Czy możesz przygotować swoją firmę na kryzys gospodarczy? I jak to zrobić? Jak dać sobie radę kiedy obroty spadają, klienci przestają kupować (i płacić w terminie), a wszystkie idzie gorzej niż jeszcze niedawno? Jak mądrze wykorzystać cykle koniunkturalne i przygotować się do kryzysu?
Niestety, jeśli zaczynasz o tym myśleć wtedy, kiedy już jest źle, to masz niezbyt wiele możliwości. Znacznie lepiej myśleć i przygotowywać się do tego trudnego okresu w długoterminowej perspektywie. Prawdziwe przygotowanie biznesu do kryzysu zaczyna się wtedy, kiedy wszystko jeszcze idzie doskonale.
Cykle koniunkturalne w gospodarce
Przede wszystkim chcę wytłumaczyć krótko na czym polega zjawisko cykli koniunkturalnych.
CYKLE KONIUNKTURALNE to naturalne kilkuletnie cykle w gospodarce, kiedy cała gospodarka (światowa lub w określonym obszarze) rośnie, następnie spada, by za jakiś czas znów rosnąć. Wiążą się z tym różne zjawiska ekonomiczne. A samo naprzemienne występowanie zmian koniunktury jest zupełnie naturalne, nawet pod pewnymi względami korzystne.
Zadziwiające jest, że o ile cykle w przyrodzie widzimy wyraźnie, nie dyskutujemy z nimi i respektujemy je, cykle gospodarcze bywają dla większości zaskoczeniem. Nikt z nas nie dyskutuje z tym, że wiosną należy zasiać, latem pielęgnować, jesienią zebrać, aby zimą mieć co jeść. Po prostu tak jest.
A w gospodarce? Cykle nie trwają kilka miesięcy tylko kilka lat. Przez kilka lat bardzo łatwo można się przyzwyczaić do dobrego i wygodnego życia. A kiedy zmienia się pora w gospodarczym roku – pomstować, szukać „winnych“ i łamać ręce.
Tłuste lata, czyli hossa w gospodarce
Kiedy trwa dobra koniunktura, firmy nie przejmują się zbytnio organizacją, restrukturyzacją ani usprawnieniami technologii. Po co?
Rynek i tak „pożera“ wszystko, co wyprodukują po stale rosnących cenach. Jesteśmy optymistyczni, zaciągamy nowe kredyty, zatrudniamy nowych pracowników…
Pracownicy podnoszą swoje oczekiwania, bo skoro rynek jest tak chłonny i miejsca pracy tylko czekają, to dlaczego nie mieliby zacząć bardziej się cenić. Zresztą, też zaczynają coraz więcej kupować, zadłużać się. To oczywiście napędza sprzedaż firmom.
I tak mogłaby się kręcić ta karuzela, gdyby tylko…. bańka w którymś momencie nie pękała!
Chude lata, czyli wszystko zaczyna się kurczyć
Nadmierne zadłużenie, zawyżone ceny i płace, przeinwestowanie, niskie marże i rentowność, przerosty zatrudnienia, brak dbałości o jakość, dobrą organizację i nowoczesne technologie…. To wszystko się mści, kiedy nadchodzą lata spadku koniunktury, albo – jak to fachowo określa literatura biznesu – bessa.
Wtedy firmy zaczynają szukać oszczędności, poprawiają efektywność, zaczynają inwestować w nowe technologie, w konsekwencji tego – zmniejszają nadmierne zatrudnienie. Pracownicy ograniczają swoje oczekiwania, zaczynają się dokształcać i przekwalifikowywać. Rośnie bezrobocie. I jedna i druga strona (osoby fizyczne, czyli pracownicy oraz firmy) – ograniczają konsumpcję i inwestycje, zmniejszają zadłużenie. Wszyscy zachowują się bardzo ostrożnie. Aż do… następnego cyklu wzrostowego!
