Mikrozarządzanie – wielu przedsiębiorców doświadcza na co dzień jego bolesnych skutków: ciągłego stresu, frustracji, przemęczenia i poczucia uwięzienia we własnej firmie. To paradoks, w którym z troski o firmę i jej rozwój, lider staje się jej największym ograniczeniem. Wydaje się to nieuniknione, szczególnie w mikro i małych firmach, gdzie każda decyzja, każde działanie właściciela wpływa bezpośrednio na efekty całej organizacji. Jednak prawdziwy rozwój firmy wymaga od Ciebie przejścia na wyższy poziom. Jakie cechy przywódcy potrzebujesz w sobie rozwinąć, aby były korzystne nie tylko dla firmy. ale też dla Ciebie?
Chodzi o świadome działanie, które opiera się na jasno wyznaczonej wizji i zaufaniu do zespołu, a nie na ciągłej kontroli każdego szczegółu. Oznacza to dla przedsiębiorcy konieczność zmiany nawyków i przekonań, co może być trudnym, ale niezwykle satysfakcjonującym procesem.
W tym artykule pokażę Ci, jak w pięciu praktycznych krokach przejść od mikrozarządzania do przywództwa, odzyskując równowagę, czas i przestrzeń na prawdziwy rozwój swojej firmy. Przygotowałam dla Ciebie praktyczne wskazówki, dzięki którym nie tylko odzyskasz kontrolę nad swoim czasem, ale także staniesz się liderem, za którym zespół chętnie podąży.
Czym jest mikrozarządzanie i dlaczego warto je porzucić?
Krótka lista prostych pytań:
- Masz poczucie, że bez Ciebie Twoja firma przestanie działać?
- Masz niesamodzielnych pracowników i wszystkiego musisz dopilnować osobiście?
- Pracujesz od rana do nocy i nieustannie trawi Cię niepokój, że coś nie jest dopilnowane?
- Masz poczucie, że bez Ciebie Twoja firma przestanie działać, bo nikt nie zatroszczy się o całość, nie pomyśli, nie zapobiegnie, nie rozwiąże kluczowych problemów?
To wszystko są objawy mikrozarządzania (eng.: micromanagement).
Skutki takiego zarządzania są bardzo niekorzystne:
- Ty jesteś przepracowany / przepracowana i sfrustrowany / sfrustrowana. Jesteś na prostej drodze do wypalenia.
- Twoi pracownicy wcale nie czują się lepiej – są tak samo sfrustrowani, mają poczucie braku sprawczości, spada ich motywacja i pomału – wycofują się. Przestają się czuć odpowiedzialni, bo nie dostają samodzielności.
- Efektywność działania spada, bo Ty stajesz się wąskim ogniwem. Twoja doba jest za krótka, żeby pomieścić wszystkie zadania.
- W takiej sytuacji nie ma mowy o rozwoju biznesu, a tym bardziej o jego skalowaniu. Nie ma jak, bo nie jesteś w stanie sklonować samej / samego siebie.
Mechanizm mikrozarządzania
Chociaż większość przedsiębiorców wie, że mikrozarządzanie jest niekorzystne, jednak wpadają w to samo błędne koło:
Twoje działania wynikają z tego, jak się czujesz, jakie masz nawyki i w co wierzysz lub nie wierzysz. Skoro niepokoisz się, martwisz i obawiasz, to kontrolowanie każdego detalu jest dla Ciebie sposobem na uspokojenie własnych emocji. Może być też sposobem na podnoszenie poczucia własnej wartości (jestem niezastąpiony) albo zwykłym nawykiem.
Skoro nie wierzysz, że pracownicy mogliby zrobić to samo co Ty, nie ufasz im, to Twoje delegowanie zadań jest pozorne. Oddajesz zadania pracownikowi, ale cały czas patrzysz mu na ręce i nie dajesz przestrzeni na naukę. Pierwsze niepowodzenie jest dla Ciebie dowodem na to, w co od początku wierzyłaś / wierzyłeś, że delegowanie nie działa i wszystko musisz sama / sam zrobić. Na dodatek ugruntowujesz swoje przekonanie, że nie możesz ufać pracownikom, więc aby uspokoić swój niepokój, czy wszystko jest zrobione – tym bardziej kontrolujesz i angażujesz się w każdy detal.
