Jak przygotować plan biznesu? To skomplikowany proces

Jak podjąć decyzję o nowym przedsięwzięciu? – plan biznesu

Przeczytasz w 4 minut

Jednym z nieuchronnych pytań, przed jakimi staje każdy przedsiębiorca, jest pytanie czy zaczynać dane przedsięwzięcie, angażować się w nowy biznes, rozwijać nową linię produktów? Na te pytanie odpowie przede wszystkim dobrze przygotowany plan biznesu. Ale – jak przygotować taki plan?

Niezależnie od tego, czy dopiero rozpoczynasz swoją działalność, czy już prowadząc ją od jakiegoś czasu, chcesz rozwinąć na nowy obszar, nowy rynek, nowy produkt, trafność tej pierwszej decyzji stanowi często o być albo nie być. Stanowi o sukcesie lub porażce. Nawet jeśli nie porażce całej Twojej działalności, to co najmniej o poniesieniu straty na tym nowym przedsięwzięciu. Jak zatem podejmować takie decyzje? Co wziąć pod uwagę? Co najpierw, a co później?

W rozpoczynanym właśnie cyklu artykułów przedstawię główne obszary, na które warto zwrócić uwagę podejmując decyzję o nowym przedsięwzięciu. Omówię zasady i potrzebę planowania finansowego, sposoby oszacowania różnych rodzajów ryzyka, podstawowe wskaźniki, sposób sporządzenia analizy SWOT.

Tradycyjny biznes plan

Decyzja o każdej nowej inwestycji to tak naprawdę sporządzenie nowego planu tego biznesu (lub jego części). I choć wielu przedsiębiorców rozumie pod tym pojęciem opasłe tomisko, zawierające skomplikowane analizy, które są potrzebne tylko dla banku, instytucji rozdzielającej fundusze unijne, albo potencjalnego inwestora, tak naprawdę plan biznesu, to podstawowe narzędzie, którym każdy menedżer powinien posługiwać się na co dzień. I niekoniecznie oznacza to pisanie obszernych opracowań, opisanie rynku, konkurencji, produktu.

Biznes plan sporządzany dla instytucji zewnętrznej zwykle składa się z kilku podstawowych części:

  1. Opis przedsięwzięcia
  2. Charakterystyka przedsiębiorstwa
  3. Opis produktu
  4. Struktura, sposób zarządzania i kadra przedsiębiorstwa
  5. Rynek i konkurencja
  6. Marketing i sprzedaż
  7. Plan i harmonogram realizacji
  8. Analiza finansowa

Takie rozbudowanie planu Twojego biznesu jest niezbędne, jeśli ma on być czytelny dla osoby z zewnątrz, nie znającej naszego przedsiębiorstwa. Na co dzień nie ma potrzeby tak kompleksowego opisywania wszystkich aspektów działania firmy. Wskazane jest jednak kontrolowanie jakości działania w podstawowych obszarach funkcjonowania firmy: jakości i sposobu organizacji personelu, pozycji i strategii konkurencyjnej, organizacji marketingu i sprzedaży. W większych firmach każdym z tych obszarów zajmuje się odrębny dział, w mniejszych – większość zadań spada na zarządzającego. Właśnie dlatego konieczne jest wypracowanie uproszczonych sposobów na zarządzanie każdym z tych obszarów.

Jak przygotować wewnętrzny plan biznesu?

Analiza zasobów firmy

Zadaniem, jakie staje przed menedżerem jest ocena stanu i zarządzanie jakością zasobów przedsiębiorstwa: ludzi, produktów, pozycji konkurencyjnej, strategii marketingowej. Szczególnie w przypadku podejmowania nowych przedsięwzięć, warto odpowiedzieć sobie na pytania:

  • CO chcemy sprzedawać i czy jest to atrakcyjne dla klienta?Jak przygotować plan biznesu? To skomplikowany proces
  • KTO to zrobi? Czy ma do tego kwalifikacje i niezbędne narzędzia?
  • JAK chcemy zachęcić do klienta, reklamować i sprzedawać nasz produkt?
  • KIM jest nasz potencjalny klient?
  • JAKI jest rynek, na którym chcemy sprzedawać i konkurencja?
  • DLACZEGO klient miałby wybrać nasz produkt, firmę?

Większość tych zagadnień jest analizowana przez menedżerów i, choć na ogół nie doczekuje się pisemnych opracowań, jednak w dokumentach firmy znajdują się analizy, notatki i plany, które pomagają zarządzać poszczególnymi obszarami. Analiza wszystkich zasobów firmy, wraz z planem przedsięwzięcia znajduje kwintesencję z budowanym następnie planie finansowym.