Jak cykle koniunkturalne wpływają na małe firmy?
Opisane przemiany i wzajemne zależności poszczególnych elementów koniunktury zostały wyczerpująco i fachowo opisane w tym artykule. Jest tylko jedno „ale“: Autor przytoczonego artykułu opisuje cykle koniunkturalne na przykładzie dużych spółek. I ten cykl tak działa. Duża firma, która naprodukowała sporo zysków, kiedy się obudzi w chudych latach, to zwykle ma jakieś rezerwy, aby rozpocząć zmiany.
Mniejsza firma, kiedy się obudzi i stwierdzi, że przespała lata wysokiej koniunktury, to często przestaje istnieć, bo nie ma pieniędzy na finansowanie reform. Z mojego doświadczenia wynika, że margines błędu w małej firmie jest znacznie mniejszy.
- Mniejszy jest zapas kapitału obrotowego i kapitału własnego na przetrwanie trudnego okresu.
- Mniejsze są poziomy marży i rentowności.
- Zwykle jest mniejszy poziom organizacji i automatyzacji działań, co za tym idzie – wiele nieefektywności, na których tracone są pieniądze.
- Bardzo często świadomość zarządzających jest mniejsza, dlatego nie przygotowują oni firmy na wahania rynku. Ich działania są bardziej emocjonalne i nieplanowane.
Jeżeli chcesz przygotować swoją firmę na kryzys to warto uwzględnić przynajmniej te 4 punkty, jako podstawowe drogowskazy.
Jak przygotować swoją firmę na kryzys gospodarczy?
Możesz porównać cykle koniunkturalne obrazowo do biblijnych tłustych i chudych lat. I dokładnie tak, jak w biblijnej przypowieści, przetrwanie chudych lat zależy od tego, jak dobrze wykorzystasz tłuste lata w gospodarce i jak dobrze zabezpieczysz firmę w tym wzrostowym okresie.
Kiedy zarządzasz małą firmą, a nie zadbałeś wcześniej o jej stabilne finanse, poduszkę finansową, efektywne procesy i dobrą organizację, to na pewno masz trudny czas w kryzysie. Tym, co możesz zrobić jest z jednej strony szukanie możliwości takiego ograniczenia wydatków, żeby nie zbankrutować, z drugiej – mimo wszystko inwestowanie w rozwój i naukę nowych sposobów działania. Niezależnie od tego, jak trudna jest sytuacja, tym, co może Cię uratować jest trzeźwe myślenie, szybkie działanie i jeszcze szybsze reformy. O tych podstawowych działaniach, które możesz wykonać w takiej podbramkowej sytuacji pisałam w artykule o tym, jak przetrwać kryzys i rozwinąć firmę mimo niego (albo dzięki niemu).
Zarządzając swoją firmą długofalowo, ze świadomością nieuchronnych cyklów gospodarczych, możesz przygotować ją na kryzys znacznie wcześniej. Wtedy, kiedy jeszcze masz na to czas, a płynne finanse nie ograniczają możliwości. Poniżej wymieniam kilka istotnych kierunków, na które warto zwrócić uwagę.
1. Model biznesowy, który zabezpiecza stabilność finansów
Zmiana modelu biznesowego wymaga czasu, spokoju i testów. Dlatego jest to działanie, które trudno podejmować pod presją kryzysu. Warto już w czasie dobrej koniunktury na rynku uważnie przyglądać się modelowi biznesowemu i modelowi finansowego, aby upewnić się, czy są one optymalne dla stabilności i rozwoju firmy.
Mam przez to na myśli nie tylko to, że model biznesowy pozwala na wzrost i skalowanie Twojego biznesu. Ale też optymalizuje ryzyko w sytuacji wahań rynkowych. Pozwala na osiąganie maksymalnej marży i zysku. Zapewnia szybki obieg gotówki, płynność finansową i odpowiednie zapasy nadwyżek gotówkowych.