Zgubny nawyk mikrozarządzania utrzymuje się tym bardziej, że często chowa się pod pozorami „bycia odpowiedzialnym” za firmę i za to jak działa. Jednak w istocie – takie działanie blokuje rozwój firmy.
Przywództwo – co to tak naprawdę znaczy?
Prawdziwe przywództwo oznacza bycie dojrzałym, świadomym siebie człowiekiem z jasną wizją i wartościami.
Najpierw trzeba być człowiekiem, a dopiero później LIDEREM.
Jeśli jesteś silnym, osadzonym w sobie, mającym zaufanie do siebie, etycznym i mądrym człowiekiem, to potrafisz też być takim przywódcą. Bierzesz odpowiedzialność za siebie, za swoje działania, za swoje życie. Masz wizję świata, jaki chcesz wokół siebie stworzyć i idziesz tą ścieżką. Bez oglądania się na to, czy ktoś Ci przyklaskuje, czy ktoś Cię za to pochwalił albo zaaprobował Twoje decyzje.
Bez ociągania, bez marudzenia. Skoncentrowany, zdeterminowany i stale wyznaczający sobie nowe cele. Pilnujący kierunku. Mobilizujący sam siebie.
Masz swoją wizję, widzisz swoją ścieżkę i nią kroczysz. Inni podążają za Tobą albo nie. To zupełnie nie ma znaczenia. Jesteś liderem. Sam / sama dla siebie. A być może też dla innych.
Gdybym miała wymienić główne cechy prawdziwego przywódcy, to byłyby to:
Przywództwo polega na ustalaniu wizji i misji, nadawaniu kierunku działania, a później motywowaniu siebie i zespołu, aby podjąć wysiłek realizacji tej wizji. Przywódca nie tylko monitoruje realizację, ale przede wszystkim pilnuje, aby zachować kierunek w czasie sztormów i turbulencji. Dba o dostosowywanie planu i pilnowanie standardów.
Wobec tak poważnych zadań główną rolą przywódcy nie jest „robienie”. On skupia się na wizji i celach, zamiast kontrolowania szczegółów. To, zresztą, jedna z ważnych umiejętności przywódcy – odróżnianie co jest priorytetem, a co nieistotnym detalem.
Pisałam na ten temat więcej w innych artykułach:
Jak wykształcić u siebie cechy przywódcy?
1. Zacznij od swojego „dlaczego?”
Określ woje wartości, cele i życiową wizję. Jeśli nie znasz swojego osobistego celu, nie uświadamiasz sobie, co jest DLA CIEBIE ważne i dlaczego robisz to, co robisz – to trudno Ci będzie zmotywować nie tylko siebie, ale tym bardziej jakikolwiek zespół.
Zadawaj sobie pytania – nie tylko jednorazowo, ale co jakiś czas do nich wracaj:
- Dokąd zmierzam? Co chcę osiągnąć?
- Czego pragnę?
- Jaki jest szerszy obraz tej sytuacji?
- Co jest dla mnie ważne? Jakie wartości i standardy?
- Jaki jest sens mojego życia i jak chcę zmienić świat na lepszy?
- Po co robię to, co robię?
Jeżeli kieruje Tobą pasja – tym lepiej. Pozwól, żeby Twoja pasja dodawała energii temu co robisz.
2. Buduj swoją samoświadomość
Praca nad własnymi cechami przywódcy to w dużym stopniu praca nad własną samoświadomością. Czyli nieustanne obserwowanie samego siebie. Zadawanie sobie pytań:
- Dlaczego tak reaguję?
- Co w tej chwili czuję i jak to wpływa na mój ogląd sytuacji?
- Dlaczego ta sytuacja mnie porusza / złości / smuci / niepokoi / martwi / powoduje poczucie winy?
