Niejeden przedsiębiorca zadaje sobie pytania: Jaki system do zarządzania małą firmą jest najlepszy? Jaki system zarządzania i dlaczego będzie najlepszy dla mojej firmy i jej specyfiki? Czy system ERP to dobry pomysł? A jeśli tak, to kiedy? A jeśli teraz, to który wybrać?
To pytania, na które nie ma jednoznacznej odpowiedzi. A tym bardziej nie ma jednej odpowiedzi dobrej dla wszystkich mikro, małych czy średnich firm. Wiele małych biznesów bazuje na rozproszonych rozwiązaniach, programach czy arkuszach kalkulacyjnych. Niektóre ewidencje są nadal prowadzone w formie papierowej, a niektóre – trzymane tylko w pamięci (czyli nie istnieją).
Do pewnego momentu takie proste sposoby zarządzania firmą wystarczają. Ale kiedy poziom skomplikowania rośnie albo chaos zaczyna utrudniać działania, zastanawiasz się, jak lepiej możesz zarządzać firmą. Czy istnieją systemy zarządzania firmą, które sprawdzą się w takiej firmie jak Twoja? A może to już czas na poszukanie kompleksowego systemu ERP, który jest często przedstawiany jako lek na całe zło?
W tym artykule nie tylko podpowiem, czy system ERP to rzeczywiście najlepsze rozwiązanie dla małej firmy, ale przede wszystkim wyjaśnię, na czym polega kluczowa zmiana filozofii działania, jeśli chodzi o system zarządzania firmą.
Ewolucja podejścia – różne systemy do zarządzania firmą
Od razu wyjaśnię, że nie ma jednego systemu zarządzania biznesem, który będzie dobry dla każdej firmy na każdym etapie jej rozwoju. Jednak Twój biznes rozwija się, a wraz z tym zmieniają się jego potrzeby. Zwykle to pociąga za sobą także konieczność zmiany podejścia do zarządzania firmą i wykorzystania do tego celu różnorodnych narzędzi: ewidencji, checklist, procedur, a w dalszej kolejności arkuszy kalkulacyjnych, raportów finansowych, czy programów i systemów komputerowych.
O narzędziach, które ja uważam za niezwykle przydatne, przeczytasz w artykule „14 narzędzi przedsiębiorcy, które ułatwią Twoje życie”.
1. Stan chaosu i niewiedzy
W początkowym etapie, kiedy firma dopiero zaczyna działać, jest niewielka ilość operacji i informacji, w zasadzie nie szukasz „systemu” zarządzania. Po prostu zarządzasz. Czasem trochę na żywioł, bez ustrukturyzowanych procesów. Do pewnego stopnia to uzasadnione, bo jakiekolwiek skomplikowane systemy mogłyby być tylko przerostem formy nad treścią (której jest niewiele).
Wykorzystujesz proste narzędzia: notatnik, książkę telefoniczną w swoim telefonie, skrzynkę e-mail, kalendarz, czasem prosty arkusz kalkulacyjny (na przykład Excel). Z czasem jednak, kiedy rośnie ilość informacji i działań – ten system przestaje być wydajny i skuteczny. Wręcz przeciwnie – generuje bałagan i frustrację.
Masz poczucie, że wszystko wymyka się z rąk, nie panujesz nad finansami, masz trudność z pilnowaniem zamówień klientów i terminów zleceń. Ten „system” sprawia jeszcze więcej trudności kiedy zatrudnisz pierwszego pracownika i chcesz delegować część zadań. Swoboda i brak określonego przepływu informacji powodują sporo błędów i nieporozumień.
2. Stan analiz ad hoc – pogłębienie chaosu
Kiedy zaczniesz zauważać, że chaos informacyjny nie służy Twojemu biznesowi, a Tobie – utrudnia zarządzanie, zaczniesz wprowadzać różne narzędzia, takie jak programy do zarządzania lub nawet ręcznie prowadzone ewidencje i zestawienia. Od czasu do czasu, na bazie tych ewidencji będziesz robić ad hoc analizy i raporty. Dla Twojej firmy to duży postęp.
