Kluczowe elementy sukcesu: roczny plan działania firmy i plan rozwoju biznesu

Czy masz już plan działania firmy na kolejny rok? Czy dbasz o to, żeby mieć i stosować plan rozwoju biznesu? Przygotowanie takiego planu to podstawowy krok, żeby ruszyć z miejsca i naprawdę osiągnąć znaczącą zmianę.

Jeśli nadal nie zdążyłeś opracować żadnego planu, to tym bardziej dobry moment, żeby wreszcie się tym zająć.

Jak mówił Seneka:

„Nawet pomyślne wiatry nie sprzyjają temu, kto nie wie, dokąd zmierza.”

W tym artykule znajdziesz wskazówki jak taki plan opracować, na co zwrócić uwagę oraz dlaczego to ważne dla sukcesu Twojej firmy. Dowiesz się też jak od wizji przejść do bieżącego działania i planu operacyjnego.

Dlaczego plan działania firmy lub plan rozwoju biznesu to kluczowy element sukcesu?

Plan działania czy plan rozwoju firmy jest jak mapa, która prowadzi Cię do celu. Pomaga Ci przeanalizować trasę tej podróży, przygotować się, przewidzieć trudności po drodze. W trakcie wędrówki – dzięki takiemu planowi koordynujesz działania, sprawdzasz, czy nie zboczyłeś z właściwego kierunku, monitorujesz, ile jeszcze masz drogi przed sobą.

Bez dobrego planu Twój biznes nie rozwinie się. Będziesz tkwił w miejscu, a nawet jeżeli wykorzystasz jakieś szanse i zwiększysz obroty, to znajdziesz się w bardzo niepewnym położeniu, jeżeli nie zmienisz swojego sposobu działania (czyli nie rozwiniesz się).

W czym pomaga plan działania / plan roczny / plan rozwoju?

• Pomaga koncentrować wszystkie działania na wybranym celu i ułatwia jego osiągnięcie.
• Dostarcza jasne wskazówki dla menedżerów i pracowników, w jakim kierunku podążać oraz jakie są cele i priorytety.
• Eliminuje działania, które nie są spójne ze strategią, eliminuje wahanie i rozterki.
• Dzięki temu, że koncentruje zasoby (czas, ludzie, pieniądze) na wybranych priorytetowych działaniach, zwiększa efektywność tych działań.
• Dzięki wstępnej analizie warunków i okoliczności oraz potencjalnych ryzyk, firma może nie tylko uniknąć zagrożeń, ale też mieć przygotowany plan działania w sytuacji kryzysowej.
• Plan działania pomaga też monitorować postępy i odpowiednio wcześnie reagować w razie ewentualnych problemów.
• Plan rozwoju powinien też umożliwiać elastyczne reagowanie na zmieniającą się sytuację, przez kontrolowanie realizacji celów.
• Chociaż nie musi być tożsamy z formalnym biznes planem – istnienie konkretnych planów działania wzbudza zaufanie partnerów i inwestorów, pomaga w ich pozyskaniu, bo pokazuje, że firma ma jasno zdefiniowane cele, strategię ich osiągnięcia i plan.

Do tej pory zamiennie pisałam plan działania / plan roczny / plan rozwoju, ale w dalszej części artykułu wyjaśnię na czym polegają różnice między nimi.

Skuteczny plan działania firmy – jak go przygotować i zrealizować?

Na co dzień jesteśmy tak bardzo uwikłani w bieżące działania, że jest nam niezmiernie trudno oderwać się od nich i zacząć myśleć o końcu najbliższego kwartału. A co dopiero o planowaniu całego roku albo dłuższym?

Dlatego krok po kroku przedstawię Ci jak taki plan przygotować.

Krok 1: Co chcesz osiągnąć?

Niestety, kiedy zadaję pytanie o przyszłość, kiedy pytam o wizję firmy, mali przedsiębiorcy bardzo często wymieniają właśnie listę działań. Najczęściej są to działania planowane przez nich na najbliższe miesiące albo te z listy „kiedyś” – pobożne życzenia, które żywią od dawna i których nigdy nie realizują. I jedne i drugie mają pod ręką (blisko w pamięci).