Model biznesowy to nie tylko finanse. To także Twój sposób wyróżniania się na rynku, który w czasie kryzysu daje Ci przewagę nad konkurencją. Sam w sobie nie zapewnia jednak efektów, dlatego nie podkreślam tutaj tego aspektu.
2. Bieżąca i regularna kontrola nad finansami firmy
Niestety bardzo często w małych firmach kontrola nad finansami jest zaniedbanym obszarem. Dzieje się tak z różnych przyczyn. Najczęściej słyszę o braku czasu, niewiedzy w jaki sposób zabrać się za to, albo po prostu lęku przed zobaczeniem czarno na białym realnej sytuacji. Wbrew pozorom ta ostatnia przyczyna jest często pierwotnym powodem wszystkich pozostałych oporów.
Co musisz kontrolować i zawsze dokładnie znać? Wynik finansowy i cash flow. Dwa filary firmowych finansów. Kiedy wiesz, w jakiej kondycji jest wynik finansowy Twojej firmy i masz zabezpieczone przepływy finansowe, to możesz spać spokojnie. To podstawowa zasada bez względu na cykle koniunkturalne. Pisałam o tym dokładniej w artykule właśnie o wyniku finansowym i przepływach pieniężnych.
Wynik finansowy, marże, rentowność, opłacalność
Chcę podkreślić, że nieznajomość dokładnych marż, kosztów, zysków uniemożliwia Ci pracę nad ich poprawieniem. A w razie jakichkolwiek turbulencji powoduje niepotrzebny stres. Wbrew pozorom lepiej wiedzieć, jeśli sytuacja finansowa jest trudna i znać ją dokładnie niż zamartwiać się na zapas. Z drugiej strony brak pilnowania rentowności i opłacalności poszczególnych zleceń w czasach dobrej koniunktury powoduje, że pieniądze przeciekają Ci przez palce, podczas gdy mogłyby zasilać Twoje rezerwy na trudniejsze czasy. Jeśli nie wiesz jak zacząć kontrolować wynik finansowy, to tutaj znajdziesz gotowy praktyczny narzędziownik, który poprowadzi Cię krok po kroku.
Prognozowanie wpływów i wydatków
Drugim obowiązkowym elementem dbania o finanse każdej firmy jest prognoza przepływów pieniężnych. Pisałam na ten temat sporo na moim blogu. Dlatego wyjaśnię tylko krótko, że taka prognoza pozwala Ci Z WYPRZEDZENIEM dowiedzieć się na co Cię stać, a jeżeli ma zabraknąć gotówki, to ile, kiedy i jak długo będzie trwał deficyt. To pozwala Ci z kolei szybko zareagować i zapobiec problemowi zanim się pojawi. Takie prognozowanie w czasie dobrej koniunktury bywa postrzegane jako niepotrzebne (bo przecież masz mnóstwo gotówki), ale z drugiej strony – jest bezpiecznikiem, który pozwoli Ci zauważyć pierwsze oznaki zbliżającego się pogorszenia sytuacji. Na długo zanim ona nastąpi.
Dlatego zawsze gorąco namawiam nie tylko do kontrolowania zysków Twojej firmy, ale także prognozowanego cash flow. Jeżeli nie masz pojęcia w jaki sposób zabrać się za to zadanie, to przygotowałam dla Ciebie cały pakiet, w którym dzielę się moimi własnymi narzędziami do prognozowania przepływów pieniężnych.
3. Sprawna organizacja, która zapewnia efektywne wykorzystanie zasobów
Szczególnie w małych firmach kwestia organizacji, procesów, procedur bywa omijana szerokim łukiem. A tymczasem w tym niezagospodarowanym obszarze tkwi zwykle źródło sporego marnotrawstwa. Słaba organizacja to przede wszystkim:
- Strata czasu – na powielone czynności, szukanie brakujących informacji, uzgodnienia, konflikty.