Przedstawiłam tę sytuację na schemacie:
W centrum działania Twojego biznesu są najróżniejsze operacje biznesowe – finansowe (na przykład płatność dostawcy) oraz niefinansowe (na przykład przyjęcie zlecenia od klienta na produkcję). W związku z tymi operacjami powstają różne dokumenty, które przekazujesz do księgowości. A niezależnie od tego, w firmie tworzone są różne zestawienia (na przykład przepracowanych roboczogodzin), ewidencje (na przykład ewidencja zleceń). Na podstawie tych rozproszonych zestawień i ewidencji powstają różne analizy i proste raporty (na przykład raport największych klientów lub analiza marży na produktach).
Jak powinien wyglądać dobry raport biznesowy?
Podstawą zarządzania jakimkolwiek biznesem, dużym czy małym, jest informacja. A podstawowym narzędziem – regularny i czytelny raport biznesowy. Taki, który w określonej strukturze pokazuje wyniki różnych obszarów działania firmy.
Trudności rozproszonego systemu zarządzania firmą
Niestety na tym etapie stosujesz rozwiązania fragmentaryczne, które nie są ze sobą zintegrowane. To powoduje uciążliwości związane z koniecznością wprowadzania jednej informacji w wielu miejscach, ale też, co nieuniknione, błędy, pomyłki i nadmiar manualnej pracy.
Z jednej strony taki system zarządzania firmą wymaga sporo ręcznej pracy, nie tylko związanej z ewidencjonowaniem, ale też z późniejszym wydobywaniem potrzebnych informacji w celu całościowej analizy. Informacje są w różnych miejscach i zobaczenie sensownego całościowego obrazu stanu firmy wymaga ich ręcznego porządkowania. Na dodatek pewne obszary są „białymi plamami” nieobjętymi żadną ewidencją. Dlatego analizy i raporty, które powstają w takiej sytuacji, są niekompletne.
Największą wadą tego systemu zarządzania jest, moim zdaniem, brak spójności i wiarygodności informacji, na których opierasz swoje decyzje zarządcze. System przepływu danych jest niespójny i powstają tak zwane silosy informacyjne. Może zdarzyć się (i często się zdarza), że innymi danymi posługuje się księgowość, a inne prezentuje dział sprzedaży, jeszcze inny obraz wynika z danych działu produkcji. Nikt nie uzgadnia tych informacji, a na podstawie takiej fragmentarycznej i niespójnej wiedzy Ty wyciągasz wnioski, które mają wpływ na Twoje decyzje biznesowe. Przyznasz, że to niezbyt korzystna sytuacja.
Kiedy warto stosować rozproszony system do zarządzania firmą oraz analizy i raporty ad hoc
Mimo wszystkich zastrzeżeń i trudności, jakie wymieniłam wyżej odnośnie takiego podejścia do zarządzania i przepływu informacji – jest to najczęściej występujący system zarządzania wśród mikro i małych przedsiębiorstw. Powiem nawet więcej – w wielu sytuacjach sama zapewne nie zalecałabym zmiany.
Jeśli prowadzisz firmę jednoosobową albo zatrudniasz dosłownie kilka osób, to taki sposób działania może być optymalnym. Jeśli poziom skomplikowania operacji w Twojej firmie jest niewielki – nie ma sensu wdrażać zaawansowanych rozwiązań, a najprostszy system zarządzania firmą, który umożliwia Ci kontrolę najważniejszych parametrów, jest w zupełności wystarczający.
Ewentualnie namawiałabym Cię do zapoznania się z filozofią spójnego centrum przepływu informacji (opisaną w kolejnym rozdziale). Nie po to, żeby wdrażać nowe systemy do zarządzania, ale aby pomału zmieniać swój sposób myślenia o zarządzaniu firmą i zwrócić uwagę na jakość informacji zarządczych, na podstawie których podejmujesz ważne decyzje.