Najbliższe planowane działania – najczęściej już zostały w jakiś sposób zainicjowane, już powzięto decyzję o ich wykonaniu i nie mają nic wspólnego z długoterminową wizją i celami firmy. Podobnie jest z naszymi „wiecznymi wyrzutami sumienia” takimi jak: przebuduję stronę www, lepiej zorganizuję dział handlowy, zacznę wreszcie na bieżąco kontrolować finanse itd. Te pomysły działają zwykle nie lepiej niż postanowienia noworoczne w naszym prywatnym życiu. Zwykle na tym miejscu wyczerpuje się Twoje „planowanie”.

A tymczasem to zaledwie początek. Mimo wszystko ważny, wrócimy do niego na końcu, ale tylko POCZĄTEK. To na pewno nie jest plan działania ani tym bardziej – rozwoju. Ale warto od wypisania tych wszystkich zadań zacząć, żeby nie obciążały później Twojej głowy.

☝️ ZASTANÓW SIĘ

Gdzie chcesz doprowadzić swoją firmę za 3-5 lat, również pod kątem finansów. Gdybyś miał przenieść się w czasie, wyobrazić sobie swój biznes za 3 lata. Jak ta firma wygląda? Jak działa? Co ją wyróżnia od konkurencji? Jak generuje zyski? Na jakim poziomie są te zyski i jak duża jest ta firma? Jaka jest atmosfera i kultura pracy w firmie? Jak wyglądają jej relacje z klientami?

Najpierw spisz wszystkie te obszary (i wszystko, czego nie wymieniłam, a co jest dla Ciebie ważne) i określ zmianę jakościową, którą chcesz dokonać. Na tym etapie ważne jest, żebyś TY WIEDZIAŁ, co chcesz osiągnąć.

W tej części naprawdę możesz puścić wodze wyobraźni. Nie ogranicza Cię sztywny plan i kwestia, czy te pomysły są wykonalne czy też nie, w ciągu najbliższego roku.

Po prostu zacznij marzyć o swojej firmie takiej, jaka miała być od początku. Jak zawsze ją widziałeś. I najlepiej zapisz sobie ten obraz, choćby hasłowo, w punktach.

Załóż, że to jest miejsce, do którego chcesz, aby Twoja firma dotarła za 3-5 lat.

Krok 2. Przeanalizuj sytuację

Nie sposób wybudować solidny dom, bez solidnych fundamentów.

Jeżeli chcesz zaplanować rozwój swojego biznesu, to takim fundamentem jest obecna sytuacja Twojej firmy. Czas obejrzeć Twój biznes pod mikroskopem.

Nawet, jeżeli wydaje Ci się, że wiesz o tej firmie wszystko, bo przecież codziennie w niej jesteś, a każdy problem trafia na Twoje biurko. Mimo wszystko, znajdź chwilę i spróbuj obiektywnie spojrzeć na firmę. Kluczowe jest określenie dzisiejszej kondycji Twojego przedsiębiorstwa.

☝️ ZASTANÓW SIĘ

Które obszary Twojego biznesu są w doskonałej formie, a które niedomagają? Jak mają się finanse w firmie? Czy firma ma wystarczające zapasy gotówki? Jak spływają należności? Płynnie? A rentowność jest na odpowiednim poziomie?

Czy macie system sprzedaży czy raczej jest to dzieło każdorazowego przypadku? W jaki sposób docierają do Was nowi klienci? Skąd? Co ich skłania do zakupów? Na pewno wiesz to wszystko?

Czy system marketingu Twojej firmy jest dostosowany do tej wiedzy o potencjalnych klientach? Jaki jest Wasz przekaz marketingowy? Wystarczająco spójny? Czy kluczowa wartość obiecywana klientowi na etapie sprzedaży jest konsekwentnie dostarczana? Czy „gubi się” po drodze, przez niedbałą obsługę, opóźniony montaż albo nierzetelną obsługę gwarancyjną? Gdzie tkwią słabe punkty?

