Plan przepływów pieniężnych to bezpieczny cash flow

Jak zrobić praktyczny i prosty plan przepływów pieniężnych dla małej firmy? Dlaczego taka prognoza cash flow powinna być Twoim podstawowym narzędziem, jeśli chcesz upewnić się, że Twoja firma jest bezpieczna? Jak w praktyce możesz wykorzystać informacje, których dostarcza? Na te wszystkie pytania odpowiadam w tym artykule.

Dostaniesz praktyczne wskazówki, jak możesz zrobić prosty plan cash flow kiedy zarządzasz małą firmą. I poznasz konkretny przykład z mojej pracy, jak taki plan ustrzegł jednego z moich klientów przed kłopotami.

Dlaczego i kiedy plan przepływów pieniężnych jest dla Ciebie niezbędny?

Codzienne zarządzanie wydatkami

Bardzo często planowanie przepływów pieniężnych to zadanie, które odkładamy na jakiś spokojniejszy czas. Słyszałam już argumenty, że takie planowanie nie ma sensu, bo życie i tak może zmienić każdy plan. Wiem też, że bardzo często przyczyną braku jakichkolwiek prognoz finansowych jest to, że wydaje Ci się, że nie masz na nie czasu albo zwyczajnie nie wiesz, jak się za nie zabrać.

Pomyśl jednak: Jak często zastanawiasz się, czy starczy pieniędzy na zapłatę najbliższych podatków? Albo na wynagrodzenia dla pracowników? Czy możesz sobie pozwolić na wydatek X, Y, Z? Na które niezbędne płatności wystarczy pieniędzy? Czy spływ należności zgra się z czasie z terminem płatności najbliższych podatków?

Nie da się ukryć, że zamartwianie się o to, czy wystarczy gotówki na bieżące wydatki, to jedna z najczęstszych przyczyn bólu głowy przedsiębiorcy, szczególnie w małych firmach.

A jak jest w Twojej firmie? Śpisz spokojnie?

A może opracowany plan cash flow pokaże, że nie masz czego się obawiać i niepotrzebnie nie sypiasz po nocach? Albo pokaże, w których obszarach musisz się wykazać dyscypliną?

Plan przepływów pieniężnych jest najprostszym sposobem na spokój dla Ciebie i na bezpieczny rozwój dla Twojej firmy. Bo pomaga Ci upewnić się czy wystarczy na wszystkie wydatki i ewentualnie jak duża jest rezerwa gotówki.

Kryzysy, przestoje i okresowe spadki zamówień

O ile rekomenduję prognozowanie przepływów pieniężnych na co dzień, jednak są sytuacje, w których plan cash flow jest po prostu niezbędny. To każda sytuacja, w której możesz spodziewać się, że strumień wpływów ze sprzedaży wyschnie. Wtedy szczególnie potrzebujesz liczyć każdy wydatek i planować ilość gotówki. Zwróć uwagę na takie sytuacje:

• Twoja firma dopiero startuje, nie ma jeszcze przychodów (albo są minimalne), a wszystkie działania są finansowane z początkowego kapitału.
• Ze względu na specyfikę branży generujesz sprzedaż tylko przez kilka miesięcy w roku, a firmę musisz utrzymać przez cały rok.
• Z powodu kryzysu albo nagłego zawirowania (np. odszedł duży klient) regularne wpływy do kasy firmy spadają na nieokreślony czas.

W każdej z takich sytuacji przede wszystkim nasuwają się pytania o to, na jak długo starczy Ci gotówki, którą masz. Jakiego zapasu gotówki potrzebujesz, aby przetrwać okresowy spadek obrotów? A jaki zapas tej gotówki masz w tej chwili? Ile na koncie, a ile w zapasach i w należnościach? Na jakie wpływy możesz liczyć w najbliższym czasie? I czy wystarczy? Czy wydatki zgrają się w czasie z kolejnymi spodziewanymi wpływami?

Skąd masz wiedzieć, czy zapasy gotówki są wystarczające, jeśli tego nie sprawdzisz?

Właśnie na takie pytania odpowiada Ci plan przepływów pieniężnych.

I zasadnicze pytanie: Lepiej wiedzieć, czy liczyć na cud?

Dlatego twierdzę, że prognoza cash flow, to Twoje podstawowe narzędzie zarządcze. A jeżeli nie robiłeś go do tej pory, to okresowe spowolnienie może być doskonałą okazją, żeby zacząć.

Tym, co najbardziej doskwiera firmom w słabszych okresach, w czasie przestojów i kryzysów jest brak zapasów gotówki.