3. Zmiana filozofii – centrum przepływu informacji oraz różne narzędzia
Ta zmiana nie polega na zakupieniu kolejnego oprogramowania, czy na zamianie jednego narzędzia na inne. To przede wszystkim zmiana filozofii działania i zmiana sposobu myślenia. Gorąco namawiam do spojrzenia na Twój biznes jako system przeplatających się procesów, a nie zbiór przypadkowych działań.
Kiedy zaczniesz myśleć procesowo, to zobaczysz, że przepływ informacji w firmie także jest procesem. A co ważniejsze – informacje liczbowe i finansowe odzwierciedlają większość pozostałych procesów biznesu. Ale to nie wszystko.
Istotą nowego podejścia jest uznanie danych finansowych i księgowych za centralny rdzeń informacyjny. Księgowość, z nieprzydatnego obowiązku, funkcjonującego na marginesie biznesu i spełniającego tylko potrzeby formalne i fiskalne staje się głównym centrum przetwarzania danych.
Wszystkie dane, dokumenty i informacje są przesyłane do centralnego rejestru (księgowości), a wszelkie informacje, analizy i raporty – generowane z niego. To centrum (księgowość) dostarcza wiarygodne i spójne dane sumaryczne wraz z danymi analitycznymi.
Taka zmiana oczywiście wymaga dostosowania systemu księgowego do nowych funkcji i potrzeb. Niejednokrotnie będzie wymagało bardziej ścisłej współpracy z działem księgowym (czy zewnętrzną księgowością).
Firma nadal może korzystać z mozaiki różnych narzędzi zarządczych, ewidencji i programów. Jednak informacje z tych narzędzi nie są analizowane w oderwaniu od danych finansowych. W pierwszej kolejności zasilają centralną bazę i muszą być z nią spójne.
Na przykład może istnieć niezależny program do planowania i tworzenia harmonogramów produkcji, a nawet – liczenia roboczogodzin. Ale kalkulacja kosztów konkretnego zlecenia (na bazie tych roboczogodzin czy innych danych) jest dokonywana na podstawie informacji z księgowości.
Może być wykorzystywany niezależny program do zarządzania relacjami z klientami (CRM), ale informacje o wynikach sprzedaży są zawsze potwierdzane na bazie informacji księgowych.
Pisząc tu o „księgowości” mam na myśli nieco szerzej cały system rachunkowości, niekiedy także z elementami rachunkowości zarządczej. W najprostszym układzie – to może być nawet podatkowa książka przychodów i rozchodów, ale prowadzona w sposób ułatwiający koordynację przepływu danych i zwrotnie – otrzymywanie przydatnych zarządczo informacji (na przykład koszty w podziale na określone kategorie).
Korzyści z bardziej scentralizowanego podejścia do przepływu informacji zarządczych
Taka zmiana akcentów i podejścia do przepływu informacji zarządczych daje niezliczone korzyści.
Najważniejszą z nich jest spójność, a więc także wiarygodność informacji, które są podstawą biznesowych decyzji. Dzięki synchronizacji sprzedaży, kosztów, projektów informacje, którymi dysponujesz są rzetelne i możliwie kompletne.
Chociaż są wykorzystywane różne programy i narzędzia, które także mogą być źródłem przydatnych informacji, ale są one traktowane tylko pomocniczo, jako uzupełnienie, a nie główne źródło wiedzy o stanie firmy.
Wprowadzenie takiego podejścia może wymagać pewnego wysiłku organizacyjnego i starannego doboru zestawu narzędzi (programów, systemów i ewidencji), wykorzystywanych w firmie. Celem jest jak najlepsza integracja poszczególnych programów, w optymalnym przypadku – automatyczne przesyłanie danych z jednego systemu do drugiego. Jednak w zamian otrzymujemy mniejszym wysiłkiem znacznie bardziej wiarygodne i spójne informacje, będące podstawą do zarządzania firmą.