A jak działa organizacja? Czy masz prawdziwy zespół, który wiosłuje w jednym kierunku? A może raczej grupę specjalistów, z których każdy robi co może, ale którym trudno osiągnąć jakąkolwiek synergię?

Czy praca jest usystematyzowana w taki sposób, że organizacja jest w stanie bez większego problemu obsłużyć dwukrotnie, albo pięciokrotnie większą ilość zleceń? A jeśli nie – czego brakuje?

Jak wygląda zarządzanie w Twoim biznesie, również, jeśli chodzi o finanse w firmie? Czy jest to doraźne gaszenie pożarów?  Czy montowanie czujek przeciwogniowych? A może, po każdym pożarze, zbieracie się i badacie przyczyny, żeby zapobiec ewentualnym powtórkom?

Czy delegujesz zadania, czy również odpowiedzialność? Zastanów się, czy pracownicy mają jasność co do nich należy, jakie są standardy wykonywania pracy i czego od nich oczekujesz?

Plan dla firmy to nie jest oderwane od realiów tworzenie nowej rzeczywistości. Taki plan wyrasta z zasobów, którymi dysponujesz i dotychczasowych doświadczeń. Jest osadzony w Twojej obecnej sytuacji. Dlatego analiza dzisiejszej sytuacji jest tak ważna.

Możesz wykorzystać do takiej analizy choćby najprostszy schemat analizy SWOT.

Krok 3. Ustal cele na najbliższy rok

Kiedy już masz ustaloną ogólną wizję na kilka lat i wstępnie określone długoterminowe cele (co chcesz osiągnąć w wymiarze jakościowym i ilościowym) oraz wiesz, jaki jest punkt startu, zastanów się, dokąd musisz dotrzeć w ciągu najbliższego roku, żeby ten długoterminowy plan był realny?

☝️ ZASTANÓW SIĘ

Co musiałoby się stać w najbliższym roku, żebyś uznał ten rok za sukces? Co spowoduje, że naprawdę będziesz miał co świętować?

Myśl o CELACH jako punktach, które chcesz OSIĄGNĄĆ, a nie działaniach, które musisz podjąć, aby to się stało. Wiem, że to często jest mylone.

To tak, jak z wędrówką po górach w nieznanym kraju. Celem jest dotarcie do schroniska przed zmrokiem. Nie zastanawiaj się teraz, którą drogą tam dotrzesz, ani jak musisz się przygotować do tej drogi, ile zrobisz przystanków i z czyjej pomocy skorzystasz. Ustal tylko miejsce docelowe i czas.

Warto pamiętać o tym, aby cele były konkretne, najbardziej, jak to jest możliwe. Jeżeli potrafisz, oceń na ile ten cel jest zrealizowany dzisiaj, a na ile chcesz, aby był zrealizowany za rok.

No i koniecznie: Sprawdź, czy te cele są spójne z wizją, którą nakreśliłeś wcześniej? Czy przybliżają Ciebie i Twój biznes do niej? Chociaż o milimetr? Jeśli tak, to są to bardzo dobre cele. Jeżeli nie – być może warto je jeszcze raz przemyśleć.

Następnie zastanów się, co jest najważniejsze? Czym trzeba zająć się najpierw? Które cele i projekty dadzą największą zmianę jakościową i najważniejszy efekt?

Wybierz maksymalnie 2-3 cele roczne. To będą wytyczne i cele do Twojego rocznego planu działania.

Krok 4. Zdefiniuj projekty i rozmieść w czasie

Na tym etapie pomocne bywa określenie projektów, które chcesz zrealizować w ciągu najbliższych 12 miesięcy, a które prowadzą do osiągnięcia założonych celów. Albo grup działań, które są niezbędne. Na przykład Twój plan działania może obejmować uruchomienie nowej strony www albo nowego kanału sprzedaży. Wypisz te projekty lub grupy najważniejszych działań.

Sprawdź, czy te projekty są niezbędne i wystarczające, aby osiągnąć założone cele.

Nie ma możliwości zająć się wszystkim naraz. Nikt nie ma władzy nad czasem, nikt nie wydłuży doby. A zarządzanie to między innymi umiejętność priorytetyzowania. Dlatego musisz WYBRAĆ.

