Zarządzanie czasem to niekończąca się opowieść. Jak mieć więcej czasu i spokoju?

Zarządzanie czasem – Jak mieć więcej czasu na najważniejsze rzeczy?

Przeczytasz w 3 minut

Zarządzanie czasem to niekończąca się opowieść. Nie możesz mieć więcej czasu, bo nie wydłuższysz doby. Ale możesz inaczej zorganizować swoje działania i mieć więcej czasu na rzeczy, które są dla Ciebie najważniejsze i rozwijają Ciebie i Twój biznes.

Codziennie widzę ekstremalnie zabieganych menedżerów. Wiesz o czym mówię? Też biegasz od rana do wieczora? Też próbujesz panować nad tysiącem spraw z różnym skutkiem?

Czy to źle?

To zależy.

Zacznijmy od początku.

Najpierw rzeczy najważniejsze, czyli zarządzanie czasem od podstaw

Po co pracujesz? Do jakiego celu zmierzasz?

Wyobraź sobie… lekarz mówi, że został Ci rok życia. Jak spędziłbyś jutrzejszy dzień? A gdyby pozostało Ci tylko pół roku? A jeśli tylko miesiąc? Jakie sprawy byłyby dla Ciebie najważniejsze? Z kim chciałbyś koniecznie się spotkać? Komu poświęcić czas i uwagę? Jakich marzeń, planów i ambicji nie spełniłeś i najbardziej byś ich żałował?

Wielu autorów zaleca nawet spisanie tych wszystkich rzeczy. Najważniejsze, to je sobie uświadomić i nie zapominać. Nigdy, przenigdy. Dlatego zapisanie takiej listy bardzo pomaga.

Co jest dla Ciebie najważniejsze?

Tak naprawę powstanie lista wartości, które są dla Ciebie najważniejsze w życiu. Być może lista celów, ważnych osób, zasad. Jakie zasady i wartości są dla Ciebie ważne? Czego nigdy byś nie poświęcił?

Masz już swoją listę?

Przypuszczam, że praca sama w sobie nie występuje na tej liście. Co najwyżej określone wartości, ważne dla Ciebie, które dzięki tej pracy realizujesz. Ważne osoby, cele i wizje.

Na liście NIE ZNAJDĄ SIĘ też pieniądze, klienci, terminy ani nic w tym stylu.

W takim razie czas na następny krok.

Jak znaleźć czas na rzeczy ważne?

Słyszałeś pewnie wiele razy o matrycy Eisenhowera, o podziale zadań na ważne i pilne. Klasyczne narzędzie prezentowane pod hasłem „zarządzanie czasem“. Próbowałeś?

Ja próbowałam wiele razy. Za każdym razem z równie marnym skutkiem.

Aż pewnego razu, nie szukając, trafiłam na jedno zdanie, które spowodowało olśnienie!

Kiedy następnym razem będziesz przeglądać swoją bardzo długą listę zadań do zrobienia, to podziel je na ważne i pilne, ważne i niepilne, pilne i nieważne itd., ale….

WAŻNE oznacza ważne dla Ciebie!

Sprawdź czy konkretne zadanie jest ważne z punktu widzenia Twoich najważniejszych życiowych wartości? Czy raczej jest ważne dla Twojego klienta, współpracownika, partnera? Czy Twoje odczucie pilności danego zadania wynika z TWOICH priorytetów, czy z ponaglania przez kogoś innego?

Jeżeli ważna jest dla Ciebie rodzina albo przyszłość Twoich dzieci, a na liście zadań masz akurat udział w szkolnym przedstawieniu syna oraz opracowanie raportu, który Twój klient chce mieć za 3 godziny, to co wybierzesz? Co jest ważne dla Ciebie, a co dla Twojego klienta?

