ciemny las

Jak ogarnąć finanse w firmie?

Czy masz dobry plan na finanse w  firmie na kolejny rok?

Jeśli nadal nie zdążyłeś opracować żadnego planu, to tym bardziej dobry moment, żeby wreszcie się tym zająć.

Jak mówił Seneka:

„Nawet pomyślne wiatry nie sprzyjają temu, kto nie wie dokąd zmierza.”

Dlatego, dzisiaj bardzo skondensowany przepis na roczny plan operacyjny dla finansów w Twojej firmie.

Po pierwsze – dokąd zmierzasz

Gdzie chcesz doprowadzić swoją firmę za 3-5 lat, również pod kątem finansów w firmie. A dokąd musisz dotrzeć w ciągu najbliższego roku, żeby ten długoterminowy plan był realny? Co jest, Twoim zdaniem, najważniejsze? Jakimi obszarami trzeba się zająć w pierwszej kolejności?

Najpierw spisz wszystkie te obszary i określ zmianę jakościową, którą chcesz dokonać. Oczywiście najlepiej byłoby nadać też tym celom parametry ilościowe – mierzalne. Ale na to przyjdzie też czas później. Na tym etapie ważne jest, żebyś TY WIEDZIAŁ  co chcesz osiągnąć w tym najbliższym roku.

Po drugie – skąd wyruszasz

Tak, tak. To wcale nie jest takie oczywiste. I wcale nie jest nieznaczące. Żeby dobrze przygotować się do tej drogi, musisz przecież sprawdzić mapę, nakreślić trasę, sprawdzić dystans do pokonania, zaplanować poszczególne etapy, przygotować odpowiedni sprzęt, dobrać ludzi.

W przypadku biznesu – kluczowe jest określenie dzisiejszej kondycji Twojego przedsiębiorstwa: które obszary są w doskonałej formie, a które niedomagają? Jak mają się finanse w firmie? Czy firma ma wystarczające zapasy gotówki? Jak spływają nalezności? Płynnie? A rentowność jest na odpowiednim poziomie?

Czy macie system sprzedaży czy raczej jest to dzieło każdorazowego przypadku? W jaki sposób docierają do Was nowi klienci? Skąd? Co ich skłania do zakupów? Na pewno wiesz to wszystko?

Czy system marketingu Twojej firmy jest dostosowany do tej wiedzy o potencjalnych klientach? Jaki jest Wasz przekaz marketingowy? Wystarczająco spójny? Czy kluczowa wartość obiecywana klientowi na etapie sprzedaży jest konsekwentnie dostarczana? Czy „gubi się” po drodze, przez niedbałą obsługę, opóźniony montaż, albo nierzetelną obsługę gwarancyjną? Gdzie tkwią słabe punkty?

A jak działa organizacja? Czy masz prawdziwy zespół, który wiosłuje w jednym kierunku? A może raczej grupę specjalistów, z których każdy robi co może, ale którym trudno osiągnąć jakąkolwiek synergię?

Czy praca jest usystematyzowana w taki sposób, że organizacja jest w stanie bez większego problemu obsłużyć dwukrotnie, albo pięciokrotnie większą ilość zleceń? A jeśli nie – czego brakuje?

Jak wygląda zarządzanie w Twoim biznesie, również jeśli chodzi o finanse w firmie? Czy jest to doraźne gaszenie pożarów?  Czy montowanie czujek przeciwogniowych? A może, po każdym pożarze, zbieracie się i badacie przyczyny, żeby zapobiec ewentualnym powtórkom?

Czy delegujesz zadania, czy również odpowiedzialność? Zastanów się, czy pracownicy mają jasność co do nich należy, jakie są standardy wykonywania pracy i czego od nich oczekujesz?

Po trzecie – priorytety

Dopiero teraz, kiedy już wiesz, dokąd chcesz dotrzeć, i mniej więcej wiesz, skąd wyruszasz… musisz WYBRAĆ. Czy będzie to np. zarządzanie czy finanse w firmie. Nie ma możliwości zająć się wszystkim naraz. Nikt nie ma władzy nad czasem, nikt nie wydłuży doby. A zarządzanie to między innymi umiejętność priorytetyzowania.

Wybierz 5-6 obszarów: które są najbardziej pilne, w których problemy są największe, które są najbardziej kluczowe dla funkcjonowania Twojej firmy, albo bez których inne zmiany nie będą mogły ruszyć.