Ale jest to też najlepszy czas, żeby zacząć krok po kroku prognozować przepływy pieniężne. Po pierwsze dlatego, że są naprawdę najważniejszym czynnikiem przetrwania firmy i po prostu musisz znaleźć na to czas. Po drugie, paradoksalnie, mała ilość wpływów i wydatków ułatwi Ci nauczenie się jak to technicznie robić, żeby było maksymalnie dopasowane do specyfiki Twojej firmy i prosto.

Zyski i przepływy pieniężne to nie to samo!

Zanim wyjaśnię w jaki sposób planować przepływy pieniężne tak, żeby było to jak najprostsze, chcę wyjaśnić jedną rzecz.

Najprostszym i najczęściej analizowanym sprawozdaniem finansowym w firmie jest oczywiście rachunek zysków. To samo dotyczy planu finansowego, który w większości małych firm oznacza po prostu plan przychodów, kosztów i zysków, czyli właśnie plan rachunku wyników.

To oczywiście naturalne – chcesz wiedzieć, ile sprzeda Twoja firma i ile dochodu wygeneruje, na ile będzie rentowna. Piszę na ten temat w wielu artykułach na moim blogu, podkreślając jak ważne jest kontrolowanie tych kwestii.

Ale wygenerowany przez firmę zysk nie oznacza jeszcze pieniędzy w Twojej kasie!

Najczęstsze przyczyny różnic, powodujących, że przepływy pieniężne są większe lub mniejsze od zysku

Jest wiele sytuacji, które powodują, że ilość gotówki w firmowej kasie może znacznie odbiegać od wartości księgowych zysków. Na grafice powyżej przedstawiłam tylko niektóre z nich. Właśnie dlatego prognozowanie przepływów pieniężnych, chociaż jest dodatkowym zadaniem, ale jest dla Ciebie niezbędne. Bo odpowiada na najważniejsze codzienne pytania o gotówkę.

Podstawa bezpieczeństwa firmy to planowanie przepływów pieniężnych

Kiedy zastanawiasz się, czy Twoja firma jest bezpieczna, to odruchowo sięgasz po wyniki finansowe. Nie tylko rzetelnie i obiektywnie diagnozują stan Twojego biznesu na dzisiaj. Ale też właśnie tam, jak w soczewce skupiają się wszystkie problemy firmy. To finanse też, w pierwszej kolejności, mogą zdecydować o powodzeniu lub niepowodzeniu Twoich planów.

Z kolei gdybym miała wybrać jedną finansową wielkość, którą absolutnie musisz kontrolować, szczególnie w czasie kryzysu, byłyby to właśnie przepływy pieniężne. Pisałam o tym dokładniej w artykule z 5 wskazówkami na czas kryzysu.

Jednocześnie jednak prognozowanie cash flow w firmie może być znacznie prostsze niż myślisz. Nie wymaga rozumienia biznesowych pojęć, wielkich obliczeń i skomplikowanej księgowości. Intuicyjnie rozumiesz, że przepływy pieniężne to wpływy i wydatki. Najtrudniejsze jest zrozumienie, że plan przepływów pieniężnych to nie to samo, co plan wyników, o czym pisałam przed chwilą.

Na marginesie wyjaśnię, że rachunek zysków i rachunek przepływów pieniężnych są ze sobą ściśle powiązane. Księgowi sporządzają rachunek przepływów pieniężnych metodą pośrednią, która jasno wylicza różnice między zyskiem a sumą przepływów pieniężnych w danym okresie. Jednak dla celów zarządzania firmą nie rekomenduję tego sposobu liczenia. Poniżej i w moich materiałach dodatkowych proponuję CI bardziej intuicyjną i życiową metodę.

Wyobraź sobie o ile łatwiej byłoby podejmować codzienne decyzje, gdybyś zawsze dokładnie wiedział:

• ile gotówki musisz zarezerwować na wynagrodzenia, podatki, płatności dla dostawców,
• jakich wpływów możesz spodziewać się za tydzień, za dwa tygodnie, za miesiąc,
• ile gotówki pozostanie Ci do dyspozycji.

Gdybyś miał to wszystko zawsze zebrane w wygodnym zestawieniu pod ręką, zamiast wciąż obliczać, wyliczać i nigdy nie być pewnym, czy wystarczy. Właśnie takie informacje zbiera nawet najprostsza prognoza cash flow.

Jak zrobić plan przepływów pieniężnych?

Na czym polega najprostsza prognoza cash flow?