- Czy moje przekonanie / to, w co wierzę, mi pomaga, czy nie bardzo?
- Skąd to przekonanie / emocja / uczucie / nastrój się bierze i jak mogę to zmienić?
- Co przychodzi mi łatwiej niż innym, a co nie jest moją silną stroną?
- Czy wierzę w siebie i swoją wartość? Co na to wpływa?
- Kim jestem?
Kiedy będziesz coraz lepiej rozumieć siebie i swoje pobudki, to możesz zacząć ZARZĄDZAĆ sobą. To niezmiernie ważna umiejętność, która wpływa na każde Twoje działanie. Nie jesteś już biernym uczestnikiem wydarzeń, działasz bardziej sprawczo. Zamiast odruchowo reagować (nie rozumiejąc mechanizmów swoich reakcji) zaczniesz świadomie wybierać sposób odpowiedzi na sytuację. Na tym polega pro-aktywność.
3. Deleguj zadania i odpuść kontrolę
Rozszerzając swoją samoświadomość, jednocześnie – ucz się ufać swojemu zespołowi, stopniowo oddając odpowiedzialność za coraz większe obszary działania. Zacznij od małych kroków, np. delegując pojedyncze zadania lub projekty.
Obserwując swój opór i zarządzając swoimi reakcjami (o czym pisałam wyżej), zacznij wdrażać klarowne obszary odpowiedzialności w zespole. Pierwszym krokiem będzie zwykle ustalenie czytelnej struktury firmy i zakresu odpowiedzialności. Drugim wdrożenie zarządzania przez cele.
Trzecim, kluczowym dla powodzenia krokiem, jest zmiana Twoich nawyków mikrozarządzania i wtrącania się w każdy szczegół. Ten krok wymaga zapanowania nad Twoim niepokojem i barkiem zaufania oraz transformacji niezdrowych przekonań na temat prowadzenia firmy, pracowników i wielu innych.
4. Ćwicz koncentrację i konsekwencję działania
Nie ma jednego sposobu motywowania samego siebie, który będzie dobry dla każdego. Nie ma też jednego dobrego sposobu na koncentrację. Potrzebujesz wypracować swoje własne.
Kluczowe dla Twojego powodzenia, ale też dla wypełniania Twojej roli jako przywódcy jest koncentrowanie się na tym, co najważniejsze, bez rozpraszania się na drobiazgi oraz elastyczna konsekwencja i wytrwałość, nawet w obliczu przeciwności.
Możesz wykorzystać różne metody do zarządzania sobą w tym obszarze:
- Częste wizualizowanie sobie wizji i przypominanie sobie, dlaczego robisz to, co robisz.
- Czerpanie energii do działania z Twojej pasji.
- Wyznaczanie konkretnych celów cząstkowych (pośrednich) i konsekwentna realizacji tych celów.
- Odpowiednie zarządzanie czasem, aby nie marnować czasu i nie działać chaotycznie.
- Nieustanne przypominanie sobie i koncentracja na priorytetach, zamiast na drobiazgowej kontroli szczegółów.
5. Stale rozwijaj swoją wewnętrzną siłę i inteligencję emocjonalną
Bycie przywódcą dla innych zaczyna się zawsze od pracy nad sobą, własnym rozwojem emocjonalnym, życiowym i duchowym. Jest to praca nad własną inteligencją emocjonalną i społeczną. Nad mindsetem, czyli przekonaniami, nawykami, schematami, sposobem myślenia. Nad własną motywacją i koncentracją.
Silni przywódcy, którzy nie boją się zmieniających się okoliczności, to ci, którzy stale budują swoją stabilność psychiczną, umiejętność radzenia sobie z emocjami oraz sytuacjami kryzysowymi. Dojrzały lider nieustannie rozwija swoją odporność psychiczną, elastyczność i umiejętność skutecznego działania, nawet pod presją.