Tylko 5-6 z nich. Reszta będzie zrealizowana za rok lub w dalszej kolejności.

Po czwarte – określ cele, zdefiniuj projekty i rozmieść w czasie

W każdym z obszarów, które wymagają zmian w tym roku, musisz określić konkretne, mierzalne, ambitne, ale realne cele. Co KONKRETNIE zamierzasz osiągnąć? Jaki ma być efekt Twojego działania?

Kiedy już wypiszesz te 5-6 konkretnych celów, to zastanów się, kiedy będzie najlepszy czas na realizację każdego z nich? Może którymś lepiej zająć się w miesiącach zimowych? Albo wakacyjnych? A może któryś cel musi być zrealizowany najpierw, a inny później, bo wynika z tego pierwszego?

Dobrym pomysłem jest rozpisanie kwartalnego kalendarza celów – co zamierzasz zrealizować w każdym z kwartałów? To najlepszy sposób, żeby monitorować postęp. Jeden konkretny obszar-cel na kwartał, too mogą być np. finanse w firmie, czy sprzedaż.

Po piąte i ostatnie

Trzymaj ten plan blisko, często do niego zaglądaj i realizuj punkt po punkcie. Zaangażuj swój zespół, a jeśli to wskazane – wyznacz osoby odpowiedzialne za poszczególne projekty. PAMIĘTAJ, żeby z każdą zaangażowaną osobą dokładnie przedyskutować każdy z opisanych tutaj punktów: skąd wyruszacie, dokąd zmierzacie i jak zamierzacie tam dotrzeć oraz dlaczego.

Jeśli ktoś nie będzie rozumiał Twojego procesu myślowego, to trudno mu będzie zaangażować się w realizację tego celu. Jeśli zrozumie jak ważny jest dla całej firmy i dlaczego – ze znacznie większą motywacją ruszy do realizacji.

I pamiętaj dzisiejszy tytułowy cytat z piosenki Krzysztofa Klenczona:ciemny las

„…Daleka droga cię onieśmiela jak innych wielu
Lecz stanąć w miejscu to zostać w tyle…”

Drobna rada na częstą bolączkę, związaną z takimi planami

Niestety bardzo często się zdarza, że mimo najlepszego przygotowania opracowany w grudniu plan już po pół roku okazuje się nie bardzo przystawać do rzeczywistości, a po 9 miesiącach po prostu zupełnie się z nią mija. I co wtedy? Zwykle w takich sytuacjach (zakładając, że wytrwałeś z konsekwentną realizacją i monitorowaniem planu aż tak długo) zniechęcają się najwytrwalsi.

Wtedy (ale nie wcześniej niż po dwóch kwartałach realizacji planu), zacznij proces planowania od nowa. Potraktuj ten proces jako coś ciągłego. Zastanów się od nowa, np. co pół roku, gdzie znajduje się Twój biznes, jaka jest jego kondycja, dokąd zmierzasz, co jest aktualnym priorytetem, jak mają się finanse w firmie.

Nie chodzi o to, żeby zburzyć to, co wypracowałeś wcześniej, albo, żeby rozpocząć rewolucję.

Ale o to, żeby ZAKTUALIZOWAĆ Twój plan. O to, żeby był żywy i rozwijał się wraz z przedsiębiorstwem. A również o to, żeby uniknąć kilkumiesięcznej przerwy na przełomie każdego roku. Zawsze możesz mieć aktualny plan na najbliższe 12 miesięcy.

I wreszcie… po szóste – uporządkuj zarządzanie finansami w firmie

Niestety tym, czego brakuje najczęściej są plany finansowe i analiza bieżących wyników. Możesz mieć wspaniały pomysł na biznes i szczegółowy plan jego realizacji, ale jeśli całość nie będzie wykonalna finansowo, nie będzie zyskowna, to cały ten pomysł nie będzie biznesem.

Bez zysku można prowadzić działalność charytatywną, ale nie biznes.

Dlatego finanse są tym, o co powinieneś dbać zawsze. Jeśli jeszcze tego nie robisz, to sięgnij po wiedzę JAK, którą znajdziesz na tym blogu albo po prostu zgłoś się do mnie na konsultację. Wielu przedsiębiorców korzysta z konsultacji, bo potrzebują zewnętrznego spojrzenia na sytuację finansową swojej firmy, przedyskutowania planów, rady, jak analizować wyniki albo pomocy w decyzji w którą stronę ruszyć.

 

Fot. © szmuli/ Fotolia