- Mnóstwo błędów i pomyłek, które kosztują wymierne pieniądze.
- Dodatkowe koszty związane z wynagrodzeniem pracowników za bieganie w chaosie.
- Utracone zaufanie klientów i nadszarpnięty wizerunek, bo jakość wymaga dobrej organizacji.
- Stracone nerwy i nieuchronne konflikty wewnętrzne (bo bałagan powoduje nerwowość i szukanie winnych błędów).
- Niewykorzystane okazje biznesowe – kiedy wszystkie zasoby są skierowane na walkę z chaosem i brakiem czasu, to nie ma czasu na prawdziwe zajęcie się klientami, zarabianie godziwych pieniędzy, strategię i poszukiwanie nowych możliwości.
Kiedy tak wymieniam to wszystko, co małe firmy tracą na braku dobrej organizacji, to aż dziw, że jest to tak zaniedbywany obszar. Wynika to jednak z tego, że nie jest łatwo kompleksowo usprawniać organizację. Dlatego zwykle rekomenduję w tym obszarze działanie krok po kroku.
Jeżeli chcesz przygotować firmę na kryzys, to zajęcie się jej organizacją jest potężnym działaniem. Dlatego, że da spektakularne efekty już w czasie dobrej koniunktury. A dodatkowo, kiedy czas będzie trudniejszy – będziesz pewien, że nikt w firmie nie marnuje czasu, pieniędzy ani nerwów na bieganie bez celu. Że wszystkie zasoby sa wykorzystane optymalnie. Co za tym idzie – działania firmy są oszczędne tak, jak powinny być. Jest to rodzaj mądrej oszczędności, wynikającej z efektywności działania, a nie z prostego (i krótkowzrocznego) cięcia kosztów.
Jeśli chcesz trochę głębiej sięgnąć w ten temat, to polecam artykuł, w którym nie tylko opisałam, w jaki sposób przeprowadziłam analizę procesów i poszukiwałam usprawnień u jednego z moich klientów, ale też podałam podstawowe wskazówki, w jaki sposób możesz zacząć taki proces w swojej firmie.
4. Poprawa poziomu zarządzania, czyli Twój rozwój jako menedżera i lidera
W tym obszarze dotykamy bardzo delikatnego tematu. Wielu właścicieli małych firm ma świadomość, że jeśli chcą rozwijać swój biznes, to muszą rozwijać także siebie. I nie mam tu na myśli kolejnych szkoleń, książek, wiedzy, tylko rozwój Ciebie jako człowieka i przywódcy. O tych różnych poziomach rozwijania się jako skuteczny przedsiębiorca pisałam tutaj. Jednak wielu przedsiębiorcom wydaje się, że prowadzenie firmy to naturalna predyspozycja i jeśli coś idzie nie tak, to z powodu zewnętrznych okoliczności lub innych ludzi, a nie ich własnej osobowości. Tak nie jest.
Twoja osobowość, nawyki, sposób działania i podejmowania decyzji, umiejętność radzenia sobie z emocjami – bezpośrednio wpływają na to, jak działa Twoja firma. Jeśli jesteś właścicielem swojej firmy, to jesteś jej centralną postacią i najważniejszym zasobem. Jeśli Twoja firma ma zdobywać kolejne poziomy rozwoju, to Ty też potrzebujesz nauczyć się być coraz lepszym menedżerem i przywódcą.
Ta zależność staje się szczególnie ważna w okresie kryzysu gospodarczego. Niezależnie od tego, jak działają cykle koniunkturalne, Twoja dojrzałość jako człowieka biznesu może windować rozwój Twojej firmy lub go hamować. Natomiast kryzys stawia przed firmą, i przede wszystkim przed Tobą zupełnie nowe wyzwania.