Praktyczne sposoby i narzędzia, które pomogą Ci przejść od mikrozarządzania do przywództwa
Przejście od mikrozarządzania do prawdziwego przywództwa wymaga konkretnych działań i przemyślanej strategii. Zacznij od wdrożenia jasnego systemu delegowania obowiązków – ustal z zespołem, kto jest odpowiedzialny za poszczególne obszary i zadania. Dzięki temu każdy pracownik dokładnie wie, jakie są jego obowiązki i zakres odpowiedzialności, co minimalizuje potrzebę Twojego bezpośredniego zaangażowania w każdą czynność.
Dobrym rozwiązaniem jest również wprowadzenie regularnych spotkań zespołu o charakterze strategicznym zamiast ciągłych interwencji i kontroli. Podczas takich spotkań omawiajcie postępy, wyzwania oraz priorytety na nadchodzący okres. To podejście daje pracownikom przestrzeń na samodzielność, jednocześnie zapewniając Tobie komfort kontroli sytuacji z odpowiedniego dystansu.
W praktyce doskonale sprawdzają się narzędzia, które ułatwiają komunikację i monitorowanie postępów, takie jak Slack czy Microsoft Teams, a także narzędzia do zarządzania projektami, np. Asana, Trello lub ClickUp. Dzięki nim Ty i Twój zespół możecie na bieżąco śledzić postępy prac bez konieczności ciągłego pytania o szczegóły, co zmniejsza presję oraz podnosi efektywność pracy całej firmy.
W tym artykule podaję listę narzędzi, które ja używam i rekomenduję:
Narzędzia biznesowe – 14 propozycji, które ułatwią Twoje życie. Moje rekomendacje na 2024
Jak inni ułatwiają sobie zarządzanie firmą? Jakie narzędzia biznesowe działają u innych? Co sprawdza się w praktyce? Jakie narzędzia do zarządzania firmą używają doświadczeni przedsiębiorcy? Zadajesz sobie takie pytania?
Biznesy, które borykają się z problemem mikrozarządzania zwykle mają też ukryty inny poważny problem – brak zarządzania systemowego. Kiedy wszystkie sytuacje traktujesz jednostkowo, podejmujesz jednostkowe decyzje, nie ma jasnych zasad, standardów i wytycznych – trudno takie zadania i decyzje delegować. Dlatego może być konieczna zmiana sposobu działania na bardziej wystandaryzowany. Wprowadzenie jasnych kryteriów decyzji i procedur działania. W razie wystąpienia problemów – rozwiązywanie ich systemowo, z ustaleniem rzeczywistych przyczyn tak, żeby nie powtórzyły się w przyszłości.
Rozwinęłam ten temat w artykule: Jak podejście systemowe pomaga eliminować pomyłki i błędy?
Jak od mikrozarządzania przejść do przywództwa – podsumowanie
Mimo że, kiedy obserwujemy znanych przywódców, na pierwszy rzut oka wydaje się, że ich cechą jest specyficzna charyzma i to, że podążają za nimi inni. Jednak jest to tylko powierzchowny obraz.
Ludzie podążają za wielkim przywódcą, bo on jest dojrzałym i mądrym człowiekiem, który zna swój cel, potrafi do niego dążyć, ma motywację i siłę, żeby zarazić swoim zapałem i swoimi wartościami innych. Na tym polega prawdziwe przywództwo.
Jeśli chcesz zmierzać w tym kierunku, to zacznij od obserwacji własnych nawyków zarządzania. W każdej sytuacji, szczególnie w tych trudnych, zadaj sobie pytanie: „Czy jesteś teraz bliżej mikrozarządzania, czy bliżej przywództwa?”
Pamiętaj, że skuteczny lider zaczyna od zarządzania sobą, a zespołem – w drugiej kolejności!
Dzięki temu zawsze będzie na ścieżce do sukcesu, niezależnie od tego, z kim, gdzie i kiedy przyjdzie mu pracować.
Artykuł powstał na bazie moich odpowiedzi udzielanych przedsiębiorcom na platformie Quora.
Fot. tytułowa: © Mondela, Fotolia / Adobe