Prognoza przepływów pieniężnych i gotówki to najprostsza metoda odpowiedzi na pytania na co Cię stać i czy wystarczy gotówki na konkretny wydatek.

Nawet najprostsza prognoza wpływów i wydatków pozwoli oszacować przyszły stan gotówki i zawczasu podjąć odpowiednie działania (zaradcze, jeśli gotówki jest za mało). Dzięki temu Twoja firma jest bezpieczna.

Najprostszy plan przepływów pieniężnych polega na chronologicznym zestawieniu wszystkich spodziewanych wpływów i wydatków w określonym czasie.

Jak zrobić prognozę przepływów pieniężnych?

Prognozowanie przepływów pieniężnych jest prostsze i bardziej intuicyjne niż Ci się wydaje. W każdej chwili możesz też skorzystać z gotowych arkuszy Excel z instrukcjami, które dla Ciebie przygotowałam.

Możesz zrobić to w następujący sposób:

1. Weź listy aktualnych należności od klientów i zobowiązań wobec dostawców.
2. Ułóż te listy w kolejności chronologii wpływu / wydatku.
3. Uwzględnij realnie spodziewany czas wpływu należności, a nie ten widniejący na fakturach.

Od razu zobaczysz, że niepewne i sporne należności odsuną się dalej, a pilne wydatki będą na początku. Należności, które wpłyną „prawie na pewno” wpiszesz do swojego planu, a te wątpliwe – prawdopodobnie wcale.

Kilka uwag praktycznych:

• Wpływy zawsze szacuj ostrożnie, zgodnie z prawdopodobieństwem wpływu.
• Nie zapomnij o żadnych wydatkach.
• Dla uproszczenia dobrze jest sporządzać taką prognozę w układzie tygodniowym. Ale optymalny okres sprawdzania zależy bardzo od specyfiki Twojej firmy i obiegu gotówki w niej.

Taka najprostsza prognoza przepływów pieniężnych w małej firmie może być zrobiona na kartce papieru. Ale oczywiście znacznie wygodniej i poręczniej byłoby wykorzystać do tego odpowiedni arkusz kalkulacyjny. W takim arkuszu możesz liczyć spodziewane saldo gotówki po każdej operacji. Jeżeli potrzebujesz (ja czasem tak robię) możesz też automatycznie sprawdzać wielkość dostępnego limitu debetowego na rachunku bankowym.

Jak prognozować przepływy pieniężne w Twojej firmie?

Zachęcam do skorzystania z wzoru, który opisałam w bezpłatnym poradniku Jak zrobić prognozę cash flow? (Formularz zapisu znajdziesz na tej stronie lub w zakładce Prezenty.) W tym poradniku tłumaczę krok po kroku, jak możesz przygotować prognozę przepływów pieniężnych dla swojej firmy.

Jeśli chcesz znacznie szybciej i prościej, to skorzystaj z gotowego (płatnego) pakietu narzędzi do kontrolowania płynności, który przygotowałam specjalnie dla małych przedsiębiorców. Pakiet zawiera gotowe arkusze Excel, instrukcje, dodatkową lekcję wideo i poradniki, które poprowadzą Cię krok po kroku Pakiet Kontroluj GOTÓWKĘ!

Praktyczny przykład jak prognoza cash flow może zabezpieczyć Twoją firmę

Kiedy przygotowaliśmy prognozę przepływów pieniężnych dla jednego z moich klientów niestety jej pierwsza wersja nie była zbyt optymistyczna. I wcale nie poprawiła humoru właścicielom. Po głębszym przeanalizowaniu stwierdziliśmy jednak, że z planu można wyczytać wiele ważnych informacji.

Model finansowy biznesu

Zauważyliśmy jak bardzo niekorzystny jest stosowany model finansowania transakcji, bo najpierw trzeba zapłacić dostawcom 100% za towar, klient wpłaca tylko x% zaliczki, a całość dopiero z opóźnieniem, po dostarczeniu i montażu. Według oceny kierownictwa nie było możliwości zmiany ani warunków rozliczeń z dostawcami, ani wprowadzenia wyższych przedpłat od klientów, bo te warunki dyktował rynek.

Zapotrzebowanie na kapitał obrotowy w kolejnych miesiącach

Z prognozy cash flow można było łatwo wyczytać, jakie będzie zapotrzebowanie na kapitał obrotowy zimą, a o ile wzrośnie w kolejnych miesiącach (aby sfinansować większy obrót).