Niestety najczęściej jest tak, że jeśli coś odczuwamy jako pilne, naglące, to nadajemy temu większy priorytet i ważność niż sprawom, które może nie są pilne, nie domagają się głośno naszej uwagi, ale bez których życie traci kolor.

Na początek uwierz, że jeśli jasno określisz co jest dla Ciebie naprawdę ważne, a później przypilnujesz, żeby w pierwszej kolejności zająć się tymi właśnie rzeczami, to Twoje życie nabierze kolorów.

Zniknie napięcie, poczucie winy, że nie zdążyłeś zrobić tego, tego i tamtego. Zaczniesz poświęcać czas na rzeczy naprawdę ważne, pchniesz wiele spraw do przodu, odczujesz, że Twoje życie nabrało nowej jakości.

Najtrudniejszy element to zarządzanie Twoimi codziennymi wyborami

Jest tylko jedna trudność.

Konsekwencja.

Bardzo trudno stale tego pilnować, nie wpaść w stare schematy, konsekwentnie zmieniać kolejność, analizować każde zadanie.

Mnie osobiście najtrudniej idzie z zadaniami „pilnymi“ i takimi, które „muszą“ być wykonane.

Celowo użyłam cudzysłów. Na jednym ze szkoleń psychologicznych nauczono mnie, że wolny człowiek nic nie musi. To słowo jest adekwatne tylko w jednej sytuacji. Każda żywa istota MUSI umrzeć. Wszystko inne to kwestia naszych wyborów.

Jak więc to jest z kolejnym PILNYM raportem, który MUSI być dostarczony na jutro rano?

Bardzo proste.

Co się stanie jeśli go nie dostarczysz? Czyj świat się zawali? Jakie są maksymalnie negatywne konsekwencje jego niedostarczenia? Dlaczego uważasz jego terminowe dostarczenie za WAŻNE? Czy rzeczywiście mieści się w liście ważnych dla Ciebie wartości, którą spisałeś na początku?

A co ze sprawdzaniem bez końca, czy oddawany raport jest idealny i bezbłędny? Z robieniem wszystkiego osobiście, bo nikt inny nie zrobi tak dobrze?

Pomyśl tylko.

Czy celem Twojego życia jest uzyskanie plakietki idealnego i bezbłędnego twórcy raportów zaharowanego na śmierć? Bez rodziny, przyjaciół, ze steranym zdrowiem, ale dumnie noszącego plakietkę na piersi? I wiecznie obiecującego samemu sobie, że kiedyś, później…. wreszcie…. zaczniesz żyć inaczej?

Kiedy nagle to odkryjesz…

Że wszystko zależy od Ciebie…

Że nie można wykonać wszystkich zadań i mieć czystą listę, ale można zmienić swoje podejście do nich…

Przykład z życia

Od kilku miesięcy mam niewątpliwą przyjemność obserwować tę zmianę u pewnego menedżera. Po prostu któregoś razu weszłam do jego biura i zobaczyłam puste biurko. Z dumą pokazał mi też uporządkowane papiery. Od tamtego czasu ma dużo czasu na rozmowy o rzeczywiście ważnych rzeczach: o rozwoju firmy, o planach, o zarządzaniu. Zajmuje się naprawdę istotnymi tematami, drobne sprawy deleguje pracownikom, odpuszcza drobiazgi, zdecydowanie mniej się stresuje.

Kiedy zapytałam skąd ta nagła zmiana, usłyszałam, że nagle uświadomił sobie starą prawdę (przypisywaną Einsteinowi), że

„Szaleniec to ten, który powtarza takie same czynności, ale za każdym razem oczekuje innych rezultatów“.

Po prostu zmienił swoje podejście i zachowanie i zaczął mieć więcej czasu!

Cóż… wydaje mi się, że mówiłam mu to od roku 😉

 

Fot.: © contrastwerkstatt / Fotolia

Twoi znajomi też powinni to przeczytać? Śmiało, daj im znać!
Posted in Organizacja i zarządzanie.