Punkt wyjścia do wdrożenia systemu zarządzania firmą klasy ERP
Ta zmiana filozofii, którą tu proponuję, nie jest tylko techniczną kwestią – z jakich programów korzysta firma. Na tym etapie zwykle są to już programy komputerowe, ale nie jest wykluczone wykorzystanie także ręcznie tworzonych ewidencji. Przede wszystkim jednak jest to zmiana mentalna. Nie mają znaczenia narzędzia, z jakich korzystasz, tylko proces przepływu informacji.
Taka zmiana podejścia, w mojej opinii, jest doskonałym krokiem pośrednim PRZED wdrożeniem systemu zarządzania klasy ERP. Ale może być też stosowanym przez lata spójnym systemem do zarządzania firmą, bez konieczności wprowadzania oprogramowania w pełni zintegrowanego.
Jeśli prowadzisz małą firmę, kilkunasto- lub kilkudziesięcioosobową, ta zmiana podejścia na bardziej scentralizowane i częściowo zintegrowane może dać Ci solidną bazę systemu do zarządzania bez konieczności sięgania po droższe (i bardziej skomplikowane) systemy.
A jeśli Twoja firma rozwinie się na tyle, że konieczne będzie zastosowanie systemu ERP, to stworzone procesy i standardy przepływu informacji będą doskonałym przygotowaniem do jego wdrożenia, ułatwią je i usprawnią.
4. Dalsza optymalizacja narzędzi – czyli kompleksowy system ERP
Taki system do zarządzania zapewnia pełną spójność informacji zarządczych w całej firmie i ich wysoką wiarygodność. Eliminuje większość ręcznych operacji przenoszenia i przetwarzania danych oraz kalkulacji i analiz. Daje też możliwość wprowadzenia różnorodnych mechanizmów kontrolnych, na przykład różny poziom uprawnień do autoryzacji pewnych operacji albo minimalne poziomy zapasów, czy automatyczne zamówienia.
System do zarządzania klasy ERP dostarcza niemal w czasie rzeczywistym sumaryczne wyniki w układzie specyficznym dla przyjętej w firmie struktury zarządzania – linii biznesowych, centrów przychodów czy kosztów. Informacje są wiarygodne, rzetelne, spójne, a przy tym – pozyskiwane minimalnym kosztem (optymalne wykorzystanie pracy ludzkiej). Taka informacja zarządcza jest podstawą wyważonych, racjonalnych decyzji biznesowych.
Kiedy zakup i wdrożenie systemu ERP do zarządzania małą firmą to dobry pomysł?
Chociaż system do zarządzania klasy ERP wydaje się najbardziej korzystnym rozwiązaniem, nie zawsze i nie dla każdego biznesu tak jest. Tego rodzaju systemy niewątpliwie zapewniają doskonałą kontrolę nad codziennym funkcjonowaniem skomplikowanych i większych biznesów oraz dostarczają wysokiej jakości informacje zarządcze.
Jednak pierwszą barierą, na którą większość osób zwraca uwagę, jest wysoki koszt zakupu i wdrożenia takiego systemu. Z mojego doświadczenia podpowiem, że poza inwestycją finansową należy też uwzględnić inwestycję organizacyjną. Wdrożenie takiego systemu to złożony projekt, do którego trzeba oddelegować najbardziej doświadczonych pracowników, a projekt może trwać kilka miesięcy. Przestrzegam przed uleganiem złudzeniu, że dostawca systemu wdroży go bez angażowania zespołu firmy. To niewykonalne.
Druga bariera dotyczy zmian w organizacji i działaniu firmy oraz konieczności zapewnienia codziennej obsługi systemu ERP. Te doskonałe systemy, aby działać poprawnie wymagają ścisłego przestrzegania ustalonych schematów działania, pewnej formalizacji i przede wszystkim – bieżącego wprowadzania danych. Często zdarza się, że samo wprowadzanie danych jest bardziej skomplikowane niż przy prostszym systemie.
Kiedy rozważasz taki system do zarządzania dla dużej firmy, w dużą ilością operacji i liczniejszym zespołem, trudności, które wymieniłam nie mają znaczenia. Niezbędna standaryzacja będzie nawet korzyścią, a nie wadą.