Właśnie teraz nie ma miejsca na emocjonalne wybuchy, na podświadome lęki, nieefektywne nawyki. Czas kryzysu wymaga od Ciebie jasnego umysłu, doskonałej koncentracji, dalekosiężnego spojrzenia. Klarownej wizji, pamiętania o strategii, dobrej organizacji i wyznaczania priorytetów. Wymaga kreatywnego szukania rozwiązań, niepoddawania się i wiary. A do tego – umiejętności podtrzymania wiary, motywacji i zaangażowania w Twoim zespole.
To wszystko cechy dobrego lidera. Nie wypracujesz ich w ciągu jednej nocy, dlatego warto zacząć je kształtować znacznie wcześniej. Polecam artykuł o potrzebie bycia liderem w czasie kryzysu.
5. Przemyślane inwestycje
Jeśli chcesz przygotować swoją firmę na kryzys i nieuchronne cykle koniunkturalne, to nie możesz zapomnieć o tym, że w czasie kryzysu każda złotówka w kasie będzie bardzo cenna. Właśnie dlatego ZAWSZE (a nie tylko w czasie kryzysu) warto z uwagą podejmować decyzje o nowych inwestycjach. Kalkulować na ile są opłacalne, potrzebne i przemyślane w kontekście długofalowej strategii. Mówiąc o inwestycjach warto wspomnieć o dwóch uzupełniających się kryteriach decyzji:
- opłacalność inwestycji i stopa zwrotu z niej (a także okres zwrotu),
- czy masz odpowiednie środki na sfinansowanie danej inwestycji i jak wpłynie ona na płynność gotówkową firmy (tu przydaje się prognoza przepływów pieniężnych, o której wspominałam wcześniej).
Jak przygotować firmę na kryzys? 5 najważniejszych elementów
Przytoczyłam tutaj tylko wybrane elementy i najważniejsze kierunki, na które zwróciłabym uwagę. Na koniec jeszcze jedna wskazówka:
Bardzo ważne jest szybkie reagowanie na pojawiające się symptomy nadchodzącego kryzysu i późniejsze elastyczne działania. Nie chodzi o to, żeby reagować paniką, lękiem, czy wycofaniem (jak pisałam wyżej), ale o to, żeby nie zwlekać z przygotowywaniem planów awaryjnych, zmianą metod działania, wdrażaniem mądrych i przemyślanych oszczędności. Warto kreatywnie poszukiwać nowych możliwości i z wyczuciem je testować.
Co możesz zrobić teraz, jeśli wcześniej nie zdążyłeś przygotować się na kryzys?
Twoja trudna sytuacja w czasie kryzysu wynika z tego, że już wcześniej nie wszystko w Twojej firmie działało tak, jak powinno. Dlatego teraz nie stać Cię na upieranie się przy starych metodach. To najwyższy czas, żeby poszukać modeli biznesowych i metod, które usprawnią działanie Twojej firmy i uporządkują jej finanse. Pomogą Ci lepiej trafiać do idealnych klientów i oferować im lepiej dopasowane towary lub usługi.
Jeżeli jesteś w tym położeniu i nie wiesz od czego zacząć, to być może potrzebujesz pomocy doświadczonego mentora i doradcy. Jeśli przez miesiące i lata działałeś w określony sposób, to wyjście poza schemat, bez pomocy kogoś z zewnątrz może być niemal niewykonalne. Nie masz już czasu na metodę prób i błędów.
Gorąco polecam wyjątkowy program mentoringowy Business To Freedom Quest. To program dla przedsiębiorców, którzy chcą w życiu sięgać po więcej. W tym programie uporządkujesz fundamenty swojego biznesu i rozwiniesz się jako przedsiębiorca.
Na koniec polecam prezentację, w której nie tylko mówię więcej o cyklach w gospodarce i jak przygotować się na kryzys, ale też jak działać i na co zwrócić uwagę, kiedy już znalazłeś się w trudnej sytuacji kryzysu:
Fot.: © lycha / Fotolia
