Zarządzanie projketem a opowiadanie bajek dzieciom

Bajkowe wskazówki a skuteczne zarządzanie projektem

Przeczytasz w 4 minut

Czy w rytmie afrykańskich tam-tamów, w zaczarowanym towarzystwie lwów, słoni, małp, tygrysów i hipopotamów, można uczyć się prowadzenia biznesu od bajkowych szamanów? Czy opowiadanie bajek dzieciom i zarządzanie projektem mają ze sobą cokolwiek wspólnego?

Zaskoczyłam Cię? Pozwól mi wyjaśnić.

Równo 4 lata temu powstawało w Poznaniu pewne stowarzyszenie dobroczynne. Kilkadziesiąt energicznych kobiet, z różnym doświadczeniem życiowym, w różnym wieku, najróżniejszych zawodów i temperamentów, w różnej sytuacji życiowej i rodzinnej.

Co je łączyło? Wyłącznie organiczna potrzeba czynienia DOBRA. Kierunki tego „dobra“ były dosyć niejasne. Dokładnie rzecz biorąc – rozbieżne. Każda wyobrażała je sobie inaczej, albo nie miała pojęcia wcale, jak powinno wyglądać.

I tak powstało Stowarzyszenie. Jedno z wielu w Polsce i na świecie zrzeszonych w największej tego typu organizacji wolontarystycznej Lions Clubs International (po informacje odsyłam do Google).

Praca stowarzyszenia to nieustanne zarządzanie projektem

Jak działa nasze Stowarzyszenie?

Mimo odmiennej natury, ma bardzo wiele wspólnego z biznesem. Nie chodzi oczywiście o zarabianie pieniędzy. Chociaż…

Ze względu na wolontarystyczny charakter i brak pracowników, ta organizacja działa akcyjnie. Organizuje kilka wydarzeń charytatywnych rocznie. Każde z wydarzeń koordynuje inna członkini, która dobiera sobie do pomocy niektóre koleżanki z Klubu. Dzięki temu, żadna nie jest długoterminowo nadmiernie obciążona, każda może spróbować swoich sił w koordynacji projektu, a wyjątkowe talenty poszczególnych osób są dobrze wykorzystane.

Mimo amatorskiego charakteru, powstają w ten sposób fantastyczne wydarzenia, klimatyczne koncerty, seanse filmowe, baliki i pikniki dla dzieci, czy wreszcie… cykliczne już Bajkowisko, w czasie którego wspólnie czytają i słuchają bajek dzieci od lat 2 do 102. Trochę więcej o jednej z jego edycji możesz posłuchać tutaj, a więcej znajdziesz z łatwością w internecie lub na Facebooku.

W jaki sposób taka organizacja może czerpać z wiedzy o zarządzaniu biznesem było dla mnie oczywiste od początku. Konieczne są w niej umiejętności zarządzania finansami, organizowania i podziału pracy, delegowania zadań i ich koordynacji w czasie. Kluczowa dla powodzenia staje się skuteczna KOMUNIKACJA i motywacja. Każde organizowane wydarzenie jest jak odrębny projekt, który trzeba dobrze zaplanować w czasie, wypromować, „sprzedać“, zorganizować, przeprowadzić, podsumować. Członkinie Stowarzyszenia wgryzały się w arkana zarządzania metodą prób i błędów, kolejnych doświadczeń, dyskusji, porażek i sukcesów.

Ale dzisiaj zastanowił mnie kierunek odwrotny.

Czy my, ludzie biznesu, możemy czegoś nauczyć się od takiej amatorskiej, charytatywnej organizacji?

Czy doświadczenia z koordynacji i organizacji Bajkowiska mogłyby być przydatne w zarządzaniu biznesem?

Znalazłam co najmniej kilka obszarów, które członkinie tego Stowarzyszenia nieustannie doskonalą w boju, a które są wręcz niezbędnymi elementami w zarządzaniu każdą firmą:

Po pierwsze – wartości uniwersalne jako cel i wyznacznik działania.

Zarządzanie projketem a opowiadanie bajek dzieciomWyobraź sobie, że dostajesz zadanie przeprowadzenia sporego projektu. Do pomocy potrzebujesz kilkudziesięciu osób o różnych umiejętnościach: artystycznych, organizacyjnych, grafików, dźwiękowców, potrzebujesz wynająć salę, zorganizować wyżywienie, noclegi itd. Ten spory zespół ludzi musi pracować ciężko, z zaangażowaniem, często po godzinach lub wręcz nocami.

A teraz wyobraź sobie, że wszyscy ci ludzie pracują za darmo! Że Twój budżet na przeprowadzenie tego projektu wynosi dokładnie… ZERO.

Czy to byłoby możliwe w biznesie? Oczywiście nie i nie zachęcam Cię, żebyś przestał płacić, albo zaczął płacić mniej swoim pracownikom. Ale pomyśl: Jeżeli można wzbudzić w ludziach tak ogromną motywację BEZ WYNAGRODZENIA, to jak bardzo skuteczna i dynamiczna mogłaby być Twoja firma, gdybyś potrafił tak motywować swoich dobrze wynagradzanych pracowników?