Natomiast w mniejszych firmach decyzja o zakupie i wdrożeniu systemu do zarządzania klasy ERP powinna zawsze być poprzedzona głęboką analizą kosztów takiego wdrożenia i późniejszego korzystania z niego z korzyściami dla samej organizacji i jakości zarządzania nią. Może się okazać, że bardziej racjonalnym działaniem będzie pozostanie przy systemie hybrydowym, który opisałam we wcześniejszym rozdziale.
Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie do zarządzania firmą?
Kiedy rozmawiamy o systemach do zarządzania firmą, czy to bardziej kompleksowych (jak systemy ERP) czy programach do różnych obszarów zarządzania, zwykle pada pytanie: „Który program jest najlepszy?”
Oczywiście nie ma jednej prostej odpowiedzi na takie pytanie. Ale mogę Ci podpowiedzieć metodę MOSCOW, która doskonale pomaga w podjęciu decyzji, który program czy system do zarządzania będzie optymalny W TWOJEJ sytuacji.
Metoda MOSCOW – skuteczna selekcja narzędzi i programów
Twój optymalny wybór zależy od tego, co potrzebujesz i jakie kryteria wyboru przyjmujesz. Co jest dla Ciebie ważne, a co mniej istotne? Jaką masz sytuację i specyficzne wymagania?
Stosując metodę MOSCOW wybierzesz to, co jest najlepiej dopasowane do Twoich potrzeb, a z drugiej strony – wybór stanie się dużo prostszy. Nazwa metody MoSCoW to skrót od słów:
- M – MUST (musi być): dotyczy wszystkich funkcjonalności, które są dla Ciebie kluczowe, bez których nie możesz się obyć.
- S – SHOULD (powinien być): to te funkcje programu, które nie są krytyczne, ale które też są ważne i priorytetowe dla Ciebie.
- C – COULD (może być): to te wszystkie elementy, które fajnie byłoby mieć. Na zasadzie: jeśli starczy czasu, środków i możliwości, to dobrze, żeby były.
- W – WON’T (nie będzie): to funkcje, które na razie nie są potrzebne i nie będziesz ich używał, ale w przyszłości mogą być przydatne i wtedy być może wdrożysz.
Oczywiście taka analiza będzie wyglądała zupełnie inaczej, kiedy wybierasz program do fakturowania dla jednoosobowej firmy, a inaczej – oprogramowanie ERP dla międzynarodowej korporacji zatrudniającej tysiące pracowników. Metoda MoSCoW pomaga jednak nie zapomnieć o ważnych kwestiach, skupić się na priorytetach i wybrać mądrze.
Jak wybrać system do zarządzania firmą krok po kroku?
Krok 1: Określ kryteria
Przede wszystkim określ, czego naprawdę potrzebujesz, korzystając z metody MOSCOW.
Krok 2: Przejrzyj dostępne rozwiązania i zrób selekcję
Zacznij od zrobienia listy dostępnych rozwiązań. Dokonaj pierwszej selekcji. Programy, które nie spełniają ustalonych przez Ciebie kryteriów MUST i SHOULD odrzuć od razu.
Jeśli na Twojej liście zostało więcej niż 4 programy, to zrób drugą selekcję – wybierz te, które spełniają najwięcej kryteriów, a pozostałe odrzuć. Możesz też spojrzeć na stosunek funkcjonalności do ceny.
Wybierz 3-5 rozwiązań, które spełniają ustalone przez Ciebie kryteria i przejdź do testowania.
Krok 3: Przetestuj kilka wybranych programów i podejmij decyzję
Testowanie wszystkich programów nie ma sensu i jest stratą czasu. Testowanie po wstępnej selekcji jest potrzebne i konieczne. Sprawdź w wersji testowej, jak przebiega proces wprowadzania danych, zrób symulację operacji, które na co dzień wykonujecie w firmie, sprawdź w praktyce integracje. Oceń też na ile poruszanie się po programie jest intuicyjne, na ile łatwo będzie się go nauczyć albo przystosować do specyficznych potrzeb.
