację jaką jest struktura zarządzania firmą?
Przede wszystkim plany finansowe buduj zgodnie ze strukturą centrów zysku. Koszty mierz według tej struktury. Zastanów się nad systemem wynagrodzeń powiązanym ze strukturą. Jeśli chcesz sprawdzić, jak działają pracownicy – porównuj jedno centrum zysków do drugiego. To wszystko znacznie ułatwi zarządzanie i podejmowanie rzetelnych decyzji biznesowych.
Zwróciłeś już zapewne uwagę, że mówiąc o STRUKTURZE nie mam na myśli typowego schematu organizacyjnego. Taki typowy zawiera tylko informację o podległości służbowej, ale najczęściej nie jest zbyt przemyślany pod kątem tego, o czym piszę powyżej. Dobrze zrobiony schemat organizacyjny powinien właśnie odzwierciedlać strukturę!
Powinien obrazować w jaki sposób (z jakich kanałów) przedsiębiorstwo generuje zysk, co ewentualnie ten zysk obciąża (jakie centra kosztów), a dopiero jako wynik tego – kto odpowiada za który ze strumieni zysków lub który budżet kosztów.
Kiedy osiągniesz taką sytuację – TO JEST PRAWDZIWE ZARZĄDZANIE!
Struktura zarządzania firmą – podsumowanie
Chcesz sprawdzić, czy to, co ustaliłeś, to rzeczywiście dobra struktura???
Jak zgrabnie podsumował zaprzyjaźniony właściciel firmy:
„Stworzyliśmy strukturę, która będzie właściwa i będzie działać, niezależnie do tego, czy w danym zespole (centrum zysku) jest jedna, pięć osób czy więcej.“
Właśnie taka powinna być dobra struktura!
A Ty? Wiesz już jak działa Twój biznes? Jaką ma strukturę?
Zajrzyj też do tego obszernego artykułu Jak przygotować raport do zarządzania firmą? żeby zobaczyć w jaki sposób tę strukturę wykorzystać w czytelnych raportach zarządczych i jak to pomoże w rozwoju Twojej firmy.
Gorąco polecam wyjątkowy program mentoringowy Business To Freedom Quest. To program dla przedsiębiorców, którzy chcą w życiu sięgać po więcej.
Fot. tytułowa: © yoshitaka / Fotolia