Pamiętaj, że efektywne działanie to sztuka eliminacji.

☝️ ZASTANÓW SIĘ

Kiedy będzie najlepszy czas na realizację każdego z projektów?

Może którymś lepiej zająć się w miesiącach zimowych? Albo wakacyjnych? A może któryś projekt musi być zrealizowany najpierw, a inny później, bo wynika z tego pierwszego? Czy jest realne zrealizowanie tego wszystkiego, co zaplanowałeś?

Dobrym pomysłem jest rozpisanie kwartalnego kalendarza celów / projektów – to pomoże Ci rzetelnie ocenić, czy Twój plan jest wykonalny. To też najlepszy sposób, żeby monitorować postęp. Jeden konkretny obszar-cel na kwartał pomoże Ci koncentrować działania i zasoby.

Nie warto chwytać się każdego nowego pomysłu, który wpada do głowy, ani każdej nowej rady od przyjaciela, która nie ma związku z Twoimi celami. Być może pomysł jest dobry, a rada szczera, ale jeśli nie prowadzą Cię do Twoich celów – niepotrzebnie rozproszą Twoją energię i zabiorą cenny czas. Podobnie z nowymi „okazjami”, które być może są kuszące, ale dopóki Twój biznes nie jest kwitnący i samonapędzający się – spowodują tylko zamęt i utrudnią jego rozwój.

Krok 5. Zaplanuj

W zasadzie plan działania firmy już masz. I w wielu przypadkach możesz na tym poprzestać. Jednak, jeśli Twój biznes jest nieco większy może okazać się niezbędne uszczegółowienie tego ogólnego planu. Każdy z działów firmy (jeśli Twoja firma jest na tyle duża, że ma działy) powinien mieć swój zestaw celów i plan, spójne z celami i planem rocznym firmy.

W ten sposób powstanie:

• Plan marketingowy – czyli określenie projektów marketingowych, sposobów promocji i sprzedaży.
• Plan operacyjny – czyli sprecyzowanie konkretnych działań, określenie i zapewnienie niezbędnych zasobów (materialnych, ludzkich, finansowych).
• Plan finansowy – zawierający prognozę przychodów, kosztów i wyniku finansowego, precyzujący źródła finansowania oraz określający wytyczne do zarządzania przepływami pieniężnymi.

W każdym z obszarów warto wskazać terminy realizacji i osoby odpowiedzialne.

Krok 6. Monitoruj i koryguj

Niezbędnym elementem skutecznego planowania jest także monitorowanie realizacji i korygowanie planu działania. Po pierwsze należy ustalić system kontroli i pomiaru realizacji celów. Na podstawie osiąganych wyników, będziesz mógł dostosowań działania (albo nawet zmodyfikować cały plan) do zmieniających się warunków.

Nadrzędne jest zawsze osiągnięcie celu, a metody jego osiągnięcia mogą się zmieniać. Właśnie temu służy monitorowanie. Na podstawie oceny tego, jak dobrze idzie realizacja planu i celów możesz wyciągnąć wnioski, czy cały plan ma szansę przynieść ostateczny sukces. Jeśli nie – możesz korygować go w odpowiednim kierunku.

Kluczowe czynniki, żeby plan działania firmy był skuteczny

Mimo, że planowanie działań wydaje się logiczne i rozsądne, jednak wielu właścicieli małych firm podchodzi do niego z nieufnością i rezerwą. Najczęściej wydaje się im, że planowanie jest niepewne, dalekie od realiów życia i jest tylko stratą czasu, która nie przekłada się na realne wyniki czy sukces biznesu. Tak może być, ale najczęściej wynika to z niedopilnowania kluczowych czynników skutecznego planowania.

1.     Spójność i logika planu

Plan niespójny lub nielogiczny to przepis na katastrofę. Właśnie dlatego warto poświęcić czas na przemyślenie zawczasu różnych aspektów działania, żeby później nie tracić czasu, pracy i pieniędzy na działania, które nie mają szansy przynieść założonych efektów.