Plan finansowy

Można powiedzieć, że plan finansowy jest sercem planu każdego biznesu. W nim skupiają się, jak w soczewce, wyniki analizy rynku i produktu, efekty zaplanowanej strategii marketingowej, kadrowej, plan i harmonogram czasowy każdego przedsięwzięcia. W rzeczywistości, to właśnie plan finansowy jest podstawowym narzędziem zarządzania firmą, niezależnie od tego, czy dotyczy normalnej działalności, jej rozwoju, czy nowych przedsięwzięć.

Budowa planu finansowego jest szczególnie trudna w odniesieniu do nowych przedsięwzięć. W tym przypadku występuje duży stopień niepewności co do założonych wielkości przychodów i kosztów, należy uwzględnić dodatkowe analizy ryzyka, wariantowanie. Piszę o tym w kolejnym artykule z tej serii: Jak podjąć decyzję o nowym przedsięwzięciu? – ryzyko biznesowe #2

Plan finansowy to pojęcie bardzo obszerne. Najczęściej sporządza się jego część wynikową, tzn. plan rachunku wyników, który obejmuje planowane przychody i koszty (całej firmy lub wybranego przedsięwzięcia) w rozbiciu na kolejne okresy czasowe. Decyzja co do długości okresu planowania zależy od wielu czynników. W planowaniu krótkookresowym jest to najczęściej jeden rok, w długookresowym 3-5 lat, przy czym ten pierwszy rok warto rozbić na okresy mniejsze (miesiące lub nawet tygodnie), a kolejne lata planuje się sumarycznie, albo w rozbiciu na kwartały (zależy to od specyfiki produktu, firmy, sezonowości sprzedaży).

Drugim elementem planu finansowego jest plan przepływów pieniężnych. Jego opracowanie jest obarczone jeszcze większym marginesem błędu niż rachunek wyników, jednak jest niezbędne dla ograniczenia ryzyka. W wielu przypadkach niepowodzenie nowego przedsięwzięcia wynika nie z błędnego opracowania i wdrożenia na rynek produktu, nie z niskiej zyskowności, ale właśnie z zatorów płatniczych. Prozaiczny brak gotówki może poważnie zachwiać działaniem firmy. Dlatego właściwe planowanie przepływów pieniężnych jest konieczne, bo pomaga przewidzieć rafy i zaplanować, jak je ominąć.

Co zrobić, żeby plan biznesu nie pozostał tylko planem?

Niezbędnym elementem zarządzania przedsięwzięciem jest nie tylko rzetelne zaplanowanie związanych z nim wielkości finansowych, ale też ich ciągłe monitorowanie w trakcie realizacji. Ewentualne odchylenia muszą być weryfikowane. Ich wystąpienie może świadczyć o niedokładności planowania i wtedy plan na kolejne okresy powinien być odpowiednio zmodyfikowany.

Ale odchylenia mogą też wskazywać na nieprzewidziane okoliczności, niepożądane zjawiska, brak realizacji zamierzonych rezultatów. W takiej sytuacji modyfikacji podlega nie tylko plan finansowy. Należy wtedy od nowa przeprowadzić analizę wstępnych założeń przedsięwzięcia, zweryfikować planowane efekty, podjąć decyzję o wdrożeniu działań korygujących, o kontynuacji lub zaniechaniu przedsięwzięcia. Również w tych decyzjach niezbędne jest wsparcie specjalisty od zarządzania finansami, który pomoże zbudować różne modele biznesowe, zaplanować działania i określić ryzyko.

Na koniec….

Plan finansowy jest niezbędny przed podjęciem decyzji o jakimkolwiek nowym przedsięwzięciu. Weryfikacja rezultatów i ciągła modyfikacja planu – są podstawą sprawnego zarządzania w trakcie prowadzenia przedsięwzięcia.

Jednak samo zestawienie w tabeli planowanych przychodów i kosztów, a nawet planowanych wpływów i wydatków za poszczególne okresy nie pomoże jeszcze w podjęciu decyzji: „angażować się czy nie w ten nowy biznes”. Konieczne jest oszacowanie ryzyka, potencjalnych zysków (wskaźników zwrotu) oraz szans i zagrożeń dla przedsięwzięcia. O tym w kolejnych artykułach tego cyklu:

Jeśli chcesz zagłębić się w temat biznes planów przygotowywanych na potrzeby zewnętrzne, to polecam artykuł Jak napisać dobry biznes plan? Natomiast o źródłach kapitału na finansowanie nowego przedsięwzięcia pisałam w artykule Kapitał na rozwój Twojego przedsiębiorstwa – 5 najważniejszych źródeł

Jeżeli potrzebujesz pomocy i nie wiesz jak przygotować biznes plan, to napisz do mnie.

 

Fot.: © adam121 / Fotolia

Twoi znajomi też powinni to przeczytać? Śmiało, daj im znać!
Posted in Organizacja i zarządzanie, Strategia i rozwój, Zarządzanie finansami and tagged , , .