W wielu obszarach działania firmy istnieje tak wiele dostępnych programów i są one do siebie tak podobne pod względem funkcjonalności, że tym co decyduje o wyborze może być nawet kolorystyka lub wygląd interfejsu.
Jeśli Twój wybór dotyczy systemu ERP, to testowanie rzeczywistych operacji Twojej firmy może być trudniejsze ze względu na kompleksowość niezbędnych ustawień programu. Ale także w tym przypadku możesz poprosić o udostępnienie wersji demo z danymi przykładowej firmy i przetestować ją.
***
Ten proces możesz zastosować do dowolnego oprogramowania. Stosując tę prostą metodę i proces upewniasz się, że będzie to przemyślany wybór, dopasowany do Twoich specyficznych potrzeb i optymalny w danych warunkach.
Opinie innych użytkowników są bardzo ważne i cenne. Jednak każda firma może być trochę inna, każdy użytkownik może lubić coś innego. Dlatego wybierając – warto kierować się swoimi potrzebami, swoimi kryteriami i preferencjami.
Kluczowe pytania przed wyborem systemu zarządzania
Kiedy wybierasz system do zarządzania firmą, poza kryteriami specyficznymi dla Twojego biznesu, warto zwrócić uwagę na kluczowe kwestie:
Czy dany system integruje się z innymi używanymi przez Ciebie narzędziami?
Na ile łatwa i niezawodna jest ta integracja? Czy wymaga dodatkowych działań, czy może być w pełni automatyczna?
Czy system jest skalowalny?
Jeśli zakładasz rozwój swojego biznesu (a najczęściej tak jest), to ważne będzie, czy dany system do zarządzania lub oprogramowanie będzie „rósł” wraz z firmą. Oczywiście naiwnością byłoby oczekiwać, że będziesz korzystać z tego samego systemu do końca istnienia Twojej firmy i niezależnie od jej wielkości. Jednak im bardziej dojrzała firma i większy poziom jej skomplikowania, tym trudniejszą operacją staje się zmiana systemu do zarządzania firmą. Dlatego warto, żeby aktualny wybór dawał możliwość rozwoju i wzrostu firmy co najmniej na kilka lat.
Czy koszt wdrożenia danego systemu jest proporcjonalny do korzyści?
Jak przy każdej innej decyzji biznesowej – inwestycja w system zarządczy musi się zwrócić i przynieść dodatkową korzyść firmie. Zwróć uwagę nie tylko na koszty finansowe wdrożenia, ale też na koszty organizacyjne.
Jaki system do zarządzania małą firmą? – podsumowanie
Jak widzisz, nie każda mała firma potrzebuje systemu do zarządzania na poziomie ERP. Najważniejsze jest na jakim etapie własnego rozwoju jest Twój biznes, jaka jest jego wielkość i poziom skomplikowania oraz ilość codziennych operacji. W zależności od tego różne mogą być optymalne rozwiązania.
Wybierając sposób wspierania zarządzania i podejmowania decyzji w firmie warto wziąć pod uwagę nie tylko poziom zaawansowania programów i narzędzi, ale przede wszystkim stosunek ceny do korzyści w odniesieniu do każdego z nich.
Decyzja o wyborze takiego czy innego rozwiązania wymaga całościowego spojrzenia na to, jak funkcjonuje Twoja firma dzisiaj, także w kontekście uporządkowania procesów i standaryzacji działań. Z drugiej strony – taka decyzja powinna być podejmowana z perspektywy wizji rozwoju i celów stawianych przed Twoim biznesem w perspektywie najbliższych lat. Wymaga mądrego wyważenia ambitnych planów na przyszłość z aktualnymi realiami.
Jeśli potrzebujesz pomocy przy ocenie swojej sytuacji i wyborze optymalnego systemu zarządzania to możesz skorzystać z indywidualnej konsultacji ze mną. Jeśli chcesz całościowo uporządkować sposób zarządzania swoją firmą, nie tylko od strony narzędzi, to zdecydowanie najlepszym rozwiązaniem jest program mentoringowy.
Fot. tytułowa: © Rawpixel.com, Fotolia / Adobe