Ludzi zaangażowanych w organizację Bajkowiska motywuje czynienie dobra, świadomość, że tym działaniem wspierają bardzo konkretnie Hospicjum Palium w Poznaniu, a jednocześnie – dzieci chore, niepełnosprawne, z biedniejszych rodzin. To potężny motywator, jak widać.

Czy jest możliwe, że Twój zespół będzie działał bardziej efektywnie, jeśli będą mu przyświecały równie ważne wartości? Wizja celu, który jest bezsprzecznie szlachetny? Np. potrzeba wspierania waszych klientów, pomoc ludziom w wybudowaniu ich własnego domu, w wypromowaniu ich usług, w zdrowym trybie życia?

Na co dzień rzadko rozmawiamy o tak „wzniosłych“ rzeczach, a tymczasem, to właśnie one motywują najbardziej. Wartości. Są uniwersalne.

Po drugie – skuteczna współpraca i docenianie różnic.

W jaki sposób grupa amatorów, nie pracujących ze sobą na co dzień, bez środków finansowych może zorganizować tak duże przedsięwzięcie, na 400 widzów, z zaangażowaniem znanych osobistości z całej Polski, na dodatek w swoim czasie wolnym, realizując się jednocześnie zawodowo i rodzinnie?

W takiej sytuacji kluczowe stają się: przydział zadań odpowiednio do możliwości i talentów poszczególnych osób, szybka i skuteczna komunikacja, sprawna koordynacja działań tak dużego zespołu, wzajemny szacunek i tak prozaiczna sprawa, jak… uprzejmość.

W grę wchodzą więc duże umiejętności z obszaru „miękkiego zarządzania“ i inteligencji społecznej, umiejętność budowania relacji interpersonalnych opartych na szacunku i zaufaniu. Wytworzenie takiej kultury pracy, żeby każdy czuł się potrzebny, żeby wiedział co ma wykonać i kiedy, jakie miejsce jego praca zajmuje w całości zadania, żeby każdy wykonywał mały wycinek pracy sprawnie i na czas i szanował wysiłek pozostałych…

Wyobraź sobie, o ile lepiej mógłby pracować Twój zespół, jeżeli będzie pracował w taki sposób? Czy potrafisz stworzyć taką kulturę organizacji?

Po trzecie – „sprzedanie“ idei odbiorcom.

Odbiorcami wydarzenia takiego, jak Bajkowisko są dwie grupy:

  • po pierwsze – rodziny z dziećmi, które przychodzą tak tłumnie, że cegiełki-wejściówki rozchodzą się w 10 dni, na długo przed datą wydarzenia;
  • po drugie – liczne firmy i osoby prywatne, które wspierają ideę darowiznami pieniężnymi tak hojnie, że tylko z kolejnych edycji Bajkowiska na Hospicjum Palium uzbierano dotąd ponad 83 tys. zł

Jak to się dzieje, że projekt gromadzi wokół nie tylko garstkę zapaleńców, którzy go realizują, ale doskonale rezonuje z otoczeniem? Że ludzie z zewnątrz nie tylko wspierają ideę słownie, ale chętnie w niej uczestniczą i dobrowolnie wpłacają znaczne sumy?

Na pewno bardzo ważna jest czytelna, szlachetna IDEA i WIZJA konkretnej pomocy, którą realizujemy. Ale nie mniej ważne jest ZAUFANIE. Nie tylko, że organizator nie sprzeniewierzy pieniędzy, że w 100% trafią one tam, gdzie zostało umówione, ale również, że JAKOŚĆ wydarzenia sprosta oczekiwaniom. Że uczestnictwo w takim przedsięwzięciu to PRESTIŻ, a nie tylko odruch serca.

I wreszcie, nie mniej ważna, dobra zabawa, radość i przeżycie, które główni odbiorcy – w tym przypadku dzieci – zapamiętają na długo. O każdy szczegół tego DOŚWIADCZENIA (user experience) szczególnie dbamy w trakcie przygotowań.

Czy zarządzanie projektem według bajkowego scenariusza jest skuteczne?

Kiedy czytasz ten artykuł, trzecia edycja Bajkowiska już dawno się odbyła i, nie mam wątpliwości, zakończyła się sukcesem i odbiła szerokim echem w środowisku. Za rok jeszcze więcej osób będzie chciało dołączyć!!!

Czy widzisz w tym analogie do sposobu, w jaki działamy w biznesie?

Myślę, że nauka czasem przychodzi z zaskakujących stron i warto mieć oczy szeroko otwarte…

 

Fot.: © umnola / Fotolia

Twoi znajomi też powinni to przeczytać? Śmiało, daj im znać!
Posted in Organizacja i zarządzanie, Strategia i rozwój, Zarządzanie ludźmi and tagged , .