Szczególnie ważne jest przemyślenie logicznych związków pomiędzy poszczególnymi obszarami. Na przykład: Czy założone przychody mają odzwierciedlenie w planie działań marketingowych? Czy założone zwiększenie obrotów zostało powiązane z nieodzownym wzrostem zatrudnienia (i odpowiednio – kosztów)?

2.     Konkrety, osoby odpowiedzialne, terminy

Jeśli Twój plan działania będzie zbyt ogólny, niekonkretny, a na dodatek nieokreślony w czasie i nie będzie osób odpowiedzialnych za realizację poszczególnych działań czy projektów, to pozostanie zbiorem Twoich pobożnych życzeń, ale nie będzie skutecznym planem rocznym firmy. Trudno będzie go zrealizować, ale też trudno będzie stwierdzić, czy plan został zrealizowany, czy nie i kto za to odpowiada.

3.     Realistyczne zasoby, budżet i harmonogram

Jednym z częstych błędów planowania jest nierealistyczne szacowanie niezbędnych zasobów. Albo nikt nie zastanawia się nad tym, ilu ludzi potrzeba do zrealizowania konkretnych działań albo ile czasu czy jakiej inwestycji finansowej wymaga dany projekt.

Zbyt optymistyczne podejście do tych kwestii to najczęstszy powód frustracji i niepowodzenia.

4.     Konsekwentne działania zgodne z planem

Niestety często można spotkać sytuację, że co prawda istnieje plan działania, są określone cele, ale ten plan istnieje tylko na papierze. Codzienne decyzje i działania są podejmowane w oderwaniu od niego. Wydaje się, że pilne zdarzenia, wymogi chwili albo nowe pomysły zwyciężają. To powoduje niekonsekwencję działania i brak efektów.

W trakcie roku musisz pamiętać o swojej wizji, o celach i o planach. Niektórzy w tym celu wieszają je sobie na ścianie. Zapisują na białej tablicy w biurze albo na pierwszej stronie podręcznego notesu. Znajdź swój sposób, ale nie zapominaj o planie i działaj zgodnie z nim.

5.     System bieżącego monitorowania i korekty planu

Nawet najlepiej przygotowany plan jest tylko planem. Aby skutecznie doprowadził do realizacji celów niezbędne jest bieżące analizowanie sytuacji, monitorowanie postępów i ewentualne dokonywanie korekt.

Niezależnie od tego, co przyniesie życie, co się wydarzy i na jakie zdarzenia przyjdzie Ci zareagować – Twój roczny plan działania powinien być elastyczny i dopasowany do sytuacji. Cele mogą być niezmienne, ale sposoby działania – modyfikowane.

Tak, jak żeglarz, który każdego dnia reaguje na aktualną pogodę, na wiatr i na stan oceanu, i odpowiednio do tego ustawia żagle, Ty też możesz działać odpowiednio do sytuacji. Ale niezmiennie zmierzać w kierunku, który wyznaczyłeś sobie i swojej firmie. Nawet, jeśli czasem trzeba zboczyć z drogi. Albo poruszać się nieco wolniej.

Ważne jest tylko, aby dokonywać korekt planu z rozwagą, w oparciu o wnioski i fakty, a nie dlatego, że mamy nowy pomysł albo coś nam się wydaje.

6.     Plan kroczący i aktualny

Możesz potraktować planowanie jak ciągły proces. Zastanów się od nowa, np. co pół roku, gdzie znajduje się Twój biznes, jaka jest jego kondycja, dokąd zmierzasz, co jest aktualnym priorytetem, jak mają się finanse w firmie.

Nie chodzi o to, żeby zburzyć to, co wypracowałeś wcześniej albo żeby rozpocząć rewolucję.

Ale o to, żeby ZAKTUALIZOWAĆ Twój plan. O to, żeby był żywy i rozwijał się wraz z przedsiębiorstwem. A również o to, żeby uniknąć kilkumiesięcznej przerwy na przygotowywanie zupełnie nowego planu na przełomie każdego roku. Zawsze możesz mieć aktualny plan na najbliższe 12 miesięcy.