Przegląd możliwości szybkiego uwolnienia dodatkowej gotówki

W dalszej kolejności sprawdziliśmy zapasy gotówki, jakie miała ta firma (na podstawie należności, zobowiązań, zaliczek, stanu wykonania zleceń). Sprawdziliśmy w jakim czasie możemy się spodziewać poszczególnych płatności i które z nich można ewentualnie przyspieszyć.

Problemy będą tylko przejściowe

Z przygotowanego planu, na szczęście, wynikało, że braki w gotówce będą chwilowe. Że po kilku trudniejszych miesiącach przedsiębiorstwo bez problemu „wyprodukuje“ nadwyżkę, która pozwoli spłacić wcześniejsze braki i jeszcze pozostanie.

Podjęte działania i decyzje

Po kilku kolejnych dniach zdołaliśmy ustalić, co i w jaki sposób może wpłynąć korzystnie na przepływy pieniężne tej firmy, dokładniej zaplanowaliśmy poziom sprzedaży, sprawdziliśmy możliwość i warunki otrzymania krótkoterminowego finansowania z banku.

Przy okazji właściciele lepiej zrozumieli w jaki sposób krąży gotówka w ich firmie, zaczęli dostrzegać zależności między zyskami, zapotrzebowaniem na kapitał obrotowy i bieżącym funkcjonowaniem. Zawczasu zauważyliśmy i oceniliśmy wielkość ważnego zagrożenia dalszego rozwoju tego przedsiębiorstwa – czyli braków gotówki na finansowanie rosnących obrotów.

Ostatecznie, dzięki kilku telefonom i jednej wizycie w banku udało się zażegnać kryzys braku gotówki zanim się pojawił. A na dodatek – lepiej przygotować firmę do sezonu, żeby brak gotówki na finansowanie nie zablokował sprzedaży za kilka miesięcy.

Po więcej wiedzy o przepływach pieniężnych zapraszam do prezentacji (warto oglądać na pełnym ekranie):

Plan przepływów pieniężnych to podstawowe narzędzie dla Ciebie

Zarządzanie przepływami pieniężnymi w Twojej firmie nie polega wyłącznie na ich prognozowaniu. Jednak jest to jeden z podstawowych elementów i potrzebnych niemal codziennie narzędzi zarządczych.

Jeżeli chcesz uzupełnić wiedzę o tym, czym są przepływy pieniężne, płynność i jak możesz dbać o zwiększenie ilości gotówki w Twojej kasie, to zapraszam do przekrojowego artykułu Co to są przepływy pieniężne i dlaczego są tak ważne?

Twoja kontrola nad płynnością i gotówką zaczyna się od odpowiedzi na podstawowe pytania:

• Jak duże zapasy gotówki posiada firma? Ile gotówki będzie miała za miesiąc, dwa, pół roku?
• Czy ten poziom wystarcza na pokrycie wszystkich bieżących wydatków?
• Czy firma może sobie pozwolić na inwestycje?
• Ile brakuje? I czy możesz poprosić swój bank o pomoc? W jakiej wysokości i na jaki okres?
• Czy po tym czasie firmę będzie stać na spłatę kredytu?

Bez choćby podstawowego planu wpływów i wydatków – trudno będzie znaleźć odpowiedzi na te pytania.

Życie z dnia na dzień jest być może ekscytujące i pełne przygód, ale raczej trudno jest w ten sposób prowadzić biznes.

Skorzystaj z moich bezpłatnych wskazówek albo kup gotowe arkusze Excel, używane przeze mnie i przez moich klientów od lat. Dostaniesz gotowe narzędzia z instrukcjami i poradnikami.

Nie zaniedbuj prognozowania przepływów pieniężnych, bo to ubezpieczenie dla Twojej firmy na trudne czasy. A dla Ciebie – gwarancja spokoju. Bardzo często nawet największe biznesy upadają przez brak planowania cash flow i problemy z płynnością. Nie popełnij tego błędu.

A jeśli potrzebujesz uzupełnić prognozę przepływów gotówki o drugi niezbędny obszar zarządzania finansami, czyli plan przychodów, kosztów i wyniku finansowego, to polecam artykuł Plan finansowy firmy – praktyczne wskazówki i realne korzyści dla małego biznesu

Polecam też artykuł Jak zarządzać finansami w firmie? 8 kluczowych elementów, w którym znajdziesz wiele wskazówek o jakie inne elementy finansów warto zadbać, żeby firma była bezpieczna i rozwijała się dynamicznie.

Artykuł pierwotnie opublikowany 28 września 2016 r. W lutym 2021 został przeze mnie znacznie rozbudowany i uzupełniony, żeby dać Ci jeszcze więcej wskazówek.

Fot.: © zhu difeng / Fotolia