Na co jeszcze zwrócić uwagę, kiedy przygotowujesz plan działania firmy?

Przemyślany plan działania może być też doskonałym sposobem na przygotowanie Twojej firmy na sytuacje nieprzewidziane i kryzysowe. Oczywiście nie miałoby sensu przygotowywanie odrębnych planów działania na każde możliwe ryzyko i każdą ewentualność. Ale możesz zastanowić się jakie są najważniejsze i najbardziej prawdopodobne obszary ryzyka realizacji założonego planu i przygotować plan działania firmy w sytuacji kryzysowej.

Wystarczy do Twojego planu działania dodać choćby dwa warianty, na przykład wersję skrajnie pesymistyczną i bardzo optymistyczną. Wtedy możesz przemyśleć, jakie działania podejmiesz w takich okolicznościach. Możesz też przygotować listę wskaźników, które będą wskazywały, że czas zacząć realizować kryzysowy scenariusz. To oczywiście bardzo ostrożne podejście, ale w szczególnych okolicznościach może być przydatne.

Przemyślenie różnych wariantów i stworzenie planu działania w sytuacji kryzysowej może być niezmiernie pomocne w szybkim reagowaniu na zmieniające się okoliczności. Sam fakt, że takie plany istnieją, nawet jeśli nigdy nie będą potrzebne wpływa na Twoje poczucie bezpieczeństwa. Jeśli wyznaczysz parametry, po których ocenisz, że czas wdrożyć plan awaryjny (dlatego tak ważne jest monitorowanie) i masz ustaloną alternatywną ścieżkę działania, to czas reakcji jest znacznie szybszy. Unikasz paniki i chaosu w momencie, kiedy potrzebujesz przemyślanych, wyważonych i szybkich decyzji.

Plan rozwoju biznesu

Plan rozwoju biznesu może być tożsamy z planem działania firmy albo być jedną z jego składowych. Będzie zawierał podobne elementy, jednak z naciskiem na rozwój firmy.

1.     Analiza aktualnego stanu firmy

Analiza sytuacji w jakiej znajduje się firma powinna też obejmować analizę potencjału rozwoju biznesu oraz szans i zagrożeń rynkowych. Rozwój może dotyczyć obszaru technologicznego lub ekspansji geograficznej (albo dowolnego innego obszaru), a analiza powinna wtedy obejmować szczególnie te obszary.

2.     Wytyczanie strategicznych celów rozwojowych

Cele rozwojowe będą wyznaczały zmianę, którą firma chce osiągnąć. Jakościową lub ilościową w konkretnym obszarze.

3.     Konkretne inicjatywy i projekty rozwojowe

Plan działania będzie obejmował konkretne inicjatywy i projekty rozwojowe, które mają na celu realizację celów rozwojowych.

4.     Monitorowanie postępów i dostosowanie planu rozwoju

Jak przy każdym innym planie, niezbędnym elementem jest też monitorowanie wykonania planu.

Plan działania firmy i plan rozwoju biznesu – podsumowanie

Mimo, że tworzenie planu działania firmy wydaje się dodatkowym (i być może trudnym) zadaniem, ale naprawdę warto poświęcić temu planowaniu czas. Po prostu spróbuj.

W tym artykule podałam Ci 6 kroków do stworzenia skutecznego planu działania firmy. Pamiętaj, żeby unikać też najczęstszych błędów, o których pisałam.

Bez planowania trudno monitorować Twoją drogę do celu. Realistyczny plan pomaga Ci kierunkować codzienne działania i osiągnąć swoje cele. A monitorowanie planu pomaga poprawiać efektywność działania i dostosować je do zmieniających się warunków rynkowych i okoliczności. Jeżeli pracujesz z zespołem, to tym bardziej Twój zespół potrzebuje wytycznych i celów, aby ich działania były spójne.

Gorąco polecam wyjątkowy program mentoringowy Business To Freedom Quest. To program dla przedsiębiorców, którzy chcą w życiu sięgać po więcej. W tym programie uporządkujesz fundamenty swojego biznesu i rozwiniesz się jako przedsiębiorca.